Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

Data Microsoft samler inn viser at Microsoft 365-brukere i gjennomsnitt bruker 57 prosent av tiden de jobber på PC og mobil på kommunikasjonsaktiviteter som Teams-møter, -chatter og e-post. 43 prosent av arbeidsdagen brukes til å produsere innhold med ved hjelp av verktøy som Excel, Word PowerPoint og OneNote.

Er ikke kommunikasjon like viktig som produksjon?

Variasjonen er nok stor her avhengig av den rollen du har. Og, er det slik at du ikke produserer noe når du skriver en epost eller en melding i Teams? Jeg tror ikke det er slik vi skal tolke det.

Det har vært en gjenganger de siste 20 år i undersøkelser som typisk sier at vi bruker altfor mye tid på eposten. De tar utgangspunkt i at vi bruker det meste av tiden til å behandle, sortere  og lese epost. Altså tar det tiden bort fra det å produsere noe av verdi. Men mye av tiden vi typisk har brukt i Outlook er å produsere innhold og kommunisere det til andre. Epost har vært det viktigste samarbeidsverktøyet frem til vi fikk verktøy som Teams og Slack.

Kan vi redusere tiden vi bruker på behandling og prioritering?

Når det er sagt er det ingen tvil om at mye av tiden mange bruker i Outlook og Teams går med til å sortere og prioritere hva vi må lese, og til å finne henvendelser vi må gjøre noe med og som kanskje krever en respons. På det området opplever jeg at mange synes det er slitsomt, og vanskelig å gjøre dette effektivt. Når du i dag ikke bare skal følge med på epost i Outlook, men i tillegg må følge med på Teams-chat og meldinger i mange Team og kanaler er det lett å forstå at du kan føle at du ikke har oversikt. Hva har jeg ikke fått med meg? Hva har jeg glemt?

Krever kommunikasjon i flere kanaler en ny måte å behandle forespørsler på?

Jeg spør ofte deltakere i Smart endring workshops om hva de gjør med epost de ikke kan behandle her og nå? De aller fleste bruker muligheten i Outlook til å flagge eposten for å enklere finne tilbake til den senere. Men hva gjør du om stadig flere henvendelser kommer i form av Chat, eller i en kanalsamtale i Teams? Og hva gjør du for å prioritere egne oppgaver og forespørsler som ikke kommer inn i disse kanalene? For eksempel oppfølging av noe fra et møte.

Du må balansere oppgaver fra andre og egne oppgaver

I en travel arbeidshverdag der epost og Teams-meldinger strømmer på er det lett å jobbe for mye på innkommende, og at det blir lite tid igjen til egne oppgaver. For å balansere dette er min erfaring at du må gjøre egne oppgaver like synlige som oppgaver du gjør for andre. Da hjelper det å ha alt samlet i en oppgaveliste. Erfaringsmessig er det da enklere å ikke glemme å bruke tid på egne oppgaver.

Microsoft oppgavesystem kan hjelpe deg å få oversikt

Jeg har brukt Microsofts oppgavesystem i Outlook siden 2007, og ettersom mulighetene har blitt inkludert, i OneNote, Teams, To do og Planner. Det gjør at jeg kan se alle mine oppgaver på ett sted. Da er det enklere å være realistisk når jeg prioriterer og planlegger arbeidet. Jeg forstår  jo med en gang at 10 oppgaver på samme dag er helt urealistisk. Da må jeg enten skyve på dem, eller kanskje innse at jeg ikke kan gjennomføre alle oppgavene jeg kunne tenke meg å gjøre, men må prioritere oppgaver som er viktigst for å oppnå mine og teamets mål.

For en oversikt over mulighetene i Microsofts oppgavesystem, les gjerne Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver, og for å se henvendelser i Outlook og Teams i sammenheng, les Du har nå 3 innbokser. Hvordan fikser du det?

---

Ønsker du å ta i bruk nye smarte arbeidsformer med støtte fra den digitale verktøykassen kan du kanskje få med deg kollegene dine på en bedriftsintern Smart endring workshop i Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do.

Alle workshops kommer med fyldig dokumentasjon som er nyttig å bruke til oppslag og repetisjon i etterkant.

Er det bare deg som er interessert kan kanskje nettkurset med samme innhold være noe? Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Liker du å lese deg til ny kunnskap kan du ha nytte av Smart endring e-bøker.

Wiki-fanen i Teams-kanaler er nå erstattet av OneNote

Da Teams ble lansert ble det opprettet tre faner automatisk i hver nye kanal. Innlegg, Filer og Wiki.

Wiki er teknologi som blant annet brukes av Wikipedia og er godt egnet for artikkelsamlinger, dokumentasjon og ble i Teams også brukt for funksjonen Møtenotater i Teams-møtene. Mange fant formatet for rigid for sitt formål, og den største svakheten var at det ikke var mulig å søke i notatene.

Etter hvert ble Wiki-fanen fjernet for nye kanaler og Microsoft informerte om at de ville fjerne Wiki helt fra Teams og erstatte den med OneNote, som er mer fleksibelt og allerede brukes av veldig mange i andre sammenhenger.

Er du usikker på om det er verd å sette seg inn i, og bruke OneNote? Her kan du få et raskt overblikk over mulighetene det kan gi deg:

Hva kan OneNote gjøre for meg? og
Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

OneNote er det nye standardvalget for Teams-notater

Neste gang du oppretter nye kanaler vil du få en fane kalt Notes. Ser du den ikke med en gang, vent noen sekunder så kommer den til syne.

Det blir opprettet en ny Inndeling i den innebygde Notatblokken i Teamet med samme navn som kanalen.

Du kan nå døpe om navnet på fanen for at det skal reflektere hva du vil bruke Inndelingen til. For eksempel Møtenotater, Prosjektinformasjon, eller kanskje Blogginnlegg.

Du kan gjøre notater direkte her i Teams, eller du kan åpne og arbeide med dem i nettleser, eller i PC/Mac appen. Der vil du se alle Inndelingene som inngår i Notatblokken.

Slik som vist under. Her ser du fra venstre navnet på Notatblokken som inngår i Teamet Kvalitetsteam med Inndelinger for hver kanal. Deretter sideoversikten og så Siden.

Når du åpner notatene i appen kan du også jobbe med dem når du ikke er på nett.

Hva gjør du dersom du har brukt Wiki i dine Team og kanaler?

Jeg vet en del har brukt Wiki-notatene til lenkesamlinger, håndbøker og annen referanseinformasjon. Om du forsøker å åpne en Wiki-fanen nå vil du fremdeles kunne lese innholdet, men ikke redigere det. Så hvordan kan du nå videreutvikle dette i OneNote? Last ned Smart endring guiden Eksporter Wiki-innhold til OneNote i Teams.

OneNote har et potensial for å være langt mer enn å bare være standardappen for notater i Teams. Dersom dere ønsker å ta i bruk OneNote i Teams og OneNote for personlige notater kan dere får en felles forståelse og ferdigheter til å utnytte muligheten i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Får du ikke med deg kollegene dine på dette kan du også gjennomføre nettkurset med samme innhold. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Ny og bedre organisering av kanalsamtaler i Teams

Oppdatering oktober 2023: Nå har Microsoft bestemt seg for å ikke snu retningen for kanalsamtaler likevel. I “Classic” har du, eller får snart likevel opp muligheten for å skrive et emne automatisk når du nå velger Start et innlegg.

Har du tatt i bruk “NYE” Teams vil du kunne velge selv om du ønsker å ha de nyeste innleggene på toppen, eller i bunnen slik det er som standard.

Nå er retningen på kanalsamtaler i Teams snudd opp ned. Og det er nå lettere å få oversikt over de ulike samtalene du ser på siden fordi emnefeltet vises automatisk.

En av de mest etterspurte endringene i Teams er nå hasteinnført i det Teams-programmet vi kjenner og mange av oss har jobbet med i flere år. Endringen skulle egentlig være en del av "Nye Teams" der hele appen er programmert på nytt for å være mer effektiv, og bruke mindre ressurser på datamaskinen din.

Endelig kommer emnefeltet opp automatisk

I alle workshops jeg har holdt i årene siden Teams ble lansert har jeg måttet lære alle å finne emnefeltet når du starter en ny samtale i Teams.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Uten emnefelt blir alt håpløst rotete og uoversiktlig. Og nesten hver gang har jeg fått spørsmål om hvorfor ikke emnefeltet kommer opp automatisk siden det er så viktig?

Vel, nå gjør det endelig det. I tillegg er innleggs-strømmen snudd opp ned slik at de nyeste innleggene vises øverst. Det gjør at det blir mer samsvar med andre programmer slik som LinkedIn og Facebook.

Hva med Teams-chat? Hvorfor er ikke retningen snudd på denne også?

Det kan virke litt rart at ikke man har snudd retningen på chatten også, men den er allerede i samsvar med LinkedIn og Facebook Messenger der nye chatter skrives i bunnen av strømmen. Hvorfor det er slik vet jeg ikke, men jeg ser ikke dette som noe problem i alle fall.

Før flere kanalsamtaler i parallell på skjermen

Det har lenge vært mulig å poppe ut Teams-chatter i et eget vindu på skjermen slik at man kan ha disse lett tilgjengelige uten å måtte bytte til Chat i Teams-appen hver gang.

Nå kan du også gjøre det samme med Teams-samtaler i kanalene. Fordi det minsker tiden man bruker på å bytte mellom ulike samtaler blir det mer effektivt når man er engasjert i flere samtaler og du mister ikke konteksten dersom du bruker Teams-appen til å jobbe i Planner, eller i et dokument og hele tiden må bytte til kanalsamtaler eller chat.

Ønsker du, eller dere en oppdatering på nyheter i Teams, eller kanskje en ny start? Da kan en Smart endring workshop kanskje være nyttig? For en ny start, eller oppfriskning kan 2-3 timer med Smart samarbeid med Teams være et bra valg. For en kortere oppfriskning og nyheter velger mange en 40 minutters frokost/lunsj-workshop. Her finner du et utvalg, og disse kan også tilpasses og kombineres om ønskelig.

PS: Microsoft ruller ut slike endringer gradvis, så om du ikke ser denne endringen ennå, vil du snart få dem

Du trenger ikke å betale for ChatGPT. Bruk Bing gratis

Bjørn O. Hopland skriver sommerblogg på verandaen

Det er mye snakk om ChatGPT om dagen. Både fordeler og farer. Uansett er såkalt generative kunstig intelligens noe vi må forholde oss til, og den beste måten å få førstehånds kunnskap er å  prøve det selv. Men du trenger ikke å betale for å få tilgang til den kraftigste KI-modellen for tekstgenerering til nå, nemlig GPT4 fra Open AI. Den er tilgjengelig gratis fra Microsoft. Det er også bildegenerering med DALL-E, som du ellers må betale for fra Open AI.

I et nettseminar demonstrerte jeg nylig bruken av Bing Chat for søk, tekstgenerering og bildegenerering. Dette kan du også se i denne 15 minutters videoen.

I nettseminaret gjennomgikk jeg det mest nødvendige du trenger å vite om kunstig intelligens for oss som er kontorarbeidere og ikke programmerere som skal utvikle avanserte modeller til forretningsbruk. Jeg viste også hva du allerede har tilgjengelig og bruker uten at du kanskje vet det i daglig arbeide med Outlook og PowerPoint. Det deler jeg med deg i de neste blogginnleggene.

For å få gratis tilgang til de avanserte genereringsmulighetene i Bing må du bruke nettleseren Edge. Den kommer standard med Windows, og kan lastes ned gratis for Mac, nettbrett, og mobil.

Lykke til med testingen.

Dersom dere ønsker et internforedrag for deres virksomhet om dette har jeg et 40-minutters program som kan gjennomføres som frokost/lunsjmøte i deres lokaler eller via Teams-møte.

Dette er en av 10 frokost/lunsj og lær sesjoner. Se oversikt over alle her.

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Tre gode tips for å lykkes med Microsoft Planner

Bjørn O. Hopland (til høyre) samarbeider med tidligere Microsoftkollega DIrk Weber

Microsoft Planner brukes nå i de aller fleste virksomheter jeg er i kontakt med. Men for de fleste brukes det litt tilfeldig av de som har oppdaget det, og på helt forskjellige måter. Noen bruker det som en enkel oppgaveliste, og noen til planlegging av arrangementer og prosjekter.

Jeg ser ofte at strukturen i Planner er helt forskjellig i ganske like prosjekt-typer. I tillegg er det ikke alle som klarer å forholde seg til å bli tildelt en oppgave, og gjøre det til sin. Det blir tydelig når jeg ber om å få se oppgavelisten i Teams, der alle oppgaver samles fra de ulike planene du er involvert i. Tør du sjekke din oppgaveliste? 😉

1 - Bruk struktur til din fordel. Organiser delprosjekter og arbeidsområder i Inndelinger

 Har noen erfaring med Trello eller andre tavleverktøy? De er ofte organiser med en strukltur der statusen på oppgaven gis av hvilken kolonne den er i. For eksempel. Planlagt -> Under arbeid -> Ferdig. Den strukturen trenger vi ikke i Planner fordi statusen på en oppgave eller en leveranse settes på oppgavekortet, og oversikten over hvilke oppgaver som er planlagt, under arbeid, eller fullført er en visning du kan velge å se når du trenger det.  Les mer om dette i Gjør det enklere å organisere gode prosjekter — Smart endring AS

2 - Bruk Oppgavekortet til aktiviteter og leveranser og tildel ansvar på dette nivået

Den enheten vi bruker for å tildele noen ansvar og arbeid er Oppgavekortet. Det kan være en litt misvisende begrep etter min mening. For meg er en oppgave utførelse en kort og spesifikk del av en aktivitet. For eksempel å sende en forespørsel til noen om å sende et tilbud. Men det er vanligvis ikke hensiktsmessig å fordele oppgaver så detaljert i en prosjektplan. Oppgaven inngår i en aktivitet som kan være å velge en tjenesteleverandør.

En oppgave kan også være å finne bilder til å illustrere en rapport. Å skrive rapporten er en aktivitet med mange oppgaver som resulterer i en leveranse.

I Planner ville jeg da valgt å tildele ansvar for aktiviteter og leveranser, ikke på detaljnivå. Det kan vi bruke sjekklisten til.

3 - Etabler en virksomhets-standard for Planner for å unngå forvirring

Det kan være forvirrende å bli tildelt "oppgaver" fra flere planer dersom struktur og oppbygging er veldig forskjellig. Det gjelder også bruk av etiketter, som er en fin tilleggsfunksjon man kan velge å bruke. Etikettene må defineres for hver plan. Så om ulike prosjekter har etiketter med forskjellig mening blir det forvirrende.

Heldigvis kan man lage prosjektmaler som kan gjenbrukes, så man slipper å definere slike ting på nytt hver gang. Men det krever at man gjør et forarbeid og blir enige om hva en slik standardplan skal inneholde.

Ved å gjennomføre den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams får dere god forståelse-, og et godt grunnlag for å etablere et prosjektrammeverk og standarder for bruken.

Tar du på deg ansvaret selv for å gjøre dette, vil du ha nytte av å gjennomgå nettkurset med samme navn og innhold.

Når dere er klar til å ta i bruk Planner i hele virksomheten, er en effektiv måte å få alle til å forholde seg til tildelte oppgavekort å arrangere en Smart endring frokost/lunsj og lær sesjon basert på de standardene som er satt.

Kle på deg rustningen og ta i bruk ditt nye våpen

Bildet viser Bjørn O. Hopland i sin “Rustning”

Gjennom de 10 årene jeg har levert workshops og andre tjenester er det en gjenganger. Mange kommer på jobben om morgenen, klar til å ta fatt på dagens oppgaver. Og går hjem med en følelse av, "hvor ble dagen av? Og hvorfor kom jeg ikke mer en halvveis gjennom min oppgaveliste?". Kjenner du deg igjen?

For 10 år siden var det Outlook som ble syndebukken. Det renner inn med forespørsler og informasjon i Innboksen. Jeg blir sittende altfor mye med å svare på epost, og da blir det mindre til igjen til å gjøre egne oppgaver. I tillegg kommer avbrytelser fra kolleger som gjør at arbeidet blir stykket opp.

Og er det blitt bedre på disse 10 årene, og etter at mange har tatt i bruk Teams? Absolutt ikke! Nå er det enda en kanal jeg må følge med på.

Samtidig som Microsoft legger flere verktøy som Teams inn i verktøykassen har de også utviklet en rustning som kan beskytte oss, og nye våpen vi kan bruke for å gjøre våre oppgaver.

Tar du på deg rustningen?

Microsoft Viva Insights er rustningen vi kan ta på oss. Du har tilbudet, men det er du som må ta den på. Å ta på oss klær er vanligvis noe vi lærer gradvis som barn, men skal rustningen være effektiv må du følge monteringsanvisningen. Og hvor finner vi den?

Les også Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Vel, ingen steder. Så jeg har laget en du kan lære å følge sammen med dine kolleger i løpet av en 40 minutters frokost, eller lunsjworkshop om Hvordan kan vi redusere stress og få bedre livsbalanse med Microsoft Viva Insight. Ved bruk av Viva som personlig veileder kan du enklere balansere din tid, redusere avbrytelser og stress, og bruke møtene til din fordel.

Tar du i bruk det nye våpenet du har fått?

Du kan ikke ha unngått å lese om kunstig intelligens og ChatGPT i de siste månedene. Men, tenker du, er det noe for meg? Det blir omtalt som alt fra et strategisk verktøy for virksomheten til noe du kan bruke for å skrive en konfirmasjonstale.

Men hva er nytteverdien for meg, hvordan får jeg det, og hva kan jeg bruke det til i jobben? Den gode nyheten er at du allerede har flere KI-verktøy du bruker i dag uten å tenke på det, og at du nettopp har fått nye slike verktøy av Microsoft uten at du er klar over det.

Les også Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

Dette kan du og dine kolleger lære mer om i frokost/lunsj-workshopen Smart bruk av kunstig intelligens-KI for oss kontorarbeidere – nå! Lær å bruke de innebygde KI-mulighetene i Office. Skill myter fra fakta, og spar tid med å søke informasjon og lage tekstforslag med ChatGPT og Bing Chat/tekstgenerering.

Les mer om de Smarte frokost / lunsjmøtene der dere kan få innføring i, inspirasjon til, og repetisjon innen 10 utvalgte områder, inklusive de jeg har beskrevet her. Last gjerne ned detaljert beskrivelse av alle i PDF-format.

Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Jeg har vært ivrig bruker av OneNote siden det ble inkludert i Office i 2003. Det var før vi lagret i skyen. Personlige notater ble lagret lokalt på PC, og vi kunne dele Notater på Fellesområder og SharePoint. I dag er OneNote en del av Microsoft 365 og nå lagrer vi personlige notater på OneDrive og delte notater på SharePoint online, eller i Teams.

I utgangspunktet var OneNote et Windows-program i likhet med de andre Office-programmene. Nå er OneNote tilgjengelig på PC, Mac, i Teams, nettleser, og på alle mobile enheter.

Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.

Jeg kaller OneNote "The Swiss army knife" Nyttig til det meste, men skal du skjære opp steken er det bedre med en kokkekniv. Lommekniven har du alltid tilgjengelig, men Word, Excel og PowerPoint er knivsettet du bruker til spesialoppgaver.

Les mer om mulighetene i OneNote her:

• Hva kan OneNote gjøre for meg? — Smart endring AS

• Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok? — Smart endring AS

Skriv ut møtenotatene dine fra lydopptak

Selv om OneNote er tilgjengelig på alle enheter, ligger Windowsversjonen vanligvis hakket foran i nye muligheter. Senest er det muligheten til transkribere lydopptak i et møte. Den skiller til og med de ulike møtedeltakerne fra hverandre. Ja, dette har du også i Teamsmøtene, men dette vil fungere også i et vanlig møteromsmøte.

00:00:01 Taler 1 Hvis jeg nå åpner møtet, og så sier jeg et eller annet, så hva sier du da?
00:00:08 Taler 2 Da sier jeg takk også. Og så spør hva vi skal snakke om.
00:00:16 Taler 1 Ja så da kan jeg overta igjen, så kan vi se om det blir resultat av dette.

Hva skjer med OneNote for Windows?

En ting som er bra med OneNote for Mac og mobile enheter er at det finnes bare en versjon. Når jeg holder kurs og workshops for deltakere med PC, oppdager jeg hver gang at noen bruker Office versjonen av OneNote, og noen bruker gratisversjonen av OneNote som ble introdusert sammen med Windows 10. Det kan være forvirrende. Heldigvis er denne borte for de som har en ny PC med Windows 11. Da er det versjonen som følger med Microsoft 365 de har, og det er den som utvikles videre. Bruker du Windows 10-versjonen kan du åpne alle notatblokker i M365-versjonen som bare heter OneNote. Når du har gjort det kan du bare slutte å bruke Windows 10 versjonen.

Bruk OneNote til egne- og felles møtenotater

Noe jeg har brukt OneNote til i mange år er som felles møtebok. Det sparer mye tid, og masse unødvendig epost og Teams-kommunikasjon for å forberede, gjennomføre og følge opp møter. Du kan bruke den innebygde OneNote notatblokken i Teams, og synkronisere denne med PC og Mac for lokal behandling. Det gir flere muligheter og du kan bruke den også når du ikke er på nett.

For å legge til OneNote i Teams, les De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk — Smart endring AS

Vil du komme i gang med OneNote, eller er du OneNote bruker og vil lære å bruke mulighetene bedre kan jeg foreslå workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams sammen med kollegene dine, eller ta nettkurset på egenhånd i eget tempo.

Tre muligheter Teams-, og Excel-brukere vil like

Er det lenge siden du så etter nye muligheter i Teams-møtene? Blir du irritert når noen endrer filter og sortering i Excel-arket ditt?

De fleste har ikke tid til, og interesse av å lete rundt i alle menyer for å finne ut nye muligheter i Teams, eller andre verktøy. Her er tre tips som vil glede de som skal samarbeide om kalkyler, budsjetter og annet man bruker Excel til.

1 - Vis og rediger budsjettet sammen i Teams-møtet

Du har invitert prosjektteamet til et møte for å gjennomgå, og evt. justere prosjektbudsjettet. For å sikre at vi gjør ting riktig har vi også invitert Tina fra økonomiavdelingen til å hjelpe oss. Hun er ikke med i prosjekt-Teamet, men skal bare være med på dette møtet. I møtet deler jeg budsjett-regnearket med Excel live. Da får alle se, og anledning til å arbeide i regnearket. Også Tina som ikke er med i Teamet.

2 - Filtrer og sorter i privat visning

Tina har behov for å sortere og filtrere budsjettposter for å få bra innsyn i prosjektøkonomien. Men hun ønsker ikke å endre "vår" visning. Derfor velger hun privat visning. Da kan hun gjøre dette uten at det påvirker det vi ser.

Du kan lagre ulike private arkvisninger slik at du lett kan gjenbruke dem, og du kan når som helst raskt gå tilbake til presentatørens visning.

3 - Be om filer fra eksterne uten at de er med i Teamet

I forbindelse med prosjektet får vi økonomistatus fra ulike eksterne partnere en gang i uken på en mal vi har gitt dem. Vi ønsker å ha disse samlet på ett sted, men vi ønsker ikke at de skal se hverandres dokumenter. Da har vi mulighet til å benytte oss av å "Be om Filer" i SharePoint og OneDrive.

Da kan hver partner laste opp sin økonomioppdatering dit vi vil ha den, uten at de ser filområdet.

Jeg lager et konsolideringsregneark med lenker til de opplastede filene som oppdateres automatisk når nye filer lastes opp.

Sjekk om du har denne muligheten. Det er ikke alle virksomheter som tillater dette. Ta evt. kontakt med IT om det ikke virker og gi dem denne lenken. Jeg har for eksempel mulighet til å gjøre dette på OneDrive, men ikke Teams/SharePoint filområder.

Du og dere kan lære flere tips og triks om samarbeid i Teams-møter i den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og bli eksperter på dokumentbehandling i workshopen Smart dokumentbehandling i Teams

Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

I følge undersøkelser gjennomført av VentureBeat og Mckinsey bruker mange av oss fra 2 timer til halve arbeidsdagen på å søke etter, og sammenstille informasjon. Dette inkluderer ikke bare å finne informasjon, men også å skrive rapporter, epost og å lage presentasjoner.

Report: Employees spend 3.6 hours each day searching for info, increasing burnout | VentureBeat

Undersøkelsene sier at ett av de største problemene er at det er så mange datakilder, og at mye av tiden brukes på å sammenstille informasjon fra disse.

Vi kan dele utfordringene med dette i tre deler.

1. Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder, altså Internett

2. Finne relevant informasjon i egen virksomhet

3. Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner som en del av vår jobb

1 - Finne relevant og pålitelig informasjon fra eksterne kilder

Google er i dag den dominerende kilden til informasjon på Internett. Når jeg ser på Smart endrings Web-sider, kommer mer enn halvparten av besøkende fra Google søk. Utfordringen er at du får veldig mange treff på et søk, og så må du selv finne ut av hvilke kilder du vil bruke og sette sammen det du ønsker.

Det er en av grunnene til den enorme interessen for kunstig intelligens-søk med ChatGPT fra organisasjonen Open AI. Der får du en sammenstilling fra flere kilder i en tekst du ofte kan bruke direkte videre i din produksjon. Problemet er å verifisere kildene. Det finnes utallige artikler som viser rare og ikke troverdige resultater fra slikt søk. ChatGPT avslører ikke hvilke kilder som er benyttet, og dermed er det vanskelig å verifisere innholdet.

Bedre enn google-søk og mer pålitelig enn ChatGPT

Med nylanserte Bing chat i nettleseren Edge som bygger på ChatGPT løses dette ved at de inneholder referanser til kildene. Da kan jeg selv verifisere disse om jeg ønsker det.

Hva er F-35 A, B og C?

Jeg er ganske interessert i fly, og ville gjerne ha en forklaring på modellbetegnelsene for jagerflyet F-35. Jeg spurte Google og fikk 227 000 treff. Ved å sjekke noen av treffene kunne jeg finne ut dette, men det tok litt tid.

Så spurte jeg ChatGPT, og fikk et godt formulert svar, men ikke hvor svaret kom fra. Og til sist Bing søk. Der fikk jeg det jeg trengte og med referanser til kildene. Da kan jeg vurdere om det er en pålitelig kilde.

2 - Finne relevant informasjon i egen virksomhet

Verken Chat-GPT eller Bing chat vet noe om data i din virksomhet. Bare om data offentlig tilgjengelig  på nett. Så om du ønsker å finne intern informasjon du trenger for å gjøre jobben din, får du ikke noen hjelp fra Chat-GPT.

Microsoft jobber med løsninger for at du skal kunne finne og sammenstille informasjon også i egen virksomhet på samme måte som du kan på Internett i et program de kaller Microsoft Copilot. Men det er et stykke frem før du får den muligheten. I mellomtiden har du muligheten til å søke både eksternt og internt i samme søk når du bruker Edge.

3 - Sammenstille informasjon og produsere tekst, kalkyler og presentasjoner

I Bing Chat kan du produsere innhold direkte fra et søk som vist over, eller du kan legge inn din egen tekst eller datagrunnlag og få skrevet en artikkel, eller et sammendrag. Her har jeg bedt om et kort blogginnlegg i en entusiastisk tone og får generert en kladd i OneNote som jeg så kan jobbe videre med før jeg publiserer den. Jeg sparer tid og kan legge på merverdi med illustrasjoner og min egen oppfatning i tillegg til det jeg får generert.

Så, på tide å forsøke nettleseren Edge? Edge bygger på samme åpne kildekode som Chrome og kan bruke alle utvidelser som er laget for denne.

Jeg var skeptisk til praktisk nytte av KI i mitt arbeid, og så på det som en hype. Men, nå har jeg testet selv, og har funnet ut at Microsoft AI kan bidra i daglig arbeid allerede nå, og inkluderer dette i Smart endring kurs og workshops der det er relevant. Følg med. Dette er bare starten på en spennende utvikling.

Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Jeg besøkte nylig to virksomheter der de bruker Teams daglig, for å høre hvordan de utnyttet mulighetene for bedre samarbeid. Den ene virksomheten har brukt Teams lenge, og i den andre er det ganske nylig.

I begge tilfelle hadde de gjort grundig forarbeid med å opprette Team og kanaler for strukturert arbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. De ble veldig overrasket da vi gikk igjennom de ulike kanalene og så at mange av dem rett og slett ikke var i bruk. Siste innlegg i kanalen var gjerne bare et par uker etter at de ble opprettet. I noen var det lagret dokumenter som så ut som de hørte til denne arbeidsprosessen. Men hvor er kommunikasjonen? Jo den var i diverse chatter og i epost. Så de hadde bare opprettet ett nytt sted å lagre dokumenter, mens kommunikasjonen ikke foregikk samme sted.

Mange tenker kanskje ikke over dette, for det er slik vi er vant til å jobbe. Vi har kommunikasjonen i epost og dokumenter på et filområde. Og, det e ringen forbindelse mellom dem. Muligheten du har ved å bruke Teams er å samle alt som hører til en arbeidsprosess eller prosjekt i en kanal, kommunikasjon, planer, notater og dokumenter.

Derfor er kanaler bedre enn Teams-chat og epost

Tenk deg at dere er tre som starter er prosjekt. Etter et par uker finner dere ut at dere trenger å utvide med en ny deltaker. Dersom kommunikasjonen har foregått på epost og chat, starter den nye prosjektdeltakeren med blanke ark, og har ikke tilgang til de dere har "snakket" om fordi det ligger i personlige postbokser og i diverse personchatter. Dersom kommunikasjonen hadde vært i kanalen ville alt vært tilgjengelig. Den nye deltakeren i prosjektet kunne bla tilbake, eller søke opp viktig informasjon, å få en bedre forståelse for det som har skjedd i prosjektet fram til i dag.

Les også Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Hvorfor bruker vi ikke kanalene?

Det jeg har funnet ut er at intensjonen er å bruke kanalene til kommunikasjon, men at vi trenger å "knekke koden" akkurat som en 6 åring må knekke lesekoden. Det skjer ikke over natten, men gjennom målbevisst trening. For virksomheten jeg besøkte som hadde brukt Teams noen måneder hadde de aldri trent på dette, men forlatt kanalene til fordel for chat nesten med en gang. Likevel var de fornøyd med å ha tatt i bruk Teams, og synes det fungerte bra for dem. Og det gjør de jo der og da, men over tid vil de miste historikken fordi epost og chat er personlig og forgjengelig.

For den andre organisasjonen som har brukt Teams i flere år hadde mengden av Teams og kanaler vokst og vokst og mange synes det så uoversiktlig og vanskelig å finne ut av at de sluttet å  bruke kanalene og bare brukte chatten.

Det er aldri for sent å knekke koden

Det er veldig vanskelig for en person å endre samarbeidsmønster. Vi trenge støtte i gruppen vi samarbeider i. Vi man snakke om det, og så må vi finne ut sammen hvilke fordeler det vil ha for oss å bruke Team og kanaler slik vi opprinnelig hadde planlagt. Hva stopper oss? Hvorfor har vi endt opp der vi er? I tilfellet hvor man aldri kom i gang, må vi repetere og snakke sammen om fordelene. VI må også hjelpe hverandre. Bli enige om at det er lov til å stille spørsmål som, "burde ikke denne diskusjonen være i prosjektkanalen?"

Chat har ikke overskrifter, og det er lett å bli forvirret over hvem som er med i, og hva vi bruker hver av gruppechattene til. Dette kan vi løse ved å flytte kommunikasjonen til kanalene.

Dersom mange har forlatt kanalene fordi de har mistet oversikten må vi i jobbe for å få oversikten igjen. Min erfaring er at det ikke er så vanskelig som mange tror. Men alle må gjøre dette selv. Det er ikke en gruppeoppgave.

Skjul Teams og kanaler du ikke er aktiv i nå. Dra de mest brukte Teamene til toppen av listen, og fest de mest brukte kanalene. Da vil du få tilbake oversikten og vil oppdage at Team og kanaler er ganske smart.

Begge utfordringene over kan dere løse raskt gjennom en 40 minutters frokost eller lunsj og lær workshopen Fjern hindringer og få god oversikt over Teams-struktur med Smart endring. Der går vi rett på sak, og alle kan få ny inspirasjon og lære på nytt hvordan vi egentlig vil jobbe i Teams. Les om denne og 8 andre rett-på-sak lunsj og lær-tema her.

Gjør det enklere å organisere gode prosjekter

I de 8 årene jeg ledet oppbyggingen av Microsofts konsulentavdeling i Norge hadde jeg gleden av å være "prosjekt-coach" for mange store og mellomstore prosjekter med våre kunder når de skulle innføre nye Microsoft-løsninger. Prosjektene hentet kompetanse internt fra kundene selv, fra Microsofts partnere og fra vår avdeling.

Vellykkede prosjekter er 15% fag og teknologi og 85% organisasjon og prosjektgjennomføring

Grunnen til at kunden ønsket oss inn i prosjektet var nok i utgangspunktet at de ønsket en garantist for at løsningen ville virke, men det største bidraget vi faktisk leverte var prosjektorganisering og gjennomføring. Det finnes utallige eksempler på at vellykketheten av IT-prosjekter er 10-15% teknologi, og 85-90% organisasjon og prosjektgjennomføring. Dette stemmer nok på andre områder også, selv om innholdet i prosjektet er annerledes.

Jeg fikk ofte spørsmålet om hva slags prosjektverktøy vi brukte for å holde oversikt over et team med 10-15 prosjektdeltakere. Forventningen var nok at vi brukte Microsoft Project, og mange ble overrasket da jeg svarte Excel. Suksess i prosjekter skyldes sjelden prosjektverktøyet. Når det er sagt kan det være noe som gir bedre oversikt og kontroll for prosjektledere og prosjektdeltakere.

Les gjerne: Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project — Smart endring AS

Ha god kontroll i prosjektet uten hyppige statusmøter

Et prosjektverktøy kan være veldig nyttig særlig når deltakerne er på ulike steder, og vanskelig å samle til oppdateringer og prosjektmøter. Et godt verktøy riktig brukt kan føre til

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Leg også: Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Microsoft Planner i Teams brukes av stadig flere og egner seg til mange typer prosjekter. Men som alle verktøy må særlig den som organiserer prosjektet bygge en hensiktsmessig struktur for Team, kanaler og i den tilknyttede planen. For eksempel opererer Planner med Oppgavekort, mens vi ofte ikke tildeler prosjektoppgaver, men ansvar for leveranser.

Tildel leveranser og ikke oppgaver

En leveranse kan ofte være et dokument. For eksempel en rapport, en plan, et budsjett, eller en presentasjon. Min erfaring er at det er best å følge opp status på leveranser, og la hver enkelt selv definere hvilke oppgaver som må gjennomføres for å komme frem til leveransen. Her er et eksempel.

Leveransen er å utarbeide et ilbud til ansatte om en Personlig trener tjeneste som en del av prosjektet Gode arbeidsforhold. Ansvaret for dette tildeles en prosjektdeltaker. Denne lager sin egen plan for å gjøre dette ved å beskrive delleveranser, oppgaver og sjekkpunkter på kortet. Etter hvert som vi er ferdig med hvert punkt krysses det av og det er enkelt for alle å se status på leveransen.

Hvordan måle status på en dokumentleveranse

Som nevnt tidligere er ofte prosjektleveranser et dokument. Så hvordan vet vi hvordan vi ligger an med dette? Spør du får du svar som "Jeg har startet", "Jeg jobber med det", eller "jeg er snart ferdig". Dette sier deg veldig lite. Det jeg har brukt i mange år er å definere sjekkpunkter på hva som skal være ferdig når. Under ser du målepunktene for en rapport som skal leveres om to uker. Er jeg kommet til dag 3 og jeg har kulepunktene for hvert kapittel på plass er jeg på plan. Har jeg det ikke er jeg bak planen. Objektivt og lett å følge opp.

Vil du ha flere tips og triks for smart organisering av prosjekter, bygge god struktur i Teams og Planner, og hvordan både prosjektansvarlige og deltakere kan holde oversikten? Sjekk den bedriftsinterne workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller gjennomfør nettkurset med samme navn.

Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Ja, det er det. Noe av det fine med den verktøykassen vi har på jobben er at du kan skrive meldinger når det passer deg, og mottakeren kan lese dem når det passer for hen. Så om jeg skriver en melding til deg på en søndag (slik som denne), og du velger å lese og besvare den da er det vel ikke min feil? Jeg forventer ikke at du ser på meldingen før mandag.

Likevel er det ikke så enkelt.

Det er ikke alltid enkelt å vite hvilke forventninger vi har til hverandre om responstider. Dersom sjefen ligger litt bakpå og bruker noe av helgen til å gjøre arbeidsoppgaver er jo det greit. Men ofte innebærer det å videresende informasjon til teamet, og fordele oppgaver som noen må ta tak i på mandag.

Sjefen mener ikke du skal se på dette på søndag. Likevel kan det være at du føler et lite press på dette. Særlig om du får varsler på Teams, eller i eposten om du har mottatt meldinger fra din leder. Bare nysgjerrigheten om hva det kan være er nok til at du leser meldingene.

Denne utfordringen har to løsninger.

Den første er at du sørger for å ikke få jobbvarsler, særlig på mobilen, i helgen, og at du har selvdisiplin til å ikke gå aktivt inn i Teams og Outlook for å sjekke.

Trykk på de tre prikkene på kolonnemenyen i Teams og finn Viva Insights der. Høyreklikk på symbolet og fest Viva Insights til kolonnen så kommer du raskere dit neste gang. Om du ikke ser muligheten til å sette stille tid, eller rolig tid som det også kan kalles, velg Tilfredshet fra menyen så vil du finne denne muligheten. Velg Angi stilletid der du ikke vil ha mobilvarsler fra Teams og Outlook på mobilen. Nå er det opp til deg å styre din nysgjerrighet og ikke sjekke jobbmeldinger i denne tiden.

Den andre løsninger er at du som sender meldinger utenfor vanlig arbeidstid utsetter levering av eposten eller Teams-meldingen.  Dette gjorde jeg ofte som leder i Microsoft siden denne muligheten har vært i Outlook hele tiden. Det var før Teams var påtenkt og all kommunikasjon var på epost.

Les hvordan jeg brukte utsatt levering som leder i Microsoft : 3 gode grunner til å kontrollere når din e-post skal komme inn i mottakerens Innboks

Nå kan du også utsette leveringen av en Teams-chat.

Her kam du se hvordan du setter opp dette både for Outlook, og Teams. Det kan også hende du får forslag fra både Teams og Outlook om å gjøre dette. Det styres av Viva Insight innstillingene. Da får du en påminnelse, og så er det opp til deg å velge hva du vil gjøre.

Vil du vite mer om hva Viva Insights kan gjøre for deg? Les Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Du kan ikke stoppe bølgene, men du kan lære deg å surfe!

Microsoft Viva bølgen slår over oss nå med en rekke muligheter de fleste ikke har tatt stilling til ennå. Det er lett å bli forvirret. Viva kan gi oss nye muligheter, men det kan lett bli "enda ett verktøy vi må forholde oss til".

Viva er paraplybegrepet Microsoft bruker for “ansattopplevelser og -engasjement”. Noen av Viva-modulene er helt eller delvis inkludert i Microsoft 365, og noen må kjøpes i tillegg om vi vil ta dem i bruk. Hvor starter vi, og hvilke forutsetninger må være til stede om vi vil nyttiggjøre oss de nye mulighetene?

Viva Insights i Teams

La oss først se på noe vi allerede har innebygget, Viva Insights i personlig utgave.

Hva er det? Hvorfor skal du ta det i bruk og hva er forutsetningen for at du skal oppleve dette som et verdifullt tillegg til Teams.

Velg … og legg til Viva Insights

Du må selv søke opp og velge Viva Insights i Teams. Der får du en analyse av ditt arbeidsmønster. Når du jobber, dine møter, hvem du samarbeider med, og mulighet til å kunne gjøre din arbeidsdag bedre.

Skal dette oppleves som nyttig må du selv ønske å ha et aktivt forhold til hvordan du jobber, og til å gjøre endringer i dine arbeidsvaner og rutiner. 

For å se hvordan Viva Insights kan bidra til planlegging og gjennomføring av en arbeidsdag, les Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Er det verd å bruke tid på?

Er du strålende fornøyd med ditt arbeidsmønster og går glad og fornøyd hjem etter en arbeidsdag der du har fullført alle dine planlagte oppgaver trenger du ikke bruke mye tid på Viva Insights. Føler du derimot at dagen blir stykket opp av møter og avbrytelser, at du aldri kommer til bunns i oppgavelisten, og at morgendagen sikkert ikke blir bedre? Da kan det hende du kan få nyttig innsikt.

Morgendagen blir ikke automatisk bedre av det, men det kan gi deg innsikt til å forstå eget arbeidsmønster og daglige vaner. Det kan være første skritt på veien til å få en bedre arbeidsdag der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Prøv dette!

1 - Gå igjennom dine resultater og let etter mulige problemområder.

Det vil gi deg bakgrunn for å stille deg selv spørsmål som

• Planlegger jeg tilstrekkelig tid til å gjennomføre mitt viktigste arbeid?

• Har jeg tilstrekkelig kontroll over min kalendertid?

• Er de fleste møtene jeg deltar på en effektiv bruk av tiden min?

• Hindrer møter meg i å få gjort mitt viktigste arbeid?

• Er jeg i stand til å få mitt viktigste arbeid gjort i løpet av min vanlige arbeidstid?

• Bruker jeg nok tid sammen med de som kan bidra til at jeg når mine mål? (se inllustrasjon)

2 - Finn 1-3 områder du vil gjøre noe med og sett deg mål for disse.

Det kan være

• Øke fokustid med 4 timer i uken for å få tid til å gjennomføre egne oppgaver

• Redusere møtetid med 2 timer i uken

• Avslutte dagen med å få en oversikt over oppgaver jeg vil prioritere i morgen

Har du dette kan du ta dette grunnlaget med deg til neste 1:1-møte med din leder og fortelle hva du planlegger å gjøre. For å oppnå det du vil, er du sannsynligvis avhengig av at både leder og kolleger også tenker litt i de samme banene.

3 - Gjennomfør din plan

Ta hensyn til dine mål når du legger en plan for tiden fremover. Husk! Skal du få plass til fokustid i kalenderen må du komme de som inviterer deg til møter i forkjøpet. Kopier gjerne ut statistikken fra Insights før du starter å gjennomføre din plan, og sjekk ukentlig for (mulige) fremskritt.

Viva Insights for team-ledere

Er du team-leder, prosjektleder, eller på annen måte er avhengig av samarbeid med en gruppe mennesker som jobber mot felles mål?

Viva Insights kan utvides med funksjoner nyttige for uformelle og formelle team-ledere. Det gir muligheter til å planlegge og følge opp team-møter, og foreslå for team-deltakerne hvilke dager det kan være en fordel å ikke ha møter. Flere har sett fordelen av å ha en møtefri dag i uken, og med Viva Insights kan du løse dette også teknisk så det blir synlig i alle Team-medlemmenes kalender. Da blir det enklere å planlegge dager uten avbrytelser.

Du kan også invitere alle i Teamet til å opprette forkortede møter automatisk. Da blir timesmøtene gjerne 50 minutter og halvtimesmøtene 25 minutter. Men det bestemmer dere i fellesskap, og Viva Insight gjør de riktige innstillingene for alle.

Dere kan også bli enige om å ha uforstyrret fokustid på de samme tidspunktene i uken. Det ville jo være dumt om jeg planlegger min fokustid tirsdag formiddag, og du tirsdag ettermiddag. Da kan vi jo ikke møtes den dagen.

Viva Insight for team-ledere er en betalt utvidelse, og dermed noe virksomheten må ta stilling til (kr.39/måned for ledere).

Skal det være nyttig for teamet, må team-lederne bli introdusert til muligheten og ta stilling til hvordan dette inkluderes i team-arbeidet. Det krever involvering av eget team og bør koordineres på tvers av virksomheten dersom man ønsker å innføre møtefrie dager.

Den raskeste veien til endrede arbeidsrutiner kan være å samle hele teamet til en workshop der men analyserer områder man kan jobbe med for å bli mer effektive som Team samtidig som alle får en bedre arbeidsdag.

Ønsker dere at Smart endring gjennomfører en slik workshop for dere, ta kontakt på bjorn@smartendring.no, eller ring 90173524. Det går fint å gjennomføre en slik workshop også uten å ha aktivert Team-lederfunksjonen.

Vil du ha en oversikt over alle Microsoft Viva moduler, finner du det på Ansattopplevelse og -engasjement | Microsoft Viva

Tre årsaker til manglende suksess med samarbeid i Teams

Microsoft Teams er både et nettmøteverktøy, og et samarbeidsverktøy. Brukt til nettmøter påvirker Teams lite våre arbeidsformer, men vellykket innføring av Teams som samarbeidsverktøy påvirker vår arbeidsform i stor grad. I alle fall om vi ønsker å samarbeide smartere, redusere intern epost og samarbeide enklere på dokumenter.

Men i de fem årene jeg har jobbet med mange titalls virksomheter om Teams, er det tre utfordringer ikke alle tar tak i, og som hindrer nye effektive arbeidsformer.

1. Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint. Dette hindrer effektiv arbeidsflyt i Teams

2. Vi forventer at internposten vil flytte til Teams, men det skjer i liten grad. Da står vi med ett bein på hver side av en kløft uten å komme over til den andre siden.

3. Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år, og ser ikke at vi må organisere arbeidet på en ny måte for å lykkes.

 Fra 1995 til 2003 ledet jeg oppbygging av Microsoft konsulentavdeling i Norge. Frem til dette hadde ikke Microsoft noen som kunne støtte partnere og kunder ved innføring av Microsoft-teknologi, og skape trygghet for at nye løsninger faktisk ville fungere, skalere og kunne brukes i hverdagen. Dette presset seg frem etter at store virksomheter innen bank, telekommunikasjon og offentlig virksomhet så fordeler i å bruke Microsoft-teknologi på alt fra PC og servere til database og applikasjoner for virksomhetskritiske systemer.

 Vellykket innføring av nye digitale verktøy er 20% teknologi, 80% mennesker og organisasjon

Det interessante var at rådgivning innen teknologi var den enkleste delen av jobben. Det som viste seg å skape den nødvendige tryggheten var gjennomføringsmodellen for prosjektene, kompetanseoverføring til kundens organisasjon og opplæring av brukerne.

Gjennom forankring hos de ulike interessentgruppene som ledere, brukere/fagforening og IT-organisasjon sikret vi aksept, og at løsningen leverte på forventningene. Min erfaring, som jeg tror mange deler, er at det å lykkes med IT-prosjekter handler 20% om teknologi og 80% om organisasjon og mennesker.

Innføring av Teams er enda mindre teknologi og enda mer mennesker og organisasjon

For ti år siden startet jeg Smart endring for å bidra til at ledere og team kunne oppnå bedre resultater med mindre stress ved å nyttiggjøre seg den digitale verktøykassen alle har på jobben. Her er min erfaring at det handler enda mindre om teknologi, og mer om mennesker og organisasjon.

De siste fem årene har naturlig nok vært dominert av Microsoft Teams. Mange startet med Teams-møter, som ikke krever noen endring i hvordan vi samarbeider bortsett fra at møtene er på nett og ikke i et møterom.

Etter hvert har mange også tatt i buk Teams for samarbeid, og her opplever jeg mange som ikke oppnår den ønskede effekten. Jeg bruker å si at vi nordmenn elsker ny teknologi, bare vi slipper å endre måten vi arbeider på.

Å innføre Teams uten å vurdere hvordan det påvirker, og kan gi nye muligheter i arbeidsprosesser, kan sammenlignes med da de første journalsystemene kom i helsevesenet, og man kopierte papirskjemaene slik at man kunne jobbe som før. Vi vet at det ikke var en god ide. Ny teknologi gir nye muligheter, men for å gripe de mulighetene må vi akseptere at arbeidsformer blir endret.

Her er de tre områdene vi etter min erfaring undervurderer når vi innfører Teams som samarbeidsverktøy:

1 - Vi kopierer eksisterende dokumentorganisering på filserver eller SharePoint

Den største endringen i tankemåte når vi tar i bruk Teams er at kommunikasjon, dokumenter, planer og notater er lagret på samme sted, i en Teams-kanal.

Vi er vant til at kommunikasjon en er i Outlook, og dokumentene ligger på et fellesområde. Og at det ikke er noen forbindelse mellom dem. Derfor ser jeg veldig mange som når de skal ta i bruk Teams ikke tenker på dette, men bare ser på hvordan man kan flytte dokumentstrukturen fra en server, eller en SharePoint og ikke tenker kommunikasjon, planer og notater.

Slik kan du omforme mappestruktur til Team og kanaler for arbeidsprosesser

Da ender Teams opp som et nytt dokumentlager, og ikke som et samarbeidsverktøy. For å skape forutsetninger for å lykkes med Teams som samarbeidsverktøy må  i analysere den eksisterende dokumentstrukturen og identifisere dokumenter som inngår i arbeidsprosesser. Arbeidsprosessene legger grunnlaget for å opprette kanaler der vi samler alt som har med denne å gjøre.

2- Vi forventer at internposten vil flytte til Teams

Gamle vaner sitter godt i oss. Vi er vant til at all kommunikasjon skjer i Outlook. Når vi får Teams i tillegg føler mange at det blir for komplisert. Da blir det jo enda en kanal jeg må forholde meg til. Dessuten synes jeg kommunikasjon i Teams er uoversiktlig og ustrukturert. Er det rart at ikke alle kaster seg over Teams?

Vi mennesker er enkle her. Vi må se fordelene, og vi må føle oss trygge på hvordan vi gjør våre daglige arbeidsoppgaver I Teams. Ellers skjer det ikke. Kommunikasjon i kanaler er eposterstatning, det er ikke chat. Likevel er ikke dette opplagt, og det krever systematisk arbeid for å endre tankegang og arbeidsmåte for å få oversiktlig og strukturert kommunikasjon i kanalene.

3 - Vi tror alle kan Teams fordi vi har hatt Teams-møter i tre år

Problemet er ikke å beherske Teams som verktøy, men å bli enige om, og endre samarbeidsform. Det kan ikke læres på kurs, men krever at vi snakker med de vi arbeider med i det daglige og blir enige om ny arbeidsform. “Nå sender vi ikke epost til hverandre, men bruker Teams-kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter”.  Likevel er opplæring viktig for å forstå mulighetene. Om vi ikke blir introdusert til dette, vil det være rart om vi tilfeldigvis skulle finne ut av dette selv. De fleste har mer enn nok med å gjøre jobben sin, og har ikke tid til å grave seg ned i, og forstå hva den mest effektive måten å jobbe på er i Teams.

Ønsker dere å sparre med meg rundt egen organisering og bruk av Teams? Ta gjerne kontakt for et uforpliktende møte. Ring meg på 90173524, eller send epost til bjorn@smartendring.no

Det er aldri for sent å justere Teams-strukturen, avtale nye arbeidsformer og sikre god oppslutning om bruken.

Innfør en ny rutine for å få bedre oversikt og kontroll

Det er RUTINER og IKKE VANER som virkelig flytter fjell, sier Øystein Pettersen (ja, skiløperen). Når noen sier til ham, du må ha gode treningsvaner sier han nei, men gode rutiner.

Hva er forskjellen på en vane og rutine? Vaner er ting vi gjør uten å tenke over det. Rutiner er bevisste valg og bevisste handlinger.

Det første du gjør når du kommer på jobben er å hente deg en kaffe, og så åpne Outlook. Du tenker ikke over hva du gjør. Da er det en vane. Men når du skal behandle eposten i din innboks, eller forespørsler i Teams så er det ikke en vane, men en rutine. Rutinen kan være god, eller dårlig.

Høres dette kjent ut? De leser den øverste eposten, altså den som kom inn sist. Det er en forespørsel om du kan gjøre noe for avsenderen. Du tenker, ja det må jeg gjøre, men ikke akkurat nå. Nå må jeg straks i et møte, så den får vente.

1. Du lar meldingen ligge ubehandlet og går til neste epost

2. Ja, den må jeg også gjøre noe med. Kanskje senere i dag? Så går du videre til melding nummer tre, og fire.

Du går i møte, og etter møtet tar du opp arbeidet med dine innkommende meldinger igjen. Og nå er det kommet enda noen nye meldinger …

Det jeg beskriver her er ikke en vane, selv om du gjør det hver dag. Det er en rutine, og en lite effektiv rutine. For mange fører denne rutinen til merarbeid, dårlig oversikt og manglende prioritering av viktige arbeidsoppgaver. Men, rutiner kan endres. Hva om du gjør det på denne måten:

Du  kommer på jobben, henter deg en kaffe og starter med å gjennomgå nye meldinger. Når du leser den første meldingen ser du at det er noe du må gjøre med, men ikke akkurat nå.

1. Du vurderer hvor viktig den er, og hvor mye den haster.

2. Den må jeg gjøre noe med på onsdag tenker du og flagger eposten, eller lager en oppfølgingsoppgave av Teams-forespørselen med en forfallsdato på onsdag.

3. Du går videre til neste melding

Når du kommer på jobb onsdag starter du med å gjennomgå oppgavelisten din, og der ligger oppfølgingsoppgaven du opprettet på mandag. Så svarer du på denne, eller gjør det oppgaven gjelder. Etterpå markerer du oppgaven som fullført.

Ved å innføre denne rutinen har du alltid oversikt over hva du skal gjøre og når, utfra din prioritering. Ved å prioritere forespørsler der og da sparer du mye tid, får bedre oversikt, og er rimelig trygg på at du arbeider med prioriterte oppgaver.

Vanskelig? Nei, du får mye hjelp og støtte av Outlook, Teams og oppgavesystemet i MS365 for å gjøre dette. Men det innebærer at du må innføre en ny rutine for oppgaver du ikke kan gjøre her og nå.

For tips om hvordan du kan gjennomføre denne rutinen uten den tar mer tid, les:

• Planlegg, prioriter og få stålkontroll på alle oppgaver — Smart endring AS

• Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook? — Smart endring AS

• Hva er forskjellen på huskelister og oppgavelister? — Smart endring AS

Trenger du og dine kolleger litt starthjelp for å få i gang nye rutiner? Sjekk ut workshopen Smart prioritering med Outlook, Teams og To do. Eller nettkurset med samme navn. Det kan du gjennomføre på egenhånd, og i eget tempo. Liker du å lese deg opp selv finnes innholdet også som e-bok.

Hva dere går glipp ved å ikke ta et oppgjør med gamle arbeidsformer

Da jeg startet Smart endring  for 10 år siden var det for å kunne bidra til at alle skulle kunne oppnå bedre resultater med mindre stress. Jeg hadde funnet ut at det viktigste hinderet for å oppnå bedre resultater ofte var manglende prioritering av arbeidsoppgaver, og den viktigste årsaken til stress var innboksen i Outlook.

Problemet med epost

I lunsjen hører jeg en kollega si til en annen; Jeg blir gal av innboksen. Det renner inn med epost fortere enn jeg får behandlet dem. Ja, sier kollegaen, slik har jeg det også. De andre rundt bordet nikker. Så tenker de, jaja det er vel bare noe vi må leve med. De leser om undersøkelser som sier at vi bruker halve arbeidsdagen på epost, og velmenende råd om å bare åpne Outlook to ganger om dagen for å sjekke eposten. Alle vet at det ikke fungerer.

Les gjerne: 5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Outlook er mer enn epost

Allerede for 10 år siden var Outlook ikke et sted der du bare sjekket eposten din, men et kommunikasjons og arbeidsverktøy du brukte hele dagen. Du brukte Outlook til å skrive et notat om et prosjekt, som informasjonslager, og for å planlegge og følge opp avtaler og oppgaver. Der ligger agendaen til møtet, og referatet med beskrivelse av dine oppfølgingsoppgaver. Derfor er Outlook noe du åpner om morgenen og bruker hele dagen.

Så hva er problemet?

1. Epost blir liggende i personlige postbokser. Viktig dokumentasjon forsvinner når en medarbeider slutter. Nye medarbeidere starter med blanke ark og har ikke tilgang til tidligere kommunikasjon i et prosjekt eller et arbeidsområde.

2. Epostdiskusjoner med "svar alle" blir uoversiktlige, og kan føre til misforståelser. Det kan være tilfeldig hvem du husker å sette på til-linjen. Dette kan føre til manglende involvering fra interessenter.

3. Epost er lett å videresende innenfor og utenfor organisasjonen. Dette kan føre til at uvedkommende får informasjon de ikke skulle hatt.

4. Det tar ofte et døgn før de du sender epost svarer på en forespørsel om informasjon eller beslutning. Dette fører til lange beslutningstider, og bremser fremgangen i daglig arbeid og i prosjekter.

5. Dokumenter til gjennomsyn og redigering blir sendt som vedlegg. Dette fører til flere kopier, mye arbeid for å konsolidere dem, og usikkerhet om hva som er gjeldende dokument.

Synkronisering til filutforsker forlenger smerten

Jeg ledet en Teams-workshop for ikke lenge siden. Etter at vi hadde jobbet en stund med samtaler og dokumenter i kanaler ble jeg stoppet av en av deltakerne. "Jeg ser ikke hvorfor vi skal lære dette. Jeg har synkronisert alle dokumentene fra Teams og SharePoint til min Filutforsker, så jeg er aldri inne i Teams".

Når vi er en del av en arbeidsprosess, eller prosjekt er vi er vant til å kommunisere i epost, og at prosjektdokumenter ligger på et filområde. Og, det er ingen kobling mellom dem.

Det jeg observerer hos mange er at de flytter dokumenter for X: og P: på filområder til Teams og SharePoint og synkroniserer disse til filutforskeren. Da kan alle jobbe som før, selv om bokstavene er byttet ut med mappenavn i SharePoint og Teams.

Å flytte dokumentene til skyen og beholde epostkommunikasjonen løser ikke problemet

Følgen av dette er at vi fortsetter med kommunikasjonen i epost, gjerne supplert med Teams-chat der vi trenger raske avklaringer. På den måten tar vi ikke tak i det som er den virkelige utfordringen i kommunikasjonen, og som vi kunne ha gjort dersom vi hadde erstattet epost og chat med kommunikasjon i Teams-kanaler for ulike arbeidsområder og prosjekter.

Ved å flytte kommunikasjonen fra epost og chat oppnår vi følgende:

1. Kommunikasjonen er tilgjengelig for alle som arbeider innenfor dette arbeidsområde. Dette sikrer kontinuitet, og informasjon beholdes selv om noen slutter. Nye medarbeidere har tilgang til hele historikken i et prosjekt, hva er sagt og avtalt tidligere, og alt er søkbart.

2. All kommunikasjon om et tema blir liggende samlet under en overskrift. Det gir god oversikt. Alle nåværende og fremtidige Team-medlemmer har tilgang til all kommunikasjon. Du trenger ikke spesifisere noen på til-linjen, med mindre du vil at noen skal gjøre noe.

3. Kommunikasjon er kun tilgjengelig for medlemmer av Teamet. Det er trygt fordi du vet hvem som kan lese det du skriver.

4. Kommunikasjon i Teams gir erfaringsmessig raskere respons i viktig arbeidsprosesser. Det fører til færre misforståelser og raskere beslutninger.

5. Dokumenter relater til et arbeidsområde eller prosjekt er lagret i samme Teams-kanal som kommunikasjonen og alle kan oppdatere dokumenter samtidig. Det er bare ett dokument.

Individets komfort, eller gruppens beste?

Ved å bare flytte dokumentene til skyen og synkroniserer dokumentområder til filutforskeren innebærer ingen endring i arbeidsform. Vi sparer en server, men tar ikke tak i det virkelige problemet, som er intern epost. Ønsker vi å redusere intern epost for å oppnå de fordelene vi vet det har må vi også endre måten vi samarbeider og kommuniserer på. Dette er ikke noe en enkelt medarbeider kan gjøre selv. Vi må gå sammen om å endre arbeidsform. Dette er noe ledere og team må gå sammen om å gjøre.

Les mer om dette i: Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:? — Smart endring AS

For en mindre organisasjon vil det være en stor fordel om endring i arbeidsform gjøres gjennom felles innsats av alle, etter opplæring og involvering der vi blir enige om å gjøre dette løftet sammen.

For en stor organisasjon kan det være vanskelig å få med alle på en gang. Det trenger man da heller ikke. En avdeling, eller et prosjekt kan bestemme seg for dette og sette i gang. Vi er ikke avhengig av at alle gjør dette, bare de vi arbeider sammen med i det daglige.

Les også: 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Vil dere ha hjelp til å gjøre dette løftet, og dra nytte av de fordelene det medfører kan en Smart endring bedriftsintern workshop være en rask måte å komme dit. Vurder gjerne å gjennomføre Smart samarbeid med Teams for alle. Denne kan også tilpasses deres arbeidsform og ambisjon.

Har du mistet oversikten i Teams? Du er ikke alene.

Det startet ganske greit da vi innførte Teams. Jeg var medlem i 3-4 Team og hvert Team hadde 2-3 kanaler. Nå er jeg medlem av 15 Team og hvert Team har mange kanaler. Hvordan skal jeg få kontroll over dette? Tenk om jeg går glipp av viktig informasjon, eller ikke oppfatter at jeg har en arbeidsoppgave? Og hvordan må det være for nye ansatte som får alt dette på en gang?

I følge en undersøkelse jeg gjorde i et nettseminar med 100+ deltakere sier halvparten at de ikke har oversikt over Team og kanaler og jeg oppfatter det som mange blir stresset av dette.

Slik tar du kontroll over Team du er medlem av

Tidligere fikk vi både relevante og irrelevante eposter inn i Outlook. Vi måtte så vurdere i hvert enkelt tilfelle hva som var relevant og hva vi ikke trenger å gjøre noe med, eller bry oss om. All kommunikasjon ble "pushet" inn i Innboksen vår.

Når vi bruker Teams har vi muligheten til å selv velge hvilke Team og kanaler som er relevante for oss og oppsøke disse. All informasjon i kanalene er et tilbud til oss og vi må velge hva vi mener er relevant og ikke. Det er en "pull" mekanisme. Du trenger ikke ta stilling til en bestemt epost, men hvilke kanaler som er relevante for deg. Det kan bare du gjøre. Her er et klipp fra nettseminaret som forteller deg hvordan du gjør dette.

De største utfordringene mange opplever med Teams på jobben

I følge undersøkelsen nevnt over sier 1 av 4 at de ikke har fått tilstrekkelig opplæring i bruken av Teams. Dette kan forklare både hvorfor mange føler de ikke har kontroll. Som undersøkelsen viser sier 16% at den største utfordringen er å få oversikt over de mulighetene som finnes i Teams, og 21% mener organisering og samarbeid om dokumenter er det vanskeligste.

Når bruker du samtaler i kanaler og når bruker du en gruppechat?

Jeg ser en del som ikke bruker Teams slik det er ment, og det er ofte en årsak til frustrasjon.

En kanal i et Team bruker vi til et bestemt arbeidsområde, en arbeidsprosess, eller et prosjekt. Det er det eneste som skal foregå i den kanalen. Blander vi inn noe som ikke har med kanalens tema blir det forvirrende. Forespørsel om å ta en kaffe, eller løse spørsmål gjør vi i chatten.

Samtaler i kanalen er det som kan erstatte epost, men det forutsetter at vi gjør det riktig. Her er et klipp fra nettseminaret som viser hvordan dette kan gjøres.

 Vil dere ha litt hjelp til å skape felles forståelse og riktig bruk av Teams? Her er de mest populære bedriftsinterne Smart endring workshopene som bidrar til å oppnå dette:

• Smart samarbeid med Teams

• Smart prioritering med Outlook, Teams og To do

• Smart dokumentbehandling med Teams

Sikre kontinuitet og historikk i prosjekter med Teams

Tenkt deg at dere er tre som starter opp et internprosjekt. Kommunikasjonen i prosjektet skjer mye på epost. Etter noen uker får dere med dere en kollega til i prosjektarbeidet. Da starter det nye prosjektmedlemmet med blanke ark og har ingen innsikt i hva dere har kommunisert med hverandre fordi det bare ligger i deres personlige postbokser. Hadde dere kommunisert i en Teams prosjektkanal ville hele historikken ligget der, og vært søkbar. Det ville gitt et mye bedre grunnlag for nye prosjektmedlemmer.

Kommunikasjon om viktige saker med kunden på epost blir ikke arkivert

Vi jobber med et viktig kundeprosjekt og alt ser bra ut. Prosjektet blir levert og alle er fornøyd. Men en dag får vi en henvendelse fra kunden som etterlyser noe de mener de er blitt lovet i sin leveranse. Dette er helt nytt for meg, og når jeg undersøker nærmere finner jeg ingen dokumentasjon på dette. Dette var noe vi hadde diskutert, men ikke avtalt. Petter skulle sende en epost til kunden der dette ble gjort veldig tydelig. Kunden hevder å aldri å ha mottatt en slik epost. Petter jobber ikke hos oss lenger og epostboksen hans er slettet.

Om vi bare hadde tatt vare på kundekommunikasjonen et annet sted enn i personlige epostbokser ….Det kunne vi veldig enkelt gjort i Teams. Enten der og da, eller i ettertid.

Send epost til en kanal

Alle kanaler i et Team har en unik epostadresse du kan sende epost til. Dersom du sender en epost til kunden i prosjektet over kan du sette kanalen på kopi. På den måten får du en logg som alle i prosjektet har tilgang til, nå og i ettertid. Den kan søkes opp av alle medlemmer i Teamet. Da unngår vi situasjoner som beskrevet over. Tilsvarende, om du mottar en epost fra kunden kan du sende den til kanalen så andre også er informert og vi har den arkivert for ettertiden.

Dette gjør du

Hent epostadressen i kanalen, kopier den og lim den inn i Kopi: feltet på epost du sender. Får du en epost fra kunden, videresender du denne til kanalen ved å lime inn epostadressen i Til: feltet. Dersom du har bruk for å gjøre dette til den samme kanalen ofte kan du legge til kanalens epostadresse til adresseboken din. Da kan du også videresende epost, eller sette kanalen på kopi fra mobilen. Vi gjør ikke dette med all epost, men bare for de vi mener er viktige å ta vare på for fremtiden. Bruker du denne metoden blir epost du sender til kanalen vil bli liggende i en egen epostmappe i Filer.

For epost du mottar kan du også bruke knappen Del til Teams i Outlook på PC og Mac. Det er en rask og enkel metode. Ulempen kan være at epost denne på denne måten blir liggende på øverste nivå i Filer sammen med deres prosjektdokumenter, og kan se litt uryddig ut.

Arkiver epost til en kanal

Hva om vi ikke har arkivert viktig epost løpende gjennom prosjektet? Da kan alle gå gjennom sin epostutveksling og arkivere i etterkant. Det enkleste da er å opprette en mappe for epostkommunikasjon under Filer i prosjektkanaler og dra eposter fra Outlook over dit.  

Skal dere starte et prosjekt, eller vil ta i bruk Teams på en systematisk måte i deres arbeid kan dere komme få en hurtigstart og sikre at dere bruker Teams optimalt ved å gjennomføre en Smart endring workshop. De mest aktuelle for de fleste å starte er Smart samarbeid med Teams, og evt. bygge på med Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive og Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Får du epost fra Microsoft Viva? Bestiller du fokustid?

Får du epost fra Microsoft Viva? Har du plutselig lagt til masse fokustid i kalenderen?

Jeg må innrømme at jeg synes det var litt irriterende å få disse epostene fordi jeg følte at Microsoft ville presse meg inn i et arbeidsmønster jeg ikke var interessert i. Det passer ikke meg å blokkere den samme tiden hver dag i kalenderen for konsentrasjonsarbeid, eller fokustid som det heter.

Men, etter at jeg har forstått sammenhengen, gir oppsummeringen i eposten nyttig informasjon om mitt arbeidsmønster, selv om jeg ikke nødvendigvis følger forslagene jeg får.

Les også: Er automatisk blokkering av kalendertid til fokusarbeid en god ide?

Hva er Microsoft Viva?

Velg … og Viva Insights fra de viste appene

Som følge av digitaliseringen øker Informasjonsmengdene stadig, omløpstidene blir kortere og kravene til oss høyere. Microsoft forsøker å hjelpe oss i en kompleks arbeidshverdag ved å gjøre oss bevisst på vårt personlige arbeidsmønster, og samarbeid med andre. Det gjør de gjennom Viva Insights. Du får kanskje en oppsummering av og til på epost om ditt arbeidsmønster, men du kan også finne dette i tilleggsappen i Outlook og i Teams. Der finner du statistikk på hvor mye tid du bruker i møter, arbeid utenfor vanlig arbeidstid og gir deg muligheten til å planlegge fokustid i dagene som kommer for å gjøre det enklere å prioritere å gjøre egne oppgaver innenfor arbeidstiden fremfor om kvelden.

Microsoft Viva er en familie av programmer som dekker alt fra planlegging og målstyring til kompetanseutvikling, internkommunikasjon og som omtalt her Viva Insights for arbeidsmønster.

En ideell arbeidsdag?

Du starter arbeidet om morgenen. Hjemme, eller på kontoret.

Dine viktigste arbeidsoppgaver i dag bestemte du allerede i går før du avsluttet arbeidsdagen, og du har allerede satt av noe tid til egne oppgaver, og forberedelsestid til møter i kalenderen. Dette gjorde du i Teams basert på forslag fra Viva Insights.

Når tiden er kommet til din avtale med deg selv i kalenderen (fokustid) stenges varsler på PC og mobil. Du finner deg kanskje også et sted å sitte der ikke kollegene ser deg.

Nå får du unna forespørsler fra andre på epost og i Teams. Det neste møtet i kalenderen er forberedelsestid til møte senere i dag booket av Viva Insights. Du blir sittende og noterer saker du vil ta opp og forbereder en presentasjon til møtet.

Så, etter lunsj med kolleger er det tid for møte. Du er godt forberedt og noterer noen oppfølgingspunkt i To do.

Det nærmer seg slutten av dagen og du får en varsling om at tiden er kommet til din virtuelle pendling. Du starter denne i Teams. Der får du opp forslag til oppgaver å prioritere i morgen. Der ligger oppfølgingsoppgavene fra møtet og en del annet som bør gjøres før fristen for oppgavene løper ut. Du setter disse på oppgavelisten for i morgen. Nå kommer møtene du har i morgen opp og du får forslag til å bestille forberedelsestid i kalenderen.

Les også: Opprett møter i Outlook med pausegaranti

Med morgendagen planlagt gjennomfører du en 1 minutts pusteøvelse. Du tar på deg hodetelefonene, lukker øynene og gjør bevisst avslapning. Med dagens arbeid gjennomført og morgendagens planlagt avslutter du arbeidsdagen og gleder deg til å tenke på andre ting resten av kvelden.

Er du en idealarbeidstaker?

Arbeidsdagen over er basert på det mange ser på som den ideelle jobb/fritid balansen der vi deler døgnet i tre deler. 8 timer jobb, 8 timer fritid og 8 timer søvn. Det passer ikke alle. Da våre barn var små måtte vi kanskje levere og hente i barnehage, følge en til legen og andre aktiviteter som gjorde at vi ikke kunne jobbe 8 timer på kontoret. Da var det veldig praktisk  å kunne ta en time etter at barna var i seng til å gjøre deg ferdig med dagens jobb. Slik vet jeg mange har det. Gjør du det får du skjenn fra Viva Insights, og får beskjed om å legge inn mer fokustid i kalenderen og slutte å jobbe på kvelden. Men, det er du som bestemmer, og bare du som ser din jobbstatistikk. Så om du har et arbeidsmønster som ikke er 8-16 kan du bare ignorere det. Likevel er det andre tips du får som kan være nyttige.

Prøv Viva Insight selv. Statistikken er uansett nyttig og gir deg innsikt i ditt arbeidsmønster. Men du får ikke noe mindre å gjøre. Bare tips til omfordeling av tid, og til å planlegge mer bevisst. For å jobbe enda smartere med prioritering av det som er viktigst kan du og dere få praktisk hjelp til å oppnå ved å gjennomføre workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do sammen med dine kolleger, eller gjennomgå nettkurset på egenhånd.