Definer prosjektmålene i Planner før du lager oppgavekortene
Ville det ikke være fint om vi hadde en klar siktlinje fra daglige oppgaver og prosjektoppgaver til våre overordnede mål? Da ville det være enklere å forstå meningen med oppgaven og hvordan gjennomføring av denne bidrar til å oppnå mine og virksomhetens mål?
Gi dine oppgavene mer mening
Dette er et tema som har opptatt meg i mange år, og var til stor hjelp da jeg var leder i Microsoft med mange målområder det skulle leveres på sammen med mitt team. Siden har jeg hjulpet både meg selv og mange andre til bedre resultater med mindre stress. Les gjerne Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?
For egen del bruker jeg kategorier for avtaler i Outlook og for planlagte oppgaver i To do for hvert av mine målområder. Jeg knytter avtaler og oppgaver til kategoriene og får dermed en god siktlinje til mine mål. Slik kommer du i gang: Bruker du nok tid på det som fører til god måloppnåelse?
Hva med våre felles mål?
Noen har formelle målstyrings- og OKR-støttesystemer (Objectives and Key Results), for å sikre at virksomheten når sine strategiske mål. Men disse er gjerne på et så overordnet nivå at det kan være vanskelig å se sammenhengen mellom en daglig oppgave, eller prosjektleveranse, til det strategiske målet.
Mellom overordnede systemer og daglige oppgaver kan vi putte Planner. Det kan være the missing link vi trenger..
Har du laget en Planner i det siste?
Du har kanskje ikke fått med deg at Planner nå har muligheten til å koble oppgavekortene til mål? I Planner Premium har vi hatt dette en stund, men ikke i basisabonnementer som følger med Teams.
La oss si at vi har et overordnet mål om å gjøre bærekraftige innkjøp i virksomheten. Det er et overordnet strategisk mål. For å realisere dette lager vi en plan der vi definerer KPI'er (Key Performance Indicators). De blir våre mål å oppnå i Planner planen.
For å nå disse må vi gjennomføre aktiviteter som igjen består av flere deloppgaver. Jeg kan bli tildelt en rolle både i å gjennomføre aktiviteter og utføre enkeltoppgaver. Med ett blikk på Planner-kortet kan alle se hvordan oppgaven er koblet til det vi skal oppnå.
Hva om flere skal dele på å gjennomføre en aktivitet?
Planner-kortet for å evaluere leverandører kan medføre ganske mye arbeid, så Tina og Petter blir enige om å dele på oppgavene. De snakker sammen og markerer hvem som skal utføre oppgavene på kortets sjekkliste. Nytt er at de nå kan føre en samtale på kortet når de har behov for avklaringer fremfor å bruke løsrevet chat, generell kanalsamtale, eller epost.
Trenger dere å se på nye muligheter for bruk av Planner eller Planner Premium, og få hele gruppen på samme forståelsesnivå? Sjekk ut workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams så kan vi sette opp en tilpasset Smart endring workshop for dere.
Vil du ha nyttige tips om bruk av Copilot i praksis? Les, og abonner på min nye Copilot blog her