På tide å reorganisere M365-strukturen vi har brukt siden 2020?

I flere virksomheter der jeg leder workshops rundt samarbeid i Microsoft 365 ser jeg at mange har en startside/intranettside de går inn på for å finne informasjon, starte applikasjoner og arbeide med dokumenter.

Fra startsiden kan vi få en oversikt over alle dokumentområder ved å åpne OneDrive appen på nett. Der ser vi dokumenter vi nylig har arbeidet med. Mitt OneDrive-område i Mine Filer og Teams-og SharePoint dokumentområder.

Ved å opprette og arbeide med dokumenter fra denne startsiden blir Teams mest brukt til møter og chat, og mesteparten av internkommunikasjonen gjøres fortsatt på epost. Dersom vi ønsker å redusere bruk av intern epost og samarbeide enklere i Teams kan det hende vi bør reorganisere oss og jobbe annerledes med dokumenter.

Dokumentstruktur er ikke et IT-ansvar

Det er bare vi som arbeider med dokumentene som vet noe om dem, og hvordan det er best å organisere dem. Den god enheten er at vi ikke trenger å ha en plan for hele virksomheten for å reorganisere måten vi organiserer og arbeider på. Du og kolleger du samarbeider med kan gjøre dette selv, i Teams.

Ved å opprette et Team for et samarbeidsområde og kanaler for ulike arbeidsprosesser kan vi selv bestemme hva som passer oss.

Hvordan organisere og arbeide i Teams

Tanken bak Teams er å samle alt som har med et arbeidsområde, kommunikasjon, dokumenter, notater og planer på ett sted. Det gjør det enklere å få oversikt, og samarbeide om et prosjekt, eller et arbeidsområde.

Fra arbeidsdokumenter spredd på ulike steder og kommunikasjon på epost til alt samlet i en Teams-kanal

Hvordan reorganisere SharePoint-mapper til Teams

Se for deg et fellesområde som brukes av mange, og har mapper i 7 nivåer. De første 3 nivåene har ofte ikke filer i det hele tatt. Det er bare mapper for å skille avdelinger, grupper, og prosjekter fra hverandre. De trenger vi ikke i Teams. VI oppretter et Team for vår arbeidsgruppe, og kanaler for hvert av arbeidsområdene vi arbeider med. Dokumentene som tilhører arbeidsområdene ligger i Delt. Ofte trenger vi ikke mapper der i det hele tatt. Det gjør det mye enklere å finne, og arbeide med dokumentene.

Må vi flytte alle de gamle dokumentene?

Mange velger å la eksiterende dokumentene ligge der de er og legge bare nye dokumenter, evt. flytte bare dokumenter i arbeid til Teams. SharePoint-området blir nå som et arkiv vi kan gå tilbake til om vi trenger gamle filer. Når du søker etter et dokument vil det finnes uansett om det ligger i Teams eller i SharePoint.

Vil du og dere forstå dokumentstruktur og Teams-samarbeid bedre? Er du kanskje allerede Team-eier for ett eller flere Team og vil lære beste praksis for organisering og vedlikehold av Team?  Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Der vil du få gode tips og trene på dette i praksis.