Sjekk hvordan du brukte tiden din i uken som var

Mange lover at du kan spare mye tid ved å følge deres råd for å håndtere epost og organisere arbeidet, men jeg har aldri opplevd at noen har jobbet mindre av den grunn. Vi jobber like mye, men gevinsten ligger i å omprioritere tiden til oppgaver som gir høyere verdi. Dette gjelder alt fra å behandle eposten mer effektivt til å ta i bruk kunstig intelligens.

Hvordan bruker du din tid?

Men, om du ikke vet hva du har brukt tiden på, hvordan kan du vite at du bruker den på det som  er viktigst for å oppnå det du ønsker?

Heldigvis finnes det gode muligheter for å få en oversikt som i alle fall gir deg en indikasjon på hvordan du har brukt tiden din. En av dem er å bruke kategorier i Outlook som beskrevet i Bruker du nok tid på det som fører til god måloppnåelse?

Dersom du har gjort grunnarbeidet med kategorier kan du høste resultatene av dette på flere måter. Den enkleste og raskeste måten å se hvordan du har brukt din kalendertid er å gå inn i Viva Insights. Der kan du finne ut hvor mye møtetid du bruker på prioriterte arbeidsområder, og hvor effektive møter du har. For eksempel, multitasket du i møtet :-)

Du finner Viva insights i Outlook-båndet, og som app i Teams.

I Viva Insights kan du få oversikt over din tidsbruk fordelt på kategorier

Men, hva med tiden utenom møtene?

De fleste forteller meg at møtene jo ikke er der de gjør oppgaver, men faktisk noe som hindrer dem i å gjøre oppgaver som fører til at de når sine mål. Hvordan kan jeg finne ut mer om det jeg jobber med utenom møtene? Det kan Copilot hjelpe oss med ved å analysere eposter, dokumenter vi jobber med, og andre aktiviteter fra epost og Teams-meldinger. Dette forutsetter at du har en lisens for M365 Copilot som gjør at du kan analysere alle data fra epost, kalender og Teams.

Sett opp en automatisk Copilot-spørring som gir deg fordeling mellom dine arbeidsområder ukentlig

I Copilot Chat kan du analysere din arbeidsfordeling og be om en fordeling av hvordan du har brukt din tid basert på alle dine aktiviteter. Det gir et enda bedre bilde av hvordan du bruker din tid. Åpen Copilot chat og passe på at du er i "Arbeid". Kopier inn denne instruksjonen til Copilot:

"Se gjennom kalenderen, e-posten, teams-meldinger, dokumenter og OneNote-sider fra denne <uken/måneden>, og opprett 5 til 7 samlinger for arbeidsområder jeg bruker mest tid på, med % av brukt tid og korte beskrivelser"

Modifiser som du vil. Når du er fornøyd med resultatet kan du velge planlegg denne ledeteksten, og sette den opp til å kjøre hver søndag. Da vil du få resultater fra forrige søndag til lørdag (amerikansk uke som starter på søndag). Mandag kan du så se igjennom og vurdere oversikten.

Vil du få bedre oversikt og kontroll over din tid, og bli bedre på å planlegge og prioritere den, kan du vurdere å få med kollegene dine på workshopen  Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do.

Har dere tilgang til M365 Copilot kan dere få mer ut av denne gjennom workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter

Fun facts

Microsoft Outlook ble lansert 16. januar 1997 og kombinerte for første gang epost, kalender og oppgaver med alle data lagret i Exchange. På den tiden var Lotus Notes etablert som "gruppevare" for samarbeid i virksomheter og Outlook+Exchange skulle være et svar på dette. Særlig siden IBM overtok Lotus i 1995 og ble sett på som en alvorlig konkurrent.

Bjørn O. Hopland i en Outlook workshop - 2015

På begynnelsen av 2000-tallet eksploderte bruken av e-post som kommunikasjonsform, noe som førte til en enorm økning i informasjonsmengden og en forventning om raske svar. Det førte til stor interesse for å tøyle dette. Aktører som David Allan med" Getting Things Done", Time Manager International - TMI og Franklin Covey, kjent for 7 habits of effective people, hev seg over denne utfordringen. Etter å ha deltatt i et Outlook-kurs fra TMI i 2007 der jeg lærte hvordan jeg kunne digitalisere min Time manager planlegger, laget jeg et praktisk opplegg som jeg også lærte bort til mine kolleger i Microsoft. Det var starten på en hobby som førte til at jeg opprettet Smart endring AS i 2013.