Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Microsoft Viva bølgen slår over oss nå med en rekke muligheter de fleste ikke har tatt stilling til ennå. Det er lett å bli forvirret. Viva kan gi oss nye muligheter, men det kan lett bli "enda ett verktøy vi må forholde oss til".

Viva er paraplybegrepet Microsoft bruker for “ansattopplevelser og -engasjement”. Noen av Viva-modulene er helt eller delvis inkludert i Microsoft 365, og noen må kjøpes i tillegg om vi vil ta dem i bruk. Hvor starter vi, og hvilke forutsetninger må være til stede om vi vil nyttiggjøre oss de nye mulighetene?

Viva Insights i Teams

La oss først se på noe vi allerede har innebygget, Viva Insights i personlig utgave.

Hva er det? Hvorfor skal du ta det i bruk og hva er forutsetningen for at du skal oppleve dette som et verdifullt tillegg til Teams.

Velg … og legg til Viva Insights

Du må selv søke opp og velge Viva Insights i Teams. Der får du en analyse av ditt arbeidsmønster. Når du jobber, dine møter, hvem du samarbeider med, og mulighet til å kunne gjøre din arbeidsdag bedre.

Skal dette oppleves som nyttig må du selv ønske å ha et aktivt forhold til hvordan du jobber, og til å gjøre endringer i dine arbeidsvaner og rutiner. 

For å se hvordan Viva Insights kan bidra til planlegging og gjennomføring av en arbeidsdag, les Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Er det verd å bruke tid på?

Er du strålende fornøyd med ditt arbeidsmønster og går glad og fornøyd hjem etter en arbeidsdag der du har fullført alle dine planlagte oppgaver trenger du ikke bruke mye tid på Viva Insights. Føler du derimot at dagen blir stykket opp av møter og avbrytelser, at du aldri kommer til bunns i oppgavelisten, og at morgendagen sikkert ikke blir bedre? Da kan det hende du kan få nyttig innsikt.

Morgendagen blir ikke automatisk bedre av det, men det kan gi deg innsikt til å forstå eget arbeidsmønster og daglige vaner. Det kan være første skritt på veien til å få en bedre arbeidsdag der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Prøv dette!

1 - Gå igjennom dine resultater og let etter mulige problemområder.

Det vil gi deg bakgrunn for å stille deg selv spørsmål som

• Planlegger jeg tilstrekkelig tid til å gjennomføre mitt viktigste arbeid?

• Har jeg tilstrekkelig kontroll over min kalendertid?

• Er de fleste møtene jeg deltar på en effektiv bruk av tiden min?

• Hindrer møter meg i å få gjort mitt viktigste arbeid?

• Er jeg i stand til å få mitt viktigste arbeid gjort i løpet av min vanlige arbeidstid?

• Bruker jeg nok tid sammen med de som kan bidra til at jeg når mine mål? (se inllustrasjon)

2 - Finn 1-3 områder du vil gjøre noe med og sett deg mål for disse.

Det kan være

• Øke fokustid med 4 timer i uken for å få tid til å gjennomføre egne oppgaver

• Redusere møtetid med 2 timer i uken

• Avslutte dagen med å få en oversikt over oppgaver jeg vil prioritere i morgen

Har du dette kan du ta dette grunnlaget med deg til neste 1:1-møte med din leder og fortelle hva du planlegger å gjøre. For å oppnå det du vil, er du sannsynligvis avhengig av at både leder og kolleger også tenker litt i de samme banene.

3 - Gjennomfør din plan

Ta hensyn til dine mål når du legger en plan for tiden fremover. Husk! Skal du få plass til fokustid i kalenderen må du komme de som inviterer deg til møter i forkjøpet. Kopier gjerne ut statistikken fra Insights før du starter å gjennomføre din plan, og sjekk ukentlig for (mulige) fremskritt.

Viva Insights for team-ledere

Er du team-leder, prosjektleder, eller på annen måte er avhengig av samarbeid med en gruppe mennesker som jobber mot felles mål?

Viva Insights kan utvides med funksjoner nyttige for uformelle og formelle team-ledere. Det gir muligheter til å planlegge og følge opp team-møter, og foreslå for team-deltakerne hvilke dager det kan være en fordel å ikke ha møter. Flere har sett fordelen av å ha en møtefri dag i uken, og med Viva Insights kan du løse dette også teknisk så det blir synlig i alle Team-medlemmenes kalender. Da blir det enklere å planlegge dager uten avbrytelser.

Du kan også invitere alle i Teamet til å opprette forkortede møter automatisk. Da blir timesmøtene gjerne 50 minutter og halvtimesmøtene 25 minutter. Men det bestemmer dere i fellesskap, og Viva Insight gjør de riktige innstillingene for alle.

Dere kan også bli enige om å ha uforstyrret fokustid på de samme tidspunktene i uken. Det ville jo være dumt om jeg planlegger min fokustid tirsdag formiddag, og du tirsdag ettermiddag. Da kan vi jo ikke møtes den dagen.

Viva Insight for team-ledere er en betalt utvidelse, og dermed noe virksomheten må ta stilling til (kr.39/måned for ledere).

Skal det være nyttig for teamet, må team-lederne bli introdusert til muligheten og ta stilling til hvordan dette inkluderes i team-arbeidet. Det krever involvering av eget team og bør koordineres på tvers av virksomheten dersom man ønsker å innføre møtefrie dager.

Den raskeste veien til endrede arbeidsrutiner kan være å samle hele teamet til en workshop der men analyserer områder man kan jobbe med for å bli mer effektive som Team samtidig som alle får en bedre arbeidsdag.

Ønsker dere at Smart endring gjennomfører en slik workshop for dere, ta kontakt på bjorn@smartendring.no, eller ring 90173524. Det går fint å gjennomføre en slik workshop også uten å ha aktivert Team-lederfunksjonen.

Vil du ha en oversikt over alle Microsoft Viva moduler, finner du det på Ansattopplevelse og -engasjement | Microsoft Viva

Er det på tide å ta svømmeknappen for Teams?

Da jeg vokste opp i Sandefjord bodde vi like ved Bugårdsparken. Der var det et flott svømmeanlegg med 50-metersbasseng, stupetårn og et mindre opplæringsbasseng. Der lærte jeg å svømme. Der tok jeg først 25-metersmerket i det lille bassenget. Da fikk jeg lov til å flytte over på dypet. Der tok jeg svømmeknappen som viste at jeg kunne svømme 200 meter. Da følte mine foreldre seg trygge på at jeg kunne bade alene, og jeg kunne øve videre og ha det morsomt fordi jeg var trygg på meg selv.

Det er nok en mye bedre tilnærming til å lære å svømme enn å bli kastet ut på dypet. For det er vel det mange føler når de starter å bruke Teams?

Svømmeknappen i Teams?

Kanskje vi burde stille krav til å ha svømmeknappen for Teams før vi starter å jobbe på egenhånd? Og egentlig burde vi som gruppe ha kurs i synkronsvømming i Teams også, fordi vi er avhengig av å samarbeide med andre. Det blir ikke mye samarbeid om noe kommuniserer i en Teams-kanal, noen i Chat, og noen henger igjen i eposten.

Ta kontroll over Team og kanaler

Jeg kjenner mange som synes Teams-kommunikasjon er fryktelig rotete og uoversiktlig. Er du en av dem?  Til og med noen tidligere kolleger i Microsoft sier de har gitt opp å bruke Team og kanaler. Den eneste kommunikasjonen de bruker i Teams er Chat. Da går de glipp av en god måte å samarbeide systematisk i arbeidsprosesser og prosjekter, Du troro kansjkje ansatte i Microsoft er flinkere til å bruke digitale verktøy enn deg? Det er de ikke, og de får ikke noe mer opplæring heller. Kanskje til og med mindre.

Ta kontroll over Teams

Jeg holdt frokost/lunsj-workshopen Ta kontroll og få god oversikt over Teams-struktur for en virksomhet denne uken. Jeg spurte hvor mange som var med i mer enn 20 Team. Samtlige hender gikk i været. Og når hvert Team har 5-10+ kanaler er det ikke rart de synes det er vanskelig. Men det finnes noen grep man kan da som gjør at antall Team og kanaler ikke føles så voldsomt, og der du får god oversikt over de Teamene og kanalene du faktisk bruker i det daglige. Dette sammen med å repetere forskjellen på chat (raske meldinger) og kanalsamtaler (eposterstatning) gjorde at de fikk håpet om oversikt og kontroll tilbake.

Hvordan skape god oversikt over dine aktive Team og kanaler.

Utdrag fra workshopen

Mange blir invitert til Team man ikke nødvendigvis er aktiv i der og da. Eller dere har samarbeidet om et prosjekt i en kanal. Når prosjektet er over skjer det ikke noe mer i den kanalen. Da kan du skjule Teamet, eller kanalen. Det er helt ufarlig. Om noen nevner deg i en skjult kanal får du fortsatt en varlig og kan åpne samtalen der du er nevnt. I tillegg kan du velge rekkefølgen på Team i listen slik at de mest brukte Teamene ligger øverst. På denne måten får du bedre oversikt og kontroll i ditt daglige arbeid

Kontinuerlig opplæringstilbud i digitale ferdigheter.

Flere virksomheter har funnet ut at det er en god ide å styrke opplæringen i digitale arbeidsformer, men synes det er vanskelig å finne muligheten til å gjennomføre dette i praksis. Derfor gjennomfører de 40-minutters frokost-, eller “lunsj og lær” workshops en gang i måneden. Det styrker både digitale ferdigheter og kultur. Pr. i dag er 8 tema tilgjengelige. Se Smart frokost / lunsjmøte. Innføring, inspirasjon og repetisjon for en oversikt.

Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Tilbake til kontoret ble vårens mantra i mange virksomheter. Men så enkelt ble det ikke. Gjennom dialog med mange virksomheter, både offentlige og private oppfatter jeg at spørsmålsstillingen har endret seg fra "Når kan vi komme tilbake til kontoret" til "skal vi tilbake til kontoret?"

Når, og hvorfor skal jeg komme på kontoret?

For de fleste som i utgangspunktet kan gjøre store deler av jobben hjemme , og det er ikke alle, vil arbeidsformer være forandret for alltid. Utfordringen er den uforutsigbarheten dette skaper. Før kunne jeg tenke "dette vil jeg ta opp med Petter når jeg møter ham på kontoret i morgen". Men nå vet jeg ikke om Petter kommer på kontoret i morgen.

Har der laget Team-avtaler?

Hvilke forventninger har vi til hverandre når vi skal finne ut av hvordan vi skal samarbeide i en slik situasjon? Når kan jeg forvente at alle jeg inviterer til et møte på kontoret faktisk kommer, og når må jeg forvente at noen deltar i Teams-møte fra et annet sted? I følge Microsoft Work Trend Index March 2022 har få virksomheter jobbet med å gjøre slike avklaringer.

Gjennom gode tidligere kolleger i Microsoft, og som fremdeles jobber der, har jeg fått innsikt i det systematiske arbeidet de gjør i hele organisasjonen for at alle grupper som har behov for å samarbeide, gjør en forventningsavklaring. De lager rett og slett en team-avtale med hverandre innenfor områdene tilgjengelighet, samarbeid, møter og kommunikasjon/informasjonsdeling.

Jeg bidro nettopp med en workshop for en virksomhet som ønsket å gjøre dette arbeidet og der man pratet sammen, avklarte, og dokumenterte forventningene til hverandre som så ble et utgangspunkt for slike Team-avtaler. Noe for dere også? Kanskje ikke helt tiden for dette nå i juli, men kan være en veldig bra oppstartsaktivitet når alle er tilbake fra ferie igjen. Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Med dette ønsker Smart endring alle en god sommer!

Skulle du få lyst til å heve dine digitale ferdigheter i sommer, sjekk Smart endring nettkurs du kan ta for deg selv, og i et tempo du bestemmer selv.

Hvordan kan vi innrette oss smartere når vi skal arbeide både hjemme og på kontoret?

Jeg har kommet godt i gang med workshops ute hos kunder igjen etter et par år der alle workshops fant sted i Teams-møter. Jeg opplever at flere av virksomhetene jeg besøker har benyttet tiden med hjemmekontor til å oppgradere lokaler og møterom for å være tilpasset en ny arbeidssituasjon. Flotte møterom og dyre møterom-systemer. Men det ikke alle har tenkt på er at alle uansett må delta fra sin egen PC for å være en aktiv deltaker i møterommet.  Hvordan skal du ellers kommunisere med de utenfor gjennom chat, digital tavle og dele en presentasjon?

VI vil ikke ha hybridmøter!

Flere jeg har snakket med synes møter der noen er i møterommet, og noen deltar fra et annet sted er så vanskelige at det gjør vondt. Og det vi synes er vondt, det unngår vi helst. Men det lar seg ikke gjøre å unngå dette før eller senere. Mange møter der man har avtalt å møtes på kontoret må plutselig gjøres om fordi en av deltakerne ringer inn og sier "Jeg må dessverre jobbe hjemme med sykt barn. Hva gjør du da? Vil du miste en stemme i møtet, eller kobler vi oss opp på et Teams-møte?

Og om du inviterer 10 kolleger til et møte på kontoret om 2 uker, hva er sannsynligheten for at alle kommer til å være på kontoret den dagen? Null, sier de jeg spør om dette. Så kanskje bare hoppe i det?

Her får du 5 tips til å mestre hybridmøtene; Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Er møterommet praktisk, eller er det bare fint?

En virksomhet jeg besøkte hadde et supert møterom og store skjermer på veggen, men de hadde ikke lagt opp kontakter til strøm for deltakernes PC'er! Vi måtte bruke 15 minutter før vi kunne starte mens noen sprang rundt for å finne skjøteledninger. Med 4-5 år gamle PC'er hadde de færreste batteri til en 2 timers workshop.

Ofte kan du komme lagt med å gjøre noen enkle grep i eksisterende møterom som ikke trenger å koste noe.

Les mine tre tips til praktiske møterom for hybridmøter: På tide å snu møterommet? 3 tips til inkluderende hybridmøter

Men må vi ha så mange møter?

Mange klager over at det ble flere møter når vi ble sendt på hjemmekontor, og vi hadde kanskje flere enn vi likte fra før? Om du ikke har hørt det om asynkront samarbeid ennå, så kommer du til å gjøre det. Det kan bidra til å redusere antall møter betraktelig, samtidig som det kan føre til raskere beslutninger og færre misforståelser. Lurer du på hva dette er kan du lese Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Vil du bruke litt tid på å oppskalere kompetanse og ferdigheter i sommer? Sjekk ut Smart endring nettkurs Der finner du blant annet et gratis tilbud på kurset Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter.

At gode ideer oppstår ved kaffemaskinen er en myte

Innovasjon oppstår sjelden ved en tilfeldighet, men gjennom planlagte og målrettede aktiviteter. Jeg opplever at det mange bruker som årsak til at vi skal komme på kontoret er en forventning til at det skal skje noe fordi vi tilfeldigvis møtes.

Er det riktig at vi kommer til kontoret for å oppleve de uformelle og tilfeldige møtene ved kaffemaskinen som gir oss ahaopplevelser og som fører til høyere innovasjonstakt?

Nei, sier organisasjonspsykolog Andreas Kolstø til Dagens Perspektiv. De fleste går til kaffemaskinen for å hente kaffe. "Se deg rundt. Det står ikke masse folk og snakker ved kaffemaskinen". 

Det betyr ikke at det ikke har verdi å møtes, men at vi ikke kan forvente at noe magisk skal skje av seg selv. Utvikling av nye ideer og forbedringer krever systematisk arbeid enten man møtes i et rom på jobben, eller i en workshop på Teams. Verdien i å  legge til rette for innovasjonsprosesser digitalt er at vi ofte kan få med flere fra ulike steder og som ellers ikke hadde blitt inkludert. Det er mer komplisert, men kan også gi økt verdi om vi lærer oss hvordan vi kan gjennomføre dette. Les mer om dette her: Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

 Noen kommer på jobben for å få arbeidsro

Ikke alle har optimale arbeidsforhold hjemme, kanskje med en hund som maser om tur, eller barn som kommer hjem fra skolen og vil ha oppmerksomhet. Faktisk viser undersøkelser at de fleste ønsker å komme på kontoret både for å møtes og for å få arbeidsro.  Når jeg besøker ulike kontorer nå ser jeg at det popper opp "telefonbokser" man kan sette seg inn i for å arbeide konsentrert, men også delta i et nettmøter uten å forstyrre kollegene i samme rom.

Hva skal til for at jeg ønsker å komme på kontoret?

Biblioteket på Microsoftkontoret i Helsinki 2011

Etterspørselen etter stillerom eller stillesoner kommer sannsynligvis bare til  øke. Betyr det at vi skal gå tilbake til de gamle cellekontorene igjen? Nei, det tror jeg ikke. Men at vi i større grad må legge til rette for konsentrasjonsarbeid på kontoret i form av stillesoner tror jeg vi vil se mer av. Da vi bygget om alle Microsoft-kontorene i Europa for drøyt 10 år siden ble det laget bibliotekområder der det ikke er lov å snakke, og myke sittebåser der man kunne sitte skjermet, eller snakke sammen to og to. Med et slikt opplegg kan man skjerme seg et par timer, og delta i møter, eller være sosial samme dag på kontoret. Da blir kanskje kontoret mer attraktivt og verd reiseveien?

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

Klar til å arbeide på et hotell i Seattle i 1995

Det var en uskreven avtale at det var OK å jobbe hjemme om man trengte tid til å forberede kundemøter, eller jobbe med andre arbeidsoppgaver der det ville være en fordel å jobbe uforstyrret. Så lenge du holdt dine avtaler og leverte det du skulle var det ingen som hadde noe problem med det. Begrepet hjemmekontor eksisterte ikke.

Når jeg startet i Microsoft Norge i 1995 fikk jeg bærbar PC og mobiltelefon. Med det kunne jeg jobbe overalt. Riktignok var det ikke akkurat bredbåndshastighet på modem *), men jeg kunne synkronisere eposten som jo var det viktigste for å kommunisere med kolleger og kunder. Det er nå 27 år siden og det føles rart å følge med på diskusjonene om hybridkontor og om det skal være lov å jobbe 2 eller 3 dager i uka hjemme.

Når alle kommer på kontoret for å møtes - hvordan får du arbeidsro?

De fleste dagene kom vi nok på kontoret om vi ikke var på reise. Utfordringene da som nå er at vi kommer på kontoret for å møtes, men samtidig må vi også kunne arbeide med egne oppgaver. Jeg har hørt mange si "jeg må jo være tilgjengelig", så om en kollega kommer bort til deg å sier "har du 5 minutter" (som egentlig tar en halv time) synes mange det er vanskelig å si nei. Dette medfører gjerne at du ikke får gjort det du planla av egne oppgaver, og så blir det kveldsarbeid i dag også.

Mange undersøkelser viser faktisk at ett av de største hindrene for å få gjort egne arbeidsoppgaver på kontoret er avbrytelser fra andre. Derfor kan det være greit å jobbe fra et annet sted av og til, men likevel er vi jo tilgjengelige på Teams  og mobil. Om du er tilgjengelig handler altså mer om du tillater andre å avbryte deg, eller ikke.

Dette er et tema jeg har diskutert med ledere gjennom de siste 10 år når de har deltatt på mitt kurs i Distanseledelse. Det er ofte en øyeåpner for dem som tror at som leder må de alltid være tilgjengelige for sitt team. Men dette gjelder ikke bare ledere, men alle. Tør vi å gjøre oss utilgjengelige? Hvordan får vi aksept fra andre på at det er greit?

Da har vi en gruppediskusjon hvor jeg stiller følgende spørsmål:

1. Hvilke fordeler kan det ha å gjøre seg utilgjengelig av og til?

2. Hvor mange timer i uken ville det være mulig å gjøre dette, og hvordan vil du fordele dem?

3. Hvordan vil du sørge for at du kan arbeide uforstyrret?

4. Hvordan vil du kommunisere til andre ditt behov og hvorfor det er en vinn-vinn for alle?

Kanskje noe dere kan snakke om på jobben? Svarene vil selvfølgelig variere med jobbsituasjon og rolle, men de fleste blir forbauset over hva de kommer frem til, og at de faktisk kan endre sin egen arbeidssituasjon og skjerme tid til å gjennomføre viktige oppgaver. Kanskje til og med innen vanlig arbeidstid og på kontoret.

Er dere en gruppe som vil finne ut av både dette og andre utfordringer i det å ta kontroll over egen tid og egne prioriteringer i en hybrid arbeidshverdag kan dere jo vurdere å gjennomføre workshopen Smart måloppnåelse i en hybrid arbeidshverdag sammen? Er dere en gruppe ledere vil dere kanskje også ha nytte av workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidshverdag.

---

*) Modem konverterte digitale signaler til lydsignaler som kunne sendes over telefonlinje. Under oppkobling til nettet kunne man høre disse lydene. Sjekk hvordan modemlyd hørtes ut i 1995