Vær tilgjengelig samtidig som du har kontroll på din kalendertid

Er du leder, eller en som har mange jern i ilden har du ofte en veldig full kalender. Da kan det være vanskelig for en medarbeider eller en kollega å finne en tid dersom de ønsker en prat med deg. I dag er det jo ikke slik at vi kan stikke hode inn på kontoret til noen og spørre om de har tid til å diskutere noen saker. For det første har ikke mange kontor lenger, og for det andre kan det hende at de er i et møte, jobber hjemme, eller er på reise. Så om det er viktig for deg å gjøre noen avklaringer eller ta opp saker det er best å snakke om 1:1 må du kanskje planlegge det. Og du må planlegge med at noen kommer til å ha behov for å møte deg. Særlig om du er leder. Da er det en forventning at du setter av tid for å være tilgjengelig for dine medarbeidere.

Ta i bruk din personlige møtebestillings-side

Nå har Microsoft gjort det enklere for deg å planlegge for dette behovet. Du har nå din egen side der andre kan bestille et møte på tider du har satt av til dette. Denne siden kan du informere andre om, og der de kan finne en tid du har avsatt til 1:1-møter.

For å finne denne siden må du åpne Outlook på nett. Skriv outlook.office.com i adressefeltet på nettleseren din og velg Kalender. Her finner du en lenke til Rediger bestillingssiden. Evt. bare klikk på lenken her for å gå til din bestillingsside nå.

Velg tider og møtelengde du vil tilby andre

Nå kan du opprette en avtaletype og sette av tider innenfor tidsrom du velger. La oss si du ønsker å sette av tirsdag ettermiddag og fredag formiddag til 1:1 samtaler legger du inn dette, og hvor lang møtetid de kan få. For at du ikke skal legge inn andre avtaler der bør du sette inn den samme tiden i din kalender som ledig tid. Det skjer ikke automatisk. Legger du selv inn et møte i denne tidsperioden, eller noen ber om et møte vil denne tiden ikke vises som tilgjengelig lenger på møtebookingsiden.

Dersom du deler lenke til bestillingssiden vil alle som får lenken kunne se dine Offentlig tilgjengelige møtetidsmuligheter. Dersom du bare vil at dine medarbeidere skal kunne be om 1:1 møter gjør du møtetidspunktene private og sender en lenke bare til denne møtetypen. Du kan også velge å dele mulige møtetidspunkter med noen utenfor din egen virksomhet på samme måten.

Får du tilbud fra Outlook om å sette av fokustid automatisk? For å planlegge din uke enda bedre, les gjerne Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Smart endrings nye workshop Smart hybridhverdag på 1-2-3 inneholder både tipsene over og mye mer. Er du en del av en gruppe ledere kan workshopen Smart teamledelse i en hybrid arbeidhverdag også være aktuell.

Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Tilbake til kontoret ble vårens mantra i mange virksomheter. Men så enkelt ble det ikke. Gjennom dialog med mange virksomheter, både offentlige og private oppfatter jeg at spørsmålsstillingen har endret seg fra "Når kan vi komme tilbake til kontoret" til "skal vi tilbake til kontoret?"

Når, og hvorfor skal jeg komme på kontoret?

For de fleste som i utgangspunktet kan gjøre store deler av jobben hjemme , og det er ikke alle, vil arbeidsformer være forandret for alltid. Utfordringen er den uforutsigbarheten dette skaper. Før kunne jeg tenke "dette vil jeg ta opp med Petter når jeg møter ham på kontoret i morgen". Men nå vet jeg ikke om Petter kommer på kontoret i morgen.

Har der laget Team-avtaler?

Hvilke forventninger har vi til hverandre når vi skal finne ut av hvordan vi skal samarbeide i en slik situasjon? Når kan jeg forvente at alle jeg inviterer til et møte på kontoret faktisk kommer, og når må jeg forvente at noen deltar i Teams-møte fra et annet sted? I følge Microsoft Work Trend Index March 2022 har få virksomheter jobbet med å gjøre slike avklaringer.

Gjennom gode tidligere kolleger i Microsoft, og som fremdeles jobber der, har jeg fått innsikt i det systematiske arbeidet de gjør i hele organisasjonen for at alle grupper som har behov for å samarbeide, gjør en forventningsavklaring. De lager rett og slett en team-avtale med hverandre innenfor områdene tilgjengelighet, samarbeid, møter og kommunikasjon/informasjonsdeling.

Jeg bidro nettopp med en workshop for en virksomhet som ønsket å gjøre dette arbeidet og der man pratet sammen, avklarte, og dokumenterte forventningene til hverandre som så ble et utgangspunkt for slike Team-avtaler. Noe for dere også? Kanskje ikke helt tiden for dette nå i juli, men kan være en veldig bra oppstartsaktivitet når alle er tilbake fra ferie igjen. Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Med dette ønsker Smart endring alle en god sommer!

Skulle du få lyst til å heve dine digitale ferdigheter i sommer, sjekk Smart endring nettkurs du kan ta for deg selv, og i et tempo du bestemmer selv.

Styr din egen tilgjengelighet i Teams

Selv om noe av fordelen med Teams-samtaler og chat sammenlignet med epost er raskere omløp på kommunikasjon, må du ikke svare straks og være "på" hele tiden.

Mange har en god rutine på fraværsmeldinger i Outlook, men dersom mer og mer av kommunikasjonen flyttes til Teams, hvordan styrer vi da andres forventninger til når vi leser og responderer på henvendelser?

Vi bruker dessuten "Out of Office" om vi er utilgjengelig for en eller flere dager, men av og til vil vi bare ha ro til å arbeide konsentrert et par timer og da virker det ikke naturlig å slå på dette.

Slå på "Out of Office" for Teams

Skal du på ferie, eller er borte i flere dager der du ikke har planlagt å følge med på Teams-meldinger, kan det være greit å vises som fraværende og gi de som kontakter deg en beskjed om dette. For de fleste vil dette være mest aktuelt for å gi beskjed til kolleger, ettersom de som er utenfor organisasjonen vanligvis vil kontakte deg på epost. Men det blir mer vanlig etter hvert å kunne kontakte også noen i andre organisasjoner med chat i Teams, så derfor kan du også velge om du ønsker at denne meldingen skal synes for noen utenfor organisasjonen.

Velg når du er tilgjengelig for å bli kontaktet i en Chat, eller er forberedt på å svare på en Teams-melding i en kanal.

Svarer du på mobilen om du er i et møte, eller har en samtale med en kollega? Nei, vi har lært oss at vi kan ringe tilbake, og vi vet at om det er viktig sender den som ringer oss en SMS. Så hvorfor føler du deg forpliktet til å svare på en chat-henvendelse om det ikke passer?

Det er du som velger når du svarer på en chat, eller reagerer på en kanal-samtale. Du får litt hjelp av Teams, fordi du vises som opptatt når du har et møte i kalenderen, men selv om du vises som grønn, altså ledig, betyr det bare at du arbeider ved PC'en. Det er ikke sikkert det passer å reagere på en chat likevel fordi du arbeider konsentrert med en oppgave.

---

Du kan overstyre din egen status og velge å vises som Ikke forstyrr når du må ha ro. Da vil andre ikke nå deg, og de får beskjed om dette idet de starter å skrive en melding til deg. De kan fortsatt sende meldingen, men da vet de at de ikke kan forvente umiddelbar respons. Men ikke glem å velge å tilbakestille statusen slik at den styres av kalenderen. Ellers blir du lite populær hos kollegene.

Dette og mye annet kan du lære om i bedriftsinterne workshops og i Smart endring nettkurs