Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer
/
Da jeg startet Smart endring for 10 år siden var det for å kunne bidra til at alle skulle kunne oppnå bedre resultater med mindre stress. Jeg hadde funnet ut at det viktigste hinderet for å oppnå bedre resultater ofte var manglende prioritering av arbeidsoppgaver, og den viktigste årsaken til stress var innboksen i Outlook.
Problemet med epost
I lunsjen hører jeg en kollega si til en annen; Jeg blir gal av innboksen. Det renner inn med epost fortere enn jeg får behandlet dem. Ja, sier kollegaen, slik har jeg det også. De andre rundt bordet nikker. Så tenker de, jaja det er vel bare noe vi må leve med. De leser om undersøkelser som sier at vi bruker halve arbeidsdagen på epost, og velmenende råd om å bare åpne Outlook to ganger om dagen for å sjekke eposten. Alle vet at det ikke fungerer.
Les gjerne: 5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag
Outlook er mer enn epost
Allerede for 10 år siden var Outlook ikke et sted der du bare sjekket eposten din, men et kommunikasjons og arbeidsverktøy du brukte hele dagen. Du brukte Outlook til å skrive et notat om et prosjekt, som informasjonslager, og for å planlegge og følge opp avtaler og oppgaver. Der ligger agendaen til møtet, og referatet med beskrivelse av dine oppfølgingsoppgaver. Derfor er Outlook noe du åpner om morgenen og bruker hele dagen.
Så hva er problemet?
Epost blir liggende i personlige postbokser. Viktig dokumentasjon forsvinner når en medarbeider slutter. Nye medarbeidere starter med blanke ark og har ikke tilgang til tidligere kommunikasjon i et prosjekt eller et arbeidsområde.
Epostdiskusjoner med "svar alle" blir uoversiktlige, og kan føre til misforståelser. Det kan være tilfeldig hvem du husker å sette på til-linjen. Dette kan føre til manglende involvering fra interessenter.
Epost er lett å videresende innenfor og utenfor organisasjonen. Dette kan føre til at uvedkommende får informasjon de ikke skulle hatt.
Det tar ofte et døgn før de du sender epost svarer på en forespørsel om informasjon eller beslutning. Dette fører til lange beslutningstider, og bremser fremgangen i daglig arbeid og i prosjekter.
Dokumenter til gjennomsyn og redigering blir sendt som vedlegg. Dette fører til flere kopier, mye arbeid for å konsolidere dem, og usikkerhet om hva som er gjeldende dokument.
Synkronisering til filutforsker forlenger smerten
Jeg ledet en Teams-workshop for ikke lenge siden. Etter at vi hadde jobbet en stund med samtaler og dokumenter i kanaler ble jeg stoppet av en av deltakerne. "Jeg ser ikke hvorfor vi skal lære dette. Jeg har synkronisert alle dokumentene fra Teams og SharePoint til min Filutforsker, så jeg er aldri inne i Teams".
Når vi er en del av en arbeidsprosess, eller prosjekt er vi er vant til å kommunisere i epost, og at prosjektdokumenter ligger på et filområde. Og, det er ingen kobling mellom dem.
Det jeg observerer hos mange er at de flytter dokumenter for X: og P: på filområder til Teams og SharePoint og synkroniserer disse til filutforskeren. Da kan alle jobbe som før, selv om bokstavene er byttet ut med mappenavn i SharePoint og Teams.
Å flytte dokumentene til skyen og beholde epostkommunikasjonen løser ikke problemet
Følgen av dette er at vi fortsetter med kommunikasjonen i epost, gjerne supplert med Teams-chat der vi trenger raske avklaringer. På den måten tar vi ikke tak i det som er den virkelige utfordringen i kommunikasjonen, og som vi kunne ha gjort dersom vi hadde erstattet epost og chat med kommunikasjon i Teams-kanaler for ulike arbeidsområder og prosjekter.
Ved å flytte kommunikasjonen fra epost og chat oppnår vi følgende:
Kommunikasjonen er tilgjengelig for alle som arbeider innenfor dette arbeidsområde. Dette sikrer kontinuitet, og informasjon beholdes selv om noen slutter. Nye medarbeidere har tilgang til hele historikken i et prosjekt, hva er sagt og avtalt tidligere, og alt er søkbart.
All kommunikasjon om et tema blir liggende samlet under en overskrift. Det gir god oversikt. Alle nåværende og fremtidige Team-medlemmer har tilgang til all kommunikasjon. Du trenger ikke spesifisere noen på til-linjen, med mindre du vil at noen skal gjøre noe.
Kommunikasjon er kun tilgjengelig for medlemmer av Teamet. Det er trygt fordi du vet hvem som kan lese det du skriver.
Kommunikasjon i Teams gir erfaringsmessig raskere respons i viktig arbeidsprosesser. Det fører til færre misforståelser og raskere beslutninger.
Dokumenter relater til et arbeidsområde eller prosjekt er lagret i samme Teams-kanal som kommunikasjonen og alle kan oppdatere dokumenter samtidig. Det er bare ett dokument.
Individets komfort, eller gruppens beste?
Ved å bare flytte dokumentene til skyen og synkroniserer dokumentområder til filutforskeren innebærer ingen endring i arbeidsform. Vi sparer en server, men tar ikke tak i det virkelige problemet, som er intern epost. Ønsker vi å redusere intern epost for å oppnå de fordelene vi vet det har må vi også endre måten vi samarbeider og kommuniserer på. Dette er ikke noe en enkelt medarbeider kan gjøre selv. Vi må gå sammen om å endre arbeidsform. Dette er noe ledere og team må gå sammen om å gjøre.
Les mer om dette i: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? — Smart endring AS
For en mindre organisasjon vil det være en stor fordel om endring i arbeidsform gjøres gjennom felles innsats av alle, etter opplæring og involvering der vi blir enige om å gjøre dette løftet sammen.
For en stor organisasjon kan det være vanskelig å få med alle på en gang. Det trenger man da heller ikke. En avdeling, eller et prosjekt kan bestemme seg for dette og sette i gang. Vi er ikke avhengig av at alle gjør dette, bare de vi arbeider sammen med i det daglige.
Les også: 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams
Vil dere ha hjelp til å gjøre dette løftet, og dra nytte av de fordelene det medfører kan en Smart endring bedriftsintern workshop være en rask måte å komme dit. Vurder gjerne å gjennomføre Smart samarbeid med Teams for alle. Denne kan også tilpasses deres arbeidsform og ambisjon.
