Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Hvordan digitale verktøy har endret arbeidsplassen de siste 25 år

Bill Gates sa en gang: Vi overvurderer hvilke endringer som vi skje på kort sikt, men undervurderer endringen som vi skje på lang sikt. Jeg har sett litt tilbake i tid da jeg startet i Microsoft i 1995. Hvordan arbeidet vi da, og hvordan arbeider vi nå? Ikke dumt å reflektere litt over det av og til. God sommer!

Den unike relasjonen mellom Outlook og OneNote 2016

Outlook og OneNote har alltid vært søsken og bestevenner og jeg har brukt begge sammen siden lanseringen av Office 2003.

Ja du leste riktig. Mange har blitt kjent med OneNote i den senere tid, men OneNote har vært med I Office lenge. I 2003 byttet jeg jobb internt i Microsoft og gikk over fra å lede Microsofts services organisasjon til leder for HR i Norge. Da var det mye som skulle organiseres og jeg følte et stort ansvar for at vi arbeidet og samarbeidet godt og brukte den verktøykassen vi tross alt leverte til våre kunder :-)

Fem spørsmål jeg ville ha gode svar på for å kunne jobbe digitalt og effektivt

1. Når jeg ønsker å gjøre møtenotater, hvor gjør jeg det og hvordan finner jeg igjen notatene fra møtet i fjor

2. Hvorfor skal møtereferatet sendes på epost og lande i alle deltakernes postbokser? Er det ikke bedre at det ligger ett sted der alle finner det?

3. Hvor noterer du dine oppfølgingspunkter fra møtet og hva gjør du for å ikke glemme dem og andre oppgaver?

4. Hvor samler jeg mine notater, informasjon jeg finner på nett, gode ideer jeg får via epost og artikler jeg kommer over og som jeg gjerne vil ha lett tilgjengelig uansett hvor jeg er?

5. Hvor lager jeg min aktivitetsplan for ulike HR-tiltak og hvordan overfører jeg oppgaver og møter til min oppgaveliste og kalender?

Med PC-sekken som kontor

Det hører med til historien at jeg jobbet minst ved skrivebordet på jobben, men mer i møterom, hjemme, og på reise så kontoret mitt var i praksis PC-sekken og den ville blitt veldig stor og tung om jeg skulle drasse på permer og papirnotater, så løsningen var åpenbar for meg. Alt må være digitalt.

Med OneNote kunne jeg bli papirløs, gjøre notater hvor som helst og overføre oppgaver og planer til Outlook for oppfølging. Møtenotater og planer kan deles med kolleger så jeg ikke lenger må sende dem på epost. Med Outlook kunne jeg sende møter, og artikler og dokumenter jeg fikk på epost til OneNote. Jeg lærte at Outlook og OneNote er bestevenner.

Stålkontroll med Outlook som oppgavesentral

Mange oppfatter Outlook som et epost og kalenderverktøy, men potensielt kan Outlook være ditt personlige planleggings og prioriteringsverktøy der du samler oppgaver fra epost, fra planer og møtenotater i OneNote, og skriver ned oppgaver du må huske å gjøre.

Outlooks søster blir erstattet av kusinen

OneNote ble utviklet for Windows som alle Microsoft programmer på den tiden, men etter hvert ble OneNote tilgjengelig på Mac, i nettleser og på mobil/nettbrett. Men ikke alle funksjonene fulgte med. Integrasjonene mellom Outlook og OneNote ble borte. For at OneNote skulle bli likest mulig på alle plattformer lanserte Microsoft en kusine til OneNote i Windows 10, en OneNote app der integrasjonene med Outlook mangler. I den siste utgaven av Office for de som har Office 365 erstatter denne kusinen søsteren til Outlook så den siste Office-versjonen med Outlook integrasjoner er OneNote 2016.

Hvordan vet du hvilken versjon av OneNote du har?

Du kan se på OneNote flisen i Windows programoversikten hvilken versjon du har. Windows 10 appen heter bare OneNote, mens office-versjonen er tydelig merket med OneNote 2016

OneNote appen og OneNote 2016 kan leve side om side og du kan bruke begge. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonene med Outlook kan du like gjerne bruke Windows-appen. Den er også likere i design med telefon og nettbrettversjonene og ikke noe dårlig valg.

Her er funksjonalitet som bare finnes i OneNote 2016

I følge Microsoft vil det ikke skje noen videreutvikling av OneNote 2016 og de anbefaler at du bruker OneNote appen i Windows 10. De lover også å legge til de viktigste integrasjonene over tid. Det ser jeg frem til, men i mellomtiden fortsetter jeg med OneNote 2016 som kan:

• Sende Outlook epost til OneNote

• Sende Outlook møter til OneNote og koble møtenotatene i OneNote til avtalen i Outlook

• Opprette Outlook oppgaver i OneNote

• Lagre felles OneNote på filserver og lokalt på PC

• Opprette maler for sjekklister, møtereferat, aktivitetsplaner etc.

Hva om du ikke finner OneNote 2016 på din PC?

Samtidig som MIcrosoft har tatt ut OneNote fra Office-installasjonen har de gjort OneNote 2016 tilgjengelig gratis for nedlasting. Du finner den her: https://www.onenote.com/download

Her gjør Microsoft sitt beste for at du skal bruke Windows-appen, men tillater deg å laste ned OneNote 2016 som de kaller Windows-skrivebord.

Dersom du har 32-bits Office installerer du denne. Her du 64-bits Office velger du Andre alternativer for nedlasting og bruker denne nedlastingslenken.

Om du ikke ve hva du har, prøv den første. Du vil få beskjed om dette ikke er den riktige og da kan du velge den andre.

Ble du inspirert til å utnytte integrasjonene? Få med deg noen kolleger og bestill et 2-timers kurs hos dere i Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Høsten er en travel tid

Utsikt over vann i Tuddal

For noen år siden klaget familien på at jeg alltid jobbet. Ja, det er en spesielt hektisk tid nå svarte jeg. Det blir bedre etter jul. Konfrontert med dette i januar måtte jeg bare beklage, men det var mer å gjøre enn forutsatt. Men etter påske roer det deg, så etter sommeren. Men det skjedde selvfølgelig aldri.

Høsten er en slik travel tid for mange, men etter nyttår er det nytt år og nye planer skal iverksettes. Vi kan ikke bare jobbe mer og mer. På et tidspunkt må vi jobbe annerledes. Vi må innse at vi ikke kan gjøre alt, men må prioritere de aktivitetene som er viktigst for å oppnå de resultatene vi ønsker oss. Det betyr at vi høflig og smilende må si nei til mye annet.

Det blir aldri mindre å gjøre.

Det vil alltid være mange flere oppgaver enn du kan få gjort. Hvordan prioriterer du for at ditt arbeid skal lede til best mulig resultater samtidig som du har tid igjen til familien, dra på hytta, eller andre hyggelige aktiviteter?

Det er i prinsippet to måter du kan oppnå mer på kortere tid.

1. Gjøre hver oppgave eller aktivitet raskere. Eksempler kan være å behandle eposten raskere, unngå dobbeltarbeid ved å ført skrive møtenotater for hånd, for så å skrive referatet inn på PC.

2. I større grad gjøre målrettede oppgave.  Om du velger å si nei til en del av de oppgavene som kommer på epost og takker nei til møter du egentlig ikke har noe å bidra med sparer du tid.  Den tiden kan du bruke på å gjøre egne planlagte aktiviteter. Da oppnår du enda mer.

Til sammen kan du da si at du jobber mer effektivt. Ved å ha en plan og kontroll på din tid og dine oppgaver kan du også lettere planlegge tid du ikke arbeider og bruke den på familie og annet uten å hele tiden gå med en følelse av at du burde jobbet.

På tide å investere i deg selv?

Det passer sjelden å ta en dag borte fra jobben for å investere i seg selv og legge om til en mer effektiv arbeidsform, men om du skulle føle at det er en god ide kan du jo vurdere å bruke en dag på deg selv der du gjør nettopp dette. Sjekk ut workshopen der du får hjelp til dette her: Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag

Vil du i første omgang bare lære å jobbe litt smartere ved å beherske verktøykassen med Outlook, OneNote, Teams mm kan du sjekke Smart endring bedriftsinterne workshops

Du kommer til å få 20% mindre ressurser hvert år!

Press

Kontinuerlig forbedring er ikke lenger nok. Vi må gjøre et kvantesprang i effektivitet for overleve og lykkes som leder eller kunnskapsarbeider i en verden med stadig mer informasjon og økende omløpshastighet. I henhold til en internasjonal undersøkelse utført av Corporate Executive Board forventer ledere at de selv og deres team må levere 20% bedre resultater år over år. For mange er tiden man er tilstede på arbeidsplassen av mindre og mindre betydning. Det man blir målt på er ikke lenger timer, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. YS arbeidslivsbarometer 2014 viser at andel som opplever at presset for å produsere mer på kortere tid har økt fra 40% til 70% de siste 5 år.

Jobb smartere, ikke hardere sies det. I en digital verden klarer vi ikke å henge med uten å selv ta i bruk digitale verktøy. Mange bruker hodet til å behandle informasjon teknologien kan gjøre mye bedre. Da blir det ikke nok kapasitet igjen til å være innovativ og nå stadig mer krevende mål.

Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.

Etter hvert som omløpshastighet og informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å «skjøte på» hjernen med digital informasjonsbehandling. Først med hullkort, og i dag med skylagring i store datasentre, PC’er og smarttelefoner.

Når vi overlater lagring og gjenfinning til vår «hjerneutvidelse» lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.

Du trenger sannsynligvis ikke skaffe deg noen nye verktøy. De fleste har allerede mer enn nok verktøy. Du må bare lære deg å bruke dem og akseptere at det innebærer at du må arbeide på en annen måte enn du har gjort i år etter år. Trenger du hjelp kan du jo vurdere en 2-timers workshop om Smart arbeid og samarbeid i den digitale hverdagen sammen med egen PC. Ta gjerne med noen kolleger så  jobber dere smartere sammen også :-)

Husk! Glødelampen kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset, og LED-pæren ikke som en videreutvikling av glødelampen. Av og til må vi bryte med det gamle for ta et kvantesprang i effektivitet