Hvordan finne balansen mellom tilgjengelighet og egentid?

Bildet viser kvinne i balanse

Vi er avhengige av å samarbeide for å lykkes og det betyr gjerne kommunikasjon, mye kommunikasjon…
Det kan av og til være vanskelig å få tid og ro til egne tanker og til å gjennomføre egne oppgaver.

Avbrytelser, er den største plagen og tidstyven på norske arbeidsplasser i 2018, ifølge en ny rapport fra det norske analysebyrået Company Pulse. Kolleger som kommer og sier "har du 5. minutter", telefoner, epost og meldinger.

I dag kobles avbrytelser ofte til diskusjonen om eget kontor kontra kontorlandskap, men Company Pulse undersøkelsen viser at kontorformen ikke utgjør noen forskjell på hvor ofte man blir avbrutt i arbeidet.

I stor grad får du så mye avbrytelser som du legger opp til. Det er sjelden noe krav å være tilgjengelig til enhver tid, men det er viktig å ha en balanse mellom tilgjengelig tid og beskyttet tid.

Dagene består for mange av en veksling mellom møter og oppgaver. Noen oppgaver er det greit å gjøre mellom møtene og det kan være OK å være tilgjengelig og bli forstyrret litt. Andre oppgaver kan kreve mer konsentrasjon og at man får jobbe uavbrutt uten å bli forstyrret. Ved å ha et bevisst forhold til dette kan de fleste planlegge med begge deler.

For meg gjøres dette når jeg lager en plan for kommende uke.

Bildet vider ukekalender i Outlook med møter, avtaler for egentid og oppgaver

Som vist i illustrasjonen er det en del møter, en del åpen tid, eller tilgjengelig tid, og et par avtaler med meg selv jeg kaller beskyttet tid. Denne legger jeg gjerne til morgenen og sitter kanskje hjemme med disse oppgavene før jeg drar på kontoret. Alternativt prøver jeg å finne et møterom, eller et sted å sitte på kontoret jeg vanligvis ikke er for å gjemme meg bort litt. I min beskyttede tid ignorerer jeg epost, Skype-meldinger og telefon. Det er lite som ikke kan vente en time eller to, og jeg må faktisk få gjort min jobb også.

BIldet viser epostflagg fom kommer opp på skjermen. Fra artikkel på dinside.no

Men det er ikke bare forstyrrelser fra kolleger som avbryter deg når du sitter konsentrert og jobber. Den vanligste avbrytelsen er du ansvarlig for selv.

Får du opp et "flagg" på skjermen når du får ny epost?

Øynene dine, og underbevisstheten vil lese denne umiddelbart. Forskning viser at du mister konsentrasjonen i 30 sekunder til flere minutter når dette skjer.

Og hvor fristende er det vel ikke å klikke på flagget og åpne E-posten dersom det ser ut som noe interessant. Da er du virkelig langt ute av det du arbeidet med og det vil ta deg lang tid å komme tilbake til det du egentlig hadde bestemt deg for å arbeide med.

Gjør deg selv en tjeneste å slå av disse varslene! Ta bort alle merker under Meldingsankomst. I det minste Spill av en lyd, og Vis et skrivebordsvarsel.

Nå er det du som bestemmer tidspunktet for behandling av ny E-post, ikke senderen av E-posten. Her er hvordan du gjør det:

 
BIldet viser menyvalg Fil, Alternativer i Outlook
Bildet viser Outlook epostalternativer og hvordan du tar bort skrivebordsflagg

Vi du og dine kolleger ha hjelp til å finne balansen kan jeg love en kick-start på dette om dere tar lynkurset Smart bruk av Outlook til å ta kontroll over egen hverdag.

Hvordan leve et perfekt liv, ha kontroll på alt, og gjøre alt som står i planen

Nani

Nani

Lykken er en varm hund sier Linus i Knøttene. Det kan man være enig i, men så enkelt er ikke livet. Dagene våre er fulle av krav fra omgivelsene og fra oss selv. Ofte er det våre egne krav som er de vi mest ønsker å leve opptil.

Vel, jeg er ganske fornøyd med hvordan jeg lever livet mitt og jobben jeg gjør, men selvfølgelig ville det alltid være bra om jeg kan bli litt bedre, litt mer effektiv, og samarbeide bedre med andre. Men jeg vil ikke bli en annen person av den grunn.

Det er mange som lover deg et bedre liv og full kontroll over tiden din, bare du blir som dem ....
Da vil du aldri behandle epost mer enn en gang om dagen. Du har alltid en time eller to om morgenen der du gjør ditt viktigste arbeid uforstyrret og du avslutter dagen med å reflektere over alt du har fått gjort.

Kom tilbake til virkeligheten! Jeg vet om veldig få som kan komme unna med å behandle epost bare en gang om dagen. Omløpshastigheten og informasjonsmengden i dag krever at man gjør dette flere ganger om dagen for å holde oversikten og kan reagere på hendelser som oppstår. Det kan også være kolleger som venter på din respons og ikke kommer videre før du har gitt dem et svar. Det er jo derfor mange også leser epost på telefon så de kan gi et raskt svar på noe, eller fange opp viktig informasjon i tide.

Jeg har heller ikke noe tro på at man nødvendigvis skal gå løs på de tyngste oppgavene tidlig på morgenen. Det fungerer i alle fall ikke for alle. For mange er det faktisk bedre å "varme opp" litt med å komme ajour med epost, få unna en reiseregning og litt annet mens man tar en morgenkaffe. Men jeg har tro på at man må planlegge og sette av tid til de større oppgavene.

Min erfaring er at man må finne en balanse mellom det man gjør for seg selv, og den tiden man må akseptere å bli avbrutt av kolleger, eller svare på eposthenvendelser som gjør at andre kan få gjort sin jobb. Jeg deler inn dette i beskyttet tid og tilgjengelig tid. Beskyttet tid kan være at man jobber et par timer hjemme før man drar til kontoret og blir tatt av malstrømmen der. Eller finner et bortgjemt møterom på jobben, setter telefonen på stille og forsøker å komme gjennom arbeid relativt uforstyrret. Så kan man arbeide med andre oppgaver, delta i møter og være sosial på andre tidspunkt.

For å få til dette må du komme andre i forkjøpet med din plan. Dersom ikke du tar kontroll over din tid er det mer enn nok andre som gjerne gjør det :-)

Lag en ukeplan hver fredag for kommende uke der du tar hensyn til både dine, og kollegenes behov. Men ikke fyll opp planen helt. Husk at 30-50% av det du kommer til å gjøre neste uke vet du ikke om ennå. Det blir styrt av eposter, møteinnkallelser og andre henvendelser du får. Du må altså planlegge for det uforutsette og ha rom i kalenderen til dette.

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Lag en balansert ukeplan. Beskytt tiden du må jobbe uforstyrret. Hold en del tid åpen for å være tilgjengelig

Skulle du trenge en kick-start på å ta mer kontroll over egen tid og være mer ajour med oppgaver uten å endre livet ditt kan du jo vurdere det veldig praktiske kurset Smart bruk av Outlook - ta kontroll over egen arbeidsdag og prioriter riktig for å nå dine mål. Der du kommer godt i gang med å jobbe litt smartere på et par timer.