Jeg orker ikke hybridmøter!

"Jeg orker ikke hybridmøter!" har jeg hørt mange si. Det er ikke rart dersom du bare har hatt dårlige opplevelser med dette.

Jeg vil gjerne, men jeg vet ikke hva jeg skal gjøre! For å kunne endre oss trengs både motivasjon og ferdigheter. Mange oppfatter hybridmøter som veldig vanskelige og gir en dårligere følelse enn da alle satt hjemme på hver sin skjerm. Noen jeg har snakket med sier at det er håpløst å ha møter der noen sitter i et møterom og noen deltar hjemmefra. Da får vi heller sitte på hvert vårt kontor (om vi har det). Det er tydelig at manglende motivasjon og ferdigheter gjør det vanskelig å komme frem til at hybridmøter kan være helt OK.

Hvorfor må vi ha hybridmøter?

Det er ikke noe nytt at en kollega plutselig ikke kommer på kontoret til et møte. Jeg har et barnebarn som nettopp har begynt i barnehagen. På dag tre hadde han litt feber og måtte være hjemme. Da må far eller mor være hjemme, men kan likevel jobbe en god del. Før kunne vi se på dette som et unntak. Nå er det regelen, selv om man ikke har syke barn. Når vi først sitter der i møterommet vil de fleste være enige i at det er upraktisk å spre seg i kontorlokalet for å ha møtet.

Tina må være med hjemmefra i dag, men hun får få med seg det han klarer

Godtar vi at de som ikke er i møterommet ikke er fullt inkludert i møtet? En del mener nok at om de ikke kommer på jobben for å delta i møtet kan de ikke forvente at alle andre skal ta hensyn til det. Vil vi ha det slik? Mange mener nei, alle må inkluderes og ha de samme mulighetene til å delt aktiv i møtet uansett. 

Er det en teknisk utfordring?

I noen tilfeller er det en teknisk utfordring, og den største er at de utenfor møterommet ikke hører hva alle sier. Men med det enorme oppsvinget i møterom med gode møteromssystem er det andre utfordringer som kan være enda viktigere å ta tak i for å sikre god involvering av alle. Vi må både ville at alle skal være inkludert, og vi må vite hvordan.

Hvordan forbereder vi, gjennomfører og følger opp et godt (hybrid)møte?

Den tekniske- og organisatoriske delen er den enkleste å løse. Les om dette i På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men det at vi alle blir overbevist om at det er mulig å både få bedre møter, og kunne gjennomføre dem på en god måte uansett om man deltar fra møterommet, eller fra annet sted, krever nye måter og tenke på og nye ferdigheter. Vi må også bli enige om noen kjøreregler for slike møter. Min erfaring er at dette best gjennomføres i en bedriftsintern workshop der de som ofte har behov for å møtes snakker sammen og prøver ut dette sammen.

Vil du vite mer om hvordan du kan få bedre møter med Teams, bruk noen minutter på denne videoen der jeg forteller om de 5 viktigste gevinstene ved å organisere møter i Teams, enten det er møter i et rom, hybrid, eller på nett.

Hva Smart endring kan bidra med

Basert på mange års praktisk erfaring fra slike møter da jeg jobbet som leder i Microsoft, har jeg utviklet workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Sjekk ut denne om dere ønsker hjelp til omstilling i tanker og ferdigheter når hybridmøter er kommet for å bli. Vil dere ha en totalpakke som bidrar til løsning av flere utfordringer på hybridkontoret? Sjekk ut workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3

Utnytter du mulighetene digital tavle gir i nettmøter?

Da jeg jobbet i Microsoft ledet jeg flere team med medlemmer spredd utover hele Europa. I hvert eneste arbeidsmøte og avdelingsmøte brukte jeg det innebygde tavleverktøyet i Lync/Skype for business. Til å skisse en agenda i et arbeidsmøte der vi ikke hadde dette klart før møtet, og for å få innspill fra alle mine 20+ medarbeidere på en effektiv måte. Jeg hadde inntrykk av at jeg var den eneste som visste om denne muligheten. Hvorfor hadde ikke flere tatt den i bruk?

Møteverktøyet ditt har en digital tavle. Har du brukt den?

Alle leverandører av nettmøter med respekt for seg selv har sitt eget whiteboard på nett. Microsoft har  selvfølgelig dette i Teams nå. Du finner det i Zoom, i Webex, Google, og snart i Apples Facetime. Felles for de innebygde verktøyene i møteprogrammene er at de er laget for enkle formål, og primært skal erstatte den analoge tavlen i møterommet.  Min erfaring er at disse tavleverktøyene er lite brukt. Mange finner dem rett og slett ikke, eller har ikke oppdaget hvor nyttige de kan være. I en hektisk hverdag har de færreste tid til å utforske alle mulighetene i den stadig større digitale verktøykassen.

Les om hvorfor en digital tavle er viktig i hybridmøter: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Slik oppretter du en digital tavle i et Teams-møte

Teams-integrasjon med andre tavler

Det finnes også tavler som ikke er knyttet til nettmøteprogrammene, men kan brukes sammen med dem. Disse tar gjerne sikte på mer avansert bruk, og terskelen for å ta i bruk disse er gjerne høyere. Prisen pr. bruker kan også være like mye som dere allerede betaler for hele Microsoft 365. Disse tavlene brukes oftest av noen som organiserer workshops for prosessmodellering og lignende.

Oppgradert Teams-tavle

Nylig har Microsoft oppgradert tavlen med en del av det du måtte brukt en ekstern tavle til tidligere. Det finnes nå et utvalg av maler for brainstorming, workshops mm., og du kan hente inn bilder og dokumenter.

Nytt er også at du kan forberede en eller flere tavler og veksle mellom dem i et Teams-møte. Det øker nytteverdien veldig. Alt du gjør på tavlen blir lagret slik at du kan hente ut resultatet etter møtet, og evt. jobbe videre på det. Du kan selvfølgelig også bruke tavler utenom møtet gjennom Microsoft Whiteboard app for Windows og nettbrett.

Installer Microsoft Whiteboard app på PC og nettbrett

Prøv Microsoft Whiteboard i neste Teams-møte

Her får du noen ideer  til hva du kan prøve ut i ditt neste nettmøte, eller hybridmøte.

• Skisser en agenda

• Få innspill fra mange på en gang

• Samle ideer med gule lapper

Tips

• Forbered tavlen før møtet

• Samle inn innspill etter møtet

• Vil du virkelig tegne? Bruk din iPad med penn. Om du deltar i møtet fra PC kan du i tillegg være med fra et nettbrett og bruke tavlen derfra til tegning og håndskrift,

Vil du bli god på å arrangere engasjerende nettmøter og workshops ?

Delta på gratis nettseminar torsdag 15. september kl. 14.00 - 14.30 så får du mange tips som gir deg god kontroll på Teams-møtearrangementer, og i tillegg kan du vise dine kolleger muligheter de ikke vet om.

Meld deg på her: Teams-nyheter for deg som organiserer møter, konferanser, workshops og nettseminarer

På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

De færreste av dagens møterom er laget for hybridmøter. De er laget for at alle sitter rundt et bord. Da ser alle hverandre. Ja flere møterom har faktisk runde bord som er optimalt for dette formålet. Så fikk vi prosjektor eller skjermer inn i rommet og vi måtte finne en måte å organisere rommet på så alle kunne se presentasjonen uten å skygge for hverandre. Da fikk vi de beste resultatet ved å sette skjermen på kortsiden av møterommet så alle kunne se presentasjonen og den som presenterer i rommet ved å vende seg dit.

Men hva om bare noen møtedeltakere befinner seg i rommet, og noen på skjermen i møterommet?

La oss si at det er et møterom til 10 personer og et vanlig rektangulært møtebord men kan gå rundt. Da er det gjerne 2 meter fra skjermen med Web-kameraet til bordenden og langt ned til enden av bordet der noen gjerne liker å sitte. For de som er i rommet ser man noen frimerkebilder av de på skjermen, og de som deltar fra et annet sted enn møterommet ser de nederst ved bordet som små figurer. Det er vanskelig å se hvem som snakker, og når to nederst på enden snakker sammen blir det håpløst for de utenfor rommet å følge med.

Deltakere i møterommet glemmer de som er med på skjerm

I en undersøkelse jeg nylig gjennomførte om hybridmøter er det klart største problemet for deltakere som ikke er i rommet at de føler seg glemt og har vanskelig for å følge med på hva som skjer i møterommet. Standardoppsettet i møterommet må ta mye av skylden for dette, selv om vi også må være bevisste på at et hybridmøte ikke er som andre møter og vi må gjøre noe litt annerledes.

Les konkrete tips om dette i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Hva kan vi gjøre for å gjøre møteopplevelsen bedre for alle? Kan vi gjenskape et oppsett der vi alle sitter rundt det samme bordet så alle kan ha god kontakt med hverandre? Skulle vi startet på nytt ville arkitekten kanskje kommet opp med noe som vist her?

Gitt at det er urealistisk og kostbart å lage spesialbygde møterom for de fleste, hva kan vi gjøre som ikke koster noe?

Her er tre ideer til nytt møteromsoppsett

Møterom med 360 graders kamera som viser alle rundt bordet

1. Sett opp en stor skjerm på langsiden av møterommet. Deltakerne setter seg på motsatt side av bordet. Om mulig kan du jo skyve bordet inntil veggen der skjermen står. Da blir det som om dere sitter på hver sin side av bordet.

2. Kast ut møtebordet og erstatt det med mindre bord slik som ofte brukes i kursrom. Arranger dem i vinkel slik at alle i rommet ser hverandre og deltakerne utenfor rommet utgjør den tredje siden i trekanten.

3. Dropp møteromsskjermen og sette opp et 360 grader kamera midt på møtebordet. Alle i rommet må være med i møtet fra egen PC. Da kan man se både de som er i rommet og de som er med utenfra på egen skjerm. Når du snakker kan du veksle mellom å se inn i eget Web-kamera og på de som sitter i møterommet.

I tillegg, her du ikke et møteromsystem, husk at lyden faktisk er viktigst. Du kommer langt med en enkel møteromshøyttaler koblet til en av PC’ene i rommer. Alle andre slår av sin lyd, men alle har på video. Les mer om dette i Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Har du erfaringer og gode tips du kan dele? Kommenter gjerne under, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no så kan jeg dele videre til alle her i bloggen.

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Gjennom en lang periode er vi blitt vant til at møtene er digitale. Når alle deltar i møtet fra hvert sitt sted har alle de samme mulighetene til å bidra, og ingen har noen spesiell fordel. Det som kompliserer møtene er når noen sitter sammen i et møterom, og noen sitter for seg selv andre steder. Det vi i dag kaller hybridmøter. Da er det lett at de som sitter i møterommet kommuniserer mest med hverandre, og glemmer de som ikke er i møterommet. Det krever god bevissthet og omtanke for å sikre at alle er likeverdige deltakere i møtet. En del har "løst" problemet ved at de som deltar fra kontoret sitter på hver sin plass, men det føles litt dumt ut når vi kunne ha samlet oss i et møterom. VI velger tross alt å komme på kontoret for å møtes.

Gjennom de mange årene jeg jobbet i Microsoft har jeg hatt både positive og negative erfaringer med hybridmøter. Her får du en sjekkliste som kan hjelpe både deg og andre møtedeltakere å få en bedre og mer inkluderende opplevelse i hybridmøtene.

1 - Alle deltakere må være med i nettmøter selv om de er i samme rom.

Ofte er det bare en i rommet som kobler seg opp til nettmøtet. Da blir resten i praksis tilskuere fordi de ikke kan bidra i kommunikasjon og samarbeid gjennom møteverktøyet. Alle deltakere må være med i nettmøter selv om de er i samme rom. Da kan alle bidra i chat, tavler og annet innhold.

I denne perioden har mange skaffet seg avanserte møteroms-systemer der det er rommet som deltar i møtet. Det er fint for å ha felles lyd og bilde i møtet, men alle må likevel delta fra egen PC for å kunne bidra i arbeid på felles dokumenter eller tavle, og dele informasjon i møtechatten, Ha gjerne på eget kamera i tillegg til møterommets kamera. Da kan deltakere som sitter andre steder se deg tydeligere når du snakker, fremfor at du er en liten prikk nederst ved bordet i møteromsvideoen. Bruker dere Teams kan dere gjerne sette opp "Sammen-modus" på møteromsskjermen.

2 - Møterommets Whiteboard må erstattes med digital tavle

Microsoft Whiteboard i Teams-møte

Det går gjerne ikke mange minuttene før noen i møterommet hopper opp og begynner å tegne, eller skrive noe på møterommets Whiteboard. Da føler de som sitter hjemme seg glemt og utelatt. De ser ikke tavlen, og kan ikke bidra. Derfor må møterommets tavle erstattes med digital tavle. Det har de fleste møteverktøy innebygget. Da blir alle møtedeltakere likeverdige og kan bidra uansett om man er i møterommet, eller hjemme.

3 - Ikke demp mikrofonen i møterommet

Noe jeg har observert mange ganger er at de som er i møterommet ofte kan komme litt før møtet starter. De har startet nettmøtet men dempet mikrofonen. Det samme gjelder ofte i pauser. Da føler de hjemme seg ekskludert. De får ikke ta del i den uformelle praten og tror de som er i møterommet har hemmeligheter andre deltakere ikke skal høre. Så min anbefaling er å ha åpen mikrofon i møterommet hele tiden.

4 - Gjør møtet engasjerende og inkluderende for alle.

For større møter, bruk spørreundersøkelser for en quiz, en kunnskapssjekk, eller for å lodde stemningen om et møtetema. Bruk møteverktøyets håndsopprekning for å signalisere at man vi si noe. På den måten kan alle bli inkludert uansett hvor man befinner seg. Erfaringen er gode med å utnevne en “produsent” i tillegg til møteleder som kan følge med både de i rommet og de som deltar fra et annet sted. Det gjør at det kan være lettere for de som ikke er i møterommet å bli sett og hørt.

Mange er ukomfortable med å ta ordet i større møter. Ved å dele opp i grupperom kan man får til gode diskusjoner i mindre enheter. Da er det praktisk at de som sitter i møterommet er en gruppe.

5 - Pass tiden

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Er det et Teams-møte får alle et varsel når det er 5 minutter igjen av den avsatte tiden. Bestem deg på forhånd hvordan du vil bruke dem.
Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte. Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

VI dere bli gode på inkluderende møter, workshops, webinarer og konferanser? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smarte nettworkshops og konferanser med Teams.

Er du en god møteleder?

Har du deltatt i et møte som burde vært god bruk av deltakernes tid, men som ikke førte til noen ting? Hvem sitt ansvar er det? Alle deltakere har selvfølgelig et ansvar, men det største ansvaret har møtelederen som vanligvis også er den som har invitert til møtet.

Jeg vet ikke hvor mange tusen møter jeg har deltatt i, og hvor mange av dem jeg har arrangert selv. Men jeg kjenner følelsen av avmakt når man sitter der og ønsker at man var et annet sted. Da føler du ikke veldig for å komme med mange bidrag i møtet. Du vil bare at det skal slutte så fort som mulig. Er møtet i et møterom er du fanget, og i et nettmøte forsøker du å få gjort litt jobb mens du lytter med et halvt øre til møtet. Slike møter er ikke bra for noen.

Men det trenger ikke å være slik. Dersom du eier møtet kan du gjøre mye for at alle skal føle at det var verd tiden å delta.

Her er mine 5 tips du som møteorganisator- og leder bør tenke på for at alle skal ha best mulig utbytte av møtet. Jeg tar utgangspunkt i det mest aktuelle møtescenariet nå der noen deltar i et møterom på kontoret, og noen hjemmefra eller et annet sted utenfor kontoret. Det vil si at vi må bruke digitale møteverktøy som Teams, WebEx og Zoom og samarbeidsverktøy som Teams og Slack.

1 - Del agenda med deltakerne før møtet

Da vet deltakerne hva de kan forvente og kan forberede seg. Mangel på agenda er det jeg hører flest klager på når det gjelder møter.
Men når du inviterer til møtet er gjerne et par uker frem i tid og da er ikke agendaen ferdig ennå. Det kan også hende du vil ha innspill til agendaen fra møtedeltakerne.
Det er ikke noe problem. Du kan oppdatere møteinvitasjonen med agenda når det nærmer seg. Om du bruker Teams kan du også be om innspill til agenda og dele møtedokumenter i møtechatten som er tilgjengelig fra det øyeblikket du har sendt møteinvitasjonen. På den måten unngår vi å sende en masse på epost.

2 - Se opp for synkehull.

Faller du ned i ett er det ikke lett å komme opp igjen. Ikke la noen kuppe møtet, eller henge seg opp i en detaljdiskusjon som tar uforholdsmessig lang tid. Lag en parkeringsplass for tema og innspill som ikke passer inn i dette møtet. Bruk gjerne møtechatten til dette. Da er det dokumentert, og du kan følge opp denne etter møtet.

3 - Pass på tiden.

Alle er opptatte og mange skal i nye møter. Bekreft i møtet at vi skal avslutte på tid og rund gjerne av 5 minutter før. Du kan med fordel invitere til 25 minutters og 50 minutter møter. Da får alle en liten pause før neste møte.

Les hvordan du oppretter 25 og 50 minutters avtaler automatisk i Outlook Opprett møter i Outlook med pausegaranti

4 - La alle bli hørt.

Ikke la de taletrengte bruke opp all tiden. Bruk møtechat, og tavle for å gi alle like store muligheter til å komme med sine innspill.

Les hvordan du engasjerer med de introverte Mine 3 beste tips for engasjerende nettmøter

5 - Dokumenter beslutninger og oppfølgingsoppgaver.

Gjør dem synlige for alle deltakerne og be om bekreftelser for at oppgavene er gjennomført. Bruker dere Teams kan oppgaver tildeles i møtechatten med å nevne en person.
Skriv: @møtedeltaker - Oppgave: Sjekk budsjettposten for innkjøp av nye PC'er.

Når oppgaven er utført merkes oppgaven med en tommel opp, og med en kommentar om det er naturlig.

Men hvorfor skal vi ha møter? Les mer om dette i Det er et paradoks at mange nå har mer møter enn noen gang enda vi ikke møtes

 Dersom dere vil bli bedre i å forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene kan dere gjerne vurdere den bedriftsinterne workshopen Smartere møter med Teams - mye mer enn nettmøter