Hjelp! Jeg har blitt innkalt til Teams-møte. Hva gjør jeg?

Bildet viser figurer som deltar i Teams-møte

Mange har brukt Skype for Business til møter i mange år både med kolleger og eksterne deltakere. I disse dager oppdager flere og flere små og mellomstore virksomheter at de blir "oppgradert" til Microsoft Teams. Dette gjelder Office 365 kunder som bruker Skype for Business online til chat og nettmøter.

Kanskje du ikke inviterer til så mange nettmøter selv, men deltar i møter andre kaller inn til?

Skjermbilde av møteinnkalling til Teams-møte

Da vil du plutselig oppdage at du blir innkalt til Teams-møte og ikke til Skype-møte. Hva gjør du da?

Du har to valg. Du kan delta fra nettleser, eller du kan delta fra Teams-appen på Windows, Mac, eller telefon og nettbrett. Dersom du allerede har Teams appen er det greit. Da vil den vanligvis åpnes automatisk, eller du får spørsmål om å bekrefte at du ønsker å bli med i Teams appen.

Hva om du ikke har Teams appen fordi du ikke bruker Teams? Da kan du laste den ned (gratis) og bli med. Ønsker du ikke å gjøre dette kan du velge å bli med i nettleser. Det fungerer også bra, men med to begrensninger:

  1. Du kan ikke dele skjerm og presentasjoner i møtet, men du kan se hva andre deler

  2. Du kan ikke be om, eller bli tildelt kontroll i skjermdeling

Skjermbildet viser valg når du skal delta i Teams-møte

Laster du ned Teams-appen kan du gjøre dette selv om du ikke har en Office 365 konto og kanskje bare deltar som gjest uten å være pålogget med noen konto.

Trenger dere å bli gode på Teams-møter raskt kan dere sette av 2-3 timer og invitere Smart endring inn til dere for et lynkurs i Smart kommunikasjon og nettmøter med Teams

Du går glipp av noe om du ikke arbeider på to skjermer

lyncmc3b8te.png

UtvidMange har i dag bærbar PC med relativ liten skjerm, men har en stor skjerm på skrivebordet. Før var det en luksus ikke alle unnet seg, men i dag får du en 24" skjerm for en drøy tusenlapp. Om ikke bedriften har investert i dette ennå kan du si at man kan kjøpe 5 skjermer for samme pris som en mobiltelefon, og skjermen varer garantert mye lenger :-) Det jeg har sett mange gjøre er å vise det samme bildet på begge skjermer. Det er litt dårlig utnyttelse av mulighetene. I flere tilfeller er det veldig greit å kunne bruke to skjermer. Koble først til ekstern skjerm. Ser du samme bilde på begge skjermer trykker du Windowstasten og P samtidig og velger Utvid. Da vil du ha en primærskjerm og en sekundærskjerm du kan dra vinduer over på.

Arbeide med flere Outlook vinduer

De fleste tilbringer vesentlige deler av dagen i Outlook og skifter outlookvinduermellom e-post, kalender og kanskje oppgaver. Da er det veldig fint å få bedre oversikt med å disse i ulike vinduer. Om du står i e-posten, høyreklikk på Kalender og velg Åpne i nytt vindu. Nå har du både et e-postvindu og et kalendervindu. Nå kan du dra kalendervinduet over til den andre skjermen og kan beholde god oversikt over dags- og ukeplanen din gjennom dagen selv om du jobber med Innboksen.

I nettmøter

Deltar du i nettmøter vil du gjerne se deltakere, presentasjoner og innhold på skjerm andre deler med deg. Da fylles skjermen fort opp. Hvor har du dokumenter du trenger til møtet og hvor gjør du nå dine møtenotater når skjermen er fylt med nettmøteinnhold? Da er det veldig praktisk å ha nettmøtet på en skjerm og kunne bruke den andre til eget materiale og møtenotater. Dette er ikke minst praktisk om du skal presentere selv i nettmøtet. Start nettmøtet og flytt det til den andre skjermen så kan du arbeide med bedre oversikt

I PowerPoint-presentasjoner

Her er ikke poenget så mye å ha en ekstra skjerm på arbeidsplassen, men kunne koble til prosjektor og vise lysbildene der, mens du ser presentasjonsvisning på egen skjerm. Da kan du se alle lysbildene som kommer, kunne hoppe over ett om du har dårlig tid, og kunne lese egne lysbildenotater som bare du ser. For å gjøre dette må du også velge Utvid oppsettet som beskrevet over. Prøv det neste gang du presenterer og du vil aldri unnvære det igjen :-)

Om ikke presentasjonsvisningen kommer opp som forventet, sjekk oppsettet i presentasjonen. presentasjonsvisning

 

 

 

 

Ikke reis på kontoret i dag! Møt kolleger hjemme ... vel, på nett

syktbarn
syktbarn

Har du opplevd å kalle inn til møte i godt tid, og så er det noen som melder avbud kort tid før på grunn av reise, sykt barn, eller fordi de har andre grunner til å ikke komme på kontoret når møtetidspunktet er der?Å ringe inn, eller gjøre om til nettmøte på sparket blir for vanskelig fordi vi ikke har tenkt igjennom og planlagt med at dennesituasjonen kan oppstå. Derfor, planlegg alle møter som nettmøter! Det koster ingenting. Bruker du Lync / Skype for Business kan du bare trykke på Nytt Lync-møte istedenfor Nytt møte i Outlook. Det er helt gratis :-) Du kan selvfølgelig også legg til møterom som vanlig og bare bruke nettmøtet om ikke alle kan være tilstede.

Lyncmøte
Lyncmøte

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Q&A
Q&A

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board
Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte
Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette her: Smart arbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Lync

Vi sparte x-hundretusen kroner på å innføre videomøter! Men tapte vi engasjement i arbeidet?

062914_1438_hvorforlede1.jpg
Sparerpengervideokonferanse
Sparerpengervideokonferanse

Det finnes mange artikler om å spare penger med å ha video og nettmøter i IT-, ledelse- og økonomipresse. Det er fint for ledelsen, men det bidrar ikke veldig til å motivere medarbeidere når man innfører video- og nettmøter som sparetiltak. Hadde det ikke vært mer inspirerende å høre at man kan få bedre og mer effektive møter og spare tid med fantastiske nye muligheter? Det er imidlertid ledelsen forsiktige med å love.

Stort sett alt som er skrevet om å øke produktivitet er beskrevet av leverandører av nettmøte og konferansesystemer. De kjenner sine systemers muligheter. Det gjør ikke alltid brukerne av systemene. De artiklene som beskriver fordelen for virksomhetens side beskriver oftest at de sparer penger.

Fokus i artikler som beskriver hvordan bedriften sparer penger er ofte grunnet i at IT-sjefen eller økonomisjefen er intervjuet. Det er få som spør brukerne. I så fall er det en leder som synes det er bra å slippe noen reisedøgn i året, mens medarbeidere som har lite reiser tvert imot synes det er ille å bli fratatt de få mulighetene han hadde til å treffe kolleger andre steder i landet av og til og nå bare møter dem på video.

Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?

Men det er virkelig mulig å gjøre nettmøter både gode og inspirerende. Problemet er at det ikke kommer av seg selv og er vanskeligere å måle det positive resultat av en det er å måle redusert reisekost.

Det er en almen misforståelse at nettmøter er det samme som vanlige møter, bare at deltakerne sitter ulike steder. Derfor legger ikke bedrifter opp til å lære de ansatte nye arbeids og møteteknikker som kan gjøre nettmøtene gode. Du kan for eksempel ikke legge opp til å holde en 15 minutters PowerPoint presentasjon og så ta spørsmålene til slutt. Da har de fleste falt av for lenge siden. Du må engasjere med møtedeltakerne kontinuerlig for å holde deres oppmerksomhet i møtet. Og du ser ikke når de faller av …

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Q&A
Q&A

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board
Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte
Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette på Smart samarbeid på kryss og tvers.