Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst
/
Du bør være takknemlig hvis du har mer å gjøre enn du har tid til. Det er egentlig et luksusproblem fordi det mest sannsynlig betyr at du er engasjert i mange spennende og meningsfylte aktiviteter. Det betyr også at du i stor grad kan velge å bruke tiden din på det mest givende ettersom du ikke har tid til å gjøre alt.
Men, det kan selvfølgelig være utfordrende å prioritere :-) Det som stresser de fleste er ikke å ha mye å gjøre, men å sjonglere alle oppgaver, aktiviteter, forespørsler og prioriteringer i hodet. Det kan være overveldende, energitappende og føre deg inn i «offerrollen» der du føler at andre legger for mye arbeid på deg, du mister oversikten og føler deg låst. «Alle andre tenker bare på seg selv. Det er bare jeg som tenker på meg» ...
Men andre har ikke noe ønske om at du skal være overarbeidet. De vil bare oppnå det beste for seg selv og de kan ikke vite hvor mye du har å gjøre. Hvis ikke du gjør dine prioriteringer vil andre gjøre det for deg utfra hva de trenger og ikke utfra hva du trenger. Så hva kan du gjøre med det? Først må du skaffe deg en realistisk oversikt over alt du har å gjøre nå inkludert det du har lovet å gjøre for andre.
Hvis du bruker Microsoft Outlook vil jeg anbefale å bruke den planleggings- og prioriteringsstøtten som er innebygget der. Det innebærer å ta kontroll over forespørsler på e-post og legge inn egne aktiviteter slik at du får en oversikt over arbeidsmengden. Siden vår hjerne er ganske visuell fungerer den best hvis vi kan få et bilde som viser dette. Ta opp ukekalenderen for neste uke. Hvordan ser den ut? Blir det en travel uke, eller en rolig uke? Hjernen vår vil raskt gi oss et inntrykk basert på antall møter og avtaler du kan se. Men det er jo ikke hele bildet? De fleste gjør jo arbeidet mellom møtene. Derfor bør du også synliggjøre oppgavene der.
Det kan du gjøre ved å vise e-post flagget for oppfølging og egne oppgaver på samme sted. Da blir din totale arbeidsbelastning veldig synlig og du kan starte en prioriteringsprosess. For å få til denne oversikten og for detaljer om hvordan du kan arbeide effektivt med denne i det daglige, se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?
Jeg lager vanligvis en ukeplan for neste uke fredag ettermiddag. På denne måten kan jeg skaffe meg et godt bilde av min arbeidsbelastning for neste uke. Om jeg ser at jeg har møter en hel dag og samtidig 20 oppgaver vet jeg jo at det ikke går J Da må jeg prioritere, flytte oppgaver og kanskje også avslå noen møteforespørsler. Her er en sjekkliste du kan bruke når du prioriterer og lager deg ukeplanen.
- Sjekk hva du har av planlagt arbeid. Skriv inn i Outlook oppgavelisten det du måtte ha på gule lapper eller andre steder
- Sjekk prosjekter og aktiviteter du er involvert i. Er det noe du bør gjøre med dem i uken som kommer?
- Hvordan er relasjonen med kolleger eller samarbeidspartnere. Trenger du å planlegge en kaffe med noen?
- Har du blokkert tid i kalenderen til å arbeide med forberedelser til møter, eller store aktiviteter? Hvis ikke du legger det inn i kalenderen vil ofte andre sørge for å fylle opp kalenderen din J
- Er det noe jeg må sette av tid til for meg selv, familie og venner? Så hektisk hverdag som de fleste har nå må det faktisk også planlegges
- Til slutt, har jeg en god følelse i forhold til hvordan jeg nå bruker min tid og energi? Eller må jeg revidere planen?
Om du følger dette er det en god mulighet for at du vil føle deg bedre, ha kontroll over hverdagen og oppleve mindre stress. Jeg vet i alle fall at jeg gjør det.
