Den mest oversette muligheten i Outlook kan spare deg mye tid

 BIlde av Bjørn O. Hopland i SMart endring

Har du sett boksen i Outlook-båndet med Hurtigtrinn? Ikke? Da er du i godt selskap. Hjernen vår har en evne til å ignorere ting vi ikke bruker slik at det ikke forstyrrer oss, og dette er en av dem. Ta en titt omtrent på midten av båndet når du står i Innboksen så ser du en boks med noen kryptiske symboler og under dem står det Hurtigtrinn (Quick steps om du har engelsk).

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" du kan bruke for å automatisere ulike funksjoner og på denne måten spare tid på oppgaver du gjør om og om igjen.

 Bildet viser båndet i Outlook med markering av Hurtigtrinn

Her er de mulighetene du har med Hurtigtrinn.

Flytt til mappe

 SKjermbilde av meny fior å opprette ulike hurtigrtrinn

Veldig hendig og tidsbesparende for å flytte epost fra Innboksen til mapper du bruker ofte. Istedenfor dra-og-slipp klikker du på mappenavnet i båndet og på 1 sekund har du eposten i ønsket mappe. Du kan til og med tilordne en hurtigtast (for eks. CTRL+SHIFT+1)slik at du kan arbeide uten å bruke mus.
Denne kan du bruke dersom du jobber mye med et prosjekt og arkiverer epost i prosjektmappen hele tiden. Med et hurtigtrinn for prosjektmappen gjør du det mye raskere og du treffer riktig mappe hver gang :-)

Hvorfor flytte e-post ut av Innboksen? Les om dette i Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Kategoriser og flytt

Som Flytt til mappe, men tilordner automatisk en ønsket kategori. Veldig nyttig om du kun bruker en arkivmappe og kategoriserer utfra epost-type. For eksempel om du har en kategori for kunder, vil et trykk på knappen legge til kundekategori og flytte eposten til arkiv med ett trykk.

Hvorfor bruke kategorier? Les mer i Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Flagg og flytt

Som flytt til mappe, men legger til ønsket flagg. Du kan bruke denne om du flagger epost til oppgaver for så å behandle dem senere. Med ett trykk flagger du eposten som en oppgave for i morgen og flytter eposten til en arkivmappe.

Hvorfor flagge e-post? Les mer i Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Ny e-post til…

Opprett personlige adresselister for grupper av mennesker du stadig sender e-post til. Er du i styret for idrettslaget, huseierlaget, hytteforeningen, eller FAU?  Da har du sikkert behov for å sende epost til en gruppe mennesker stadig vekk. Med ett trykk gjør du det med et hurtigtrinn og slipper å skrive epostadressene om og om igjen.

Mange ganger ønsker du ikke å dele dele mottakernes e-postadresser med alle. Les hvordan du kan unngå dette i Send epost til alle i foreningen uten å vise alle epostadressene

Videresend til…

Som over, men videresender epost. Er du leder eller kontaktperson for en gruppe og får tilsendt mye informasjon du vil dele med gruppen? Med denne videresender du informasjonen med ett trykk.

Nytt møte…

Ny e-post til, men oppretter en møteinvitasjon.Nå kan du opprette prosjektmøter, gruppemøter mm. Med ett trykk når du har en knapp for å opprette møte med gruppen.

Egendefinert…

Med denne kan du kombinere muligheter og lage avanserte og ulike varianter av automatiseringer. Prøv deg frem selv utfra hva som kan spare tid og holde deg organisert.