Hva er Teams møtenotater, og bør vi bruke den funksjonen?

Jeg har nylig fått et par spørsmål om Teams møtenotater som noen oppdaget da de deltok i et Teams-møte. Hva er det egentlig, og er de noe vi bør ta i bruk?

Svaret er at det kommer an på møtet. Denne muligheten kan være praktisk for et enkeltmøte der vi ønsker å gjøre felles notater og noen oppfølgingspunkter. Du kan også legge inn agenda her før møtet.

Men denne muligheten kan ikke brukes for møteserier, og møter knyttet til en kanal vi bruker for samarbeid i en arbeidsprosess eller et prosjekt.

Møtenotater er Loop-komponenter

Før vi går inn på møtenotater kan det være greit å se på hva som er grunnlaget for denne muligheten. Microsoft har i løpet av det siste året lansert noe de kaller Loop.

Det er samarbeidskomponenter flere kan jobbe i samtidig og der oppdatering skjer direkte, akkurat dom du har opplevd dersom dere redigerer et felles Office-dokument i Teams. Loop-komponenter kan opprettes i Teams, i Outlook og vi kan opprette og samle dem på en Loop samarbeids-side. Og altså også som møtenotater i et Teams-møte.

Loop-komponenter er personlige

Hver av komponentene lagres på OneDrive til den som oppretter komponenten, og deles med andre gjennom en delingskobling som kan deles i en Teams-chat, på en epost og på en Loop-samarbeidsside. Men, om den som har opprettet komponenten slutter og dennes OneDrive blir slettet, forsvinner også Loop-komponentene. De må derfor ses på som et samarbeid her og nå, slik vi også tenker om en Teams-chat.

Les også Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Informasjon som skal vare bør lagres i en Teams-kanal

Informasjon som skal vare og være tilgjengelig i virksomheten over tid egner seg ikke til dette. Da bør informasjon og oppgavelister ligge i en Teams-kanal og der fungerer ikke Loop. Da er Planner og OneNote mer aktuelle verktøy for møtenotater og oppgaver.

Les også Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Du kan heller ikke bruke Loop-komponenter til samarbeid og møtenotater til noen som er utenfor virksomheten.

Så når er det greit å bruke Teams møtenotater?

Når du har et enkeltmøte og det kommer litt brått på er det ofte ikke tid til å lage en agenda på forhånd, og det er ofte ikke etablert en struktur for møtenotater og oppfølging av møtet. Da er det raskt å skape en agenda der og da, gjøre notater under møtet, og avtale og fordele oppfølgingsoppgaver.

Status på oppfølgingsoppgavene og møtenotatene lagres i møtedetaljer i Teams-kalenderen og er tilgjengelig for alle (interne) møtedeltakere. Er du tildelt oppgaver finner du dem i ditt oppgavesystem i likhet med Planner-oppgaver.

Ønsker dere å etablere en struktur for bedre forberedelser, samarbeid og oppfølging av møter? Da kan dere vurdere en bedriftsintern workshop om Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og Smart samarbeid med OneNote i Teams Disse kan kombineres og tilpasses til deres behov.