Hvordan huske å føre timelister og gjøre andre rutineoppgaver

For å huske på ukentlige og månedlige oppgaver kan du bruke Regelmessige oppgaver i Outlook. Dette har en del funnet nyttig for å huske å lage månedsrapport, føre timelister og andre gjentagende aktiviteter. Mange blir imidlertid forvirret fordi timeliste-oppgaven bare synes den første uken i oppgavelisten. Det blir ikke laget en oppgave for hver uke som man kunne forvente. Når man lager en møteserie blir jo alle møtene laget og er synlige i kalenderen, så hvorfor skjer ikke det samme med oppgavene?

Neste forekomst av oppgaven blir ikke opprettet før du fullfører den første

Outlook vil ikke lage den nye oppgaven før du har fullført den første. Dette kan virke rart, men gir mening. La oss si at du må rapportere timer månedlig, men for å ikke bruke masse tid på slutten av måneden til dette vil du føre timene hver fredag. Hva om du ikke får ført timelistene dine som planlagt denne fredagen? Da vil oppgaven henge med deg i uken som kommer og så fører du kanskje timene for to uker neste fredag. Men det gir ikke mening å ha to oppgaver som sier det samme neste fredag. Fordi Outlook ikke lager den neste oppgaven i serien før du har fullført den første vil du bare ha en oppgave neste fredag. Etter at du har skrevet timer trykker du på fullfør oppgave og først da blir oppgaven for fredagen etter laget og er synlig i oppgavelisten.

Hvordan du oppretter en periodisk oppgave i Outlook

For å opprette en periodisk oppgave, Lag oppgave, velg Regelmessighet og så innstillinger for tidsintervall.

 Hvordan lage en periodisk oppgave i Outlook

Hvordan lage en periodisk oppgave i Outlook

Vil du ha en visuell oversikt over din totale arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver i ett bilde? 

Sjekk blogginnlegget  Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Hvorfor ikke bare ha oppgaven som en møteserie i kalenderen?

Noen setter slike oppgaver som gjentakende avtaler i kalenderen. Det kan fungere, men svakheten er at om du ikke får gjort oppgaven på den tiden du har satt av flytter ikke avtalen seg videre med deg, men befinner seg i fortiden. Oppgaven derimot, den blir med deg hver dag frem til du markerer den som fullført.