Er du utsatt for Innboks-stress?
/
Du åpner Innboksen din og ser at du har fått en god del ny e-post. Du åpner den første og leser noen linjer. "Å, den må jeg gjøre noe med i dag, men ikke akkurat nå. Jeg skal i et møte om ikke lenge så det rekker jeg ikke". Så åpner du den neste. "Den må jeg gjøre noe med i morgen" tenker du. Og så den tredje e-posten. "Hmmm … den vet jeg ikke hva jeg skal gjøre med. Jeg lar den ligge litt". Du skummer fort gjennom 10 e-poster på denne måten, bare for å ha oversikten. Problemet er bare at når du kommer tilbake fra møtet må du starte på nytt igjen fordi du jo ikke har gjort noe med de e-postene du har halvlest. Nå er det i tillegg kommet en del nye på toppen og snart skal du i et nytt møte …
På denne måten vokser Innboksen fort og du mister oversikten og kontrollen. Hvordan føles dette? Lider du av Innboks-stress? Det er dessverre selvpåført. Du kan normalt ikke si til kolleger og til sjefen at de ikke skal sende deg e-post, men du kan bestemme hvordan du behandler den innkommende e-posten.
Når denne E-posten kommer inn i din Innboks må du bestemme deg for hva du skal gjøre med den og når. Dette er en oppgave, og du bør behandle den som dette. Når du har tatt stilling til den og bestemt hva du skal gjøre med den bør du flytte den ut av Innboksen. Da vet du at den er enten ferdig behandlet, eller du har bestemt når du skal behandle den. Ved å gjøre dette vil du mer eller mindre tømme innboksen og det er en utrolig god følelse.
Men tør jeg dette da? Mange tør ikke flytte noe ut av innboksen før oppgaven i e-posten er ferdig behandler i frykt for at man skal glemme den, eller ikke finne den igjen. Dermed blir Innboksen lett det jeg kaller Norges mest populære huskeliste. Hver gang du har litt ledig tid leser du alle overskriftene nedover i Innboksen for å finne noe du kan gjøre nå. I mellomtiden renner det ny e-post inn i Innboksen på toppen av disse …
Hva kan du gjøre med dette? Finnes det smartere måter å håndtere oppgaver som kommer inn via e-post?
Jeg mener det gjør det, enten du bruker Microsoft, Google, eller Apple. Måten du gjør det på i praksis vil variere med teknologien, men prinsippet er det samme:
- Behandle e-post i Innboksen ferdig første gang du tar i den. Når du er ferdig ligger ikke e-posten i Innboksen lenger. Her er hvordan: Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.
- For e-post som ikke kan ferdigbehandles umiddelbart, tenk hvor viktig er den og hvor mye haster den. Ut fra dette plasserer du behandling av e-posten/oppgaven på en bestemt dag. Det er mye bedre å ha en kort liste pr dag enn en lang uprioritert liste med oppgaver. Les hvordan: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?
Ikke velg Innboks stress - velg full kontroll :-)
