Bør vi slette gamle data for miljøets skyld? Hvordan gjør du det?

Jeg kjenner flere som er stolte over at de aldri har slettet en epost. Vel, egentlig er de vel redde for at de kan komme til å trenge den en gang, eller de synes det er for mye bry å gjøre det.

Før var vi nødt til å slette epost innimellom når vi fikk beskjed om at "Postboksen din er snart full. Du vil ikke lenger kunne sende og motta epost." Men nå har de fleste av oss ikke sett denne meldingen på flere år. Vi har i praksis ubegrenset kapasitet ved å bruke Microsoft eller Google skytjenester for epost.

Bør vi slette gamle data for miljøets skyld?

Den andre mandagen i februar ble utnevnt til Clean out your computer day i 1990, og er promotert av Stiftelsen Miljøfyrtårn™ som Digital ryddedag. Der blir vi oppfordret til å slette gammel epost og gamle dokumenter vi ikke trenger lenger for å spare strøm som trengs for å drive dataservere. Det er nok et svært lite bidrag, men det kan også være andre gode grunner til å gå igjennom det vi har og slette en del unødvendige data.

Vi kutter ikke strømforbruket til 1000 husstander ved å slette fem e-poster om dagen. Faktisk.

Slette gammel epost?

Er du en av dem som bruker søppelkassen i epostprogrammet som arkiv? Ikke gjør det. Den er ment til å være et sikkerhetsnett i tilfelle du gjør en feil. I noen virksomheter setter IT-avdelingen en policy som sletter denne regelmessig. Selv om det ikke er tilfelle hos deg trener du opp din vurderings og prioriteringsevne med å ta stilling til om noe er lagringsverdig eller ikke. Det tar faktisk ikke lenger tid å arkivere en epost en å slette den.

Når eposten ligger i arkivmappen vil den dukke opp i søkeresultater om den er relevant. Det gjør den normalt ikke om den ligger i søppelkassen. Søk er også det som gjør at du ikke trenger mange mapper som er tidkrevende å bruke. Du trenger sannsynligvis bare en arkivmappe.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper? — Smart endring AS

Så, når bør vi tømme søppelkassen? Det overlater jeg til deg å vurdere😉

Slette gamle dokumentversjoner?

For å sikre seg mot uønskede endringer og for å kunne komme tilbake til en tidligere versjon av dokumentet er mange vant til å lagre dokumentet som en ny versjon med jevne mellomrom, slik som Dokument V1, Dokument V2, …, Dokument endelig, Dokument endelig endelig 😳. Så blir vi sittende med 5-6 versjoner av dokumentet og ingen tør å slette noen av versjonene. Dette tar mer plass, og gjør det vanskelig å få oversikt.

Dette er helt unødvendig om dokumentene er lagret i OneDrive, Teams og SharePoint. Der opprettes det en ny versjon hver gang dokumentet endres, i det samme dokumentnavnet. Bare endringene lagres, så dokumentet tar ikke mye plass. Du kan når som helst se på en tidligere versjon og få tilbake noe du mangler eller omgjøre en uønsket endring. Les mer om dette i Slik tar du kontroll over viktige dokumenter i Teams — Smart endring AS

Bruker du den innebygde versjonslagringen sparer du faktisk lagringsplass automatisk.

Så enten du sletter gamle data for miljøer, eller av andre gode årsaker, lykke til med Digital ryddedag. Det kan jo også hende du finner verdifull informasjon du hadde glemt at du hadde i prosessen.

Har du et spørsmål, eller et tema du ønsker jeg skal skrive om? Send meg en epost på bjorn@smartendring.no

Slik får du kontroll over endringer i Teams dokumentene

Mange synes det er helt topp at flere kan redigere dokumenter samtidig i Teams og SharePoint. Det er slutt på å få beskjed om at "dokumentet er låst av en annen bruker" når du åpner det fra fellesområdet, eller fra Filer i kanalen.

Men av og til kunne det være greit å ha dokumentet for meg selv slik at bare jeg kan redigere det. La oss si at jeg vil forsøke litt ulike tabelloppsett i Word, eller jeg skal lage noen formeloppsett i Excel. Da vil det være veldig upraktisk at andre redigerer dokumentet mens jeg endrer på struktur og oppsett.

Jobber du i filutforsker? Vær OBS på dette!

Et annet problem jeg hører fra flere er det som kan skje når man har synkronisert filområdet til egen PC for å kunne arbeide med dokumenter fra Filutforskeren. Da er det lett å glemme å tenke på at man av og til ikke er på nett fordi du har tilgang til, og kan redigere dokumentet uansett. Da går det galt før eller siden. Når du kommer på nett igjen blir dine endringer slått sammen med dokumentet i Teams eller SharePoint. Da kan det oppstå konflikter mellom endringer som er gjort i dokumentet fordi noen har redigert det mens de ikke er på nett, og så gjør andre endringer i dokumentet samtidig.

Sjekk ut dokumentet for å sikre at bare du kan redigere det.

En skjult mulighet mange ikke oppdager er muligheten til å sjekke ut dokumentet i Teams eller SharePoint når du trenger å ha kontroll på det. Da kan bare du redigere det. Andre kan kun åpne det for lesing.

Husk å sjekke inn dokumentet igjen når du er ferdig med det du skal gjøre. Ellers blir du ikke mye populær hos kollegene dine. Dersom du finner ut at du likevel ikke vil beholde endringene du har gjort mens dokumentet er sjekket ut kan du angre, og forkaste endringene.

Slå av automatisk lagring når du vil teste alternativer

Når du jobber med dokumenter rett i Teams eller i nettleser vil all endringer bli lagret automatisk. Det er veldig trygt, og fordi du alltid kan komme tilbake til dokumentet slik det var på et tidligere tidspunkt, er det liten fare for at noe går feil. Dersom du oppdager at du, eller andre har gjort uønskede endringer kan du finne en tidligere versjon i loggen og gjøre denne til gjeldende versjon. Dette gjelder også om du redigerer i Office-programmene. Se i øvre venstre hjørne av dokumentet så vil du se at Automatisk lagring er slått på.

Men om du vil simulere ulike effekter av en prisendring i et Excel regneark bare for deg selv ønsker du vanligvis ikke å lagre dette. Du vil kanskje teste ut 3-4 scenarier før du velger ett du vil lagre. I et slikt tilfelle kan du slå av automatisk lagring mens du tester ut ulike endringer. Når du er fornøyd med resultatet kan du slå på automatisk lagring igjen. Dersom dette er et dokument flere ofte jobber i er det lurt å sjekke ut dokumentet før du gjør dette så du ikke risikere å få konflikt mellom endringene.

Tipsene over er en liten del av workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Et annet utdrag finner du i Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Vil dere ha bedre kontroll på hvordan dere organiserer og har kontroll på dokumenter workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive være nyttig.

Hvem tar ansvar for at vi arbeider og samarbeider smartere i en hybridkontorhverdag?

Før sommerferien fikk jeg en henvendelse fra Trude som skriver: Vi er nysgjerrige på hva som er Best Practice» for generell kommunikasjon, tilgjengelighet, forventet responstid og andre evt utfordringer ved implementering av Sharepoint/Teams/OneDrive. Hva er gode kjøreregler, samt hvordan implementere disse i en virksomhet med ca 35-40 ansatte.

Dette er veldig gode spørsmål som det ikke finnes noe fasitsvar på, men det finnes god praksis på hvordan man kan komme frem til svarene for egen virksomhet.

Hvem har ansvaret for at vi lykkes med nye digitale verktøy?

En problemstilling som går igjen i alle virksomheter er hvordan man lykkes med innføring av nye digitale verktøy. IT tar ansvaret for den tekniske delen, et innføringsprosjekt tar ofte ansvar for å kommunikasjon, grunnleggende struktur og retningslinjer, og introdusere dette til organisasjonen. Så er vanligvis forventningen at hver avdeling og ansatt selv finner ut av hva dette betyr for dem i det daglige og hvordan de skal bruke de nye mulighetene for å arbeide og samarbeide bedre.

Det sier seg selv at en regnskapsmedarbeider, en som jobber med kundestøtte, en leder, og en forretningsutvikler har veldig forskjellige arbeidsoppgaver og vil organisere arbeidet på ulike måter. Derfor er det en umulighet for IT og innføringsprosjektet å gi detaljerte råd for hver gruppe.

Utfordringen er at ledere og grupper vanligvis får liten støtte og opplæring som gir dem et godt grunnlag for å gjøre dette viktige arbeidet selv. Erfaringen er at dette ofte fører til frustrasjon fordi de for eksempel får beskjed om at "nå skal vi ikke lenger sende epost internt, men kommunisere i Teams". Ja, men hvordan skal det skje? Vi må uansett forholde oss til epost, så nå får vi enda et verktøy der vi må sjekke "innboksen". For mer om dette, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

Beslutning på tre nivåer.

I eksempelet over bestemmer virksomheten av vi skal bruke Teams, avdelingen/gruppen hvordan vi skal organisere vårt samarbeid, og jeg hvordan jeg løser mine daglige arbeidsoppgaver innenfor disse rammene. Så vi har tre beslutningsnivåer.

Eksempel på beslutning på nivå 1: virksomhetsnivå om hvor dokumenter skal lagres

• Nivå 1 er virksomheten og bestemmer at vi skal bruke Teams

• Nivå 2 er avdeling/gruppe og bestemmer hvilke Team og kanaler vi trenger for vårt arbeide

• Nivå 3 er meg selv som bestemmer hvilken kanal jeg skal kommunisere i, følge med på, og om jeg gjør mine personlige notater i Word eller OneNote.

Har vi nok kunnskap til å ta gode beslutninger?

Min erfaring fra mange virksomheter jeg har jobbet med de siste årene er at dette løser mye. Men det krever at ledere og hver enkelt har nok kunnskap om mulighetene og ferdigheter til å bruke de verktøyene ledelsen har bestemt at vi skal bruke. Ofte har vi løst dette med en mulighetsworkshop på 2-3 timer der vi som skal samarbeide i det daglige gjennomgår vanlige jobbscenarier sammen og gjennom dette blir enige om hvordan vi skal samarbeide nå samtidig som hver enkelt lærer å mestre dette på egen PC i workshopen.

Hvordan sikrer vi at vi gjør de riktige valgene hver dag?

I etterkant av dette må vi trene på dette og hjelpe hverandre med å jobbe slik vi er blitt enige om. For eksempel må det være greit å minne en kollega som sender deg en epost om at denne meldingen kanskje skulle vært på Teams?

Det kan også være nyttig og nødvendig å jobbe med å avklare våre forventninger til hverandre. Dette har mer med relasjoner og organisering å gjøre enn med verktøy. Les mer om dette i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

 Hvordan kommer vi i gang?

Smart endring kan bidra med å gjennomføre mulighetsworkshops på flere nivåer. Det vanligste for avdelinger/grupper er å basere seg på innholdet i workshopen Smart samarbeid i Teams med tilpasninger. For at hver enkelt skal kunne mestre sin arbeidsdag og oppnå sine mål har mange også funnet det nyttig å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. For en oversikt over flere Smart endring bedriftsinterne workshops, se Mest populære kurs og workshops

Hvordan du lager distribusjonslister i Teams

Når vi sender epost internt i virksomheten finnes det ofte distribusjonslister som er opprettet at IT-administrator for medlemmer av avdelinger, deltakere i prosjekter, alle ledere osv.

Mange forsøker å adressere slike grupper i Teams ved å bruke @Teamnavn og @Kanalnavn, men det er ikke det samme, fordi det oftest fører til at mange som ikke skulle vært varslet blir inkludert.

En utbredt misforståelse er at man kan bruke @kanalnavn for å nå "medlemmene" i en kanal. Dersom det er 5 deltakere i et prosjekt og de benytter en prosjektkanal i et større Team med 50 medlemmer, risikerer du at alle 50 får et varsel når du nevner kanalen med @prosjektkanal.

Les mer om denne problemstillingen i Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?

Bruk merker i Teams på samme måte som distribusjonslister i Outlook.

I Teams kan eiere av Team opprette merker som for eks. markedsavdelingen, i et Team og legge til de som jobber i den avdelingen. Dersom man ønsker å adressere alle i avdelingen i en kanalsamtale eller chat kan man nå gjøre det med @markedsavdelingen. Da vil kun de som er assosiert med dette merket få en varsling.

Slik oppretter du og bruker merker

Opprett et sett med merkenavn som kan benyttes i alle Team

Når du oppretter merker og assosierer medlemmer i Teamet til dette vil det bare gjelde innenfor dette Teamet. Så du kan opprette merket SoMe (Sosiale media) og assosiere 2 personer i markedsavdelingens Team til dette merket. Om du oppretter det samme merket i et Team for alle ansatte kan du assosiere de samme, men også deltakere fra andre avdelinger som kan bidra til profilering av virksomheten i Sosiale media.

Når du bruker @SoMe innen hvert av disse Teamene vil du nå de som er assosiert i det spesifikke Teamet. Ønsker du å opprette en chat med dem som jobber med Sosiale media vil du få valget om hvilken av SoMe gruppene du vil inkludere i chatten. Komplisert? Ja kanskje. Som alltid er det viktig å sjekke hvem man kommuniserer med.

Slik oppretter dere en standard navneliste for merker

Dersom man ønsker å bruke merker for å adressere interessenter i ulike Team vil det være praktisk om vi ikke bruker helt forskjellige navn på noe som er det samme. Det vil være upraktisk om vi i ulike Team bruker SoMe, Sosialt, SoMedia osv. for det samme formålet. Dette kan dere unngå, men da trenger dere hjelp fra en Teams-administrator som oftest er en IT-person. Da kan dere opprette en felles navneliste for merker som vil vises som forslag i alle Team når man oppretter merker. Slik gjør dere det:

Ønsker dere en bedre oversikt over muligheter til å å styre rettigheter, Teams-struktur og konfigurering, dokumentkontroll og administrasjon av Teams? Smart endring tilbyr workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere. Dere trenger ikke ta med IT-administrator, men det kan være en fordel om dere har muligheten.