Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook’s feil?

/
BIldet viser mann som løper fra møte til møte

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter?

Nyhet! Nå kan du gjøre møteavtalene 5-15 minutter kortere i Outlook helt automatisk. Les videre for å se hvordan.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over. Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Bildet viser en kalender uten pauser mellom møtene

Hvorfor skal et møte vare i 1 time?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte. Det er ingen logisk grunn til at et møte skal vare en time. Hvorfor kan det ikke like godt vare 37 minutter?

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det er så innarbeidet at møter varer en halv, eller en hel time så det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

Endre innstillinger for Outlook kalender for å opprette kortere møter som standard

Dersom du har den nyeste versjonen av Outlook kan du nå sette opp kortere møter som standard for de møtene du kaller inn til. Slik gjør du det:

Skjermbilde med oppsett av kortere møter som standard i Outlook

Er ikke denne muligheten tilgjengelig for deg ennå? For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50.

Bruker du Google kalender kan du gjøre tilsvarende ved å velge innstilligen "Raske møter" under Innstillinger for aktiviteter"

VI tenger en påminnelse på at møtet bare er 50 minutter

Bildet viser veggklokke der området mellom 10 og 12 er blokkert

Men så sitter du der i møtet og selv om møtet i kalenderen er 50 minutter er hodet vårt sannsynligvis innstilt på at møtet er på en time. En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik vi gjorde i Microsoft Norge. Der blokkerte sektoren mellom 10 og 12 og på den måten minnet alle om at møtet skal avsluttes senest 10 på hel.

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

For flere innlegg om møter, se gjerne

Møter er braaaaa, ikke bortkastet tid

Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Blir du irritert over å få alle møteinnkallingssvarene i Innboksen?