Er du lei av maset om at alle møter må ha en agenda?

Du har sikkert hørt det mange ganger. Aldri et møte uten en agenda! Likevel, de fleste møter jeg har deltatt i har ikke en agenda som er delt på forhånd. Det betyr ikke at vi ikke vet hva møtet handler om og at det ikke blir et godt møte.

Møtetittelen og en enkel invitasjonstekst er ofte nok for et prosjektmøte, eller et arbeidsmøte. Ofte starter møtet med å klarlegge i noe mer detalj hva vi forventer å få ut av møtet. Det skrives gjerne på en flipover, eller vi kan bruke Teams-tavlen i et digitalt møte. Det har jeg ofte gjort. Utfordringen i etterkant kan ofte være større. Hva diskuterte vi, og hvilke oppfølgingsoppgaver ble avtalt i møtet.

Du kan bruke møteverktøyene i Teams også i møterommet

Jeg vil hevde at bruk av mulighetene i Teams-møter er sterkt undervurdert. Faktisk kan møteverktøyene i Teams være like nyttige selv om vi alle deltar i et møterom.

Selv har jeg brukt OneNote mye til både egne og felles møtenotater. I tillegg er Planner veldig nyttig for oppgavefordeling i gjentakende møter.

Les mer om det i Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Hva når et møte kommer brått på, eller ikke inngår i en møteserie?

Likevel er min erfaring at mange møter ikke inngår i en plan, og ikke har en forberedt struktur som passer å bruke. Da vil den nye muligheten i Teams som heter, beskrivende nok, møtenotater være hendig å bruke. Der kan vi notere ned møtepunkter, korte beskrivelser av det vi snakket om, og ikke minst skrive ned oppfølgingsoppgaver. Oppgavene kan tildeles møtedeltakerne med frister, og er koblet til Microsofts oppgavesystem. Det vil si at de kommer inn i din oppgaveliste i Teams og i Microsoft To do på Pc og mobil. Du kan selvfølgelig lage en agenda på forhånd om du vil, og alle møtedeltakere kan bidra med å bygge agenda før møtet, men det er mer sannsynlig at agendaen blir notert ned på starten av møtet, om i det hele tatt.

Slik oppretter du en delt agenda før møtet

Om du ønsker kan du, men du må ikke, starte med å skissere en agenda i det du sender ut møteinvitasjonen.

Enda bedre, både du og møtedeltakerne kan legge til nye punkter uten å sende invitasjonen på nytt.

Da oppretter du invitasjonen fra Teams, eventuelt fra Outlook, log åpner den i Teams etterpå og legger til møtenotater.

Slik gjør du møtenotater og tildeler oppgaver i møtet

Når møtet starter kan alle åpne Notater fra Teams møtemenyen. Dersom det er laget en agenda før møtet vises den her.

Om ikke kan dere raskt legge inn de viktigste punktene dere vil snakke om. Alle kan bidra, og alle ser hva som blir lagt inn.

Når møtet fortsetter kan dere bli enige om hvem som skriver noen enkle møtenotater. Det klan være forskjellige for de ulike møtepunktene.

Slik følger du opp dine møteoppgaver

I møtet kan dere skrive ned oppfølgingsoppgaver. Disse kan ha en frist og bli tildelt den av deltakerne som skal følge den opp. Du får best oversikt ved å åpne notatene i Teams arbeidsflaten fra kalenderen som vist her.

Etter møtet vil du finne dine oppgaver sammen med andre oppgaver fra Teams, Outlook, OneNote og Planner in din personlige visning i Teams oppgavelisten og i To do på PC og mobil. Når du har gjort oppgaven kan du markere den som fullført og listen i møtet blir oppdatert.

Så selv om du regner med at alle deltar i et møterom, inkluder alltid et Teams-møte i invitasjonen. Da kan du bruke møteverktøyene, og skulle noen i siste minutt si fra et de ikke kan komme på kontoret kan de være med på Teams der de er.. Vil dere ta i bruk møteverktøy, eller bli bedre på å gjennomføre møter i møterom, i Teams eller en blanding kan workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett være noe å vurdere. Den kan tilpasses deres behov.

Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.