Får du plagsomt mye Teams-varsler på mobilen?

I noen virksomheter jeg samarbeider med om Teams får jeg veldig mange varsler både på PC, og ikke minst på mobil. Og for meg som har smartklokke prikker varslene meg på håndleddet stadig vekk, og så må jeg sjekke hva dette er. Ja, jeg vet jeg ikke trenger gjøre det, men jeg synes klokka har mange fordeler, og vil heller se hvordan jeg kan endre varselinnstillingene så jeg bare får viktige varsler, og ikke på alt mulig der noen vil at jeg skal lese deres melding.

For hvordan du bestemmer varsler på PC, les gjerne Ta kontroll over egne varsler i Teams. Unngå forstyrrelser og pinlige hendelser. Hvis du bruker Teams på mobil, er det ikke nok å bare endre innstillingene på PC. Du må også gå til varslingsinnstillingene på mobilen din for å få full kontroll over varslene dine.

Ikke overdriv @team og @kanal

Det er spesielt Team og kanalvarsler som kan være irriterende. Disse er ofte brukt bare for være sikker på at alle oppdager at du har sendt en melding, og ikke fordi den krever noen handling fra din side. Overdrives bruken av dette kan du fort bli oppfattet som en spammer. For å unngå å bli det, les gjerne Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger.

Slik tar du kontroll over varslene på mobil (og klokke)

Det er vanskelig å få andre til å gjøre det rette, men du kan ta kontroll over hvordan du behandler det du mottar. I tillegg til å gå igjennom varslene på PC, gå igjennom dine mobilvarsler.

Her velger jeg å tilpasse varslene slik at jeg ikke får @team og @kanal-varsler. I tillegg slår jeg av Liker og reaksjoner så jeg slipper å få varsling hver gang noen gir meg en tommel opp.

Siden jeg bruker mobilen som vekkerklokke vil jeg heller ikke ha varsler fra Teams på alle døgnets tider. Det styrer jeg med å blokkere Teams-varsler Under stilletid. Legg også merke til varselinnstillingen Når aktiv på andre enheter. Når den er på får du ikke varsling på mobil når du er aktiv på PC.

Innstillinger og god oversikt i NYE Teams

Har dere tatt i bruk NYE Teams? Kanskje en god anledning til å gjennomgå en del sentrale områder for å lykkes med Teams på nytt? For eksempel med 40 minutters Frokost/lunsj og lær sesjonen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur i Nye Teams. Der gjennomgår vi hvordan du får god oversikt og kontroll over Team og kanaler. Hvordan kommunisere tydelig, og gjøre det enkelt å agere på det som er viktig for meg.

PS! Varselinnstillingene på mobil gjelder for den organisasjonen du får varsler fra. Dersom du er gjest i andres organisasjoner må du gjøre endringer i mobilvarsler både når du er i egen organisasjon og så om igjen når du har bytte til andre organisasjoner på mobilen.

Du kan bruke møtechat i Teams til mer enn du tror

Noe av det som er bra med å planlegge møtene på Teams er at det gir deg en helt ny mulighet til å forberede, gjennomføre og følge opp møtene. Møtechaten er tilgjengelig fra du inviterer til møtet så du kan bruke den til avklaringer og innspill til agenda fremfor epost. Du kan også bruke den i møtet til å tildele oppgaver til deg selv og andre som så kan følges opp senere.

Smart gjennomføring av effektive møter med Teams

Her er min guide til hvordan du kan forberede, gjennomføre og følge opp Teams-møtene med den strukturen som er tilgjengelig i Teams. Møtechaten binder sammen forberedelser, gjennomføring og oppfølging.

Styr hvem som ser hva i møtechatten

Men hva om du inviterer en ekstern gjest til møtet og du ikke ønsker at gjesten skal få tilgang til møtechatten, eller kanskje bare i den tiden gjesten deltar i møtet, men ikke hva som har skjedd før, og hva som skrives i chatten etter at møtet er ferdig?

Frittstående møtechat i Teams der eksterne bare ser møtecharten den tiden de er med i møtet

Her er det to mulige scenarier; Frittstående Teams-møte eller Teams-møte knyttet til en kanal. Usikker på hva forskjellen er? Se artikkelen Tre måter du kan opprette Teams-møter på. Velg riktig! — Smart endring AS

Invitere du til et frittstående Teams-møte fra kalenderen i Outlook eller Teams vil bare interne deltakere ha tilgang til møtechatten før møtet. Eksterne vil kunne delta i møtechatten under møtet, men vil ikke se innhold som er utvekslet der før møtet. Når den eksterne deltakeren går ut av møtet vil innhold som utveksles der ikke lenger være tilgjengelig.

Dersom du inviterer til et Teams-møte og knytter det til en kanal vil bare medlemmer av Teamet kanalen er opprettet i ha tilgang til møtechat fordi det er en Teams-samtale i kanalen. Om det er et ledermøte, prosjektmøte, eller et annet gjentakende møte kan du invitere ulike gjester til møtene og de vil ikke se, og ha tilgang til møtechat.

Unngå å få varsler fra møter du ikke er deltaker i

La oss si at du delta i bare en del av et møte og så bytter du til et annet møte. Da kan du likevel få møtevarsler fra det møtet du har forlatt mens du er i det nye møtet. Ganske forstyrrende, ikke sant?

Dette kan du gjøre for å dempe møtevarsler for møtet du deltar i, eller for et møte du forlater. Finn chatten i Teams arbeidsflaten og velg å deaktivere møtechatten for dette møtet. Da vil du ikke bli forstyrret av denne.

Ønsker du og dere å jobbe smartere i Teams-møtene? Vurder den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter.

Beste praksis for Teams-varslinger - Ikke irriter dine kolleger

Gjennom veldig mange av Teams-workshopene er det et tema som går igjen. Når vi erstatter intern epost-kommunikasjon med Teams kanalsamtaler og chat blir noen bekymret for om informasjonen de deler blir lest av alle.

En leder sendte tidligere ut et internt nyhetsbrev hver fredag med informasjon til alle i virksomheten. Denne havnet da i Outlook innboksen hos alle ansatte.

Nå ble ledelsen enige om å slutte å dele informasjon internt på epost, men heller dele den i et Team og i en kanal der alle ansatte har tilgang. Bekymringen er da om noen faktisk oppsøker den kanalen og leser informasjonen. VI vet at alle leser epost, og de fleste får også et varsel når de får en ny epost. Derfor føler vi oss trygge på at den blir lest, men vi vet ikke. Jeg bare antar at alle leser min epost.

Spammer du alle i organisasjonen i Teams?

For å skaffe meg selv den samme tryggheten kan jeg i min melding "nevne" Team, eller kanal med @teamnavn eller @kanalnavn. Da tvinger jeg frem et varsel hos alle medlemmer av Teamet.

Jeg har i min dialog med flere virksomheter oppdaget at dette er veldig utbredt, og for en jeg snakket med har det ført til at hun ignorerer varsler i Teams fordi de fleste faktisk ikke angår henne, eller fordi de ikke inneholder noe hun skal gjøre noe med. Dersom alle "tvinger" frem en varsling for sine meldinger roper vi "ulv ulv!" Og da vi vet hva resultatet blir…

Slik bruker du Teams-varsler på en god måte

Informere om noe i en Teams-kanal.

Ingen bruk varsling. Du må stole på at de det er relevant for oppsøker kanalen jevnlig og leser informasjonen. Mottakere kan også velge å selv slå på Kanalvarsler dersom de vil bli varslet om nye innlegg i kanalen.

Du bør ikke bruke @Kanalnavn. Da vil alle som er medlemmer av Teamet få et varsel selv om ikke kanalen er relevant for dem. Enda verre er å bruke @Teamnavn. Da blir du en spammer alle blir irritert på.

Be en eller flere medlemmer av et Teams gjøre noe relatert til arbeidet i en Teams-kanal.

Varsle de aktuelle personene med @Navn. Da vil kun disse få et varsel. Det er som å sette dem på til-linjen i en epost. Andre medlemmer av Teamet kan fremdeles lese meldingen. Det tilsvarer å sette noen på kopi om du hadde sendt en epost.

Ikke send en epost om du er usikker på om mottakeren er aktiv i Teams. Dersom et Teams-medlem ikke ser meldingen innen en time får de et epostvarsel automatisk.

Du trenger å få ut en krisemelding til alle medlemmer i et Team.

Nå kan du bruke @Teamnavn og tvinge frem et varsel hos andre. Du bør ikke bruke @Kanalnavn. Da vil de som har skjult kanalen ikke få beskjeden.

Sende en melding til en eller flere som ikke er relatert til et prosjekt eller en arbeidsprosess du har en Teams-kanal for.

Bruk Chatten til dette. Det kan være en 1:1, eller en gruppechat med flere medlemmer. Ikke bruk en Teams-kanal. Da kan alle medlemmer av Teamet lese meldingen, og om det ikke er relatert il arbeid i kanalen vil det være irriterende for andre.

Be alle som er involvert i en kanal gjøre noe, for eksempel oppdatere et regneark.

Nevn alle du vil varsle med navn. Da får bare de meldingen og kan gjøre det du ber dem om. Om det er noe du trenger å gjøre ofte, kan du opprette et Merke som du tilordner til relevante personer. Da kan du nevne @Merke i meldingen og bare de det gjelder vil bli varslet. Se mer om dette under.

Ikke bruk @Kanalnavn. Da vil alle i Teamet få et varsel, også de dette ikke angår.

Organiser Team-medlemmer i grupper du kan adressere

Mange savner å kunne lage en "distribusjonsliste" der man kan henvende seg til flere uten å måtte skrive inn alle navnene hver gang. Det kan du gjøre ved å bruke merker. På jobben har vi et Kriseteam der vi behandler oppståtte situasjoner. Vi har noen som kan gi IT-støtte i slike sitasjoner, men det kan være litt forskjellige over tid og jeg vet ikke hvem som er tilgjengelig når det skjer noe. Derfor oppretter jeg et merke, IT-støtte, som jeg kan adressere når jeg trenger det.

Et merke gjelder bare innenfor ett Team, så ulike Team kan ha ulike aktive merker. Dersom du vil nevne alle deltakere i en prosjektkanal, kan du opprette et merke for prosjektet og bruke @merke fremfor å bruke @kanal.

Utfordringen er å få alle til å tenke på denne måten. Det beste er å gjennomføre en workshop, eller opplæring der man diskuterer bruk av varsler og blir enige om hva som er hensiktsmessig. Det gjøre vi for eksempel i den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams, og i nettworkshopen Bruk Teams smartere