Tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i 2019

Gitt at du har noe du ønsker å oppnå i 2019 er du sikkert enig med meg i at målene ikke oppnås ved tilfeldigheter og flaks, men at du faktisk må gjøre noe for å nå dem.

Du kan finne praktiske tips til struktur og planlegging for å nå mål her: Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

Likevel er planen bare en plan og ofte vet vi jo godt hva vi skal (eller burde) gjøre. Det er lett å miste fokus og finne på andre ting vi "må gjøre først". Hva er det som skal sikre at vi gjennomfører det vi har bestemt oss for? Noe av det vi må gjøre er å hjelpe oss selv til å få den rette mentale innstillingen. Her er mine forslag til tre mentale grep du kan ta for å nå dine mål og være mer fornøyd med deg selv i året som kommer.

1. Gjør de usynlige prioriteringene synlig

Det er ikke slik at våre skrevne jobb-mål og prioriteter er alt vi har å konsentrere oss om. Det finnes mange uskrevne prioriteter som konkurrerer med disse. De må vi gjøre synlige for å kunne planlegge dem også. Det kan være både jobbrelaterte- og private. I tillegg til å planlegge for å nå egne mål må vi også ta med bidra til andre, respondere på forespørsler som ikke nødvendigvis bidrar til egne mål, rettidig rapportering og administrative oppgaver. Ikke fortvil over at du "ikke har tid til å gjøre jobben" fordi det er så mange andre ting du også må gjøre. Det ER en del av jobben og som vi også må prioritere innenfor de rammene vi har. Men det blir lett konkurrerende prioriteter som kan spise opp tid og energi og som gjør at vi lett kan komme i en situasjon der vi bare sjonglerer mellom alt dette og mister fokus. Plutselig sitter vi og ser kattevideoer på Facebook, eller spiller Candy crush :-)

Det kreves aktiv mental innstilling for å fokusere på hver av prioriteringene enten de er skrevne eller uskrevne. Det sitter i hodet og er en mental daglig utfordring.

2. Ønsker er ikke det samme som mål

Mange har erfaring med å lage nyttårsønsker og ofte blir det med det. Vi ønsker å gjøre en forandring og håper det skjer. Selvfølgelig gjør det ikke det. I alle fall ikke av seg selv. En klok person har sagt "Et mål uten en plan er bare en drøm". Er det noe du virkelig vil endre, eller mål du vil nå, vil det alltid kreve at du gjør en eller flere konkrete aktiviteter for at det skal skje. Ønsker du å bli bedre på å bruke nettverket ditt må du

1. Kartlegge nettverket ditt

2. Kategorisere kontaktene

3. Prioritere dem og

4. Planlegge en serie med besøk, telefoner, epost, eller andre kontaktaktiviteter

Der har du en liten plan med fire aktiviteter som gjør det veldig mye mer konkret, handlingsorientert og lettere å gjennomføre.

3. Vær tydelig med deg selv om hvorfor

Den beste driveren for sikre gjennomføring av planer er å forstå hvorfor du skal gjøre aktivitetene. Hva er gevinsten? Det kan være både konkrete ting som bedre resultater, men like mye hvordan du vil føle deg når du har gjennomført aktiviteten. Da jeg skulle starte Smart endring hadde jeg en rekke kaffemøter med tidligere kolleger, samarbeidspartnere og andre forbindelser fordi jeg så det som viktig for å kunne bygge mitt nye selskap. Men det som etterhvert ble den største motivasjonen var de hyggelige møtene jeg hadde med mange jeg ikke hadde hatt kontakt med på lang tid og den inspirasjonen og de tilbakemeldingene jeg fikk. Istedenfor at gjennomføring av mange møter føltes som et ork fikk jeg ny energi for hvert møte.

På samme måte vet jeg mange som klarer å gjennomføre planlagt trening ikke bare for å oppnå et fremtidig mål om å komme i god form, men den gode følelsen etter hver trening som svarer på "hvorfor gjør jeg dette egentlig?"

Til slutt, mange har dårlige erfaringer av typen "jeg har prøvd før, men fikk det ikke til". Mulig det, men nå er du klokere :-) Denne gangen får du det til, i alle fall om du har en konkret plan og tar det første skrittet. Enten det er å ta kontakt med noen i nettverket ditt, eller gå til den første treningstimen.

Godt nytt år med konkrete planer og positiv innstilling!

PS: Skulle du trenge litt hjelp til å strukturere mål og planer og hvordan du kan beskytte din tid og prioritering i en hektisk hverdag kan du vurdere å benytte deg av Smart endrings mentorprogram for å mestre den digitale hverdagen. Gratis uforpliktende kartleggingssamtale.

3 grunner til at du ikke har så mye tid som du tror

Kalenderen for uka så egentlig ganske bra ut. Ikke for mye møter så jeg tenkte det blir en grei uke. Men plutselig ble det ganske mye stress likevel og tiden rant ut før jeg fikk gjort halvparten av det jeg hadde tenkt å gjøre. Hva skjedde egentlig?

Hovedårsaken til at vi ikke får gjort alt vi hadde tenkt å gjøre er at kalenderen lyver. Den gir et falskt bilde av tiden. Den inneholder jo primært møter, og de fleste fortelle meg at de gjør mesteparten av jobben mellom møtene.

Og dette mellom er det vi undervurderer.

1. Vi setter ikke av tid til oppgaver, henvendelser og møter vi ikke vet om enda. De fleste av oss kan planlegge maksimalt 50-60% av en uke og mange kan planlegge langt mindre. Det avhenger av type jobb du har. Så hvis du allerede har ganske tett med møte når uka starter har du i utgangspunktet en urealistisk plan.

2. Vi legger ikke inn reisetid. Jeg jobbet med en som skulle ta et nettkurs på jobben der hver modul var 1-2 timer. Det så overkommelig ut i kalenderen. Problemet var at hun ofte hadde 1-2 timer reisetid til kundemøter. Når det ble lagt inn i kalenderen forsto hun hvorfor hun aldri fikk tid til nettkurset.

3. Den tiden vi har igjen etter å ha notert møtetid og reisetid er den tiden vi har til å gjøre alle våre oppgaver. Svare på henvendelser, planlegge møter og gjennomføre de oppgavene vi må gjøre for å lykkes i jobben. Og disse er gjerne nedtegnet litt her og der. På gule lapper, en oppgaveliste i møteboka, løse ark, på telefonen og mange ikke notert i det hele tatt.

Når tid for alt dette blir lagt til blir det tydeligere hvorfor vi ikke får gjort alt vi skal. Vi har tatt på oss urealistisk mye. Dessverre er det som ryker først våre egne oppgaver.

Onckens prioriteringshierarki

Den amerikanske lederutvikleren William Oncken, Jr. beskrev hvordan vi prioriterer oppgaver i programmet Managing Management Time™.

Det prioriteringshierarkiet de fleste bruker ifølge ham ser slik ut

1. Oppgaver vi må akseptere - Dette er oppgaver fra sjefen og kundeforespørsler

2. Følge pålagte rutiner - Rapportering, teammøter og respondere på epost innen rimelig tid

3. Vurdere - Kolleger som vil du skal gjøre noe for dem, eller innkaller deg til møter

4. Gjennomføre egen plan - Oppgaver du må gjøre for å oppnå egne resultater og mål

Dette viser hvorfor det er våre egne oppgaver som lider når tiden ikke strekker til. For å både levere på omgivelsenes krav og forventninger og prioritere oppgaver så gjør at vi når egne mål må vi klare å sjonglere med du ulike oppgavetypene. Det to første nivåene må vi gjøre. Det vil si at det vi kan gjøre noe med er å balansere mellom egne oppgaver og henvendelser fra kolleger. Vi kan ikke ignorere disse, men vi kan kanskje finne en bedre balanse.

Se møter, reisetid og oppgaver i samme bilde

For å få en bedre oversikt over min tid, og som hjelper meg å prioritere bruker jeg den unike muligheten Outlook har til å vise både avtaler og oppgaver i det samme bildet. Jeg legger inn reisetid og passer på at jeg har nok tilgjengelig tid til å ta unna oppgaver jeg ikke vet om ennå.

Vil du legge om planleggingsvanene og prioritere bedre kan du få hjelp til det i lynkurset Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag.

Er du alltid busy på jobben? Full kalender og likevel føler du ikke at du får gjort alt du vil?

Du er på vei til å pakke sammen på jobben for dagen og vet at du har møtt dine deadlines. Likevel kan det hende du føler at du ikke har gjort noe som er virkelig viktig og strategisk? 

Mange føler at de blir presset tilbake i stolen av alt som kommer av forespørsler fra kunder, leder og kolleger. Det blir for lite tid igjen til å gjøre egne oppgaver som er viktige for virksomheten på lang sikt.

Dette er ikke uvanlig. Her er noen muligheter du kan teste ut

Sett av tid i kalenderen til viktige oppgaver og gi deg selv litt slakk.

De fleste av oss er tidsoptimister, så gange den tiden du tror du trenger med 2-to , så kan det hende det nærmer seg det du virkelig kommer til å bruke.
Mitt viktigste verktøy for dette er å lage en ukeplan for kommende uke. Jeg sørger for å ha noe beskyttet tid der jeg ikke er tilgjengelig. De fleste klarer seg uten deg et par timer. Så uunnværlig er du ikke. Men jeg passer også på å ha tid i kalenderen til å være tilgjengelig for andre, og til å løse oppgaver jeg ikke vet om ennå. Har du fylt kalenderen med mer enn 50-60% møter og aktiviteter vil kalenderen være overfylt når virkeligheten møter deg i neste uke.

Se mer om dette på Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Ikke tro at du kan løse en vanskelig oppgave, lage en presentasjon, eller en strategisk oppgave i ett strekk.

Det fungerer sjelden. Sett av tid til å starte opp, få oversikt over hva du trenger og sette hjernen i sving, og planlegg mer tid et par dager senere for å jobbe videre. Da har du også tid til å innhente informasjon du finner ut at du mangler. Det kan også være vanskelig bare å få startet på en strategisk oppgave fordi den kanskje ikke er så klart formulert, eller veldig konkret. Synes du det er vanskelig å komme i gang? Det er du ikke alene om.

Du kan få noen tips her: 4 grunner til at du utsetter oppgaver og hvordan du kan unngå det
 

Bruk mindre tid på oppgaver som egentlig ikke er så viktige.

Den enkleste måten å gjøre det er å fylle tiden med de viktige oppgavene. Da blir det ikke tid til de mindre viktige. Hva er dine mål? Hva ønsker du å oppnå. Vet vi ikke det er det vanskelig å vite hva som er viktig. I fravær av klart definerte mål blir vi forunderlig opptatt med daglige trivielle oppgaver.

Vil du gå dypere i dette kan du lese mer her: Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

 Men når skal vi ta tak i dette? Jeg har jo aldri tid til å få sette meg ned for å få overblikket og ta noen grep om min tidsbruk og mine prioriteringer. Nei nettopp. Det er det som er problemet.

Du kan få noen tips til hvordan her: Høsten er en travel tid

Lykke til med å ta kontroll, og oppnå bedre resultater med mindre stress.

Rydd i oppgavelisten før ferien og ta fri uten jobbstress!

Feriebilde fra Hellas. Foto Bjørn O. Hopland

I følge en amerikansk undersøkelse utfører 82% av oss arbeidsoppgaver i ferien. Vi vet også at mange opplever innspurten før en ferie som veldig stressende. Man vil gjerne dra på ferie uten at det er utestående oppgaver og med tom innboks i e-posten. Følgen kan bil at du er utslitt før du har startet ferien. Sannsynligvis lykkes du verken med å gjennomføre alt på oppgavelisten, eller tømme innboksen. I tillegg går du og tenker på alt du kan ha glemt og som du skulle ha gjort.

Det som stresser mange er alt du ikke får gjort og manglende følelse av oversikt og kontroll med oppgaver. Hvor mye arbeid har jeg egentlig har igjen før jeg kan ta ferie med god samvittighet?

Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for de neste to ukene spredt på Innboksen, notatbok, gule lapper og i hodet. Følgen er at du bare ser toppen av isfjellet.Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å samle oppgaver fra E-post, gule lapper og det du har i hodet på ett sted. Min favoritt er Outlooks oppgaveliste. Jeg vet mange har forsøkt, men ikke fått til dette, men før du avskriver dette, sjekk  Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det vi ønsker å gjøre er å skille oppgavene i arbeid som må gjøres før ferien og arbeid som må vente til etter ferien. Det er ikke så lett om man har en lang oppgavelisten der noe har frister og noe er mer av typen "dette må jeg gjøre så fort som mulig", eller "dette vil jeg gjøre når jeg får tid".

Løsningen er å gjøre en ny prioritering på alle oppgaver utifra to kriterier:

1. Hvor viktig er oppgaven?
2. Hvor mye haster den?

Her er de fire mulighetene du har når du re-prioriterer oppgavelisten din:

Fordel oppgavene fra punkt 2 på det du realistisk kan gjøre de dagene som er igjen til ferien. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen de neste to ukene. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-) Det du er det eneste du kan gjøre å flytte resten av oppgavene til etter ferien. Om nødvendig, informer kolleger om hva som må vente til du er tilbake. Du kan nå lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker Outlook.

Nå har du fordelt oppgaver på listene, men selvfølgelig vil oppgavene fortsette å strømme på helt til siste dag på jobben før ferien. Hva gjør du med dette? I denne perioden er det spesielt viktig å prioritere forespørsler umiddelbart og bestemme med en gang om den skal før eller etter ferien. Hvis den må gjøres før, hvordan påvirker det arbeidsbelastningen din? Må du re-prioritere noe annet ved å flytte flere oppgaver til etter ferien?

Hvis du ikke allerede har innarbeidet denne måten å arbeide på vil du nok streve litt med å følge dette, men jeg kan love deg at belønningen er stor for å gjennomføre. Du vil kunne ta ferie med god samvittighet. Hvem vet, kanskje du fortsetter å arbeide på denne måten etter ferien og gjør det til en vane å ha god oversikt og kontroll med mindre stress :-)

God ferie!

Tenk om alle uker hadde fire arbeidsdager

Vi er inne i en uke med bare fire arbeidsdager. I mai er det faktisk fire uker som bare har fire arbeidsdager i seg, og for å være realistisk har vel to av dem bare tre på grunn av inneklemte arbeidsdager.

Betyr det at vi planlegge å gjøre mindre i mai? For noen kanskje? Mange blir imidlertid ikke målt på hvor mange dager de arbeider, men på hvilke resultater de oppnår. 

Hvis alle uker hadde bare fire arbeidsdager

Ville vi likevel være i stand til å nå våre mål? Høres vanskelig ut, men jeg mener det er mulig dersom man

1. Planlegger for det
2. Prioriterer riktig i hverdagen
3. Holder fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Parkinsons lov

I 1957 skrev professor C. Northcote Parkinson et humoristisk innlegg om ineffektivitet i The Economist. Der formulerte han det som senere har gitt navnet til loven som på norsk uttrykkes som Arbeidet ekspanderer til å fylle den tiden som er til disposisjon. Senere ga han ut en bok som harselerte med det han oppfattet som et ineffektivt byråkrati.

Mange vil kjenne seg igjen i dette. Har vi ikke så mange møter, eller tidsfrister vi må nå en dag slapper vi litt av. Vi er ikke så konsentrerte og får mindre gjort. Et ordspråk sier: Vil du ha noe gjort, gi oppgaven til en som allerede har mye å gjøre.

I det ligger det at en som har mye å gjøre er nødt til å være målrettet og konsentrert og ikke somle bort tiden.

Vi kjenner det også igjen fra møter. Dersom møtet er satt opp til en time, varer det en time. Hadde vi bare gitt det 50 minutter ville vi sannsynligvis ha utrettet det samme på kortere tid.

1. Hvorfor planlegge?

Sir John Harvey-Jones  som var en kjent forretningsmann i England sa en gang The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression. Han hadde humor i likhet med Parkinson :-)

Vi har behov for å planlegge fordi vi trenger å omsette det vi ønsker å oppnåtil hva vi må gjøre, i dag, i morgen, og i neste uke.

Vi trenger også å skape et beslutningsgrunnlag for riktig prioritering når noen ber deg om å gjøre noe, eller når du får en epost. Sist, men ikke minst, trenger vi å fylle tiden med det som er viktig og dermed unngå å bruke tid på det som ikke er viktig for å oppnå ønskede resultater

2. Hvordan sikre at vi prioriterer riktig i hverdagen

Et utsagn av Robert A. Heinlein  jeg mener beskriver mangel på prioritering godt er In the absence of clearly defined goals, we become strangely loyal to performing daily acts of trivia.

VI tar tusener av små beslutninger og prioriteringer bevisst og ubevisst i løpet av en dag. Mål hjelper oss å fokusere på det som betyr mest og kan gi oss bedre resultater uten at vi nødvendigvis detaljplanlegger alt fordi vi forstår umiddelbart hvilket valg vi må gjøre som bringer oss nærmere målet. Vet du ikke hva du skal oppnå har du heller ikke noe godt grunnlag for prioritering. Da blir vi lett sittende med eposten, eller andre rutineoppgaver. Så vi holder oss opptatt, men ikke nødvendigvis med de riktige oppgavene.

3. Hvordan holde fokus på gjennomføring av plan og oppgaver

Lag en realistisk ukeplan med både avtaler og oppgaver. Pass på at du ikke planlegger for mye. Du må også ha tid igjen til oppgaver du ikke vet om ennå.

Rakk du ikke alt du hadde tenkt å gjøre før påske?

Når du Planlegger uken som kommer, prøv å sette inn en del "beskyttet tid" i kalenderen, og bestem deg på forhånd hva du planlegger å bruke tiden til. Altså ikke skriv "lese epost", eller "egen tid".  Kaller du inn til møter, prøv å unngå timesmøter. Prøv 30 minutter, eller 45 minutter. Det har også andre fordeler…

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

Start dagen i kalender/oppgaveoversikten før du ser på ny epost. Unngå å hoppe fra oppgave til oppgave, men gjør noe helt ferdig. Det er mer effektivt, og mye mer tilfredsstillende :-) Sjekk gjerne ut Pomodoroteknikken, og blogginnlegget fra Ståle Hansen; How to succeed with singletasking for hvordan du jobber mest effektivt når du først har bestemt deg for å konsentrere deg om en oppgave.

Hva nå?

Gir de tre punktene over mening for deg, men du er usikker på hvordan du får det til? Gå sammen med noen kolleger så dere kan støtte hverandre og bli enda bedre til å jobbe mot felles mål. Vi kan hjelpe til om dere spanderer en dag på workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid

Det er alltid mer å gjøre enn du noen gang kan få gjort!

Innboksen blir aldri tom. Hvis du hele tiden skal gjøre alt andre vil du skal gjøre får du aldri gjort dine viktigste oppgaver. På et tidspunkt må du stille deg spørsmålet; Er det jeg gjør nå det viktigste og riktigste jeg bør jobbe med?

Kanskje ikke, men jeg må jo gjøre dette, eller noen må jo gjøre det… Jeg kan ikke si nei…

Skal du oppnå det du ønsker må du vurdere hele tiden, og av og til gjøre noen valg som ikke nødvendigvis er populære hos andre. Det er kanskje litt ubehagelige der og da, men det riktige i lengden. Dette er en treningssak og jo mer du trener, jo lettere er det.

Avdøde Stephen Covey, forfatteren av The 7 Habits of Highly Effective People (de syv gode vanene på norsk) sier det slik:

"You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside."

Med det mener han at du må ha klart for deg hva du vil oppnå og måle alle forespørsler opp mot dette. Vil dette bringe meg nærmere mine mål, eller ikke?

Har du det klart for deg blir det enklere å prioritere.

Kilde: Essentialism: The diciplined pursuit of less.

Du kan også vaksinere deg mot å bli "angrepet" ved å lage din egen plan, definere dine egne aktiviteter og oppgaver før andre kommer med sine forespørsler til deg. Da er det mye lettere å si at du ikke kan prioritere dette fordi du allerede har fullt opp med oppgaver du må gjøre. Ikke si "jeg har ikke tid". Du har alltid tid til det du velger å prioritere.

Vil du ha litt inspirasjon kan jeg anbefale boken Essentialism: The diciplined pursuit of less. Forfatteren Greg McKeown sier

"If you don't prioritise your life, someone else will".

For litt praktisk hjelp til å legg din plan kan du få noen tips i Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Vil du gå mer grunnleggende til verks og vil prioritere å sette av en dag til å gjøre det grundig kan du vurdere å delta i workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid Da får du støtte i et sett med maler og opplegg i Outlook og OneNote for å gjøre det enklere å ha oversikt, og for å prioritere raskere og enklere. Kanskje du får med deg noen kolleger også for å sikre at dere alle leverer på jobbmålene?

Høsten er en travel tid

Utsikt over vann i Tuddal

For noen år siden klaget familien på at jeg alltid jobbet. Ja, det er en spesielt hektisk tid nå svarte jeg. Det blir bedre etter jul. Konfrontert med dette i januar måtte jeg bare beklage, men det var mer å gjøre enn forutsatt. Men etter påske roer det deg, så etter sommeren. Men det skjedde selvfølgelig aldri.

Høsten er en slik travel tid for mange, men etter nyttår er det nytt år og nye planer skal iverksettes. Vi kan ikke bare jobbe mer og mer. På et tidspunkt må vi jobbe annerledes. Vi må innse at vi ikke kan gjøre alt, men må prioritere de aktivitetene som er viktigst for å oppnå de resultatene vi ønsker oss. Det betyr at vi høflig og smilende må si nei til mye annet.

Det blir aldri mindre å gjøre.

Det vil alltid være mange flere oppgaver enn du kan få gjort. Hvordan prioriterer du for at ditt arbeid skal lede til best mulig resultater samtidig som du har tid igjen til familien, dra på hytta, eller andre hyggelige aktiviteter?

Det er i prinsippet to måter du kan oppnå mer på kortere tid.

1. Gjøre hver oppgave eller aktivitet raskere. Eksempler kan være å behandle eposten raskere, unngå dobbeltarbeid ved å ført skrive møtenotater for hånd, for så å skrive referatet inn på PC.
2. I større grad gjøre målrettede oppgave.  Om du velger å si nei til en del av de oppgavene som kommer på epost og takker nei til møter du egentlig ikke har noe å bidra med sparer du tid.  Den tiden kan du bruke på å gjøre egne planlagte aktiviteter. Da oppnår du enda mer.

Til sammen kan du da si at du jobber mer effektivt. Ved å ha en plan og kontroll på din tid og dine oppgaver kan du også lettere planlegge tid du ikke arbeider og bruke den på familie og annet uten å hele tiden gå med en følelse av at du burde jobbet.

På tide å investere i deg selv?

Det passer sjelden å ta en dag borte fra jobben for å investere i seg selv og legge om til en mer effektiv arbeidsform, men om du skulle føle at det er en god ide kan du jo vurdere å bruke en dag på deg selv der du gjør nettopp dette. Sjekk ut workshopen der du får hjelp til dette her: Smart måloppnåelse i en digital tid

Vil du i første omgang bare lære å jobbe litt smartere ved å beherske verktøykassen med Outlook, OneNote, Skype for Business mm kan du sjekke Smart endring 2-timers lynkurs

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Det blir bare for mye!

Ingen tjener på at du er travelt opptatt hele tiden og aldri har nok tid til å gjøre dine viktigste oppgaver. Verken du, dine kolleger eller organisasjonen.

"Men jeg må jo være tilgjengelig", sier du. Det må vi selvfølgelig til en viss grad, men vi må også få tid til å gjøre våre viktige oppgaver så vi må få til en balanse.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Det er vanskelig å si nei, og særlig når noen står foran deg og sier "har du 5 minutter" som selvfølgelig blir til en halv time.

I boken  Essentialism, av Greg McKeown lanserer han sitt produktivitetsmanifest med en test for hva man skal si ja og nei til.

Hver gang du blir spurt om å gjøre noe, enten det er ansikt til ansikt, eller på epost skal du spørre deg selv:

1. Kan jeg faktisk gjøre dette, gitt den tiden jeg har?
2. Er dette den viktigste oppgaven jeg skal bruke min tid på akkurat nå?
3. Dersom det er sjefen din som spør, kan du høre om dette er viktigere enn andre oppgaver du jobber med som også er viktige for virksomheten. Det kan føre til at du får litt hjelp til å prioritere det som er viktigst nå. Er dette viktigere enn andre oppgaver du jobber med?

Sier du ja til noe, sier du også nei til noe annet. Den beste vaksinen for å kunne si nei til oppgaver du burde si nei til er å ha en oppdatert kalender med oppgaveliste som synliggjør for deg selv og andre at du faktisk har fullt opp med høyt prioriterte oppgaver og at du ikke kan ta på deg mer nå, i alle fall ikke en uke fremover....

For praktiske tips om hvordan du synliggjør dine oppgave for deg selv, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Det gjelder å komme andre i forkjøpet. Om du ikke tar kontroll over din tid er det mange andre som gjør det. Å synliggjøre både dine avtaler og dine oppgaver gjør det veldig synlig om du tar på deg for mye. Du vet når du har heldagsmøte og 10 oppgaver samme dag at det ikke kommer til å gå. Likevel er det mange som planlegger på den måten og alltid har masse "røde oppgaver". Ved å prioritere bedre og sørge for å gjøre de viktigste oppgavene vinner alle og du føler deg også mye bedre.

Men om det ikke nytter å lukke kontordøra (om du har en), eller om andre ikke respekterer din tid og du ikke klarer å avvise noen som står foran deg og vil ha din oppmerksomhet er det bare en ting å gjøre og det er å gjemme seg bort. Enten ved å jobbe hjemme noen timer et par ganger i uken, eller å finne et bortgjemt møterom der ingen finner deg. Det kan være vanskelig, men det er til alles beste.

Det er ikke et mål i seg selv ha tom innboks!

Fordi det stadig kommer inn ny epost er det urealistisk at den hele tiden er tom. Det kan lett gi oss en falsk følelse av at vi har alt på stell, men all epost er ikke like viktig og om det blir viktige å prosessere epost enn å arbeide med de viktigste oppgavene dine kan det bli helt feil. Det viktigste er at du er målbevisst når behandler innholdet i innboksen din.

Mange skanner gjennom ny epost på telefonen, eller på PC'en uten å egentlig ha noe bestemt formål annet enn å se om det er noe nytt og kanskje noe man bør vite om eller svare på. Så leser man en del epost uten å egentlig ha en bevisst tanke med hva man skal gjøre med dem. På den måten vokser innboksen gjerne fort og det er vanskelig å vite hva man har gjort noe med og hva man fremdeles ikke har gjort, eller svart på.

Problemet er at det lett fører til at man bruker mye mer tid i innboksen enn nødvendig fordi man stadig må åpne epost om igjen og siden vi mennesker ikke har en indeks i hjernen kan vi ikke være målrettede på hvilken epost vi nå vil behandle. Vi kan ikke tenke, nå skal jeg åpne epost nummer 43 og så hoppe rett dit. Nei, vi må lese overskriftene på de første 42 epostene for å finne epost 43. I tillegg bygges det et stadig dypere isfjell med epost så det blir verre og verre å ha kontroll på innboksen. Over tid er det innboksen som tar kontroll over deg.

The Eisenhower box illustrasjon med 4 kvadranter: Do now, Delegate, Delete, Decide

Å behandle innboksen er faktisk en oppgave og det jeg mener med å være målbevisst er at du må ha en plan for hvordan du behandler ulike typer epost. Hver epost er en oppgave du må ta stilling til og bestemme deg for hva du vil gjøre med. Mange kjenner "tidsmatrisen" som blir tilskrevet president Eisenhower, men som brukes av veldig mange for å klassifisere oppgaver og lage en strategi for å håndtere dem. Et søk på "The Eisenhower Box" gir mer enn en halv million treff :-)

Ideen er at du bestemmer deg for hvilken del av boksen eposten/oppgaven tilhører og behandler den målbevisst etter en prosess du har bestemt deg for på forhånd.

For tips om hvordan disse prosessene kan gjennomføres relativt enkelt, sjekk Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst og for hvordan du bruker dette på eposten, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

En fin bieffekt av å følge de foreslåtte prosessene er faktisk at du også tømmer Innboksen :-), men det er ikke et mål i seg selv.

Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

Jeg blir like irritert hver gang jeg ser disse undersøkelsene om hvor mye tid mange bruker i e-posten. De skiller aldri mellom det å behandle epost og behandling av innholdet i eposten. Her er et eksempel: More than a quarter of the average worker's day is spent answering and reading emails

Man får svar som man spør. Når man spør hvor lang tid man befinner seg i eposten, som for de fleste betyr Outlook, skiller ikke den som svarer på om man behandler e-posten, altså tar stilling til hva man skal gjøre med den og prioritering av dette, men tar også med den tiden man bruker på å behandle den oppgaven som ofte er innholdet av e-posten, eller man skriver en henvendelse, eller gir informasjon til andre. Hvis man ikke hadde gjort dette på e-post, hva hadde alternativet vært? Brev på papir? Telefon? En gul lapp på skrivebordet fra noen?

Faktisk er e-post en veldig effektiv kommunikasjonsmetode fordi jeg kan skrive ned og sende deg det jeg vil kommunisere til deg, tenke gjennom innholdet og så sende det til deg. Du kan så velge å lese dette og evt. reagere på det når det passer deg. Det passer fint med den nye fleksible arbeidshverdagen der vi arbeider på ulike steder og ulike tidspunkt og liker den friheten det gir oss.

Nei, det egentlige problemet er at du ikke tenker på e-post som oppgaver som må tas stilling til og prioriteres, men som noe du leser for å orientere deg. Får du en telefon med et spørsmål du kan svare på svarer du direkte, men kommer det samme spørsmålet på e-post blir den lett liggende litt og blir stadig presset lenger ned i innboksen ettersom ny e-post kommer til og legger seg på toppen. Hva er så løsningen? Jo, det er å behandle og prioritere eposten med en gang idet du leser den første gang. Ikke mulig sier du? Joda, og her er oppskriften.

Selv om jeg mener dette er mulig betyr det ikke at det er enkelt. Særlig for ledere som må levere balansert på flere målområder og samtidig være tilgjengelig for kunder og ansatte. Du kan lese mer om dette i Blir dagens ledere styrt av mailboksen? og Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Unngå at prioritering blir en kamp mellom fornuft og følelser

Blir det kamp mellom hodet og kropp er hodet dømt til å tape. Følelser er alltid sterkere enn logikk.

Brødrene Chip og Dan Heath har beskrevet dette veldig godt i boken SWITCH der de sammenligner følelser med en elefant og logikk med elefantføreren. Det er helt umulig å få en 4 tonns elefant til å gjøre noe om den ikke vil. Det gjelder å få til en vinn-vinn situasjon mellom hode og kropp som forfatteren av 7-habits of highly effective people Stephen R. Covey ville sagt det.

Og hvordan får vi til det? Til det sier han:

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger "yes" burning inside.

Dersom du har noe du brenner for er det enkelt å prioritere fremfor alt annet. Er det ikke slik at vi ofte fristes til å gjøre ting vi har lyst til istedenfor det vi "må" gjøre? Om du klarer å få det du må gjøre til å være det du har lyst til å gjøre blir det jo ingen motsetning :-)

Men, alt er ikke like morsomt. Vi må noen ganger skrive reiseregninger, rapporter og annet som ikke se spesielt morsomt. Så lenge det ikke utgjør en vesentlig del av arbeidsdagen får vi jo til det. Her er kunsten å legge til rette så godt som mulig for at det skal bli overkommelig. Også her har brødrene Heath et bra innspill. Det er vesentlig enklere å få elefanten til å gå i den retningen du vil om du rydder veien for den slik at den ikke trenger å brøyte seg vei gjennom skogen. For å skrive reiseregninger fort og enkelt kan det være at for hver reise, eller for hver dag på reisen legger kvitteringer i en konvolutt. Da slipper du å lete etter krøllete kvitteringer i ulike jakkelommer og i lommeboka. Terskelen blir mye lavere for å få reiseregningen levert.

Ofte er å starte som er vanskeligst. Når vi først kommer i gang går det greit. Du har sikkert hørt at du skal starte med det vanskeligste og ta det lettere senere. Det er ikke jeg så sikker på. Les noen smarte tips om dette her: Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!