Hvordan du lager distribusjonslister i Teams
/
Når vi sender epost internt i virksomheten finnes det ofte distribusjonslister som er opprettet at IT-administrator for medlemmer av avdelinger, deltakere i prosjekter, alle ledere osv.
Mange forsøker å adressere slike grupper i Teams ved å bruke @Teamnavn og @Kanalnavn, men det er ikke det samme, fordi det oftest fører til at mange som ikke skulle vært varslet blir inkludert.
En utbredt misforståelse er at man kan bruke @kanalnavn for å nå "medlemmene" i en kanal. Dersom det er 5 deltakere i et prosjekt og de benytter en prosjektkanal i et større Team med 50 medlemmer, risikerer du at alle 50 får et varsel når du nevner kanalen med @prosjektkanal.
Les mer om denne problemstillingen i Hvordan sikrer jeg at jeg når frem til alle i Teams?
Bruk merker i Teams på samme måte som distribusjonslister i Outlook.
I Teams kan eiere av Team opprette merker som for eks. markedsavdelingen, i et Team og legge til de som jobber i den avdelingen. Dersom man ønsker å adressere alle i avdelingen i en kanalsamtale eller chat kan man nå gjøre det med @markedsavdelingen. Da vil kun de som er assosiert med dette merket få en varsling.
Slik oppretter du og bruker merker
Opprett et sett med merkenavn som kan benyttes i alle Team
Når du oppretter merker og assosierer medlemmer i Teamet til dette vil det bare gjelde innenfor dette Teamet. Så du kan opprette merket SoMe (Sosiale media) og assosiere 2 personer i markedsavdelingens Team til dette merket. Om du oppretter det samme merket i et Team for alle ansatte kan du assosiere de samme, men også deltakere fra andre avdelinger som kan bidra til profilering av virksomheten i Sosiale media.
Når du bruker @SoMe innen hvert av disse Teamene vil du nå de som er assosiert i det spesifikke Teamet. Ønsker du å opprette en chat med dem som jobber med Sosiale media vil du få valget om hvilken av SoMe gruppene du vil inkludere i chatten. Komplisert? Ja kanskje. Som alltid er det viktig å sjekke hvem man kommuniserer med.
Slik oppretter dere en standard navneliste for merker
Dersom man ønsker å bruke merker for å adressere interessenter i ulike Team vil det være praktisk om vi ikke bruker helt forskjellige navn på noe som er det samme. Det vil være upraktisk om vi i ulike Team bruker SoMe, Sosialt, SoMedia osv. for det samme formålet. Dette kan dere unngå, men da trenger dere hjelp fra en Teams-administrator som oftest er en IT-person. Da kan dere opprette en felles navneliste for merker som vil vises som forslag i alle Team når man oppretter merker. Slik gjør dere det:
Ønsker dere en bedre oversikt over muligheter til å å styre rettigheter, Teams-struktur og konfigurering, dokumentkontroll og administrasjon av Teams? Smart endring tilbyr workshopen Smart administrasjon av Teams for superbrukere. Dere trenger ikke ta med IT-administrator, men det kan være en fordel om dere har muligheten.
