3 situasjoner der Teams på mobilen redder meg

Jeg rekker ikke frem til møtet på jobben. Hvordan kan jeg være med fra start?

Statusmøtet i prosjektet starter snart og du sitter fast i trafikken, eller toget er forsinket. Det er kritisk at du får med deg møtet. Heldigvis er det lagt opp til et Teams-møte. På toget plugger du inn øreproppene og starter møtet fra mobilen. Der får du kontakt med, og ser de andre 5 deltakerne. PowerPointen med status ser du greit på mobilskjermen. Du zoomer inn på tallene og fyrer av et par spørsmål.

Mens møtet fremdeles pågår er du fremme på kontoret og tar opp PC'en. På noen sekunder overfører du sømløst Teams-møtet til PC'en uten at noen merker noe til det. Dette gikk jo fint!

Jeg er i et kundemøte og skulle gjerne sjekket det avtaledokumentet

VI sitter i avtalemøte og jeg har papirene på bordet, klar til at vi kan skrive under. Så er det en som kommenterer; "Dette avsnittet må da være forandret siden avtalen vi inngikk i fjor?" Nei, sier jeg. Det er det samme. Hmm. Dette må vi undersøke nærmere. Det blir nok ikke noen signatur i dag.

Et øyeblikk, sier jeg og tar opp mobilen. Jeg vet jeg har lagret den signerte avtalen fra i fjor i Teams, og på sekunder har jeg det PDF-dokumentet på mobilskjermen og viser de andre. “OK da. Jeg ser det er samme tekst. Da er vi klare til å signere”.

Jeg holder et innlegg på allmøtet og vil engasjere både med dem på kontoret og de som deltar på Teams

På vårt månedlige allmøte deltar vanligvis halvparten på kontoret, og halvparten fra et annet sted på Teams. Jeg liker å gjør litt stemningssjekk, og stille litt spørsmål for å holde deltakerne litt skjerpet. Men hvordan engasjerer jeg med både de på kontoret og de utenfor?

Jeg bruker gjerne Poll appen i Teams der jeg kan jeg kan be deltakerne skrive ett ord som beskriver hva de tenker på nå, og en quiz med 2-4 valgmuligheter. Det er jo veldig greit for de som deltar på Teams, men de som deltar på kontoret har jo ikke med seg PC i møtet. Men de har mobilen i lomma. Den kan vi bruke som mentometer. Når de tar opp Teams-appen mobilen kan de svare på undersøkelsene uten å trenge å gå inn i Teams-møtet. Smart?

Dette er ett av 9 tema du og dine kolleger kan lære mer om å prøve ut i en frokost- eller lunsj-workshop. Les mer om hvordan dere kan Skape trygghet, prioriter og planlegg bedre og akselerer bruken av Teams og OneDrive gjennom 40-minutters målrettede workshops eller webinarer.

Vil vi egentlig inkludere Teams-deltakerne utenfor møterommet ?

Se så fornøyde de i møterommet er. De sitter og småprater før møtet starter. Mikrofonen er gjerne dempet til møtet starter, og i pauser. Eller de kommer litt tidlig til møtet og åpner ikke nettmøtet før møtet starter.  I begge tilfeller får ikke de som er med på nett ta del i den uformelle praten og føler seg ikke inkludert i gruppen. "Synd de ikke kan være med her" sier en. "De får følge med så godt de kan" sier en annen.

Hva vi må gjøre for å inkludere alle

Den første som kommer inn i møterommet åpner nettmøtet. Da kan de som logger seg på møte hjemme delta i kaffepraten med de som er i møterommet. Også må vi endre vanen vi har med å dempe mikrofonen i møterommet når det er pause i møtet. Da kan deltakerne utenfor møterommet også delta i pausepraten.

Hvilken holdning har vi til de utenfor møterommet?

Å lykkes med å inkludere alle i møtet, enten de deltar i møterommet, eller deltar fra et annet sted er 20% teknologi og 80% holdning og våre handlinger. Primært er inkludering en utfordring i litt større møter. Et arbeidsmøte der to sitter i et møterom, og en hjemme er ikke noe problem. Når vi skal ha møter for å diskutere saker, utveksle meninger og komme frem til beslutninger er det lett å bli engasjert. Det ene ordet tar det andre og kan føre til at man glemmer å inkludere de utenfor møterommet. Det kan også være utfordrende når vi skal presentere informasjon, og dele data som grunnlag for en diskusjon.

Hvordan kan møteteknologien hjelpe oss å inkludere alle?

Jeg vet om flere virksomheter som har som har en praksis om at når en eller flere ikke kan være med i et møterom på kontoret skal ingen være i møterom. Da skal deltakerne på kontoret delta i møtet fra egen arbeidsplass. Det synes jeg er litt dumt når man kommer på kontoret for å møte kolleger.

Teknologien som gjøre det mulig å ha møter med deltakere fra flere steder er også den som gir oss gode inkluderingsmuligheter dersom vi velger å bruke dem. Når man tar et par nødvendige grep er ikke noe problem at noen deltar i møterommet og noen utenfor.

Bruk nettmøtets inkluderingsverktøy

Bruk nettmøtets digitale tavle fremfor Whiteboard og flippover i møterommet. Det gir alle muligheten til å tegne og sette opp sine Post-it lapper på tavlen. Men da må alle i møterommet delta fra egen PC. Ellers blir de bare tilskuere og ikke deltakere.

Skal du holde en presentasjon?

Da gir det ingen mening å stille seg opp foran møteskjermen med kamera i rommet. Da ser jo de utenfor bare ryggen av deg. Bli sittende og presenter fra egen PC til både de i møterommet og de utenfor. Ha på eget kamera og velg å se persongalleriet på toppen av skjermen over det du presenterer. Da kan du holde god kontakt med deltakerne utenfor møterommet, samtidig som du kan løfte blikket litt og ha kontakt med deltakerne i rommet.

Dette er ikke spesielt vanskelig, men som alt annet nytt må man prøve det ut, trene på det og ikke mist, ville det. Les mer om hvorden du presenterer PowerPoint slik i Teamsmøter i Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

 I workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3 trener vi på å inkludere alle i møtet og hvordan alle kan få en god møteopplevelse. Det er ett av tre tema som alle er relevante i en hybrid arbeidshverdag. Er du mest interessert i møtedelen vil workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett gå dybden nettopp på dette.

Utnytter du mulighetene digital tavle gir i nettmøter?

Da jeg jobbet i Microsoft ledet jeg flere team med medlemmer spredd utover hele Europa. I hvert eneste arbeidsmøte og avdelingsmøte brukte jeg det innebygde tavleverktøyet i Lync/Skype for business. Til å skisse en agenda i et arbeidsmøte der vi ikke hadde dette klart før møtet, og for å få innspill fra alle mine 20+ medarbeidere på en effektiv måte. Jeg hadde inntrykk av at jeg var den eneste som visste om denne muligheten. Hvorfor hadde ikke flere tatt den i bruk?

Møteverktøyet ditt har en digital tavle. Har du brukt den?

Alle leverandører av nettmøter med respekt for seg selv har sitt eget whiteboard på nett. Microsoft har  selvfølgelig dette i Teams nå. Du finner det i Zoom, i Webex, Google, og snart i Apples Facetime. Felles for de innebygde verktøyene i møteprogrammene er at de er laget for enkle formål, og primært skal erstatte den analoge tavlen i møterommet.  Min erfaring er at disse tavleverktøyene er lite brukt. Mange finner dem rett og slett ikke, eller har ikke oppdaget hvor nyttige de kan være. I en hektisk hverdag har de færreste tid til å utforske alle mulighetene i den stadig større digitale verktøykassen.

Les om hvorfor en digital tavle er viktig i hybridmøter: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Slik oppretter du en digital tavle i et Teams-møte

Teams-integrasjon med andre tavler

Det finnes også tavler som ikke er knyttet til nettmøteprogrammene, men kan brukes sammen med dem. Disse tar gjerne sikte på mer avansert bruk, og terskelen for å ta i bruk disse er gjerne høyere. Prisen pr. bruker kan også være like mye som dere allerede betaler for hele Microsoft 365. Disse tavlene brukes oftest av noen som organiserer workshops for prosessmodellering og lignende.

Oppgradert Teams-tavle

Nylig har Microsoft oppgradert tavlen med en del av det du måtte brukt en ekstern tavle til tidligere. Det finnes nå et utvalg av maler for brainstorming, workshops mm., og du kan hente inn bilder og dokumenter.

Nytt er også at du kan forberede en eller flere tavler og veksle mellom dem i et Teams-møte. Det øker nytteverdien veldig. Alt du gjør på tavlen blir lagret slik at du kan hente ut resultatet etter møtet, og evt. jobbe videre på det. Du kan selvfølgelig også bruke tavler utenom møtet gjennom Microsoft Whiteboard app for Windows og nettbrett.

Installer Microsoft Whiteboard app på PC og nettbrett

Prøv Microsoft Whiteboard i neste Teams-møte

Her får du noen ideer  til hva du kan prøve ut i ditt neste nettmøte, eller hybridmøte.

• Skisser en agenda

• Få innspill fra mange på en gang

• Samle ideer med gule lapper

Tips

• Forbered tavlen før møtet

• Samle inn innspill etter møtet

• Vil du virkelig tegne? Bruk din iPad med penn. Om du deltar i møtet fra PC kan du i tillegg være med fra et nettbrett og bruke tavlen derfra til tegning og håndskrift,

Vil du bli god på å arrangere engasjerende nettmøter og workshops ?

Delta på gratis nettseminar torsdag 15. september kl. 14.00 - 14.30 så får du mange tips som gir deg god kontroll på Teams-møtearrangementer, og i tillegg kan du vise dine kolleger muligheter de ikke vet om.

Meld deg på her: Teams-nyheter for deg som organiserer møter, konferanser, workshops og nettseminarer

Kan jeg ta med bare iPad på reisen selv om jeg skal ha jobbmøter i Teams?

Jeg skal ha noen dager fri, men har et par Teams-møter jeg må være med i. Jeg må innrømme at jeg jeg ikke har vært komfortabel med å la PC'en være hjemme og bare ta med iPaden. Jeg synes ikke jeg har den samme oversikten og kontrollen da.

Jeg kjøpte en iPad pro i 2019 for å se om jeg kunne klare med denne i jobben. Jeg fant mange gode ting jeg kunne bruke den til, men synes den kom til kort for å jobbe i Teams-møter. Les mer om gode bruksområder og hva jeg ikke synes den var god nok til i Kan vi bruke en iPad til noe fornuftig på jobben?

 Et kinderegg for Teamsmøter

Men det skjer jo stadig utvikling, så jeg testet litt på dette før jeg skulle reise nå og ble positivt overrasket! Den oversikten jeg manglet i Teams-møtet før kan jeg få nå. Nå kan jeg

1. Presentere PowerPoint eller dele skjerm, og

2. Se deltakerne, og

3. Bidra i møtechatten

Alt samtidig på skjermen. Før måtte man velge om ville delta i chat, eller se møteinnholdet på skjermen.

Dersom du ikke har mulighet til å sette iPaden stødig på et bord, men holder den i hånden anbefaler jeg sterkt å bruke kunstig bakgrunn. Da unngår du andre blir “sjøsyke” når du veiver med i den. Les mer om dette her: Stirrer noen på deg i Teamsmøtet? Sannsynligvis er de med fra mobilen

Arbeid med to programmer på en skjerm

Du har kunnet jobbe med to programmer på skjermen lenge, men det har vært litt komplisert synes jeg. Nå er det enklere å gjøre og gjør at jeg godt kan ha budsjettet i Excel på skjermen samtidig som jeg deltar i budsjettmøtet i Teams. Jeg kan også bruke den digitale tavlen i møtet ved å installere MIcrosoft Whiteboard appen. Se hvordan du kan jobbe med to programmer side om side og prøv selv!

Er det lenge siden du har prøvd å bruke iPad til jobbformål er kanskje tiden inne til å prøve igjen? Da anbefaler jeg å teste og trene på dette før du har et viktig møte, eller før du lar PC'en være hjemme. Da er du tryggere på at det vil fungere for deg. For virksomheter som har grupper av ansatte som bare bruker mobil og iPad holder jeg gjerne tilpassede workshops som er basert på de workshopen du finner beskrevet her: Mest populære Smart endring kurs og workshops

På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

De færreste av dagens møterom er laget for hybridmøter. De er laget for at alle sitter rundt et bord. Da ser alle hverandre. Ja flere møterom har faktisk runde bord som er optimalt for dette formålet. Så fikk vi prosjektor eller skjermer inn i rommet og vi måtte finne en måte å organisere rommet på så alle kunne se presentasjonen uten å skygge for hverandre. Da fikk vi de beste resultatet ved å sette skjermen på kortsiden av møterommet så alle kunne se presentasjonen og den som presenterer i rommet ved å vende seg dit.

Men hva om bare noen møtedeltakere befinner seg i rommet, og noen på skjermen i møterommet?

La oss si at det er et møterom til 10 personer og et vanlig rektangulært møtebord men kan gå rundt. Da er det gjerne 2 meter fra skjermen med Web-kameraet til bordenden og langt ned til enden av bordet der noen gjerne liker å sitte. For de som er i rommet ser man noen frimerkebilder av de på skjermen, og de som deltar fra et annet sted enn møterommet ser de nederst ved bordet som små figurer. Det er vanskelig å se hvem som snakker, og når to nederst på enden snakker sammen blir det håpløst for de utenfor rommet å følge med.

Deltakere i møterommet glemmer de som er med på skjerm

I en undersøkelse jeg nylig gjennomførte om hybridmøter er det klart største problemet for deltakere som ikke er i rommet at de føler seg glemt og har vanskelig for å følge med på hva som skjer i møterommet. Standardoppsettet i møterommet må ta mye av skylden for dette, selv om vi også må være bevisste på at et hybridmøte ikke er som andre møter og vi må gjøre noe litt annerledes.

Les konkrete tips om dette i Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Hva kan vi gjøre for å gjøre møteopplevelsen bedre for alle? Kan vi gjenskape et oppsett der vi alle sitter rundt det samme bordet så alle kan ha god kontakt med hverandre? Skulle vi startet på nytt ville arkitekten kanskje kommet opp med noe som vist her?

Gitt at det er urealistisk og kostbart å lage spesialbygde møterom for de fleste, hva kan vi gjøre som ikke koster noe?

Her er tre ideer til nytt møteromsoppsett

Møterom med 360 graders kamera som viser alle rundt bordet

1. Sett opp en stor skjerm på langsiden av møterommet. Deltakerne setter seg på motsatt side av bordet. Om mulig kan du jo skyve bordet inntil veggen der skjermen står. Da blir det som om dere sitter på hver sin side av bordet.

2. Kast ut møtebordet og erstatt det med mindre bord slik som ofte brukes i kursrom. Arranger dem i vinkel slik at alle i rommet ser hverandre og deltakerne utenfor rommet utgjør den tredje siden i trekanten.

3. Dropp møteromsskjermen og sette opp et 360 grader kamera midt på møtebordet. Alle i rommet må være med i møtet fra egen PC. Da kan man se både de som er i rommet og de som er med utenfra på egen skjerm. Når du snakker kan du veksle mellom å se inn i eget Web-kamera og på de som sitter i møterommet.

I tillegg, her du ikke et møteromsystem, husk at lyden faktisk er viktigst. Du kommer langt med en enkel møteromshøyttaler koblet til en av PC’ene i rommer. Alle andre slår av sin lyd, men alle har på video. Les mer om dette i Lyd er viktig for å bli hørt og forstått i nettmøtet

Har du erfaringer og gode tips du kan dele? Kommenter gjerne under, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no så kan jeg dele videre til alle her i bloggen.

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Noe av det som er bra med å planlegge møtene på Teams er at det gir deg en helt ny mulighet til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Møtechaten er tilgjengelig fra du inviterer til møtet så du kan bruke den til avklaringer og innspill til agenda fremfor epost. Du kan også bruke den i møtet til å tildele oppgaver til deg selv og andre som så kan følges opp senere.

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Her er min guide til hvordan du kan forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene med den strukturen som er tilgjengelig i Teams. Møtechaten binder sammen forberedelser, gjennomføring og oppfølging.

Styr hvem som ser hva i møtechatten

Men hva om du inviterer en ekstern gjest til møtet og du ikke ønsker at gjesten skal få tilgang til møtechatten, eller kanskje bare i den tiden gjesten deltar i møtet, men ikke hva som har skjedd før, og hva som skrives i chatten etter at møtet er ferdig?

Frittstående møtechat i Teams der eksterne bare ser møtecharten den tiden de er med i møtet

Her er det to mulige scenarier; Frittstående Teams-møte eller Teams-møte knyttet til en kanal. Usikker på hva forskjellen er? Se artikkelen Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig! — Smart endring AS

Invitere du til et frittstående Teams-møte fra kalenderen i Outlook eller Teams vil bare interne deltakere ha tilgang til møtechatten før møtet. Eksterne vil kunne delta i møtechatten under møtet, men vil ikke se innhold som er utvekslet der før møtet. Når den eksterne deltakeren går ut av møtet vil innhold som utveksles der ikke lenger være tilgjengelig.

Dersom du inviterer til et Teams-møte og knytter det til en kanal vil bare medlemmer av Teamet kanalen er opprettet i ha tilgang til møtechat fordi det er en Teams-samtale i kanalen. Om det er et ledermøte, prosjektmøte, eller et annet gjentakende møte kan du invitere ulike gjester til møtene og de vil ikke se, og ha tilgang til møtechat.

Unngå å få varsler fra møter du ikke er deltaker i

La oss si at du delta i bare en del av et møte og så bytter du til et annet møte. Da kan du likevel få møtevarsler fra det møtet du har forlatt mens du er i det nye møtet. Ganske forstyrrende, ikke sant?

Dette kan du gjøre for å dempe møtevarsler for møtet du deltar i, eller for et møte du forlater. Finn chatten i Teams arbeidsflaten og velg å deaktivere møtechatten for dette møtet. Da vil du ikke bli forstyrret av denne.

Ønsker du og dere å jobbe smartere i Teams-møtene? Vurder den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.

Skap engasjement i Teamsmøtet med en quiz!

Det fleste av oss har nok opplevd i et Teamsmøte at noen presenterer i møtet og prater, og prater, og prater ….

Etter en stund mister vi konsentrasjonen, tenker på litt andre ting, eller vi får en melding som vi svarer på. Vi er ikke med i møtet med hodet lenger. Dette er kanskje den viktigste forskjellen mellom et møte i et møterom og et møte på nett. Du har ikke kontroll over hva møtedeltakerne gjør mens møtet pågår.

Dersom du har opplevd dette, kan du være sikker på at andre har det på samme måten om du presenterer noe i nettmøter. Hvordan kan du unngå at deltakerne mister konsentrasjonen og at du mister dem?

Stopp opp og engasjer med deltakerne

Erfaring viser at du må engasjere med møtedeltakerne hvert 4-5 minutt dersom du ikke vil miste dem. Det kan gjøres på ulike måter, men en effektiv måte å gjøre det på er å bruke møtechatten.

Stopp opp i presentasjonen og still et spørsmål møtedeltakerne må tenke seg om for å svare på. Da har du hodene deres inne i møtet igjen. Enda bedre er det om du kan stille et spørsmål du faktisk gjerne vil ha svar, eller innspill på. Da kan du få innspill fra 20 deltakere på 2 minutter, fremfor å ta en "rundt bordet" i møterommet som tar evigheter.

Opprett en Forms-undersøkelse i Teamsmøtet

I større møter kan du også skape engasjement og få innspill gjennom en undersøkelse. Her er hvordan du kan lage en quiz med Microsoft Forms i et Teamsmøte:

---

Du kan lage undersøkelsen der og da i møtet. Det kan være lurt å skrive ned spørsmål og svaralternativ på forhånd. Gjør du det tar det bare sekunder å opprette selve undersøkelsen.

Dersom du ikke endrer noen innstillinger får du en flervalgs-undersøkelse der deltakerne må velge mellom ett av dine forslag til svar og svarene synes umiddelbart i møtechatten. Du kan også lage den mer avansert, og dersom du vil ta vare på svarene og bruke dem videre etter møtet finner du det i oversikten over dine Forms.

Dersom du har flere undersøkelser i samme møte kan du også lage dem på forhånd, og så publisere dem i møtechatten når det passer.

Dette er et utdrag av en Smart endring bedriftsintern workshop Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter. Den kan gjennomføres i et møterom, eller som nettworkshop der deltakerne er med fra egen PC  fra der de måtte ønske.

For flere engasjementsverktøy i Teams-møter, se blogginnlegget Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Bjørn O. Hopland - Smart endring AS

Nå er det ett år siden vi startet å bruke Teams for alvor. Det har ikke vært lett å få alle med. Noen synes det var vanskelig å venne seg av med å sende intern epost, men etter hvert etternølerne med.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Nå har vi nesten ikke intern epost. Den er erstattet av samtaler i kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter, og av chat for all annen kommunikasjon.

Vi har fått en del nye ansatte i løpet av dette året og de har kommet fort inn i arbeidet fordi all tidligere kommunikasjon og informasjon er tilgjengelig for dem i Teams.

Før var det verre fordi viktig informasjon vanligvis var sendt på epost og den nye startet med tom postboks. Vi ser også at vi opplever færre misforståelser og kan arbeide mer effektivt fordi vi deler arbeidsdokumenter i Teams der det kun finnes en versjon av dokumentet alle jobber på. Ingen sender kopier av dokumenter på epost lenger.

Det er også mye raskere å få oppdatert statusrapporter, prosjektregnskap og andre dokumenter der flere skal oppdatere sine data før et statusmøte eller en frist. Før opplevde vi ofte når vi forsøkte å åpne dokumentet at det var låst av en annen bruker, og så måtte vi prøve igjen senere. Veldig frustrerende. Nå kan alle oppdatere dokumenter på en gang. Ikke dumt å gjøre slike tilbakeblikk av og til. Da oppdager man at det faktisk har skjedd ganske mye det siste året.

Last ned e-bok (9 sider) om en fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Der kan du lese om møter før og nå, hvordan eposten behandles automatisk og om Teams der du finner din nye innboks. I en tid der noen arbeider hjemme og noen på kontoret tar vi en virtuell kaffepause. Vi samarbeider sømløst uavhengig av sted og med færre møter fordi vi løser ting kontinuerlig med samtaler i Teams. Den nye arbeidsdagen krever at du tar mer ansvar for å planlegge og prioritere. Ta kontroll over din neste uke med visuell planlegging der du får en totaloversikt over både avtaler og oppgaver.

Last ned e-boken (9 sider) En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen

Sikkert og effektivt samarbeid med eksterne gjennom gjesteadgang i Teams

Jeg har bistått med opplæring i Teams for flere titalls virksomheter de siste årene. Store innen bank og forsikring, offentlige virksomheter og små bedrifter med 5-10 ansatte. Uten unntak benytter de seg av muligheten til å utvide Teams-samarbeid til eksterne gjester. Det kan være samarbeidspartnere, konsulenter og kunder. Det sparer utrolig mye epost, hindrer misforståelser og øker omløpstakten i arbeidsprosesser og prosjekter.

Når du er invitert som gjest i et Team har du tilnærmet de samme mulighetene til å samarbeide med andre medlemmer av Teamet som ansatte i virksomheten. Dere kan chatte, kommunisere i kanaler og dele dokumenter. Felles planer i Planner og i OneNote er tilgjengelig for alle.

Muligheter og begrensninger som gjest i et Team

Som gjest er det likevel noen begrensninger på hva du kan gjøre sammenlignet med hva ansatte i virksomheten normalt kan gjøre.

Organisering av Team.

Du kan ikke

• Opprette og slette Team og kanaler, men har tilgang til alle kanaler Team du er invitert til

• Legge til faner med dokumenter, OneNote, Planner mm. i kanal, men kan bruke mulighetene de utvidelse av kanalen gir når de fanene er opprettet.

Daglig arbeid.

Du kan ikke

• Se Team fra egen- og andres organisasjoner samtidig, men kan bytte mellom dem etter behov. Du får også varsling dersom noen nevner deg i en annen organisasjon og kan bytte organisasjon raskt.

• Få tilgang til din kalender i Teams siden den ikke ligger i vertsorganisasjonen.

• Søke i dokumenter som ligger i Filer.

Slik inviterer du en gjest til ditt Team, og slik veksler du som gjest mellom egen organisasjon og gjesteorganisasjonen.

Teamsmøter

Du kan ikke

• Laste opp PowerPoint til møtet. Men du kan presentere PowerPoint andre har lastet opp.

• Dele- , eller delta i samarbeid på Tavle / Whiteboard. Tips! Bruk delt OneNote i Teams i stedet.

• Planlegge møter i en kanal, men du kan starte et "her og nå" møte

• Opprette Møtenotater, men du kan bidra til møtenotater som er opprettet.

• Opprette spørreundersøkelser, men du kan svare på dem.

Alt i alt er det mange flere muligheter enn begrensninger ved å inkludere gjester i et Team. I en stadig mer komplisert verden der man er avhengig av å samarbeide med andre organisasjoner for å oppnå ønskede resultater bidrar gjestetilgang i Teams til at dette kan skje sikrere, enklere og mer effektivt enn å kommunisere via epost som er alternativet for de fleste. Dette er virkeliggjøring av Bill Gates visjon om det digitale nervesystemet.

Hvilke arbeidsprosesser og prosjekter kan dere effektivisere med å samhandle i Teams på tvers av virksomheter?

Se også Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Dersom du har en fast arbeidsplass hjemme er det fint å ha en stor skjerm. Jeg ville bedt om å få en slik fra arbeidsgiver. Har du ingen som kan gi deg dette ville jeg uansett investert i en selv. Det gjøre de enklere å arbeide, og er spesielt nyttig om du skal delta i nettmøter. Da kan du ha møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til arbeidsmateriale, møtenotater mm.

Det er også en nødvendighet om du vil presentere PowerPoint i nettmøter som en proff. Da kan deltakerne se dine lysbilder mens du ser presentasjonsvisning med egne presentasjonsnotater og hva neste lysbilde er.

Last ned gratis PDF med bruksanvisning for hvordan du presenterer PowerPoint som en proff i Teamsmøter.

Oppdatering: Nå kan du også bruke PowerPoint Live. Da kan du gjøre mye av det samme med en skjerm. Se Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Fast skjerm

Dersom du ikke har spesielle behov vil sannsynligvis en størrelse på 24" eller 27" være bra valg. Det som er viktig er å velge en skjerm med minimum oppløsning på 2560 x 1440 punkter. Gjerne mer. Det utelukker de billigste skjermene som bare har 1920 x 1080. På en så stor skjerm er det etter min mening for lite.

Bildet viser PC med stor ekstraskjerm for arbeidsmateriele, møtenotater mm. mens Teams-møtet er på PC-skjermen. Til siden en portable ekstraskjerm.

Det andre du bør tenke på er høydejustering. Jeg liker å bruke PC'en som primærskjerm og setter den andre skjermen bak og over denne. Det er for å slippe å vri på hodet for å se begge skjermene. Da er det fint å kunne justere høyden så ekstraskjermen kommer rett over PC-skjermen. Du får en slik skjerm for ca. 2-3.000 kr. ex. MVA.

Flyttbar skjerm

Dersom du sitter ved kjøkkenbordet eller flytter deg mye rundt vil en bærbar skjerm kunne være et godt valg. Her er utvalget ikke så stort, men det finnes noen. Det som er felles for dem er at de kan tas med i en PC-sekk, har 14" skjerm og får strøm fra din PC  gjennom USB-C. De trenger altså ikke egen strømforsyning. Dette krever en ganske ny PC, eller Mac som har USB-C som er den nye standarden alle kommer til å ha fremover. Kabelen fra din PC/Mac overfører da både strøm til skjermen og signal i ett.

Her er to aktuelle skjermer av denne typen. Beskrivelse og priser fra Komplett bedrift.

HP EliteDisplay S14  - 14" skjerm som får strøm fra din PC/Mac  gjennom USB-C. Vekt 1 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Lenovo ThinkVision M14 - 14" skjerm som får strøm fra din PC  gjennom USB-C. Vekt 0,6 kg. Pris 3212,- ex- MVA

Er du Mac-bruker har du kanskje en iPad Pro? Da har du allerede en ekstraskjerm gjennom å bruke Sidecar. Dette krever en ikke altfor gammel Mac og iPad.

For flere tips om Teams og Teamsmøter, les videre nedover i bloggen ⬇︎