Den unike relasjonen mellom Outlook og OneNote 2016

Outlook og OneNote har alltid vært søsken og bestevenner og jeg har brukt begge sammen siden lanseringen av Office 2003.

Ja du leste riktig. Mange har blitt kjent med OneNote i den senere tid, men OneNote har vært med I Office lenge. I 2003 byttet jeg jobb internt i Microsoft og gikk over fra å lede Microsofts services organisasjon til leder for HR i Norge. Da var det mye som skulle organiseres og jeg følte et stort ansvar for at vi arbeidet og samarbeidet godt og brukte den verktøykassen vi tross alt leverte til våre kunder :-)

Fem spørsmål jeg ville ha gode svar på for å kunne jobbe digitalt og effektivt

1. Når jeg ønsker å gjøre møtenotater, hvor gjør jeg det og hvordan finner jeg igjen notatene fra møtet i fjor

2. Hvorfor skal møtereferatet sendes på epost og lande i alle deltakernes postbokser? Er det ikke bedre at det ligger ett sted der alle finner det?

3. Hvor noterer du dine oppfølgingspunkter fra møtet og hva gjør du for å ikke glemme dem og andre oppgaver?

4. Hvor samler jeg mine notater, informasjon jeg finner på nett, gode ideer jeg får via epost og artikler jeg kommer over og som jeg gjerne vil ha lett tilgjengelig uansett hvor jeg er?

5. Hvor lager jeg min aktivitetsplan for ulike HR-tiltak og hvordan overfører jeg oppgaver og møter til min oppgaveliste og kalender?

Med PC-sekken som kontor

Det hører med til historien at jeg jobbet minst ved skrivebordet på jobben, men mer i møterom, hjemme, og på reise så kontoret mitt var i praksis PC-sekken og den ville blitt veldig stor og tung om jeg skulle drasse på permer og papirnotater, så løsningen var åpenbar for meg. Alt må være digitalt.

Med OneNote kunne jeg bli papirløs, gjøre notater hvor som helst og overføre oppgaver og planer til Outlook for oppfølging. Møtenotater og planer kan deles med kolleger så jeg ikke lenger må sende dem på epost. Med Outlook kunne jeg sende møter, og artikler og dokumenter jeg fikk på epost til OneNote. Jeg lærte at Outlook og OneNote er bestevenner.

Stålkontroll med Outlook som oppgavesentral

Mange oppfatter Outlook som et epost og kalenderverktøy, men potensielt kan Outlook være ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy der du samler oppgaver fra epost, fra planer og møtenotater i OneNote, og skriver ned oppgaver du må huske å gjøre.

Outlooks søster blir erstattet av kusinen

OneNote ble utviklet for Windows som alle Microsoft programmer på den tiden, men etter hvert ble OneNote tilgjengelig på Mac, i nettleser og på mobil/nettbrett. Men ikke alle funksjonene fulgte med. Integrasjonene mellom Outlook og OneNote ble borte. For at OneNote skulle bli likest mulig på alle plattformer lanserte Microsoft en kusine til OneNote i Windows 10, en OneNote app der integrasjonene med Outlook mangler. I den siste utgaven av Office for de som har Office 365 erstatter denne kusinen søsteren til Outlook så den siste Office-versjonen med Outlook integrasjoner er OneNote 2016.

Hvordan vet du hvilken versjon av OneNote du har?

Du kan se på OneNote flisen i Windows programoversikten hvilken versjon du har. Windows 10 appen heter bare OneNote, mens office-versjonen er tydelig merket med OneNote 2016

OneNote appen og OneNote 2016 kan leve side om side og du kan bruke begge. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonene med Outlook kan du like gjerne bruke Windows-appen. Den er også likere i design med telefon og nettbrettversjonene og ikke noe dårlig valg.

Her er funksjonalitet som bare finnes i OneNote 2016

I følge Microsoft vil det ikke skje noen videreutvikling av OneNote 2016 og de anbefaler at du bruker OneNote appen i Windows 10. De lover også å legge til de viktigste integrasjonene over tid. Det ser jeg frem til, men i mellomtiden fortsetter jeg med OneNote 2016 som kan:

• Sende Outlook epost til OneNote

• Sende Outlook møter til OneNote og koble møtenotatene i OneNote til avtalen i Outlook

• Opprette Outlook oppgaver i OneNote

• Lagre felles OneNote på filserver og lokalt på PC

• Opprette maler for sjekklister, møtereferat, aktivitetsplaner etc.

Hva om du ikke finner OneNote 2016 på din PC?

Samtidig som MIcrosoft har tatt ut OneNote fra Office-installasjonen har de gjort OneNote 2016 tilgjengelig gratis for nedlasting. Du finner den her: https://www.onenote.com/download

Her gjør Microsoft sitt beste for at du skal bruke Windows-appen, men tillater deg å laste ned OneNote 2016 som de kaller Windows-skrivebord.

Dersom du har 32-bits Office installerer du denne. Her du 64-bits Office velger du Andre alternativer for nedlasting og bruker denne nedlastingslenken.

Om du ikke ve hva du har, prøv den første. Du vil få beskjed om dette ikke er den riktige og da kan du velge den andre.

Ble du inspirert til å utnytte integrasjonene? Få med deg noen kolleger og bestill et 2-timers kurs hos dere i Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Å veksle mellom ulike prosjekter, fokusgrupper og daglig jobb er som å sjonglere med egg

Andelen arbeid som gjennomføres som prosjekter øker stadig og mange er med i flere prosjekter, fokusgrupper, faggrupper og andre aktiviteter som forutsettes prioritert mot annet daglig arbeid i den rollen man har i organisasjonen. Det gjør at vi må kunne håndtere mange typer oppgaver til forskjellige tider. Har du et bra system for det? Hvis ikke kan vil du få noen forslag her.

Prosjekter er en stor del av arbeidet for mange

Utfordringen med å sjonglere prosjektoppgaver, egne oppgaver du må prioritere for å nå dine mål og henvendelser fra andre er vanskelig. Oppgavene kommer gjerne til deg i ulike kanaler. Prosjektoppgavene blir kanskje tildelt gjennom Microsoft Planner, oppgaver fra andre som forespørsler på epost eller i Teams og dine oppgaver, ja hvor er de skrevet ned? I tillegg kommer gjerne oppfølging av aktiviteter du tar på deg i møter …

Prosjektledere elsker planer. Prosjektdeltakere? Not so much.

Prosjektledere lever etter Prince2, Microsoft Project, Wrike, Asana, og mange omfavner nå Microsofts nye planleggingsverktøy, Planner.
Det kan føles godt for en prosjektleder å ha en prosjektmetode og et slikt planleggingsverktøy der alle aktiviteter, ressurser (også kalt mennesker) er kartlagt og kan presenteres i gant-diagrammer og progresjonen kan måles på 1% detaljeringsnivå.

Sjonglere med egg

Men ingenting av dette får prosjektoppgavene gjort. For prosjektdeltakere som opplever at de blir tildelt oppgaver som perler på en snor i epostform, eller enda verre, må oppsøke et prosjektverktøy de ikke har noe spesielt forhold til for å se hva slags oppgaver de skal gjøre og når kan det føles overveldende og distansert fra hverdagen. Særlig fordi mange prosjektdeltakere ikke arbeider 100% prosjektet, men kanskje er ment å bruke 10-40% av sin tid til prosjektet, og resten av tiden til sin "dagjobb".

Da er det lett at de daglige operasjonelle oppgavene får prioritet og prosjektoppgavene kan føles som noe som kommer på toppen av dette. For å løse dette må vi veksle mellom oppgaver og gjøre litt av det ene og litt av det andre. Det gjelder å ikke glemme oppgaver og samtidig gjøre det viktigste oppgavene til rett tid. Det blir som å sjonglere med egg. Vi kan ikke ha for mange egg i lufta. Da mister vi egg, og knuser dem. Men vi kan legge ned noen egg forsiktig og plukke opp andre. Da gjelder det å ha god oversikt over hva som kan ligge og hvilke egg vi må plukke opp i dag.

Hvordan ha stålkontroll på alle oppgaver og levere i tide

Er det mulig å få en oversikt over alle oppgaver på ett sted så du kan gjøre en helhetsprioritering? Ja faktisk er det det :-) Du har allerede ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy som du kanskje ikke utnytter fullt ut. Ja akkurat - Outlook.

Outlook blir ikke borte med det første til tross for Teams, Workplace og andre kommunikasjons-, samarbeids- og prosjektverktøy. Mange kan med fordel bruke Outlook som oppgavesentral og få oppgavene vist basert på når du planlegger å gjøre dem. Dagene består gjerne både av møter og oppgaver som må gjøres mellom møtene. Dette kan du få en visuell oversikt over (bare i Outlook for Windows). Her er et engangs-oppsett du må gjøre for å få til dette.

Oppgaver du får på epost

Eposten kan vanligvis deles i to deler. Epost som inneholder forespørsler og oppgaver du må ta stilling til og gjøre noe med og informasjon du kan gå igjennom og lese når du har tid. Den første delen er det bra å ha kontroll på. Det er ikke alltid du kan gjøre noe samme dag. Det er det smart å bestemme seg med en gang når du vil følge opp ved å høyreklikke på flagget ved siden av eposten og velge dag for oppfølging.

For mere detaljer om dette, se Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Oppgaver du får muntlig, eller du selv kommer på at du må gjøre

Alle forespørsler kommer ikke på epost og sannsynligvis har du også egne oppgaver å prioritere utfra ditt ansvarsområde og dine mål. Ikke gå med dem i hodet. Da blir de lett nedprioritert i forhold til oppgaver som kommer på epost. Skriv dem rett inn i oppgavelisten.

Oppgaver som kommer fra prosjektverktøy

Oppgaver i Microsoft Planner og andre prosjektverktøy sender deg ofte en epost om du blir tildelt en oppgave. Denne kan du behandle på samme måte som andre forespørsler på epost. Eposten inneholde gjerne en lenke til oppgaven i prosjektverktøyet så når du bestemmer deg for å gjøre denne fra oppgavelisten i Outlook kan du bare åpne oppgaven og klikke på lenken så blir du ledet rett til prosjektoppgaven din.

Oppfølging av oppgaver fra møter

Mange gjør digitale møtenotater i OneNote. Det kan være ukemøter, avdelingmøter, prosjektmøter mm. Oppgaver du noterer her kan du flagge for oppfølging i Outlook. Dette forutsetter at du bruker OneNote 2010/13/16. Dette er ikke tilgjengelig i OneNote appen som følger med Windows 10.

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp til å komme i gang med praktisk oppgaveplanlegging der du har fullstendig oversikt over alle oppgaver på ett sted? Jeg lager gjerne et spesialkurs der vi kombinerer elementer fra Smart bruk av Outlook, Smart arbeid og samarbeid med OneNote og Smart samarbeid med Teams og Planner.

Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

Mange av de jeg møter når jeg holder kurs og workshops synes det er rart at jeg har både MacBook og iPad når jeg har jobbet 18 år i Microsoft. Da svarer jeg at mange av mine kunder har både Windows og Mac på jobben og jeg trenger å kunne begge deler.

Alle har mer enn nok digitale verktøy

I de fleste sammenhenger er det ikke om du har Microsoft, Apple eller Google som betyr noe. Alle har en verktøykasse for å jobbe digitalt som er mer enn bra nok. Problemer er at de ikke vet hvordan den skal brukes effektivt for å arbeide og samarbeide i den stadig mer hektiske digitale arbeidshverdagen.

Jeg gikk nylig til innkjøp av en ny iPad Pro, blyant og tastatur. Jeg har valgt den minste modellen med 10,5" skjerm fordi jeg bruker den som et tillegg til PC og synes den er passe stor. Tastaturet var en utfordring. Mange bruker en kombinasjon av omslag og tastatur, men for mine hender synes jeg det blir for smått. Derfor valgte jeg Apples separate Magic keyboard som jeg synes er mye bedre. Det veier ingenting og får lett plass i PC-sekken min.

Microsofts verktøykasse kan brukes på alle enheter

Jeg bruker Office 365 som har egne apper for alle formål jeg trenger å jobber med, også på nettbrett. Jeg har tidligere testet ut om jeg kunne klare meg med Outlook appen for epostbehandling. Den er den samme som telefonappen og selv om jeg foretrekker den fremfor den innebygde Mail-appen mangler den altfor mye til at det blir et bra alternativ til Outlook på PC eller Mac. Sjekking av epost på farten synes jeg det er mer praktisk å gjøre på telefon.

I møter kan det være bra å gjøre notater for iPad

Der et nettbrett som iPad kommer til sin rett er i situasjoner der PC blitt litt for påtrengende og der du vil gjøre skisser og ta håndskrevne notater. I møter føler en del at PC skjermen skaper et skille mellom deg og de andre møtedeltakerne og at et nettbrett skaper mindre skille siden du kan legge det flatt på bordet. Mange er også glad i å skrive i notatboken sin der de kan skrive og skisse med penn. Dette hindrer dem i å bli helt digitale og de må ofte bruke tid i etterkant av møter for å "oversette" dette til digitalt format for deling og for å kunne ha ta vare på notater for fremtiden.

Få et overtak i møtene - lær hvordan!

Håndskriv notater og gjør skisser i møtet

Mitt favorittprogram for møtenotater er utvilsomt Microsoft OneNote. Det bruker jeg både for forberedelser, møtenotater og oppfølging av møter. Jeg har en Microsoft Surface PC der jeg både kan tegne skisser og skrive møtenotater. I et møte har jeg ofte behov for å slå opp i saksdokumenter og annen informasjon jeg trenger i møtet. Det kan jeg da ha i forskjellige vinduer på PC'en. Jeg kan også få håndskrift konvertert til "trykt skrift", noe som er en fordel om jeg skal dele noe av det jeg skriver med andre.

Hvordan bruke iPad Pro effektivt

Jeg valgte en iPad Pro fordi du der kan arbeide i to apper samtidig på skjermen. Det vi si at jeg kan delta i et Teams-møte samtidig som jeg tar møtenotater OneNote. Dessverre har ikke OneNote håndskriftkonvertering, men du kan bruke en app som heter Nebo. Den har utrolig bra skriftgjenkjenning. Noe som klarer å tyde mine kråketær er imponerende. Teksten kan du så overføre til OneNote.

Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Utover er det selvfølgelig fint å ha med seg iPad for andre formål. Jeg leser tre aviser på banen til jobben, løser sudoku og leser Kindle-bøker også her. Mine tidsskrifter Foto og Historie leser jeg i appen Wype. Så når jeg først har med meg iPad av private grunner er det jo fint å bruke den til nyttige ting på jobben også.

Men vil jeg bytte ut PC med iPad? Det tror jeg ikke :-) Men et fint tillegg er det.

Usikker på hvordan du kan se to apper samtidig på iPad Pro?

Åpne først den ene appen, for eksempel Teams. Deretter drar du forsiktig opp fra bunnen av skjermen for å få frem app-menyen. Trykk og hold på for eks. OneNote og dra appen opp og mot venstre kant. Fest den der. Du kan juster hvor mye plass du vil hver app skal ta på skjermen med å dra skillelinjen mellom den til venstre eller høyre.

Samle all informasjon du kommer over i din digitale notisbok

Har du hatt en av disse orange notisbøkene? Jeg husker jeg hadde slike da jeg var barn. Vi skrev blant annet opp bilnummer i dem og sammenlignet hvem som hadde flest fylker. Det var den gang før 1970 da bilskilt startet med Z (Vestfold), Y (Finnmark) og Oslobiler hadde 34-32-45 nummere. I dag kan du skanne skilt digitalt med mobilen og få opp eier, bilmerke mm, men det er ikke så morsomt …

Det å skrive opp ting er heller ikke så lett lenger. Informasjonen er ofte mer omfattende og så vil vi ha med bilder, nettadresser og mer for at vi skal synes det er nyttig. Og ikke minst, informasjonen er allerede digital.

Hvordan tar du vare på nyttig informasjon som kommer din vei på en enkel måte og slik at du lett finner tilbake til den? Web-siden du fant på søk. Et interessant lysbilde du så på et seminar. En epost relevant for den presentasjonen du forbereder.

Jeg samler alt løpende i min digitale notisbok, OneNote. Den har jeg alltid med meg og den blir aldri full.

Her er en oversikt over de verktøyene jeg bruker for å samle all informasjon jeg kommer over.

Informasjon fra Web

Her er min favoritt på PC og Mac OneNote Clipper. https://onenote.com/clipper Den fungerer godt med Edge, Chrome og Safari.

Den klipper ut hele sider, også det som er utenfor skjermen, og med artikkelutklipp får du teksten som tekst og ikke bilde, artikkelbildene blir med, og best av alt, den stripper bort reklamen på Web-siden.

Dele fra mobil

På mobilen bruker jeg delefunksjonen (Her vist på iPhone) der jeg sender siden til min notatblokk for senere bruk.

Du må sannsynligvis velge å legge den til, men det kan du gjøre fra delefunksjonsmenyen

På seminar, eller i en workshop

Jeg ser mange som tar bilde av lysbilder under presentasjoner. De havner gjerne i bildestrømmen, og hvor der bildet når jeg trenger det? I workshops brukes ofte Whiteboard og Flipovere. Så tar vi bilde av alt, men igjen de ligger som bilder på mobilen, men hvor er de når jeg, eller andre trenger dem?

Her bruker jeg OneNote appen på mobilen. Den retter opp og skjerper lysbilder, whiteboard, flipoversider og andre notater og plasserer dem sammen med dine møtenotater, og når du åpner OneNote på PC'en ligger de allerede der sammen med annen relevant informasjon og dine møtenotater. Du kan velge mellom tre forskjellige modi. Vanlig bilde, tavle (bra for whiteboard) og dokument. DU kan prøve alle tre før du bestemmer der for hvert bilde.

Epost og møter

Outlook er bra på å behandle epost og holde rede på møtene dine, men kanskje ikke like bra til møtenotater og til å samle informasjon fra alle kilder. Når du skal forberede og gjennomfør et møte der du ønsker å ta møtenotater og notere oppfølgingspunkter kan du sende møtet til OneNote. Senere vil du finne igjen dine notater enten direkte i din digitale møtebok, men også gjennom en lenke fra avtalen i Outlook.

Send post til OneNote

Epost kan sendes til OneNote og kan lagres sammen med annen relevant informasjon på temaet som bilder, nettinformasjon og dine notater.

På telefonen kan du også videresende epost til OneNote der og da. Du trenger ikke vente til du har PC'en foran deg. Det gjør du ved å sende den til m@onenote.com så er den arkivert der du vil ha den. Gå til oppsett for å sende epost til OneNote for å sette dette opp for deg.

Dine notater, alltid med deg

Når du kommer på noe du må huske, en god ide du vil skrive ned, eller noe du vil sette på handlelisten vil mange se seg om etter en gul lapp eller et stykke papir. Men du har jo allerede din digitale notisblokk i lomma! Noter det rett på telefonen så har du det alltid med deg. Der er den er tilgjengelig på alle dine enheter, som PC, Mac og nettbrett også.

Ble du såpass interessert at du vil lære deg OneNote ordentlig med alle mulighetene? Sjekk ut Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

Du kan ikke kjøpe effektive møter og godt samarbeid

I en organisasjon jeg har jobbet med over tid viste en undersøkelse at lederne brukte i gjennomsnitt 40% av tiden sin i møter. Samtidig jobbet de stadig kvelder og i helger fordi epost og annet arbeid hopet seg opp. Mye av dette relatert til forberedelser og oppfølging av møter.

En dag bestemte de seg for at de ikke kunne fortsette på den måten og bestemte seg for at de ville jobbe smartere og mer effektivt. De etablerte en digital møtebok for ledergruppen i OneNote. Siden dette er en del av Microsoft Office er dette noe alle hadde allerede så ingen nye innkjøp er nødvendig.

Ledermøter på en ny måte

I deres felles møtebok kan alle når som helst legge inn egne punkter de ønsker å ta opp på neste ledermøte. Under møtet går det på rundgang å ta notater og legge inn oppfølgingsaktiviteter. Alle har møteboken oppe på sin PC så alle ser hele tiden hva som blir notert. Etter møtet er hver og en ansvarlige for å følge opp sine punkter. Neste møte starter med gjennomgang av eventuelle oppfølgingspunkt fra forrige møte. Det fører til høy ansvarlighet og sikrer fremgang i arbeidet.

En ny møtehverdag

Ved å innføre digital møtebok basert på OneNote, enkel og utprøvd struktur og systematisk opplæring av alle sparer de i henhold til eget utsagn hundrevis av timer i året samtidig som de har oppnådd bedre oppfølging av møtene og færre misforståelser. Mye av den økte effektiviteten kommer av at de nå kan forberede, gjennomføre og følge opp møter uten en eneste epost!

Verktøy er bra, men opplæring i ny struktur, rutiner og arbeidsform er nødvendig

Noen ganger er vi alt for teknologioptimistiske. Vi tror at har vi bare den rette teknologien, de rette verktøyene vil vi automatisk bli mer produktive, kommunisere bedre, ha bedre møter osv. Det er lite som tyder på at det er riktig. Av og til gjør det bare skade. Å introdusere enda et verktøy føles for mange som en belastning. De fleste har mer enn nok verktøy allerede til å jobbe og kommunisere bedre. Problemet er at de bare blir tatt i bruk dersom noen (les leder) tar ansvar for å etablere struktur, rutiner og opplæring som er nødvendig for å støtte nye ønskede arbeidsformer.

Dette gjør du

Start med ledergruppen. All endring som skal gjennomføres i hele organisasjonen starter fra toppen. Hvis ikke lederne går foran som gode rollemodeller, hvorfor skal resten av organisasjonen følge?

Les mer: Vil du at de ansatte skal samarbeide? Start med ledergruppen!

Når digital møtebok er innført i ledergruppen, kan hver av lederne gjøre det samme med sine avdelingsmøter, ledere av faggrupper kan gjøre det med sine møter og prosjektledere med prosjektmøtene. Det er ikke så mye som skal til. Alle trenger heller ikke inngående kunnskap om OneNote, men det er klart det hjelper på motivasjon og gjennomføring fordi mestringsfølelsen blir mye høyere. Samle ledergruppen, eller avdelingen i 2 timer så etablerer dere struktur og avtaler nye arbeidsformer der og da og lærer å mestre OneNote. Les mer på Smart arbeid og samarbeid med OneNote.

For mer om smart bruk av OneNote i møter, se
Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like

I en del miljøer er Mac det som gjelder, men i de fleste virksomheter er det PC og Windows som er standarden. Jeg jobber både på PC og Mac fordi jeg har kunder som har standardisert på Mac, eller der ansatte kan velge mellom PC og Mac. I de tilfellene ser jeg en god del Windows-brukere som synes det er attraktivt å gå over til Mac når de får anledning til dette.

For tekst, kalkyler og presentasjoner er Office så å si likt på Windows og Mac, der Word, Excel og PowerPoint er de viktigste programmene. For kommunikasjon, planlegging, oppgavebehandling med mer der Outlook og OneNote brukes er det en del muligheter som bare finnes på Windows. For noen er det ikke viktig, men har du tatt i bruk en del av de snedige mulighetene i Outlook og OneNote for Windows kan det hende du blir overrasket om du går over til Mac.

Oversikt over total arbeidsbelastning

Det jeg savner mest på Mac er muligheten til å se oppgaver i sammenheng med kalenderen. I Outlook for Windows kan du vise oppgaver under kalenderen pr. dag. Dette er bra fordi det gir et visuelt bilde av din totale arbeidsbelastning med både møter og arbeid du planlegger å gjøre mellom møtene.

På Mac kan du ikke få til det samme, men du kan se både avtaler og oppgaver samtidig om du bruker to vinduer der kalenderen er i ett vindu og oppgaven i et annet du så kan se dem ved siden av hverandre. Ikke så elegant, men det fungerer.

For å vise Outlook i flere vinduer må du ty til et lite triks. Om du står i epostvisning åpner du først et nytt vindu med epost, og deretter kan du bytte til en hvilken som helt annen visning, enten det er kalender eller oppgaver. Du kan ha så mange vinduer du vil, så om du har stor skjerm, eller to skjermer kan du ha både epost, kalender og oppgaver oppe samtidig. Da får du god oversikt og slipper å bytte mellom dem hele tiden.

Jeg savner også automatiseringsmuligheter med Hurtigtrinn, sende møteinvitasjon med lenke til felles møtebok i OneNote, støtte for Outlook oppgaver i OneNote og en del annet, men dette er det sannsynligvis ikke så mange som vet om, og savner uansett :-)

For mer detaljer, se Vurderer du å gå over fra PC til Mac på jobben? Sjekk forskjellene på ditt viktigste jobbverktøy først

Det kommer også stadig nye muligheter i Mac-versjonen som ikke var der for 1-2 år siden, så forskjellene mellom Outlook og OneNote på PC og Mac blir mindre og mindre. For de som bruker Office 365 og har mulighet til å bruke Microsoft Teams er det faktisk ingen forskjell mellom PC og Windows og det er nok den veien det går fremover.

Praktiserer dere målstyring på jobben? Har du et opplegg som sikrer at du når målene dine?

DU bør helst ha en plan for å nå målet

Mange i dag blir ikke målt på hvor mange timer man jobber, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. Dette passer bra for mange fordi det gir fleksibilitet og mulighet til å selv styre egen arbeidsdag. Likevel er ikke dette uten problemer. Kravene til resultater øker hele tiden og det er opp til hver enkelt av oss å finne ut hvordan vi skal takle dette. YS arbeidslivsbarometer viser at 70% av oss opplever at presset for å produsere mer på kortere tid bare øker.

Den vanskelige jobben begynner når målene er satt

Jeg har jobbet med og i flere selskaper der man har gode prosesser for målsetting. Problemet er at når målene er satt er det ofte ikke struktur og prosesser på plass for å hjelpe en å oppnå målene. Nå er det opp til deg å finne ut hvordan!

Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg måneds- eller kvartalsmøtet der man skal gi en status på hvordan vi ligger an til å nå målene. Det møtet vet jeg mange gruer seg til. Hvordan ville det føles å gå inn i et slikt møte med følelsen av kontroll og visshet om at målene er innen rekkevidde?

Ikke gå i aktivitetsfellen

Retningsløs aktivitet spiser av tiden du skulle brukt på å nå dine mål sier BI forsker og filosof Øyvind Kvalnes.

Jeg har arbeidet hele mitt yrkesliv i organisasjoner med klare mål og som har vært opptatt av at alle som arbeider der bruker maksimalt av sin tid på aktiviteter som fører til gode resultater. En aktivitet har ingen verdi om den ikke fører en ett skritt nærmere målet. Ledelsesguruen Peter Drücker har en treffende beskrivelse på dette, nemlig aktivitetsfellen som er den man går i når man blir så ivrig til å gjennomføre masse aktiviteter at man glemmer hvorfor man gjør dem.

Hva skal til for å oppnå bedre resultater med mindre stress?

Vi må finne en balanse mellom planlegging og gjennomføring som gjør at vi kan levere balansert på våre målområder med god kontroll og trygghet på at vi har kontinuerlig fremgang. Når vi har følelsen av kontroll reduserer vi også stressnivået. For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet.

Gjennomfør en firepunktsplan for å nå dine mål

For å kunne etablere en klar siktlinje fra mine overordnede mål til daglige aktiviteter bruker jeg en firepunktsplan der jeg starter med mine fokusområder som du også kan kalle målområder, objectives eller andre begreper som brukes i din virksomhet. Fra det jobber jeg meg nedover helt til det blir klart hva jeg skal gjøre i dag og i neste uke for å være sikker på å hele tiden prioritere oppgaver som leder til de ønskede resultatene.

De to første skrittene sikrer god planlegging og de to siste gjennom­føring av planen.

Delta på dagsworkshop 31. januar for å etablere din 2018-plan og et rammeverk for prioritere oppgaver som leder til bedre måloppnåelse med mindre stress

Vil du ha hjelp til å etablere planen og et solid digitalt rammeverk for å prioritere oppgaver som ledert til gode resultater kan du og de du jobber sammen med å delta på dagsworkshop i Smart måloppnåelse i en digital tid 31. januar. Er dere flere kan det også være en god ide å vurdere en bedriftsintern workshop. Ring meg gjerne på 90173524 for en uforpliktende prat, evt. send meg en epost på bjorn@smartendring.no

---

En avdeling hos en finansinstitusjon opplevde at alle hadde utrolig hektiske hverdager som førte til at alle ble veldig operasjonelle og ikke fikk jobbet nok med å nå strategiske mål. Gjennom en tilpasset dagsworkshop laget de handlingsplaner der hvert teammedlem brøt ned de de langsiktige målene i mindre aktiviteter som lot seg kombinere med de daglige gjøremålene. Gjennom dette ble det mulig å levere både på kortsiktige og langsiktige mål. 

---

Eksempel på hvordan din plan kan se ut i OneNote som resultat fra workshop

Leser du artikler på nett i julen? Ta vare på de gode i OneNote!

Utklipp fra New York Times Business

Det er dårlig med papiraviser og tidsskrifter i julen, så flere enn vanlig holder seg oppdatert og leter etter gode artikler på nett. Noen av disse blir vi ikke ferdig med, eller vil ta vare på til senere.

OneNote Clipper er et fantastisk verktøy til å gjøre dette. Den går utover det å ta et skjermklipp som bare gir deg et bilde, men gir deg hele artikkelen med tekst du kan redigere samt alle bildene. Den tar til og med bort reklamen som ofte ligger mellom avsnitt i artikler på nett.

Installasjon av OneNote Clipper i nettleser

Jeg har testet OneNote Clipper med Safari, Chrome på Mac og Windows, og med Edge. Alle fungerer helt likt og veldig bra. Det fungerer på Internet Explorer også, men installasjonen er litt annerledes.

For å bruke OneNote Clipper må du ha et sky-abonnement fra Microsoft. Om du har Office 365 på jobben kan du bruke dette. Ellers må du ha en gratis Microsoft konto 

Kjenner du ikke til OneNote?

Har du Office har du det allerede OneNote. På Windows, trykk Start og skrive onenote så vil du få opp OneNote 2010, 2013, eller 2016. Det finnes også en gratis OneNote-versjon for Windows 10. Denne heter bare OneNote. Den kan også brukes, men den versjonen som følger med Office er bedre og har flere muligheter.

For flere ideer om hva du kan bruke OneNote til, skriv OneNote i bloggens søkefelt så får du mange tips. Vil du ha en hurtigstart kan du som mange andre delta på 2-3 timers lynkurs der du lærer å arbeide og samarbeide smartere med kolleger og samarbeidspartnere for felles aktiviteter, og forberedelse, gjennomføring og oppfølging av møter ut å sende en eneste epost. Få mer informasjon på Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Vi har 4 måneder igjen av året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå årsmålene dine

Kommer du til å ha gode resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter. Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.

Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. 

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Før i verden hadde mange inklusive meg en god struktur på dette gjennom sin Time Manager eller tilsvarende planlegger som vi alltid hadde med oss. I vår digitale hverdag er dette på mange måte blitt mer komplisert. Men det finnes gode måter å løse dette på der du alltid har med deg din plan og oversikt over alle aktiviteter og oppgaver enten det er på PC, telefon, eller nettbrett. Vil du ha hjelp til struktur og innhold og til å bruke en digital planlegger kan du sjekke ut Smart måloppnåelse i en digital tid

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Utbredelsen av Office 365 i Norge er imponerende. Sannsynligvis har mer enn halvparten av norske bedrifter og offentlig virksomhet tatt dette i bruk. Det vil si de har kjøpt det, men det varierer sterkt i hvilken grad den ansatte har tatt i bruk de nye mulighetene. Det er synd fordi dette er en perfekt verktøykasse for alle som ønsker fleksibilitet i hvor og når man jobber.

Hva er Office 365?

Kort sagt kan nå virksomheten kvitte seg med lokale servere der mange i dag har lagret dokumenter og epost, og du som bruker kan jobbe med alle dine dokumenter, notater og epost på PC, Mac, telefon og nettbrett fra hvor som helst uten å trenge VPN eller Citrix-løsninger for å få tilgang. Du kan sågar gå bort til en flyplass-PC, logge på med din vanlige bruker og ha samme tilgang i nettleseren.

Hvordan kan du vite om du har Office 365?

Ja, det er et relevant spørsmål fordi det er ikke alltid IT-avdelingen forteller deg dette. Det du gjør for å sjekke er å åpne nettleseren din og skrive portal.office.com på adresselinjen. Da kommer du til en påloggingsside. Oppgi din epostadresse og ditt vanlige passord. Om du har Office 365 vil du nå komme til en nettside som viser deg de nye mulighetene. Om du ikke kommer inn har du sannsynligvis ikke tilgang til Office 365.

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Det er ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig som vist på bildet. Noen gange fjerner IT det de ikke vil du skal bruke av ulike årsaker. Under skal jeg beskrive de mulighetene du som vanlig bruker har for personlig bruk basert på standard oppsett av Office 365.

Outlook

Ved å trykke på de ulike flisene starter du de enkelte appene i Office365. Ja vi kaller dem apper nå, akkurat som på telefonen. Legg også merke til at Outlook-funksjonene nå er fordelt på ulike apper. Du finner E-post, Kalender, Personer(kontakter) og Oppgaver akkurat som på telefonen, Istedenfor å være samlet i ett program slik vi kjenner det fra skrivebordprogrammene på PC og Mac. Fra denne siden kan du også laste ned og installere den nyeste versjonen av Office skrivebordprogrammene på inntil 5 PC'er. Det vil si du kan gjøre det både på jobb-PC'n, og på Macen hjemme uten at det koster jobben noe mere.

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive for Business

Det som gir deg mulighet til å ha tilgang til, og jobbe med dokumenter og notater overalt er OneDrive. Det er ditt personlige lagringssted som bare du har tilgang til, men hvor du også kan dele utvalgte dokumenter med kolleger og samarbeidspartnere. Denne erstatter "Mine dokumenter" på PC, eller P: og tilsvarende personlig lagringsområde på en server. Fordelen med OneDrive er at alt som ligger der har du tilgang til fra en hvilken som helst PC med nettleser samt telefon og nettbrett gjennom egne apper. Du kan selv flytte dine dokumenter til OneDrive.

OneNote

Din mulighet til å samle informasjon om alt mulig som i en utklippsbok og organisere løse notater. Dette er "the Swiss army knife" i Office-samlingen, men ikke så godt kjent av mange selv om den har vært en dal av Office siden 2003 :-)
Du kan arbeide og samarbeide med andre om aktiviteter, forberede møter, føre møtenotater og referat samt følge opp dine oppgaver etter møtet. Det beste er at notatbøkene fungerer supert på telefonen slik at du alltid har notatene dine med deg og kan gjøre notater der du er. Du kan også knipse bilder av tavler, lysbilder og dokumenter og legge dem rett inn i din digitale notatbok. Du finner igjen alt på din PC senere og kan bearbeide notatene videre der.

Skype for Business

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

Du kjenner kanskje "vanlig" Skype der du kan utveksle meldinger og ha videosamtaler? Det som er den store forskjellen til Skype for Business er samarbeidsmulighetene. Du kan jobbe sammen med en kollega på et annet sted om dere satt i samme rom med å se på- og redigere et felles dokument, ha team-møter der du har digital tavle som fungerer som whiteboard i et vanlig møterom og gjennomføre engasjerende presentasjoner som om tilhørerne satt i samme sal. Er du på farten kan du delta i møtet fra telefonen der du ser både de andre deltakerne og PowerPoint-presentasjoner i møtet.

Teams og Planner

For grupper som jobber tett sammen i det daglige, eller i et prosjekt, finnes det nå en rekke samarbeidsfunksjoner som er brukerstyrt. Det vil si at ikke trenger å spørre IT om hjelp til å etablere en samarbeidsplass for deling av dokumenter og notater. Du kan opprette samtalerom for ulike tema og ha ad-hoc Skypemøter med de andre i teamet. All historikk i meldinger og annen informasjonsutveksling blir lagret så om du er borte en dag, eller om det kommer inn et nytt teammedlem i morgen ser man hva som har foregått tidligere. 

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams bygger på grupper. Det gjør også Planner som gir deg mulighet til å sette opp prosjekter med aktiviteter og oppgaver som kan fordeles til ulike teammedlemmer, samt organisere alle prosjektdokumenter og prosjektkommunikasjon.

Sway

Et utrolig morsomt verktøy for nettpresentasjoner. Dette må du nesten bare prøve. Her kan du fortelle en historie med bilder tekst og video som fungerer like bra på mobil og nettbrett som på PC. Se her: Bruk hodet til å være kreativ - ikke til å huske detaljer

Jeg går ikke gjennom resten av appene ettersom de stort sett bare er relevante dersom organisasjonen har valg å ta dem i bruk, slik som SharePoint.

Vil du lære å ta i bruk de nye mulighetene og skaffe deg frihet til å arbeide hvor som helst på PC, Mac, nettbrett og telefon? Sjekk muligheter for opplæring på Smart endring.

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Har du problemer med å finne møtereferatet, eller egne møtenotater med dine oppfølgingspunkter?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Har du opplevd slike ukemøter?

Eller, du tar egne notater i møteboka, eller på løse ark. Hmm. Møteboka ligger visst igjen hjemme i dag, og hvor ble det av det arket jeg noterte på i møtet?

Hvordan kan du ha bedre kontroll på dette og være sikker på å både finne alle dine møtenotater og følge opp dine oppgaver?

For å løse dette foreslår jeg at du og de du har regelmessige møter med går over til digital møtebok. Har du Microsoft Office har du allerede en super digital notatbok du kan bruke til møter i OneNote. Det fine med den er at du kan notere på en iPad i møtet, viderebehandle oppfølgingspunkter på PC, og ha slå opp møtenotater og oppfølgingspunkter på telefonen når du er på farten.

---

Den beste bruken av iPad på jobben er ...

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

---

Når du har oppsettet klart for å ta kontroll over møtenotater og oppfølgingspunkter gjelder det å bruke det. Her er 3 ting du bør gjøre kort etter møtet er ferdig:

1. Gå igjennom notatene i etterkant så fort som mulig mens du fremdeles har det friskt i minnet og forstår hva du har ment med det du har notert. Kanskje du bør skrive litt mer utfyllende der du bare har notert stikkord. Tenk at du skal forstå hva dette er når du trenger notatet om ett år.
2. Er det oppfølgingspunkter du kan gjøre med det samme så gjør dem nå. For eksempel om du har lovet å sende noen informasjon om noe. Når noen lover meg å gjøre dette får jeg det normalt ikke om jeg ikke purrer.
3. Bestem når du skal følge opp det du ikke kan gjøre nå. Bruker du Oppgaver i Outlook kan du flagge oppgaven direkte i OneNote så får du den i oppgavelisten direkte. Bruk evt. det oppfølgingssystemet du har for å prioritere oppgaver.

Er du glad i gule lapper? Bruk i alle fall den digitale versjonen :-)

Gule lapper har sine fordeler. De er lett tilgjengelige og lett å skrible noe ned på i farta. Men, de blir også lett borte, og i likhet med annet papir kan de bare være ett sted. Den lappen du skrev ved skrivebordet ditt er ikke særlig tilgjengelig når du er på farta et sted. Det finnes mange ulike løsninger for erstatte disse med digitale varianter og et utall av telefon-apper.

Jeg forsøker å holde meg til så få løsninger og apper som mulig. Ellers blir den digitale verdenen bare mer og mer kompleks. Bruker du Outlook på jobben og iPhone har du allerede en løsning med digitale gule lapper som er tilgjengelig for deg på telefon og på PC.

Dersom du allerede synkroniserer e-post til telefonen og ikke har gjort neon spesielle endringer på oppsetter er synkronisering også satt opp mellom Notater i Outlook og Notater appen på iPhone. Bare prøv.

Personlig foretrekker jeg å skrive mine notater inn i OneNote, eller som Outlook oppgaver, men jeg vet mange ikke bruker dette, og da er dette en grei løsning. For mer om å bruke oppgaver i Outlook se Har du gitt opp å bruke oppgaver / tasks i Outlook?

Uansett, kvitt deg med papirlappene :-)

Du kommer til å få 20% mindre ressurser hvert år!

Press

Kontinuerlig forbedring er ikke lenger nok. Vi må gjøre et kvantesprang i effektivitet for overleve og lykkes som leder eller kunnskapsarbeider i en verden med stadig mer informasjon og økende omløpshastighet. I henhold til en internasjonal undersøkelse utført av Corporate Executive Board forventer ledere at de selv og deres team må levere 20% bedre resultater år over år. For mange er tiden man er tilstede på arbeidsplassen av mindre og mindre betydning. Det man blir målt på er ikke lenger timer, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. YS arbeidslivsbarometer 2014 viser at andel som opplever at presset for å produsere mer på kortere tid har økt fra 40% til 70% de siste 5 år.

Jobb smartere, ikke hardere sies det. I en digital verden klarer vi ikke å henge med uten å selv ta i bruk digitale verktøy. Mange bruker hodet til å behandle informasjon teknologien kan gjøre mye bedre. Da blir det ikke nok kapasitet igjen til å være innovativ og nå stadig mer krevende mål.

Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Etter hvert som omløpshastighet og informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å «skjøte på» hjernen med digital informasjonsbehandling. Først med hullkort, og i dag med skylagring i store datasentre, PC’er og smarttelefoner.

Når vi overlater lagring og gjenfinning til vår «hjerneutvidelse» lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.

Du trenger sannsynligvis ikke skaffe deg noen nye verktøy. De fleste har allerede mer enn nok verktøy. Du må bare lære deg å bruke dem og akseptere at det innebærer at du må arbeide på en annen måte enn du har gjort i år etter år. Trenger du hjelp kan du jo vurdere en 2-timers workshop om Smart arbeid og samarbeid i den digitale hverdagen sammen med egen PC. Ta gjerne med noen kolleger så  jobber dere smartere sammen også :-)

Husk! Glødelampen kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset, og LED-pæren ikke som en videreutvikling av glødelampen. Av og til må vi bryte med det gamle for ta et kvantesprang i effektivitet

Blir dagens ledere styrt av mailboksen?

Arbeidstid

En stor del av lederes arbeidsdag er hendelsesdrevet og det blir ofte lite tid igjen til planlegging og gjennomføring av aktiviteter som skaper gode resultater. Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster hjulpet av prosesser og saksbehandlersystemer. Når arbeidstiden er slutt går man hjem og fortsetter der man slapp dagen etter. For en leder er ikke arbeidsdagen over før jobben er gjort. Ledere er ikke målt på arbeidstid, men må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå avtalte mål. For mange ledere fører det til at de aldri har helt fri og hele tiden tenker på alt de skulle gjort. Dette er utfordrende både for lederen selv og for familien. I følge YS arbeidslivsbarometer 2014 opplever 2/3 av lederne i større og mindre grad at jobben går ut utover familielivet.I den digitale hverdagen de fleste av oss nå lever og arbeider i er det e-posten som for mange skaper de fleste hendelsene. I praksis kan man si at Outlook blir lederens «saksbehandlersystem».

VI kan ikke ignorere Innboksen ettersom både medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder forventer å kunne kommunisere på e-post og at henvendelser blir besvart inne rimelig tid. Med kalenderen tapetsert med møter blir det vanskelig å holde tritt så da blir det kveldsarbeid. Samtidig finner mange ikke tid til å jobbe med det de egentlig trenger å gjøre. Hvordan finner du den rette balansen mellom å reagere på e-post og gjennomføre egen plan og uten at du må jobbe døgnet rundt?

ledlys

Ett vanlig utsagn som beskriver nødvendige paradigmeskifter er "Glødelampen kom ikke til som en videreutvikling av stearinlyset". Jeg vil hevde at vi har et tilsvarende behov for et paradigmeskifte for arbeidsformer. For å holde oss til analogien med lys kan vi se på de nye LED-lyspærene. Utenpå ser lyspæra ikke nødvendigvis veldig forskjellig ut, så man kan lett bli lurt til å tro at det er en evolusjon. Det er ikke riktig! Overgangen fra analog til digital har krevd nytenkning og endring. Dette er et digitalt kvantesprang.

Skal vi stadig behandle mer digital informasjon på kortere tid og nå mer krevende mål må vi som ledere også gjøre et digitalt kvantesprang. Da er et naturlig å se på det verktøyet de fleste av oss bruker fra den første kaffekoppen om morgenen og i mange perioder gjennom arbeidsdagen, nemlig Microsoft Outlook. Dette er mye mer enn et e-postverktøy og har potensial til å være lederens beste digitale planleggings og prioriteringsverktøy.

Ved å utnytte mulighetene i Outlook kan man ta kontroll over egen hverdag og prioritere arbeid som gir resultater. Hvordan?

Først må vi ta kontroll over Innboksen. Gjør vi ikke dette vil mange ha konstant dårlig samvittighet. I tillegg hindrer vi medarbeidere og andre å komme videre i sitt arbeid dersom e-posten er en flaskehals hos lederen.

Det jeg har sett mange gjøre når de kommer på jobben er å hente seg en kopp kaffe, åpne PC'en, og så gå rett inn Outlook for å sjekke e-posten. Du begynner gjerne på toppen med den som er kommet inn sist, leser litt på den og tenker at den må jeg gjøre noe med, men ikke akkurat nå. Nå skal jeg straks i et møte. Så går du videre til neste. Den må jeg gjøre noe med senere i dag! Og den neste, den må jeg huske på å gjøre noe med i morgen. Slik fortsetter du og får fort 8-10 halvleste eposter. Så går du i et møte, og når du kommer tilbake må du begynne på nytt, for du har jo ikke gjort noe med de epostene du har lest. I tillegg er det kommet en del nye på toppen!

I en hektisk hverdag med mye møter og andre oppgaver er det ikke lett å holde tritt. Listen over e-post du skal gjøre noe med blir bare lenger og lenger. På denne måten blir det du ser på skjermen bare er toppen av isfjellet. Under vannet ligger det en ukjent antall timer med arbeid. Hver gang du har litt tid forsøker du å smelte isfjellet. Du åpner en e-post og tenker - kanskje jeg kan behandle denne nå? Nei, den rekker jeg ikke nå. Kanskje denne?

Du ender med å åpne hver e-post mange ganger før du endelig får gjort noe med dem og det er veldig lite effektivt. Kjenner du deg igjen? Det gjelder å gjøre deg ferdig e-posten du har åpent slik at du kun behandler den en gang i Innboksen. Det du ikke kan besvare, delegere, eller slette med en gang kan du flagge for oppfølging der du bestemmer tidspunktet ved å stille deg spørsmålet: Hvor viktig er oppgaven og hvor mye haster den? Ja, det krever selvdisiplin og innarbeiding av en ny arbeidsvane for å få det til, men belønningen er stor. Erfaring viser at dette sparer deg minimum 20 minutter om dagen. Høres lite ut? Vel, det blir to arbeidsuker i året :-) Har du noe du kan bruke dem til? I tillegg kommer den gode følelsen av å være ajour.

For flere detaljer om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Med Innboksen under kontroll gjelder det å lage en prioritert plan for arbeidet der noen av oppgavene kan ha kommet inn via epost, men som leder har du sikkert en egen plan å gjennomføre og hvor skriver du opp de oppgavene du må gjøre for å gjennomføre planen? Nå har du allerede en del oppgaver i Outlook så det beste er kanskje å skrive inn dine egne oppgaver der også? Da har du alt samme sted. Får du til dette er det mye enklere å balansere arbeid du må gjøre for å nå dine mål og arbeid du må gjøre for å støtte andre. Klarer du å planlegge din neste uke på denne måten er det ikke urealistisk å omprioritere fra en halv til en hel dag i uken. Resultatet er at du oppnår bedre resultater fordi du ikke blir slave av Innboksen og arbeider med de riktige oppgavene. For praktiske tips om dette, se Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning

Denne bloggen står også på trykk i Ledernytt 03/2015

Overrask deg selv og andre med å ha en plan for neste år før året starter

Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?

Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:

Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.

112514_2047_Ikkekombakp1.png

Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)

Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/

Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Nyhet! Del, kommuniser og samarbeid med grupper i Office365. Dropp intern e-post!

Har du Office365 på jobben? Vet ikke? Det kan du fort finne ut. Gå til https://outlook.office.com/ og forsøk å logge deg på. Vanligvis må du ha en pålogging på formen fornavn.etternavn@organisasjon.no Kommer du inn vil du se et bilde lignende dette.

Der ser du en ny inndeling der hvor mappene dine er som heter Grupper. Nå kan du legge til en gruppe. Her er hvordan du gjør det i fire trinn.

Du, og de du har invitert til gruppen kan nå ha samtaler, dele dokumenter og notatbøker og ha en felles kalender. Du må nesten bare prøve det ut. Når du har opprettet gruppen kan du laste ned appen til iPhone, Android og Windows phone.

Dette gir dere muligheten til å samarbeide fra en hvilken som helst nettleser, fra PC og mobil. Har du fått den helt nye Outlook 2016 på PC'en din støttes grupper også her.

For mange kan grupper erstatte spesialiserte løsninger som ikke henger sammen med Office på samme måte som grupper i Office365 gjør. Det gjør det også mulig for vanlige brukere å opprette dette uten å spørre IT, og kan være enklere enn å opprette samhandlingsrom på en SharePoint løsning.

Send meg gjerne noen ord med dine erfaringer, eller spørsmål. Enten som en kommentar her, eller på Bjorn@SmartEndring.no

Jeg kommer til å arbeide med å finne relevant bruksområder for dette som kan bidra til smartere arbeid og samarbeid. Får jeg dine innspill lover jeg å dele tilbake igjen gode tips og råd for bruk av grupper.