Ja, men hvor? Det er omtrent like nyttig som å si det ligger på Internett. Mange synes det er vanskelig å forstå hvor dokumenter er lagret. Det ligger i Teams. Det ligger i SharePoint. Lagre på din OneDrive! Og så sier noen, du vet at alt er lagret i SharePoint? Er det riktig? Ja, på en måte
SharePoint og SharePoint er forskjellige ting
Det som forvirrer mange er at SharePoint både er en teknologi og et sted vi lagrer dokumenter. SharePoint teknologien er den som blir brukt for å lagre dokumenter. Men vi ser den ikke alltid. Akkurat som vi ikke ser motoren i en bil, den ligger skjult under panseret.
Når du lagrer dokumenter i ditt personlige dokumentlager OneDrive er det som du sitter i kupeen, men om du trykker på gassen er det motoren under panseret som gjør jobben. Dokumentene i OneDrive er lagret i et personlig SharePoint-område der bare du har adgang. Det samme gjelder når du lagrer dokumenter i Teams. Da blir dokumentene lagret i det underliggende SharePoint-området bare medlemmer av Teamet har adgang til. Så hva med felles dokumenter som ligger på siden SharePoint? Ja, da har vi åpnet panseret og trekker i gassvaieren direkte. Rettighetene til en SharePoint side med dokumenter er vanligvis administrert av IT i organisasjonen fordi det ofte brukes som et arkiv, eller sted for felles dokumenter som ikke tilhører noen bestemt gruppe..
Under panseret
Dersom vi åpner panseret kan vi se alle motorens deler. Det kan vi også gjøre i M365. I flere virksomheter der jeg leder workshops rundt samarbeid i Microsoft 365 ser jeg at mange har en startside/intranettside de går inn på for å finne informasjon, starte applikasjoner og arbeide med dokumenter. Vi kan få en oversikt over alle dokumentområder ved å åpne OneDrive appen på nett. Der ser vi dokumenter vi nylig har arbeidet med. Mitt OneDrive-område under Mine filer. Vi ser også Teams- og SharePoint dokumentområder vi har tilgang til.
Men, jeg lagrer jo mine dokumenter på min PC
Ja, du kan gjøre det, med det er ikke så lurt. Om noe skjer med din PC blir de borte. Det er vanlig at IT setter opp PC'en slik at din OneDrive synkroniseres til din filutforsker. Da ser det ut som du lagrer lokalt, men egentlig lagrer du på OneDrive så lenge du lagrer i en mappe som ligger under den blå skyen der det står ditt navn@Organisasjonsnavn. Da er dokumentene trygge og du har dem tilgjengelig både på PC, i nettleser og på mobil.
Vil der ha bedre oversikt, arbeide og samarbeide bedre i Teams, og ha god struktur på dokumentene? sjekk ut workshopen Smart samarbeid med Teams
For enda bedre innsikt og for avanserte dokumentfunksjoner, vurder Smart dokumentbehandling i Teams , SharePoint og OneDrive