Er dere på startlinjen, teamspillere, eller innovatører?

Jeg regner med at mange av dere allerede har brukt M365 og Teams i deres daglige arbeid lenge. Men har du noen gang tenkt på hvor langt dere faktisk har kommet når det gjelder utnyttelsen av disse verktøyene? La oss ta en titt på de fem modenhetsnivåene i bruk av M365 og Teams for samarbeid. 

Nivå 1: Startlinjen 

På dette nivået har man tatt i bruk Teams-møter, og flyttet filer fra Filserver til SharePoint, OneDrive og Teams. Filstrukturen er ofte arvet fra Filserveren, og intern kommunikasjon foregår fortsatt mest på epost. Dette er en start, men man vedlikeholder samtidig gamle strukturer og arbeidsformer. Virksomheten er ikke teknisk forberedt for nye samarbeidsformer internt, eller med kunder og samarbeidspartnere. 

Nivå 2: Utforskere 

Det er nå etablert en Teams struktur med kanaler og dokumenter lagres under Filer i Teams-kanalene. Kommunikasjonen foregår fortsatt mest på epost, men i tillegg også i Teams Chat. Dokumenter i Team og kanaler gir mer differensiert tilgang og mulighet for deling eksternt. Likevel er det en utfordring at kommunikasjon på epost og filer fortsatt ikke har noen sammenheng, og dermed driver ikke nye samarbeidsformer. 

Nivå 3: Lagspillere 

Nå har man tatt i bruk Teams og kanaler systematisk, og bruker Innlegg i kanaler fremfor intern epost. Flere Teamsmoduler som Planner for oppgavefordeling og prosjekter, samt OneNote for møtenotater, er tatt i bruk. Dette gir et solid fundament for samarbeid internt og eksternt med forankring i arbeidsprosesser. Likevel kan hver enkelt ansatt ha vanskeligheter med å prioritere og planlegge når kommunikasjonen skjer i flere kanaler. 

Nivå 4: Integratorer 

På dette nivået har man en helhetlig tankegang for integrasjon av Outlook, Teams og To Do for eksternt og internt samarbeid, planlegging og prioritering. Dette gir bedre resultater med mindre stress, og man har ivaretatt både samarbeid, struktur for møter, effektive arbeidsprosesser, prosjekter og individuell oversikt og kontroll. Likevel er det fortsatt begrenset arbeidskapasitet, og mye av tiden er låst i rutineoppgaver. 

Nivå 5: Innovatører 

Ved å ta i bruk M365 Copilot har man mulighet til å få bedre oversikt over aktivitet i flere kanaler, kreativitet og produktivitet. Automatisering av arbeidsprosesser i M365 og Teams frigjør kapasitet og kreativitet hos ansatte til mer strategiske og viktige arbeidsoppgaver, så lenge de får opplæring og trener på bruken av Copilot. 

Klar for neste trinn?

Som dere ser, er det mange muligheter for å utvikle bruken av M365 og Teams. Hver fase representerer et skritt mot en mer effektiv og integrert arbeidsflyt. Hvor langt har din virksomhet kommet, og hva er neste skritt? 

Trenger dere hjelp til sparring, en uformell prat, eller hjelp til struktur og opplæring håper jeg dere tar kontakt med meg på bjorn@smartendring.no 

Du kan også se en oversikt over opplæring som kan hjelpe dere som gruppe å klatre oppover modenhetstrappen, selv om ikke hele virksomheten skulle følge med. Mest populære Smart endring workshops. Det er en av fordelene med fleksibiliteten i M365 og Teams. Alle trenger ikke å gjøre det samme. Noen kan gå foran. Er det dere? 

Har du oversikt over alle dine, og gruppens møtenotater?

Sender dere møteagenda, referater og oppfølging av oppgaver på epost eller i Teams-chatt? Hender det at det blir borte, begravd i et arkiv, eller at det finnes flere versjoner?

Hvordan ville det føles å slippe å sammenstille innspill til agenda fra flere kanaler, alltid har oppdaterte møtenotater tilgjengelig, kunne finne dem igjen på sekunder og ha full kontroll på dine oppfølgingsoppgaver?

Med en kombinasjon av Teams, OneNote, og Microsofts nye delingsteknologi Loop kan dere nå opprette felles møtebok for team- og prosjektmøter med agenda, møtenotater, møtereferat og oppfølgingspunkter. Du får dine oppfølgingsoppgaver automatisk inn i Microsoft To do.

Kjenner du til Loop

Loop er små listekomponeneter som kan deles med andre i Teams, i en epost, og på en OneNote-side. Oppdateres innholdet ett sted blir den automatisk oppdatert andre steder og flere kan oppdatere samtidig. Her er en oversikt over en del av komponentene.

Dette er en fleksibel teknologi med mange bruksområder, men for å være nyttige og tilgjengelige over tid trenger de et hjem i en struktur for samarbeid. Og til det formålet har vi allerede Teams og OneNote

The Swiss army knife

Mange spør hvorfor man skal bruke OneNote når vi allerede har Word for notater. Vel, da har du kanskje ikke prøvd OneNote. Dette er mitt favorittverktøy i Office, og jeg har brukt det siden det ble lansert i 2003. Jeg bruker det til alle mine notater, til å samle informasjon fra nettet, til bilder fra mobilen og mye mer. OneNote er et universalverktøy som kan brukes til veldig mye. Men når notatene mine skal ende opp i en rapport, bytter jeg til Word. Og når tabellene i OneNote blir litt kompliserte, bytter jeg til Excel. Jeg skjærer ikke opp søndagssteken med lommekniven; da kommer kokkekniven frem.

OneNote for å forberede, gjennomføre og følge opp møter

Jeg utviklet et system for å forberede, gjennomføre og følge opp møter, som har vært brukt av tusenvis i Microsoft og andre virksomheter siden 2010. Dette var før Teams, men vi brukte en felles OneNote på SharePoint. Nå er denne løsningen integrert i Teams, hvor alle Teams har en innebygd OneNote-notatblokk som kan brukes til dette formålet. Nylig har jeg oppdatert systemet med bruk av Loop, som gjør det mulig å fordele oppfølgingsoppgaver som automatisk legges til i din oppgaveliste i To Do.

Mine møtenotater

For meg er det ikke nok å ha en felles møtebok. De fleste møtene jeg deltar i er ikke regelmessige møter, men møte om et bestemt tema. Det kan være prosjektmøter, kundemøter mm. Da samler jeg materialet til møtet, og skriver opp det jeg skal ta opp, eller spørre om i møtet. I møtet noterer jeg, og dert er vanligvis noe jeg må følge opp etter møtet. Alt dette gjør jeg i min personlige møtebok Bjørn@Smartendring. Du har også en tilsvarende notatblokk på din OneDrive som bare du har tilgang til.

Jeg starter møteforberedelsene med å hente avtalen fra kalenderen inn i møteboken. Da får jeg med møtetema, invitasjon og deltakere.

Finn alt på sekunder

Jeg husker en gang i et ledermøte da en deltaker ønsket å diskutere et bestemt tema. Har vi ikke snakket om dette før, tenkte jeg. Jeg gjorde et kjapt søk i OneNote, og joda kunne jeg fortelle i møtet. Dette snakket vi jo om i mai i fjor, og da ble vi enige om …

Når du søker i OneNote, finner den både ting i min møtebok, og i de felles møtebøkene vi har. Du kan også bruke Teams søkefunksjon.

Har du lyst til å få bedre oversikt over dine og gruppens møtenotater, og innføre en arbeidsbesparende måte å forberede, gjennomføre og følge opp gruppens møter?

Sjekk ut workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop