Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Gjennomfør en møte detox!

Jeg gjør mitt beste arbeid når jeg blir avbrutt hver halvtime for å delta i et  møte - har aldri noen sagt.

Faktisk ønsker de fleste å få mer sammenhengende tid til å konsentrere seg om en analyse, eller løfte blikket og tenke strategisk. Om jeg vet at jeg skal delta i et møte om 30 minutter gjør jeg mindre, operative oppgaver som er greit nok. Men kanskje burde jeg heller sett lenger frem og jobbet med mer fremtidsrettede planer som skal bringe oss gode resultater, eller gå dypere i viktige saker.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Møtefri uke

I en bedrift jeg vet om synes tydeligvis mange nok at dette ville de gjøre noe med. De ville arrangere en uke uten møter!
Tanken var å erstatte de vanlige møtene med asynkront samarbeid så alle skulle få mer tid til å arbeide med sine ting uten møte-avbrytelser

I en hel uke ble alle avdelingsmøter, prosjektmøter, 1:1 møter og status- og oppgavefordelingsmøter erstattet med oppdateringer og diskusjoner i chat, samarbeid i dokumenter med kommentarer, og oppdateringer i prosjektverktøy.

Les også: Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

Før uken startet laget alle sin plan med personlige mål for hva de ville jobbe med, og oppnå. Noen viste også sine mål for uken til kollegene for å legge litt ekstra press på seg selv for å gjennomføre.

Fungerte det?

Oppsummert rapporterte alle at de fikk gjort mye mer, og ettersom ledere gjerne er de som har flest møter hadde de den største gevinsten. En undersøkelse gjort i etterkant viste at:

• 80% ville gjenta møtefri uke i nær fremtid

• 80% møtte de personlige målene de hadde satt for uken

• 89% mente de hadde hatt like god kommunikasjon denne uke som i uker med møter.

56% av de ansatte avlyste 1-5 møtetimer, og 26% avlyste 5-10 møtetimer. Det blir mange timer oppsummert.

Tips for en møtefri uke

1. Sett mål. Å ha en plan for hva du vil gjøre og hva du vil oppnå gjør det mye mer sannsynlig at du vil utnytte den sparte møtetiden til viktige oppgaver.

2. Jobb asynkront. Møtefri betyr ikke at vi ikke skal kommunisere. Bli enige med de du samarbeider med hvordan dere skal kommunisere, hvilke kanaler dere skal bruke for ulike typer arbeid.

3. Etabler nye personlige systemer. Bruk litt av tiden til å etablere systemer for planlegging, oppgaveprioritering, maler og annen struktur som gjør at du er mer effektiv fremover.

4. Finn ut hvilke møtet du savner. Slutt å ha de møtene dere ikke savner, og fortsett med de møtene dere synes har stor verdi.

Denne artikkelen bygger på et blogginnlegg fra den amerikanske bedriften Zapier

Vil dere teste ut asynkront samarbeid er det en av tre områder vi jobber med i den bedriftsinterne workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter. Bruk et par minutter på denne videoen for mer innsikt i workshopen:

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Vi kan ikke møtes på denne måten lenger

Finn Gomnæs leder firmaet teamtraining. Han er samarbeidspartner og gjesteblogger hos Smart endring

Basert på mer enn 30 års erfaring fra lederutvikling og teamutvikling har jeg erfart hvor viktige møter er som verktøy i utøvelse av lederskap og gjennomføring av endringsprosesser.  

Derfor er det litt forstemmende å oppleve møter som i tillegg til å være dårlig planlagt også blir lite profesjonelt ledet.  Som en avdelingsdirektør sa til meg: Hadde forretningsprosessene våre fungert like dårlig som møteprosessene så hadde vi gått konkurs. 

Hva er så årsakene til at virksomheter ikke ser det store potensialet som ligger i å effektivisere møtevirksomheten – spesielt når antall møter øker på grunn av en arbeidshverdag som preges av krav til hastighet og samhandling og at det er enkelt å okkupere tider til aktuelle møtedeltakere gjennom å spore opp ledige tider i møtekalenderen.  

Noen av årsakene er at møter kan oppleves som effektiv bruk av tiden fordi det er viktige saker som står på agendaen og det tas viktige beslutninger. beslutninger som skaper fremdrift. 

Kvantitet er ikke det samme som kvalitet. 

Undersøkelser viser at kvantiteten på møter har økt de siste årene, men kvaliteten har gått ned. Ikke bare har møtene blitt mindre effektive – de har også blitt dyrere. Den største kostnaden er jo lønnskostnadene. 

Starten på en effektivisering av møtevirksomheten kan være å se litt kritisk på hvor mye møtevirksomheten «stjeler» fra det operative arbeidet som skal sikre lønnsomhet og kundetilfredshet 

Trender og forklaringer på endringer i møtevirksomheten. 

Tall fra amerikanske studier sammenstilt av BOOQED kan gi en indikasjon på hvilket effektiviserings-potensiale møtevirksomheten representerer.

• Tid brukt på møter har økt med 8% til 10% årlig siden 2000. 

• 51% av dem undersøkelsene omfatter er enige i at antall møter er stigende. Dette kan være på grunn av endringer i arbeidskulturen, mindre hierarkiske og mer prosjektorienterte organisasjonsstrukturer. 

• Grupper og mennesker er mer selvstyrte. Ansattes meninger og ideer blir hørt og møter er ofte inngangsporten til disse ideene.  

Hva er grunnene til at møter som oppleves som tidstyver fortsatt gjennomføres? 

En av grunnene er at de reelle møtekostnadene går under radaren. Møter er derfor en stor x-faktor i virksomhetens ressursbruk. Når kvaliteten på møtene heller ikke måles, bare oppleves, tallfester vi heller ikke tidsbruken. Da ser vi ikke det forbedringspotensialet som kan ligge i å effektivisere møter. Mange har heller ikke forståelse for hvor viktige møter kan være lederverktøy.

Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg derfor utarbeidet systematikk og verktøy for å kunne gjennomføre en ukomplisert endringsprosess som vil redusere møtekostnadene og få møtene til å fungere som effektive samarbeidsarenaer.  

Vil du og din organisasjon gjøre noe med dette kan du lese mer på www.teamtraining.no. Der vil du kunne få mer informasjon om programmet Effektive møter i en digital hverdag

Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS med Tavle-PC

I alle mine år som leder i Microsoft ledet jeg møter. Ukemøter, månedsmøter, prosjektmøter mm. Felles for dem var at de var på nett siden teamet mitt var spredd ut over 12 land. Jeg deltok også i mange vanlige møter i møterom. Noe av det som tok mye tid var "rundt bordet øvelsen". Du kjenner den sikkert. Alle gir en liten oppdatering på hva de holder på med og kanskje hva planen er videre.

Rundt bordet på 2 minutter

Greit å ha oversikten, men tar veldig mye tid. Når jeg i tillegg hadde 20+ deltakere i møtet som satt på ulike steder sier deg selv at man må gjøre dette på en annen måte. Jeg fant tavlen i Lync og etter hvert Skype for Business. Med den kunne alle gi sine innspill på 2 minutter. Innholdet i tavlen ble lagret så jeg kunne gå igjennom innspillene etter møtet. Veldig effektivt. Det er som å gi 20 møtedeltakere hver sin tusj og be dem gå til en whiteboard i møterommet og skrive samtidig.

Les mer om dette på Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Tavlen i Teams ble født

Så fikk vi Teams og flyttet møtene dit. Dessverre var ikke mitt viktigste møteverktøy med. Det var en skuffelse. Men heldigvis dukket tavlen opp etter en stund , men åpenbart på barnestadiet. Vi kunne skisse figurer ved å tegne med pekeplate og mus. Det så ut som tavlen i møterommet når barna var blitt med på jobben. Det kan sies mye bra om tegning, men de mest nyttige innspillene er ofte i tekstform.

Tavlen er blitt voksen

Nå kan vi endelig skrive på møtetavlen i Teams fra tastaturet, og alle kan skrive hver sin gule lapp på tavlen - samtidig. Da kan jeg gjøre mine rundt bordet øvelser igjen. Men ikke vent for mye av tavlen i Teams. Akkurat som det ofte er bare en tavle i møterommet er det også en tavle i hvert møte. Det vil si at om du vil bruke tavlen til flere oppgaver må du viske ut innholdet før du kan gjenbruke tavlen. Heldigvis kan du lagre tavlen så du kan ta vare på innholdet.

Vi må regne med at den nye normalen vil være hybridmøter. Det vil si noen møter i et rom på kontoret og noen deltar i møtet hjemmefra. Da er det ekskluderende å skrive på whiteboardet i møterommet, men den digitale tavlen kan alle delta i. Flere har også avanserte møteromsssystemer der man kan få den digitale tavlen opp på veggen og skrive på denne som om det var et vanlig whiteboard.

Vil du lære mer om å engasjere med møtedeltakerne i Teams-møtene med både tavle og andre engasjementsverktøy? Sjekk ut Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Workshops og gruppearbeider

Tavlen brukt i Teams er enkel å bruke, men begrenset om du trenger flere tavler og mer avanserte muligheter. Men du kan starte enkelt i Teams og så åpne tavlen i Microsoft Whiteboard appen på PC eller på iPad. Der finnes det maler for møteevaluering, brainstorming mm. Der du kan sette inn bilder, tabeller, lister og dokumenter.

Fremdeles er det først og fremst en tavle i møterommet der du må ta vare på innholdet ved å sende det til en kanal Teams, eller lagre innholdet som et bilde der du vil finne innholdet igjen senere.

Skal du ha mange oppgaver i flere grupper foretrekker jeg å bruke mitt favoritt universalverktøy i Office, nemlig Microsoft OneNote. Den finnes både innebygget i alle Team og som frittstående app.

Fordelen OneNote har er at du kan bygge din egen struktur som er oversiktlig når du har mange grupper og flere oppgaver pr. gruppe. Les mer om dette i Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Vil du lære å arrangere kreative nettworkshops i Teamsmøter og samtidig få et universalverktøy for å organisere all din informasjon får du et godt grunnlag i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams.