Skal jeg kalle inn til nettmøte på Skype eller i Teams?

Bildet viser et barn som ser i kryss

Microsoft Teams har vært tilgjengelig for Office 365-kunder i over ett år og mange har tatt dette i bruk, kanskje først og fremst gruppechat og felles dokumenter. For nettmøter har de fleste allerede innarbeidet bruk av Skype for Business både for møter, chat med kolleger og for noen også telefoni. 

Billde viser Outlook kalendermeny med knapp for nytt Skype-møte og NYtt Teams-møte

Det som nok ikke er så kjent og mye brukt ennå er Teams nettmøter. Har du tatt i bruk Teams og installert Windows appen vil du nå se både Skype og Teams-knapper for å kalle inn til nettmøter for i Outlook-kalenderen. Hva skal du velge?

Når er det best med Skype for Business møte?

På sikt er Microsofts plan å erstatte Skype for Business med Teams, men det tar nok litt tid for oss å venne oss til den tanken, og for Microsoft å gjøre Teams til en fullgod erstatning for Skype for Business. Pr. i dag er nettmøter i Teams mest egnet å ha for medlemmer av det enkelte Team, og da innkalt innefra Teamet og ikke i Outlook. Her er de tre viktigste grunnene jeg ser til å fortsatt bruke Skype for Business.

Bildet viser PowerPoint med presentasjonsvisning i Skype for Business
  1. For større avdelingsmøter, allmøter og møter med eksterne deltakere er det fint å kunne skille presentatører fra deltakere. Det kan du gjøre i Skype, men ikke i Teams. Der er alle presentatører. Dvs. hvem som helst kan ta over møtet, med hensikt eller like gjerne helt utilsiktet. Det er helt OK i et arbeidsmøte med nære kolleger, men ikke så bra i større møter.

  2. Presentasjoner kan lastes opp til Skype før møtet så deltakerne ikke trenger å vente på at du skal gjøre det i møtet.
    Du har presentasjonsvisning slik at du kan se neste lysbilde og velge å hoppe over noen akkurat som i presentasjonsvisningen du har når du presenterer i et vanlig møterom. Du kan også annotere og peke med laserpeker.  I Teams ser du det samme som deltakerne, og de kan til og med bla i dine lysbilder som de vil, og kunne ta over kontrollen.

  3. I Skype for Business kan dere dele et program, og flere kan skrive i det samme dokumentet, Det finnes tavle akkurat som whiteboardet i møterommet og du kan gjennomføre avstemninger og quiz. Ved å bruke alle mulighetene i Teams kan du få til det samme, men det er vesentlig mer komplisert og krever mer forberedelser. 

I tillegg støttes ikke telefoni-integrasjon i Norge ennå. Både dette og mye av det som er nevnt over vil nok komme, men det er usikkert pr. i dag hva og når dette skjer. 

Når passer det å bruke Teams-møte? 

Så skal vi la være å ha Teams-møter foreløpig? Absolutt ikke! For arbeidsmøter der de som allerede jobber sammen i et Team er Teams-møter veldig nyttige. Både planlagte og ad-hocmøter. De tre største fordelene jeg ser med dette er:

BIldet viser Teams-møte i Outlook kalender
  1. Når en diskusjonstråd har gått frem og tilbake noen ganger kan det ofte være bedre å snakke sammen. En i Teamet kan da sette opp et "møt nå" nettmøte og de som har anledning til å delta kan gå rett inn i møtet umiddelbart. Der kan man avklare og bli enige om noe. De som ikke hadde anledning til å delta vil se at det har vært et møte, og om man vil kan man enkelt gjøre et opptak som de kan spille av for å høre hva som ble sagt. 

  2. Man kan planlegge et møte i en bestemt kanal. Alle i kanalen vil da få invitasjon til møtet uten at man må invitere dem en etter en. De som følger kanalen får varsel og kan velge å legge til møtet i kalenderen. Man kan da bli med i Teams-møtet rett fra Outlook-kalenderen.

  3. Når møtet foregår i Teams kan man samtidig benytte de andre mulighetene som for eksempel å redigere i det samme dokumentet, eller notere Teamets felles møtebok som er synlig for alle. 

Min konklusjon er at Skype for Business og Teams-møter utfyller hverandre i dag, men det er helt klart at på et tidspunkt vil alle nettmøter foregå i Teams. 

Vil du teste ut effektive nettmøter i Skype for Business og Teams?

Vil du lære mer om Teams, Smarte møter i Teams, eller Skype for Business kan dere vurdere å gjennomfør en av workshopene under.

Smart samarbeid med Teams
Smarte nettmøter med Teams
Smart samarbeid på kryss og tvers med Skype for Business

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Utbredelsen av Office 365 i Norge er imponerende. Sannsynligvis har mer enn halvparten av norske bedrifter og offentlig virksomhet tatt dette i bruk. Det vil si de har kjøpt det, men det varierer sterkt i hvilken grad den ansatte har tatt i bruk de nye mulighetene. Det er synd fordi dette er en perfekt verktøykasse for alle som ønsker fleksibilitet i hvor og når man jobber.

Hva er Office 365?

Kort sagt kan nå virksomheten kvitte seg med lokale servere der mange i dag har lagret dokumenter og epost, og du som bruker kan jobbe med alle dine dokumenter, notater og epost på PC, Mac, telefon og nettbrett fra hvor som helst uten å trenge VPN eller Citrix-løsninger for å få tilgang. Du kan sågar gå bort til en flyplass-PC, logge på med din vanlige bruker og ha samme tilgang i nettleseren.

Hvordan kan du vite om du har Office 365?

Ja, det er et relevant spørsmål fordi det er ikke alltid IT-avdelingen forteller deg dette. Det du gjør for å sjekke er å åpne nettleseren din og skrive portal.office.com på adresselinjen. Da kommer du til en påloggingsside. Oppgi din epostadresse og ditt vanlige passord. Om du har Office 365 vil du nå komme til en nettside som viser deg de nye mulighetene. Om du ikke kommer inn har du sannsynligvis ikke tilgang til Office 365.

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Det er ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig som vist på bildet. Noen gange fjerner IT det de ikke vil du skal bruke av ulike årsaker. Under skal jeg beskrive de mulighetene du som vanlig bruker har for personlig bruk basert på standard oppsett av Office 365.

Outlook

Ved å trykke på de ulike flisene starter du de enkelte appene i Office365. Ja vi kaller dem apper nå, akkurat som på telefonen. Legg også merke til at Outlook-funksjonene nå er fordelt på ulike apper. Du finner E-post, Kalender, Personer(kontakter) og Oppgaver akkurat som på telefonen, Istedenfor å være samlet i ett program slik vi kjenner det fra skrivebordprogrammene på PC og Mac. Fra denne siden kan du også laste ned og installere den nyeste versjonen av Office skrivebordprogrammene på inntil 5 PC'er. Det vil si du kan gjøre det både på jobb-PC'n, og på Macen hjemme uten at det koster jobben noe mere.

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive for Business

Det som gir deg mulighet til å ha tilgang til, og jobbe med dokumenter og notater overalt er OneDrive. Det er ditt personlige lagringssted som bare du har tilgang til, men hvor du også kan dele utvalgte dokumenter med kolleger og samarbeidspartnere. Denne erstatter "Mine dokumenter" på PC, eller P: og tilsvarende personlig lagringsområde på en server. Fordelen med OneDrive er at alt som ligger der har du tilgang til fra en hvilken som helst PC med nettleser samt telefon og nettbrett gjennom egne apper. Du kan selv flytte dine dokumenter til OneDrive.

OneNote

OneNote notatbøker synkroniseres til alle dine enheter

Din mulighet til å samle informasjon om alt mulig som i en utklippsbok og organisere løse notater. Dette er "the Swiss army knife" i Office-samlingen, men ikke så godt kjent av mange selv om den har vært en dal av Office siden 2003 :-)
Du kan arbeide og samarbeide med andre om aktiviteter, forberede møter, føre møtenotater og referat samt følge opp dine oppgaver etter møtet. Det beste er at notatbøkene fungerer supert på telefonen slik at du alltid har notatene dine med deg og kan gjøre notater der du er. Du kan også knipse bilder av tavler, lysbilder og dokumenter og legge dem rett inn i din digitale notatbok. Du finner igjen alt på din PC senere og kan bearbeide notatene videre der.

Skype for Business

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

Du kjenner kanskje "vanlig" Skype der du kan utveksle meldinger og ha videosamtaler? Det som er den store forskjellen til Skype for Business er samarbeidsmulighetene. Du kan jobbe sammen med en kollega på et annet sted om dere satt i samme rom med å se på- og redigere et felles dokument, ha team-møter der du har digital tavle som fungerer som whiteboard i et vanlig møterom og gjennomføre engasjerende presentasjoner som om tilhørerne satt i samme sal. Er du på farten kan du delta i møtet fra telefonen der du ser både de andre deltakerne og PowerPoint-presentasjoner i møtet.

 

Teams og Planner

For grupper som jobber tett sammen i det daglige, eller i et prosjekt, finnes det nå en rekke samarbeidsfunksjoner som er brukerstyrt. Det vil si at ikke trenger å spørre IT om hjelp til å etablere en samarbeidsplass for deling av dokumenter og notater. Du kan opprette samtalerom for ulike tema og ha ad-hoc Skypemøter med de andre i teamet. All historikk i meldinger og annen informasjonsutveksling blir lagret så om du er borte en dag, eller om det kommer inn et nytt teammedlem i morgen ser man hva som har foregått tidligere. 

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams bygger på grupper. Det gjør også Planner som gir deg mulighet til å sette opp prosjekter med aktiviteter og oppgaver som kan fordeles til ulike teammedlemmer, samt organisere alle prosjektdokumenter og prosjektkommunikasjon.

Sway

Et utrolig morsomt verktøy for nettpresentasjoner. Dette må du nesten bare prøve. Her kan du fortelle en historie med bilder tekst og video som fungerer like bra på mobil og nettbrett som på PC. Se her: Bruk hodet til å være kreativ - ikke til å huske detaljer

Jeg går ikke gjennom resten av appene ettersom de stort sett bare er relevante dersom organisasjonen har valg å ta dem i bruk, slik som SharePoint.

Vil du lære å ta i bruk de nye mulighetene og skaffe deg frihet til å arbeide hvor som helst på PC, Mac, nettbrett og telefon? Sjekk muligheter for opplæring på Smart endring.

 

Paradigmeskifte i middelalderen og i dag

Mange husker sikkert Rune Gokstad og Øystein Bache i sketsjen der munkene skal gå over fra skriftruller til bøker og hvor det er vanskelig å forstå at man må bla for å se hele teksten. Likevel er fordelen med bøker åpenbar når man har lært det; De tar mindre plass og er enklere å lese. Har du ikke sett den, eller du vil se den igjen finner du den her på YouTube.

Det er vanskelig for oss å forstå at det vi selv finner lett fordi vi kan det kan være så vanskelig for andre. Når vi ler av munken som ikke forstår bak og fram på en bok ler vi egentlig av oss selv fordi de fleste av oss synes det er like problematisk å forstå og tilpasse oss tilsvarende paradigmeskifter.

Jeg har arbeidet med mange store og små virksomheter som har gått over til Office 365 og synes det er vanskelig å forstå dette med "skyen". Jeg mener dette er et paradigmeskift som er like stort. Men vi er komfortable med, og vet hvordan vi lagrer på C:, Mine dokumenter, eller på U:, og synes det er veldig forvirrende å skulle lagre på "OneDrive". Hvordan lagrer jeg nå? Siden de aller fleste ikke får opplæring i dette fortsetter de å jobbe som før fordi ingen viser dem noe annet. Jeg ser at gjennombruddet og motivasjonen til å endre oftest kommer når de blir vist hvordan, og aha-opplevelsen når de installerer appen på telefonen og ser at de kan jobbe med Word-dokumenter og Excel-kalkyler der også. Javel! Det er derfor jeg skal endre lagringssted. Nå forstår jeg.

Så har vi det digitale papiret. På flere av de workshopene jeg holder for å lære bort OneNote som erstatning for møtebok, gule lapper og andre løse ark oppleve jeg det samme. Vi sender et bilde, en tekst, eller et skjermutklipp til OneNote. Vel og bra. Så gjør vi det en gang til, og da hører jeg "men nå ble det forrige innholdet borte!" Neida, sier jeg. Du må bare "bla" tilbake til forrige side. Aha! Nå forstår vi det. Og så synes vi det er rart at ikke alle andre forstår det. For det er jo opplagt.

Har dere fått Office 365 på jobben? Sjekk her hva du burde få opplæring i for å forstå dette paradigmeskiftet og alle de nye mulighetene det gir.

Overrask deg selv og andre med å ha en plan for neste år før året starter

122913_1031_hardunoeduv1.jpg

Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?

Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:

Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.

112514_2047_Ikkekombakp1.png
112514_2047_Ikkekombakp1.png

Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)

112514_2047_ikkekombakp2.jpg

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Møter er mye utskjelt, men er etter min mening "limet" i teamsamarbeid. Vi har møter for å dele ideer, bli enige om retning, status i prosjekter og mye annet. En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%!

Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang, og du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre.

Men det er klart, det er ikke nok å møtes, man må ha et klart formål og vite hva man vil ha ut av det :-)

Vanlig møteopplevelse

Vanlig møteopplevelse

Vi trenger gode møter! Likevel opplever mange dette, særlig i gjentakende møter som team-møter og prosjektmøter:Ingen vil jo ha dårlige møter, men et forberedt møte krever vanligvis mye organisering og fører til mye e-postutveksling. Vi har rett og slett ikke tid til å gjøre dette i en hektisk hverdag. Dermed blir agendaen til i møtet og det blir opp til hver enkelt å følge opp så godt man kan. Da er det ikke rart det går galt.

God møter ved bruk av OneNote

God møter ved bruk av OneNote

Men med å ta teknologien du allerede har til hjelp kan du får orden på dette. Ved å legge alle møtenotater i en felles OneNote (ja du har dette programmet) kan du planlegge, gjennomføre og følge opp møter uten å sende en eneste e-post samtidig som alle møtene er dokumenterte. Her er hvordan:

Du kan gjøre dette med OneNote 2010 og OneNote for Mac også, men det ser litt forskjellig ut. Og du kan selvsagt delta i møtet med nettbrettet ditt, ha agenda tilgjengelig og gjøre dine notater der. Disse finner du fint igjen på PC'en vel tilbake på kontoret. Vanskelig? Nei, men det krever litt tilrettelegging og disiplin. Jeg hjelper dere gjerne. Bildene over er utdrag fra min 2-timers team-workshop Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Se gjerne også Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvorfor den nye nettleseren i Windows 10 og OneNote er perfekte partnere

Har du oppgradert til Windows 10 og startet og tatt i bruk den nye nettleseren Edge? Det er den første nettleseren (som jeg vet) der du kan gjøre noe med Edge-menynettsidene. Jeg kopierer ofte innhold av nettsider når jeg samler stoff til foredrag eller prosjekter. Problemet er at når jeg ser på det senere lurer jeg på hva som var interessant på den nettsiden. Det som er det fine med Edge er at du kan merke områder og gjøre notater rett på siden og så kan ta vare på det hele i OneNote. Du kan også markere noe på siden og sende den til noen på e-post. Se etter notatsymbolet øverst i høyre hjørne.

Jeg trenger en ny temperaturføler til grilltermometeret og fant dette på Webers nettsider. Her ringet jeg rundt det jeg trengte og skrev et kommentar til meg selv før jeg sendt den til OneNote. Siden denne ligger i skyen har jeg den nå tilgjengelig fra telefonen og kan enkelt ta den med meg til butikken.Annotert

Jeg kunne også valgt å sende den på epost til noen som kunne ha skaffet meg denne. Det hadde vært fint, men dessverre må jeg nok ordne dette selv :-)

Trykk på deling (ringen med tre små prikker på) og velg hvor du vil sende nettsiden med dine tegninger og kommentarer på.DelEr du ennå ikke OneNotebruker? Har du Office på Windows har du allerede OneNote. På Mac, nettbrett og telefon kan du laste den ned gratis fra Appstore eller Google play. Mer informasjon finner du på https://www.onenote.com/

 

Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

092413_1119_hvorforskal1.jpg

Har du funnet en app du liker for å behandle oppgaver på telefonen? Jeg har prøvd en del og funnet dem altfor kompliserte.

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

20150718_061314000_iOS
20150718_061314000_iOS

Men i den siste oppdateringen av OneNote er det kommet en genialt enkel oppgaveliste.

Når du velger ny side får du tre valg, Notat som gir en vanlig side, Bilde som setter inn bilde fra telefonen og nytt nå er  Liste som du kan bruke til oppgaver, handleliste og sjekklister.

20150718_061700000_iOS
20150718_061700000_iOS

Dette er en veldig enkel måte å lage lister på som ikke krever at du er superorganisert. Du kan lage en liste når du trenger det og bruke til det du finner hensiktsmessig uten at du trenger å reorganisere livet ditt :-)

Prøv selv!

For mer om lister se Få med alt til ferien med pakkeliste i OneNote

For eksempel på det unike med å ta bilder til OneNote, se God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

For meg er OneNote blitt mitt universalverktøy som jeg bruker til flere og flere oppgaver og på PC, Mac, nettbrett og telefon. Det fine er at alle enheter automatisk synkroniseres så jeg kan notere noe på telefonen og arbeide videre med dette på PC.

Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset

100414_0841_prverduhus1.jpg

Hjerneforskere er enige om at hjernen er et særdeles upålitelig instrument til å huske nøyaktig. Selv om den har stor kapasitet til å lagre informasjon er vår evne til å finne riktig informasjon til riktig tid begrenset. Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på vår utilstrekkelige hukommelse. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Det aller meste av den informasjonen vi mottar i dag er digital. Den kommer til oss gjennom e-post, nettsider, meldinger og sosiale media. Det har ført til en enorm økning i informasjonsmengde og omløpshastighet. Dette mestrer vi i større eller mindre grad, men det vi produserer selv er ofte analoge notater i møtebok, løse ark og gule lapper.

Hver gang vi skriver på et papir, eller skriver ut dokumenter bryter vi den digitale informasjonsflyten og senker informasjonshastighet og produktivitet.

heldigital-2
heldigital-2

Jo mer vi kan unngå å bryte den digitale informasjonsflyten jo mindre ekstraarbeid får vi, og så lenge informasjonen er digital er den alltid tilgjengelig og gjenfinnbar for oss uansett mengde og hvor vi befinner oss.

Å arbeide heldigitalt er sannsynligvis den største produktivitetsøkningen vi kan gjøre i dag. Det er grenser for hvor fort vi kan skrive notater på papir for så skrive mye av det inn på PC'en etterpå. Noen har sagt; Glødelampen ble ikke oppfunnet som en videreutvikling av stearinlyset. På samme måte kan vi si at digital informasjonsbehandling ikke er en evolusjon av håndskriften.

Av og til må man ta et høyt trinn opp. Det er tyngre enn å gå flere lave trinn, men du kommer fortere til et høyere nivå.

Her er noen eksempler på hvordan du kan hindre forsinkende analoge mellomledd ved å jobbe digitalt hele veien.

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Hvordan du kan bruke telefonen som "jukselapp" når du holder PowerPoint-presentasjoner

Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

060414_1157_hvordanduka2.png

Har du en skuff med diverse kvitteringer du kan trenge en gang? Eller er du en av de få som setter dem sirlig inn i en perm? Vi har en slik perm, men den har ikke blitt oppdatert på en god stund, så om vi skulle trenge en kvittering må vi lete i skuffer og skap for å finne den.

Dersom dere har en OneNote notatbok for familien kan alle nå enkelt fotografere kvitteringen med mobilen og få den pent tatt vare på for fremtiden. Du kan trygt kaste kassalappen og heller skrive ut en kopi om du skulle trenge det senere.

Her er løsningen: OneNote i nyeste versjon for iPhone, iPad, og Android tar ikke bare bilde av kvitteringen. Den retter også opp bildet, gjør innholdet mer leselig og overfører resultatet automatisk til skyen din for senere bruk.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

På Windows Phone brukes appen Office Lens. Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Der velger du å ta bilde av Dokument istedenfor Bilde som er standard. Aksepter bildet og se hva som kommer inn i OneNote!

111814_0704_denenkleste1.png

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote? Se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Hvordan du kan bruke telefonen som "jukselapp" når du holder PowerPoint-presentasjoner

Det er ikke enkelt å huske alt man skal si når man holder en presentasjon. Ofte har man også tilleggsinformasjon og data som man kan trenge til å svare på spørsmål. Det er veldig praktisk å legge inn dette i lysbildenotatene. Det er vel og bra om du presenterer fra egen PC og sitter eller står foran PC'en. Men i mange tilfelle brukes en annen PC, eller det presenteres i et nettmøte, eller du står ved lerretet og ikke bak PC'en. Å stå med en utskrift av presentasjonen føles heller ikke helt bra. Redningen kan være telefonen. I alle fall om du her Office365. Da kan du laste ned en "Office Mobile" app for å få tilgang til filene dine. Om du åpner en PowerPoint vil du kunne se lysbildene om du ser på dem i breddeformat og lysbilde + lysbildenotatene om du holder telefonen i høydeformat. Da kan du holde telefonen diskret i hånden og konsultere notatene om du får jernteppe, eller imponere med å ha svar på spørsmål om grunnlagsdata for det du presenterer.

Jeg bruker det ofte til å forberede meg når jeg skal presentere på en konferanse. Da går jeg gjennom presentasjonen for meg selv på bussen, eller i pausen før jeg skal holde mitt innlegg.

For flere presentasjonstips på PC/Mac, se Imponer med å presentere som en proff! Det er enklere enn du tror.

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Lysbilde som vises på skjerm

Lysbilde som vises på skjerm

Det er blitt veldig vanlig å fotografere lysbilder som presenteres når man synes det er noe interessant som man vil huske senere. Jeg ser både telefoner og nettbrett brukes til dette når jeg er på et seminar. Likevel, når jeg har forsøkt dette blir ikke innholdet alltid så tydelig når jeg kommer hjem. Vinkelen er skjev, det er kanskje litt skinn i bildet og ikke all tekst blir leselig.

Nå er løsningen her

Telefon som tar bilde av skjerm

Telefon som tar bilde av skjerm

OneNote i nyeste versjon for iPhone og Ipad, og appen Office Lens for Windows Phone retter opp bilder, gjør innholdet mer leselig for deg og overfører resultatet automatisk til PC'en din for videre bruk.

Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Du kan nå velge tre ulike modi. Tavle, Bilde (standard) og Dokument. Der velger du å ta bilde av Tavle. Ta nå bilder, aksepter det og se hva som kommer inn i OneNote:

Lysbide behandlet i Office lens

Lysbide behandlet i Office lens

Veldig mye bedre, og enkelt å inkludere i dine andre notater fra seminaret om du vil skrive en liten oppsummering. Du kan selvfølgelig gjøre det samme på et møte. Gjør dine møtenotater på PC, eller nettbrett og inkluder innholdet av viktige lysbilder.

Kjenner du ikke OneNote? Da har du mye å glede deg til J

Se gjerne Den beste bruken av iPad på jobben er …. og Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote for flere bruksområder.

Om du ikke har det fra før vil du trenge en Microsoft ID for å synkronisere bilder og notater automatisk mellom PC, telefon og nettbrett. Er du litt usikker på hva det er kan du se Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Jeg kom over en interessant artikkel i Dagens Næringsliv mens jeg spiste frokost og ville gjerne ha med den artikkelen på jobben. Det var en fin oppgave for mitt favoritt Office-produkt – OneNote.

Jeg åpner OneNote på telefonen og velger Sett inn fra menyen. Fra den velger jeg foto. Så knipser jeg bildet og får det satt inn på en OneNote-side.

Siden blir automatisk synkronisert til Onedrive og når jeg åpner PC'en på jobben har jeg den straks tilgjengelig der også.

Jeg mener jeg kjenner OneNote ganske godt, men nå oppdaget jeg en funksjon jeg ikke har sett før. Nemlig å trekke ut teksten av bildet så jeg enklere kan kopiere et avsnitt jeg vil ta med i en artikkel, eller dele i et blogginnlegg J

Jeg visste at jeg kunne finne bildet enkelt ved å søke ettersom alle tekster i bilder som settes inn i OneNote blir søkbare automatisk.

Høyreklikk nå på bildet, og velg Kopier tekst fra bilde og vips, teksten er trukket ut og kan brukes videre som tekst. Snedig!

Litt retting må til, men det er en bagatell. Jeg gjorde dette med en Windows telefon, men jeg har også testet at det fungerer på samme måte med en iPad og på en Samsung Galaxy nettbrett, så jeg går ut fra at det vil fungere også på en iPhone og på en Androidtelefon.

Har du en Windowstelefon? Om du har en ny Nokia har du mest sannsynlig det. Da vil jeg anbefale å laste ned appen som heter Office Lens. Den er genial når du for eksempel skal ta et bilde av et lysbilde noen presenterer på et foredrag, eller innholdet på en tavle. Den identifiserer omrisset av det du skal ta bilde av, retter opp skjeve perspektiv, korrigerer bildet for lesbarhet og sender det rett til OneNote.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Vi hører ofte at noe er lagret i Skyen. Det ville være riktigere å si i skyene fordi det er mange skyer på himmelen. Dette kan være svært forvirrende. Man hører så mye om denne Skyen så man føler at man burde visst hva det dreier seg om. Du trenger ikke være flau over å synes det er vanskelig å forstå dette. De fleste synes dette er vanskelig, selv om man selv lagrer informasjon i Skyen. Man er bare ikke klar over det og føler kanskje heller ikke noe stort behov for å vite detaljene.

Hva er skytjenester?

Hvis du du ikke vet hvor dine data er lagret, men du vet at de ligger «på nettet» et sted lagrer du i Skyen. Det er det samme. Mest sannsynlig er du allerede en bruker av det vi kaller skytjenester. Det vil si at ikke bare ligger dine data i Skyen, men behandlingen av dem også. Den vanligste skytjenesten er E-post. Bruker du gmail eller Outlook.com (tidl. Hotmail) benytter du skytjenester. Men skyen blir også stadig viktigere for samarbeid i virksomheter. Aktørene der er Microsoft med Office365 og Google med Google docs.

Hvem leverer Skytjenester?

De dominerende aktørene i forbrukermarkedet er Google, Microsoft og Apple. De har alle bygget opp løsningsporteføljer som henger sammen der de ønsker at du skal benytte alle deres tjenester og helst ingen andres J I tillegg til E-post er lagring og behandling av bilder og dokumenter, samt øyeblikksmeldinger, populære og nyttige. Lagring i Skyen er smart fordi du ikke trenger å tenke på sikkerhetskopiering og fordi du har bilder og dokumenter tilgjengelig fra PC, nettbrett og telefon overalt med automatisk synkronisering av endringer.

Du gjør det også enklere for deg selv om du holder deg til ett «økosystem». Da får du integrert sikkerhet med 1-en pålogging til alle tjenestene. Ditt påloggingsnavn er nøkkelen dine data. Benytter du tjenester fra flere er prisen du må betale at du må holde rede på flere  nøkler med brukernavn og passord. For Microsoft må du ha en Live ID. Har du allerede en E-post adresse på Outlook.com/Hotmail kan du benytte denne. For Google må du ha en Gmail konto og for Apple en Apple ID.

Hvorfor må jeg ha to Microsoft nøkler hvis jeg bruker Office365 på jobben?

Selv om du allerede har en Microsoft-konto for pålogging privat til Windows live for å lagre bilder, eller til Hotmail/Outlook.com må du likevel ha en annen nøkkel til Microsoft-systemene i virksomheten der du arbeider. Dette kan være litt forvirrende siden begge deler er Microsoft, men det er ikke verre enn at du må ha en nøkkel til huset hjemme og en annen til døra på jobben. Likevel er det forståelig at man blir forvirret når man får en ny Windows 8 PC på jobben, blir bedt om å oppgi sin Microsoft-konto og det er din private nøkkel du skal oppgi. Det samme blir du første gang du starter Microsoft OneNote. Det er fordi det er nøkkelen til din private skylagring på Microsoft OneDrive og som du beholder selv om du skifter jobb. Så adderer du din virksomhetspålogging.

Kamp mellom økosystemer

De fleste av oss velger PC, nettbrett og telefon uten tanke på hvilket økosystem de tilhører. Bruker du en Windows PC (Microsoft), en iPad (Apple) og en Samsung Galaxy telefon (Google) har du alle de største økosystemene. Det innebærer at du må holde rede på tre "nøkler", dvs. brukernavn og passord for at enhetene skal fungere best mulig i hverdagen.

Velger du derimot Mac, Ipad og iPhone greier du deg med ett. Det samme gjelder Windows PC, Surface nettbrett og Nokia telefon.

Det finnes også tjenester som går på tvers av økosystemene. Du kan for eksempel benytte Apple iTunes både på Mac og Windows, og du kan benytte Microsoft skylagring Skydrive på alle økosystemer. Mange uavhengige programmer som for eksempel Skype og notatprogrammet Evernote finnes for alle økosystemer. For flere eksempler der man kan arbeide på tvers av økosystemer, se La din iPad bli venn med Microsoft Office på PC

Uansett må du forholde deg til de ulike brukeridentifikasjonene de ulike økosystemene forlanger av deg J