Utnytter du mulighetene digital tavle gir i nettmøter?

Da jeg jobbet i Microsoft ledet jeg flere team med medlemmer spredd utover hele Europa. I hvert eneste arbeidsmøte og avdelingsmøte brukte jeg det innebygde tavleverktøyet i Lync/Skype for business. Til å skisse en agenda i et arbeidsmøte der vi ikke hadde dette klart før møtet, og for å få innspill fra alle mine 20+ medarbeidere på en effektiv måte. Jeg hadde inntrykk av at jeg var den eneste som visste om denne muligheten. Hvorfor hadde ikke flere tatt den i bruk?

Møteverktøyet ditt har en digital tavle. Har du brukt den?

Alle leverandører av nettmøter med respekt for seg selv har sitt eget whiteboard på nett. Microsoft har  selvfølgelig dette i Teams nå. Du finner det i Zoom, i Webex, Google, og snart i Apples Facetime. Felles for de innebygde verktøyene i møteprogrammene er at de er laget for enkle formål, og primært skal erstatte den analoge tavlen i møterommet.  Min erfaring er at disse tavleverktøyene er lite brukt. Mange finner dem rett og slett ikke, eller har ikke oppdaget hvor nyttige de kan være. I en hektisk hverdag har de færreste tid til å utforske alle mulighetene i den stadig større digitale verktøykassen.

Les om hvorfor en digital tavle er viktig i hybridmøter: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Slik oppretter du en digital tavle i et Teams-møte

Teams-integrasjon med andre tavler

Det finnes også tavler som ikke er knyttet til nettmøteprogrammene, men kan brukes sammen med dem. Disse tar gjerne sikte på mer avansert bruk, og terskelen for å ta i bruk disse er gjerne høyere. Prisen pr. bruker kan også være like mye som dere allerede betaler for hele Microsoft 365. Disse tavlene brukes oftest av noen som organiserer workshops for prosessmodellering og lignende.

Oppgradert Teams-tavle

Nylig har Microsoft oppgradert tavlen med en del av det du måtte brukt en ekstern tavle til tidligere. Det finnes nå et utvalg av maler for brainstorming, workshops mm., og du kan hente inn bilder og dokumenter.

Nytt er også at du kan forberede en eller flere tavler og veksle mellom dem i et Teams-møte. Det øker nytteverdien veldig. Alt du gjør på tavlen blir lagret slik at du kan hente ut resultatet etter møtet, og evt. jobbe videre på det. Du kan selvfølgelig også bruke tavler utenom møtet gjennom Microsoft Whiteboard app for Windows og nettbrett.

Installer Microsoft Whiteboard app på PC og nettbrett

Prøv Microsoft Whiteboard i neste Teams-møte

Her får du noen ideer  til hva du kan prøve ut i ditt neste nettmøte, eller hybridmøte.

• Skisser en agenda

• Få innspill fra mange på en gang

• Samle ideer med gule lapper

Tips

• Forbered tavlen før møtet

• Samle inn innspill etter møtet

• Vil du virkelig tegne? Bruk din iPad med penn. Om du deltar i møtet fra PC kan du i tillegg være med fra et nettbrett og bruke tavlen derfra til tegning og håndskrift,

Vil du bli god på å arrangere engasjerende nettmøter og workshops ?

Delta på gratis nettseminar torsdag 15. september kl. 14.00 - 14.30 så får du mange tips som gir deg god kontroll på Teams-møtearrangementer, og i tillegg kan du vise dine kolleger muligheter de ikke vet om.

Meld deg på her: Teams-nyheter for deg som organiserer møter, konferanser, workshops og nettseminarer

Tavlen i Teams har blitt voksen og erstatter whiteboard i møterommet

Bildet viser Bjørn O. Hopland i Smart endring AS med Tavle-PC

I alle mine år som leder i Microsoft ledet jeg møter. Ukemøter, månedsmøter, prosjektmøter mm. Felles for dem var at de var på nett siden teamet mitt var spredd ut over 12 land. Jeg deltok også i mange vanlige møter i møterom. Noe av det som tok mye tid var "rundt bordet øvelsen". Du kjenner den sikkert. Alle gir en liten oppdatering på hva de holder på med og kanskje hva planen er videre.

Rundt bordet på 2 minutter

Greit å ha oversikten, men tar veldig mye tid. Når jeg i tillegg hadde 20+ deltakere i møtet som satt på ulike steder sier deg selv at man må gjøre dette på en annen måte. Jeg fant tavlen i Lync og etter hvert Skype for Business. Med den kunne alle gi sine innspill på 2 minutter. Innholdet i tavlen ble lagret så jeg kunne gå igjennom innspillene etter møtet. Veldig effektivt. Det er som å gi 20 møtedeltakere hver sin tusj og be dem gå til en whiteboard i møterommet og skrive samtidig.

Les mer om dette på Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

Tavlen i Teams ble født

Så fikk vi Teams og flyttet møtene dit. Dessverre var ikke mitt viktigste møteverktøy med. Det var en skuffelse. Men heldigvis dukket tavlen opp etter en stund , men åpenbart på barnestadiet. Vi kunne skisse figurer ved å tegne med pekeplate og mus. Det så ut som tavlen i møterommet når barna var blitt med på jobben. Det kan sies mye bra om tegning, men de mest nyttige innspillene er ofte i tekstform.

Tavlen er blitt voksen

Nå kan vi endelig skrive på møtetavlen i Teams fra tastaturet, og alle kan skrive hver sin gule lapp på tavlen - samtidig. Da kan jeg gjøre mine rundt bordet øvelser igjen. Men ikke vent for mye av tavlen i Teams. Akkurat som det ofte er bare en tavle i møterommet er det også en tavle i hvert møte. Det vil si at om du vil bruke tavlen til flere oppgaver må du viske ut innholdet før du kan gjenbruke tavlen. Heldigvis kan du lagre tavlen så du kan ta vare på innholdet.

Vi må regne med at den nye normalen vil være hybridmøter. Det vil si noen møter i et rom på kontoret og noen deltar i møtet hjemmefra. Da er det ekskluderende å skrive på whiteboardet i møterommet, men den digitale tavlen kan alle delta i. Flere har også avanserte møteromsssystemer der man kan få den digitale tavlen opp på veggen og skrive på denne som om det var et vanlig whiteboard.

Vil du lære mer om å engasjere med møtedeltakerne i Teams-møtene med både tavle og andre engasjementsverktøy? Sjekk ut Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Workshops og gruppearbeider

Tavlen brukt i Teams er enkel å bruke, men begrenset om du trenger flere tavler og mer avanserte muligheter. Men du kan starte enkelt i Teams og så åpne tavlen i Microsoft Whiteboard appen på PC eller på iPad. Der finnes det maler for møteevaluering, brainstorming mm. Der du kan sette inn bilder, tabeller, lister og dokumenter.

Fremdeles er det først og fremst en tavle i møterommet der du må ta vare på innholdet ved å sende det til en kanal Teams, eller lagre innholdet som et bilde der du vil finne innholdet igjen senere.

Skal du ha mange oppgaver i flere grupper foretrekker jeg å bruke mitt favoritt universalverktøy i Office, nemlig Microsoft OneNote. Den finnes både innebygget i alle Team og som frittstående app.

Fordelen OneNote har er at du kan bygge din egen struktur som er oversiktlig når du har mange grupper og flere oppgaver pr. gruppe. Les mer om dette i Vi må ikke sitte i samme rom for å drive innovasjon og utvikling

Vil du lære å arrangere kreative nettworkshops i Teamsmøter og samtidig få et universalverktøy for å organisere all din informasjon får du et godt grunnlag i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Med ny Teams-møteopplevelse kan dere samarbeide som om dere satt i samme rom

Til nå har det vært komplisert å arbeide og samarbeide i Teamsmøter fordi møtet tar opp hele plassen i Teams-appen. Med den nye møteopplevelsen vil du beholde arbeidsflaten i Teams-appen og får i tillegg et møtevindu der du ser dine kolleger og deling av skjerminnhold. 

Det betyr at du kan arbeide og samarbeide enklere i Teams samtidig som du deltar i møtet. Det er en etterlengtet mulighet mange har ventet på.

Det frigjør Teams "verktøykasse" for samarbeid, og omgjør videomøtet til et reelt samarbeidsmøte der man kan være kreativ og få en opplevelse som til og med kan være bedre enn å møtes i et møterom. Mange har brukt Teamsmøtene primært for å se hverandre på video, men det er bare en liten del av samarbeidsmulighetene i Teams.

Har dere nettmøter eller videomøter på jobben? Hva er forskjellen og hvorfor er dette viktig?

Aktiver ny møteopplevelse i Teams

Foreløpig må du som bruker slå på denne muligheten selv, men om kort tid vil den være standard for alle. Dersom du vil ta i bruk denne muligheten med en gang går du inn på innstillinger og velger “Slå på ny møteopplevelse. Restart Teamsappen ved å høyreklikke på Teams-symbolet på oppgavelinjen og velg Avslutt. Start Teams på nytt og neste møte vil bli skilt ut i eget vindu.

For å ha nytte av dette må du arrangere Teams-appen og møtevinduet slik at du ser begge. Har du to skjermer kan du velge å vise disse på hver sin skjerm.

Skal du fortsatt jobbe mye hjemme? Skaff deg en ekstra skjerm!

Verktøykassen for Teams-samarbeid i møtet

Ved å skille ut møtet i et eget vindu får du lettere tilgang til samarbeidsverktøyene du kan bruke før, under og etter møtet.

1. Møtechat trenger ikke lenger ta plass i møtevinduet, men kan benyttes fra Teams hovedvindu. I tillegg til å utveksle skriftlig informasjon og nyttige lenker under møtet kan man dele møtedokumenter med alle og avholde spørreundersøkelser. Chatten er også tilgjengelig før møtet starter og fin å bruke til møteforberedelser, bli enige om agenda mm. Etter møtet er alt tilgjengelig permanent så alle kan gå tilbake til møteinformasjonen når som helst.

2. Alle filer som deles i møtet kan finnes under Filer. Alle møtedeltakerne kan åpne og redigere dokumenter samtidig. Du kan redigere møtedokumenter i Teams arbeidsflaten, men kan også splitte dokumentet ut i et eget vindu. Da har du 3 vinduer og nå kommer en ekstra skjerm veldig godt med :-)

3. Felles Møtenotater gjøres også på Teams-arbeidsflaten og forstyrrer ikke møtevinduet. Jeg må innrømme at jeg ikke er så glad i denne funksjonen og foretrekker møtenotater i en delt OneNote notatblokk. For mer om dette, se Teams gir en helt ny mulighet til å ha effektive møter

4. Sist, men ikke minst har dere nå en tavle tilsvarende den som henger på de fleste møterom i Microsoft Whiteboard. Tavlen kan enten aktiveres i møtevinduet gjennom deling, men det kan være minst like praktisk å aktivere den fra Teams arbeidsflaten. Da kan dere alle skrive og tegne på denne og samtidig se hverandre i møtevinduet.

Digitalt samarbeid er mye mer enn nettmøter! Vet å ta i bruk hele verktøykassen øker mulighetene for nye effektive og kreative samarbeidsformer når noen jobber hjemme og noen på kontoret..

Vil dere lære mer om og trene på nye samarbeidsformer med Teams, sjekk om Smarte møter med Teams er for dere. Se også alle Smart endring kurs og workshops.