På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter
/De færreste av dagens møterom er laget for hybridmøter. De er laget for at alle sitter rundt et bord. Da ser alle hverandre. Ja flere møterom har faktisk runde bord som er optimalt for dette formålet. Så fikk vi prosjektor eller skjermer inn i rommet og vi måtte finne en måte å organisere rommet på så alle kunne se presentasjonen uten å skygge for hverandre. Da fikk vi de beste resultatet ved å sette skjermen på kortsiden av møterommet så alle kunne se presentasjonen og den som presenterer i rommet ved å vende seg dit.
Men hva om bare noen møtedeltakere befinner seg i rommet, og noen på skjermen i møterommet?
La oss si at det er et møterom til 10 personer og et vanlig rektangulært møtebord men kan gå rundt. Da er det gjerne 2 meter fra skjermen med Web-kameraet til bordenden og langt ned til enden av bordet der noen gjerne liker å sitte. For de som er i rommet ser man noen frimerkebilder av de på skjermen, og de som deltar fra et annet sted enn møterommet ser de nederst ved bordet som små figurer. Det er vanskelig å se hvem som snakker, og når to nederst på enden snakker sammen blir det håpløst for de utenfor rommet å følge med.
Deltakere i møterommet glemmer de som er med på skjerm
I en undersøkelse jeg nylig gjennomførte om hybridmøter er det klart største problemet for deltakere som ikke er i rommet at de føler seg glemt og har vanskelig for å følge med på hva som skjer i møterommet. Standardoppsettet i møterommet må ta mye av skylden for dette, selv om vi også må være bevisste på at et hybridmøte ikke er som andre møter og vi må gjøre noe litt annerledes.
Les konkrete tips om dette i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter
Hva kan vi gjøre for å gjøre møteopplevelsen bedre for alle? Kan vi gjenskape et oppsett der vi alle sitter rundt det samme bordet så alle kan ha god kontakt med hverandre? Skulle vi startet på nytt ville arkitekten kanskje kommet opp med noe som vist her?
Gitt at det er urealistisk og kostbart å lage spesialbygde møterom for de fleste, hva kan vi gjøre som ikke koster noe?
Her er tre ideer til nytt møteromsoppsett
Møterom med 360 graders kamera som viser alle rundt bordet
Sett opp en stor skjerm på langsiden av møterommet. Deltakerne setter seg på motsatt side av bordet. Om mulig kan du jo skyve bordet inntil veggen der skjermen står. Da blir det som om dere sitter på hver sin side av bordet.
Kast ut møtebordet og erstatt det med mindre bord slik som ofte brukes i kursrom. Arranger dem i vinkel slik at alle i rommet ser hverandre og deltakerne utenfor rommet utgjør den tredje siden i trekanten.
Dropp møteromsskjermen og sette opp et 360 grader kamera midt på møtebordet. Alle i rommet må være med i møtet fra egen PC. Da kan man se både de som er i rommet og de som er med utenfra på egen skjerm. Når du snakker kan du veksle mellom å se inn i eget Web-kamera og på de som sitter i møterommet.
I tillegg, her du ikke et møteromsystem, husk at lyden faktisk er viktigst. Du kommer langt med en enkel møteromshøyttaler koblet til en av PC’ene i rommer. Alle andre slår av sin lyd, men alle har på video. Les mer om dette i Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet
Har du erfaringer og gode tips du kan dele? Kommenter gjerne under, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no så kan jeg dele videre til alle her i bloggen.
