Vi kan ikke møtes på denne måten lenger

Finn Gomnæs leder firmaet teamtraining. Han er samarbeidspartner og gjesteblogger hos Smart endring

Basert på mer enn 30 års erfaring fra lederutvikling og teamutvikling har jeg erfart hvor viktige møter er som verktøy i utøvelse av lederskap og gjennomføring av endringsprosesser.  

Derfor er det litt forstemmende å oppleve møter som i tillegg til å være dårlig planlagt også blir lite profesjonelt ledet.  Som en avdelingsdirektør sa til meg: Hadde forretningsprosessene våre fungert like dårlig som møteprosessene så hadde vi gått konkurs. 

Hva er så årsakene til at virksomheter ikke ser det store potensialet som ligger i å effektivisere møtevirksomheten – spesielt når antall møter øker på grunn av en arbeidshverdag som preges av krav til hastighet og samhandling og at det er enkelt å okkupere tider til aktuelle møtedeltakere gjennom å spore opp ledige tider i møtekalenderen.  

Noen av årsakene er at møter kan oppleves som effektiv bruk av tiden fordi det er viktige saker som står på agendaen og det tas viktige beslutninger. beslutninger som skaper fremdrift. 

Kvantitet er ikke det samme som kvalitet. 

Undersøkelser viser at kvantiteten på møter har økt de siste årene, men kvaliteten har gått ned. Ikke bare har møtene blitt mindre effektive – de har også blitt dyrere. Den største kostnaden er jo lønnskostnadene. 

Starten på en effektivisering av møtevirksomheten kan være å se litt kritisk på hvor mye møtevirksomheten «stjeler» fra det operative arbeidet som skal sikre lønnsomhet og kundetilfredshet 

Trender og forklaringer på endringer i møtevirksomheten. 

Tall fra amerikanske studier sammenstilt av BOOQED kan gi en indikasjon på hvilket effektiviserings-potensiale møtevirksomheten representerer.

• Tid brukt på møter har økt med 8% til 10% årlig siden 2000. 

• 51% av dem undersøkelsene omfatter er enige i at antall møter er stigende. Dette kan være på grunn av endringer i arbeidskulturen, mindre hierarkiske og mer prosjektorienterte organisasjonsstrukturer. 

• Grupper og mennesker er mer selvstyrte. Ansattes meninger og ideer blir hørt og møter er ofte inngangsporten til disse ideene.  

Hva er grunnene til at møter som oppleves som tidstyver fortsatt gjennomføres? 

En av grunnene er at de reelle møtekostnadene går under radaren. Møter er derfor en stor x-faktor i virksomhetens ressursbruk. Når kvaliteten på møtene heller ikke måles, bare oppleves, tallfester vi heller ikke tidsbruken. Da ser vi ikke det forbedringspotensialet som kan ligge i å effektivisere møter. Mange har heller ikke forståelse for hvor viktige møter kan være lederverktøy.

Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg derfor utarbeidet systematikk og verktøy for å kunne gjennomføre en ukomplisert endringsprosess som vil redusere møtekostnadene og få møtene til å fungere som effektive samarbeidsarenaer.  

Vil du og din organisasjon gjøre noe med dette kan du lese mer på www.teamtraining.no. Der vil du kunne få mer informasjon om programmet Effektive møter i en digital hverdag