Planlegging og prioritering er for viktig til å overlates til KI
Det er nok ikke realistisk å håpe på at du kan be Copilot chat, ChatGPT eller Claude om Prioriter mine oppgaver og planlegg dagen min, og få et godt resultat. Selv om du legger inn målene dine og oppgavelisten er det for mange variabler og ukjente faktorer til at du kan forvente å få et svar du kan bruke. Men, det kan være svært nyttig å bruke KI til deler av deler av prioritering og planlegging.
Hvor mye av din arbeidsdag kan du planlegge?
Jeg har holdt mange workshops rundt tema Prioritering og planlegging. For eksempel, Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Da stiller jeg spørsmålet hvor mye av din arbeidsdag kan du planlegge? Etter litt tenketid varierer svarene fra 20-60% avhengig av jobbtype. Du kan ha planlagt den perfekte dagen med alle oppgavene du skal løse, men så fikk du den eposten, telefonen, møteinnkallingen. Eller en kollega sier har du 5 minutter? Som selvfølgelig tar en halvtime. Da må du bruke din forståelse av hva som er viktig og hva som haster til å re-prioritere. Den situasjonsforståelsen har ikke KI.
Hva kan jeg få KI-hjelp til for å planlegge og bruke tiden bedre?
Gitt at du har tilgang til trygg KI-chat på jobben, kan du bruke KI til å lage struktur for planlegging. Det kan gi deg oversikt og kontroll og et godt grunnlag for ukentlig og daglig prioritering. Her er fire forslag du kan prøve ut som vil fungere i alle KI-chat programmer.
Skaff deg oversikt og kontroll på et tema
Her er et eksempel på hvordan du får en oversikt over, og forslag til neste handling. Jeg spurte i Copilot chat: Oppsummer beslutninger, uavklarte punkter og hva jeg må følge opp, og så limte jeg inn en epost-tråd med 6 eposter. Det kunne også ha vært en Teams-chat.
Dette tok bare noen sekunder, og gav meg en mye bedre oversikt og struktur som gjorde det mye enklere å følge opp. Prøv selv, både denne, og de andre forslagene.
Chattehistorikken er kanskje ikke det beste stedet å ta vare på KI-resultatene?
Resultatet av dine spørsmål. KI-chatten lagres i historikken. Men, jeg vil jo bruke resultatet videre som grunnlag for videre arbeid. Enten det er oversikt over møtenotater, prosjektbeskrivelser eller oppgaver. Jeg kopierer resultatet til min OneNote notatblokk der jeg organiserer alle mine notater. Da har jeg en oversiktlig struktur som er enkel å arbeide videre med. Her kan jeg også koble oppgaver til Microsoft To do der jeg samler alle oppgaver, prioriterer, og følger dem opp.
Tar du i bruk OneNote til dine og gruppens notater åpner det seg en helt ny verden av muligheter. I workshopen Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop kan dere lære, og komme i gang med OneNote både til personlig bruk, og til felles bruk i Teams der OneNote er et praktisk sted å ha felles møtenotater.
Vil du ha nyttige tips om bruk av Copilot i praksis? Les, og abonner på min nye Copilot blog her