Ikke vær en spammer i Teams!

I flere virksomheter jeg er engasjert i rundt smart bruk av Teams hører jeg den samme bekymringen. "Jeg får varsler hele tiden på saker som egentlig ikke er så relevant for meg". Når jeg graver litt i dette viser det seg at mange misforstår bruken av  å nevne @kanalnavn. De tror gjerne at de da nevner "medlemmer" av kanalen, og finner dette enklere enn å nevne alle relevante med @navn. Men, alle i Teamet som har kanalen synlig får varsel. Og ingen får et personlig varsel som de finner igjen i @Omtaler. Så om du mente å få noen til å gjøre noe fungerer ikke dette.

Les mer om omtaler i: Nå kan du få med deg nye Innlegg i Teams uten stress

Bruk merker som distribusjonsliste

I Outlook er vi vant til å kunne lage, og bruke distribusjonslister for en gruppe vi ofte vil sende epost til. Det kan du også gjøre i Teams. Her oppretter du merker, og når du vil adressere en Teams-melding i en kanal til dem bruker du @merkenavn. Les mer om hvordan du oppretter merker her: Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger

Nytt! Du kan nå vise Merk omtaler på samme måte som personlige omtaler

La oss si at vi er en gruppe som skal gjennomføre tilsyn med sikkerheten i virksomheter. Vi er flere som kan ta slike oppdrag, og vi har en Tilsyn-kanal der vi samarbeider om dette. Kanalen er en av mange kanaler i et Team, og alle medlemmer i Teamet kan be oss om å gjennomføre et tilsyn.  Vi oppretter et merke som heter Tilsyn og som medlemmer i Teamet kan bruke når de vil be om dette. Når de bruker dette merket vil bare de som er medlemmer av merket få en varsling, og vil kunne respondere på denne.

Ikke trykk på brannalarmen

Dersom du bruker @teamnavn får alle Team-medlemmer et varsel selv om både Team og kanal er skjult. Det skriker alarm! og må brukes med forsiktighet. Ikke bruk denne bare fordi du synes det er noe alle bør lese.

Dette er en kulturell sak, og det er lurt å snakke sammen om praksisen med å nevne Team og Kanaler. Men, er dere veldig plaget med dette kan Team-eier begrense denne bruken. Både merker, og valg om bruk av Team- og kanalomtaler må gjøres for hvert enkelt Team.

Administrasjon av Teams er Team-eiers ansvar

Teams er i all hovedsak administrert av Teamets eiere som inviterer deltakere, og bestemmer retningslinjer for hva disse kan gjøre i Teamet. Ofte er dette ledere og team-koordinatorer. Skulle dere ha behov for å styrke Team-eierne i sin rolle kan dere vurdere workshopen Smart administrasjon av Teams for Teameiere — Smart endring AS