Da jeg startet Smart endring i 2013 hadde jeg allerede lært hundrevis av Microsoft-ansatte å ta kontroll over egen hverdag og prioritere bedre. Det alle slet med den gangen var epost som strømmet inn i strie strømmer og ble helt uhåndterlig for mange. Siden har det blitt tusener som har gjennomgått Smart endring workshops for å ta kontroll over eposten, prioritere tid til egne viktige oppgaver for å nå egne, og teamets mål.
Men, hva skjedde?
Vi var vant til at de som ønsket at vi skulle gjøre noe for dem sendte oss en epost. Men nå kommer henvendelser på Teams i tillegg! Og så kan det komme prosjektoppgaver i Planner, og oppfølgingsoppgaver fra møter.
Hva med mine oppgaver? De som jeg må prioritere for å nå mine mål? Kommer jeg noen gang til dem?Spørsmålet mange stiller seg er «Hvordan skal jeg få oversikt og kontroll over alt dette»?
Teams hjelper oss ikke å få oversikt
Dessverre har innføring av Teams og andre digitale verktøy gjort at mange har mer enn nok med å lære seg å bruke disse, og det opprinnelige målet om å arbeide og samarbeide effektivt for å nå våre mål kommer i bakgrunnen. Mange bare henger i stroppen og gjør så godt de kan, og går ofte hjem med en følelse av at man slett ikke har jobbet med de viktigste oppgavene, men med å ta unna det som kom av forespørsler i løpet av dagen
Hva om du kunne gjenvinne kontrollen?
Svar ærlig. Jobber du alltid med de høyest prioriterte oppgavene? Velger du de viktigste, eller det som haster mest og som andre maser om? For å kunne bruke mer tid på det som er viktigst kan vi ikke bare se på oppgaver fra dag til dag, men må planlegge oppgaver fremover i tid basert på frister og prioritering.
Hva skal jeg gjøre i dag, neste uke, og hva må jeg huske utover denne planleggingshorisonten. Det er det bare du som kan ta stilling til og prioritere.
Bruk verktøyene som skaper problemene til å løse dem
Dersom du velger det, kan du bruke Outlook, Teams og To do som dine personlige planleggings- og prioriteringsverktøy og få bedre oversikt og kontroll.
Les også Planlegging og prioritering er for viktig til å overlates til KI
Flagg en epost du ikke kan følge opp akkurat nå
Ikke bare hopp over den, men bestem der og da. Hvor viktig er dette, og når vil jeg behandle den? Høyreklikk på flagget, velg en av hurtigvalgene, eller en bestemt dato.
Følg opp en Teams-melding i en kanal eller chat
Etterhvert flytter en del av det vi brukte å få på epost til Teams. Det er fremdeles noe vi må behandle. Og, henvendelser kommer ikke inn ett sted, med spredd over forskjellige kanaler og chatter. Det gjør det enda vanskeligere å følge opp slike meldinger. Å sette dem til ulest løser ingenting. Å samle oppfølging av meldinger fra ulike kanaler på ett sted hjelper mye.
Få oversikt og prioriter alt i To do
Det du flagger i Outlook, lager oppgaver av i Teams, og blir tilordnet deg i Planner vises i prioritert rekkefølge i To do. Du kan bruke To do i Outlook eller i egen app på PC og mobil.
Ikke glem å notere egne oppgaver. Ved å gjøre det blir de like synlige som oppgaver andre vil du skal gjøre. Det gjør det lettere å balansere arbeid for andre med egne viktige oppgaver.
Vil du og dere få bedre oversikt, og bli bedre på å prioritere oppgaver som fører til at du oppnår dine og teamets mål? Sjekk ut workshopen Smart prioritering med Outlook, Teams og To do