Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Ser Outlooks oppgaveliste slik ut?

Jeg vet mange har gode intensjoner om å følge opp innkommende E-post og andre oppgaver man forsøker å holde rede på. En måte er å flagge E-posten. En annen mulighet er å opprette gjøremål/tasks. Problemet er at disse ofte blir liggende i en uprioritert oppgaveliste som bare vokser og vokser. Når forfallsdato er passert blir gjerne disse oppgavene røde og de ender opp med å være en stressfaktor istedenfor den hjelpen den er ment å være. I Outlook 2010 blir i tillegg denne listen stående ved siden av Innboksen så man har alle røde påminnelser foran seg hele tiden mens det stadig kommer inn ny E-post som må behandles. I Outlook 2013 har man heldigvis tatt bort denne.

Det er en omforent oppfatning blant alle eksperter som arbeider med hvordan det er mest effektivt å behandle E-post at man bør skille mellom å behandle innkommende E-post, og å arbeide med oppgavelisten. For å skape bedre forutsetninger for å ha mulighet til å ha kontroll over-, og tømme oppgavelisten må vi se på hvordan vi planlegger tiden vår.

Vis arbeidsoppgavene dine under kalenderen i Outlook

Om du velger å se kalendervinduet i Outlook for neste uke vil hjernen din umiddelbart få et signal om hvordan den uken blir for deg. Dersom det er mange avtaler og møter vil du umiddelbart få oppfatningen av at det blir en travel uke. Er det få møter og avtaler vil signalet være at det det blir en rolig uke. Dette er selvfølgelig et helt feil bilde fordi den ikke sier noe om hvor mange oppgaver du må utføre. De fleste vil vel være enige i at det «virkelige arbeidet» skjer mellom møtene. Det er først når vi legger til disse arbeidsoppgavene at du vil kunne danne deg et inntrykk av den reelle arbeidsbelastningen.

Om ikke oppgavelisten er synlig i kalenderen, velg VIS-fanen i båndet, og velg å vise Dagens oppgaveliste som Normal. Du vil nå se at standardvisningen er «Vis oppgaver: Etter forfallsdato». Utfordringen med dette er at du kan ha fem oppgaver som forfaller neste fredag, og de vil alle bli vist neste fredag i kalenderen. Det er litt sent å bli påminnet om dette J. Jeg anbefaler å heller velge når du skal gjøre oppgaven. Det kan godt hende at disse oppgavene må gjøres på onsdag fordi det er den eneste dagen du har tid til å gjøre dem i løpet av uken. For å arbeide slik, velg å bruke startdato for planlegging og ikke forfallsdato. Om du høyreklikker på teksten, kan du endre oppsettet til «Vis oppgaver: Etter startdato»

Nå kan du balansere arbeidsbelastningen din for neste uke med å dra oppgavene fra dag til dag der du tar hensyn til at noen dager er det mange møter og urealistisk å arbeide med å tømme oppgavelisten din, mens du her mer tid tilgjengelig for eget arbeid andre dager. Med dette oppsettet vil du også oppdage at oppgaver du ikke får gjort på den planlagte dagen automatisk vil bli overført til neste dag. Det blir de helt til du markerer oppgaven som utført, eller sletter den.

For mer om hvordan du kan behandle innkommende E-post og oppgaver smart, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Ønsker du og ditt team konkret hjelp til å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet, få se for eksempel Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag