Fra Word til Loop. Hvordan KI stiller nye krav til dokumentformat

Bjørn O. Hopland er leder og rådgiver i Smart endring AS

Word er designet for å gi oss et verktøy til å skrive og redigere tekst. Vi kan legge til bilder og illustrasjoner manuelt, men innholdet forblir statisk. KI-løsninger som Copilot kan derimot generere tekst, bilder, illustrasjoner og programkomponenter som krever høyere fleksibilitet og dynamisk oppdatering. Dette er noe Word ikke er laget for. Hva kan være et alternativ?

Fluid?

Jeg følger ganske godt med i Microsofts utvikling av løsninger for arbeid og samarbeid, og i 2019 dukket det opp noe jeg ikke kunne helt se den fremtidige betydningen av.

Fluid-rammeverket ble annonsert med mål om å erstatte statiske dokumenter med dynamiske komponenter for samarbeid i sanntid. Dette skulle gjøre det enklere for utviklere å bygge apper med lav forsinkelse og sanntids synkronisering uten komplekse serverløsninger.

Javel?

I 2022 ble Loop appen lansert med mulighet til å lage arbeidsområder, sider og komponenter som kunne deles mellom deltakere i et prosjekt, eller samarbeid inne et område. Jeg oppfattet det som et forsøk på en frittstående applikasjon for å lage en enklere løsning med mindre krav til struktur enn Teams, passende for mindre virksomheter  og studentprosjekter.

Noen så det som et forsøk på å konkurrere med andre samarbeidsprogrammer som for eksempel Notion om du er kjent med det programmet. Men så lenge det ikke var integrert med Teams, så jeg ikke poenget for de virksomhetene jeg jobber med.

Nå ser vi konturene av en plan

I 2022 lanserte Microsoft Loop-komponenter som kunne integreres i Outlook, og Teams. Du kan opprette en liste, en tabell, og et stadig større utvalg av Loop komponenter i Teams. Du kan dele dem i Teams med de nærmeste, og samtidig dele den i Outlook med de som ikke er med i Teamet. Alle kan oppdatere innhold samtidig, slik mange er blitt vant til at vi kan gjøre i et delt Word-dokument.

Nå begynner det å bli interessant. Vi trenger ikke bruke Loop-appen, men kan benytte komponentene i de verktøyene vi allerede bruker daglig. Dette lar oss holde oss til den strukturen og samarbeidsformen vi har investert tid og opplæring i for å få alle til å bruke.

Hvor lagres Loop-komponentene?

Men, vi er ikke helt der vi trenger å være ennå. Det mangler en del, og for mange føles det ikke riktig ut at alle Loop-komponenter lagres i OneDrive til den som oppretter den. Hva om vedkommende slutter? Hvor blir det av våre felles data da?

Et eksempel her er Teams møtenotater, der du kan dele agenda, møtenotater og oppfølgingsoppgaver med andre møtedeltakere. Møtenotatene lagres hos møtearrangør, med delingslenker til andre møtedeltakere i organisasjonen. Denne, og andre Loop komponenter kan bare deles med medlemmer i organisasjonen samt gjester i Teams.

Les også: Er du lei av maset om at alle møter må ha en agenda? — Smart endring AS

Loop lander i M365

Dette har nok vært planlagt fra starten, og fra 2023 kan Loop komponenter lagres i Team/M365 grupper og ikke bare i OneDrive. I tillegg støttes nå OneNote. Ved å legge til en eller flere Loop-komponenter får OneNote notater flere muligheter. Fra før støtter OneNote tekst, tabeller og alle typer media.  Nå kan du også legge til en Loop oppgaveliste.

Vi bytter fra Outlook oppgaver/tasks til To do

OneNote har tidlige støttet Outlooks oppgavesystem, så man har kunnet skrive et møtenotat og lage en oppfølgingsoppgave som flagges og vises som en oppgave i Outlook. Den muligheten forsvinner med nye Outlook. Men nå kan du legge inn en Loop oppgaveliste i møtenotatet der dine oppgaver vises i Microsoft To do og i Planner. Det synes jeg er en fin kombinasjon og har integrert dette i mitt møtenotatkonsept for dele oppgaver: Smarte møtenotater med Teams, OneNote og Loop — Smart endring AS

Les også Jeg får forslag om å bytte til Nye Outlook. Skal jeg gjøre det? — Smart endring AS

Loop sider er sentralt i Copilot

Når du skriver et spørsmål til Copilot vil svaret du får bruke Fluid-formatet til å vise deg tekst, grafer og kodeblokker. Det gjelder også de utvidelsene du får tilgang til med M365 Copilot lisens, Researcher og Analytiker. De bruker i stor grad fluid-formatet for å formattere rapporter og illustrasjoner, og kode-komponenter for analysekode i programmeringsspråket Phyton.

Hvor lagrer jeg svarene fra Copilot chat?

Svarene du får fra Copilot chat kan samles på Copilot Sider/Pages. Sidene kan du dele med kolleger. Her kan flere bidra og legge inn tekst og komponenter samtidig. Jeg er sikker på at dette formatet vil bli brukt mer og mer som arbeids-og samarbeidsformat. Så vil vi nok fortsette å benytte dette innholdet i Word for å ferdigstille mer formelle dokumenter.

Dette, og mye annet kan du lære om i workshopen Smart bruk av M365 Copilot med agenter — Smart endring AS

Hvem andre bruker Fluid?

Microsoft publiserte Fluid-framework som åpen kildekode i 2020. Det betyr at alle fritt kan lage komponenter, sider og arbeidsbøker i det samme formatet Microsoft bruker. For eksempel er Autodesk og Hexagon industripartnere som benytter Fluid-rammeverket for utveksling i integrasjoner mellom ulike systemer. Det forenkler muligheten med å gjøre sanntids oppdateringer fordi Fluid ikke er avhengig oppdateringer via servere, men i likhet med blokk-kjeder utveksler oppdateringer direkte mellom systemene. Les mer om dette i Fluid Framework 2 is now production ready.

Og når agenter skal snakke med hverandre, hvordan utveksler de informasjon? Sannsynligvis ikke i Word 😉 Kanskje Fluid-format?