M365 kobler alt sammen. Behandle oppgaver fra alle kilder i To do

Jeg har stor respekt for systemintegrator- og automatiseringsverktøyet Zapier. Jeg bruker det til å koble nettsidene mine til M365 for varsler om nye bloggabonnenter mm. I en nylig blogg skriver de om hvordan du kan koble oppgaver i Slack-meldinger, og oppgaver du har notert i Evernote til Google tasks. Eller sende en Google forms henvendelse til din Notion database.

Heldigvis trenger jeg ikke å være min egen systemintegrator og lage disse koblingene fordi jeg bruker Microsoft 365, der alt henger sammen helt automatisk.

Oppgaver som kommer på epost eller i Teams kan jeg flagge og de ender automatisk opp i min To do oppgaveliste. Det samme med møteoppgaver og andre ting jeg skal huske og gjøre som jeg har notert i OneNote. Lager jeg en Forms-undersøkelse legges svarene automatisk i et Excelark på min OneDrive, eller i Teams.‍

Flagg epost du må følge opp  til To do

Ideelt bør vi jo sende minst mulig epost internt, men skal du be noen om å gjøre noen, har nok mange fremdeles vanen av å sende en epost. Og eksterne henvendelser du skal følge opp kommer nesten alltid på epost. I en hektisk hverdag er det ikke sikkert at du kan følge opp alt der og da. Da er det greit og lage en oppfølgingsoppgave ved å flagge eposten. Men, ikke bare trykk på flagget. Da har du plutselig en lang uprioritert oppgaveliste. Nei, høyreklikk på flagget og gi oppgaven en forfallsdato basert på hvor viktig det er, og hvor mye det haster.

Hva om oppgaven kommer inn i Teams?

Over tid vil flere og flere interne henvendelser komme i form av en melding i en Teams-kanal eller i en chat. Hva gjør du om du ikke kan følge den opp der og da? Den forsvinner fort ut av syne. Flagg den også, eller rettere sagt opprett en Planner oppfølgingsoppgave.‍ Den kommer også automatisk inn i din To do.

Følg opp alle oppgaver i en oppgaveliste

Når jeg har alle oppgavene i en liste synes jeg det er det enklere å få oversikt, prioritere , og følge dem opp. Det kan du gjøre i To do som er integrert i Outlook og som selvstendig app på PC, Mac og mobil. Der finner du også dine oppgaver fra Planner og OneNote (marker oppgaveteksten og velg flagg til Outlook)

Vil dere ha en kickstart på behandling og oppfølging av oppgaver fra alle kilder? Sjekk ut workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do

PS: For spørreundersøkelser, les Hvorfor betale for spørreundersøkelser når du har Forms?