Hvorfor tillater ledelsen at enhver ansatt kan ta beslutninger i titusenkronerklassen uten at de er involvert?

 MEningsløst møte

MEningsløst møte

Det er mye snakk om både produktivitet og innovasjon om dagen. Vi skal å levere mer med mindre samtidig som vi må fornye oss. Det fører til at vi strammer inn budsjetter, kontrollerer kostnader og setter i gang fornyingstiltak. Ledergruppen tar beslutninger om budsjetter og tiltak. Men "tidsbudsjettet" er det ingen som styrer. Ingen regner på hvor mye et møte koster, og ofte blir nye initiativ ønsket velkommen hvis det ikke krever at det "koster noe". Men ingen regner med prisen for egen arbeidstid.

Har du ukentlige teammøter?

Med et team på 10, en timekost på kr. 600 og 40 møter i året blir det 240.000 kroner pr. år. Har du flere slike møteserier?

Og "innovasjonsteamet" der 5 medarbeidere blir utpekt til bruker kanskje 5 timer i uken de neste 8 ukene. Det har da en kostnad på 120.000 kroner.

Det trenger ikke være galt å gjøre dette. Kanskje er det også helt nødvendig, men det man kan spørre seg om er hvem som skal bestemme hvordan vi investerer tiden til de ansatte.

Når det gjelder bruk av penger har vi ofte klare grenser for hva for eksempel en avdelingsleder kan beslutte. Om han ønsker å sette i verk et tiltak som koster 240.000 vil han normalt måtte få en godkjenning fra sin leder, men den samme avdelingslederen er fri til å bruke teamets tid uten noen rammer. Så om han utvider fra ett til to møter i uken kan han gjøre det og ta tidskosten på 240.000 uten å spørre noen.

Hvem får lov til å bruke kollegenes tid?

 Sammenbrutt klokke

Sammenbrutt klokke

I de fleste virksomheter kan hvem som helt innkalle til et møte, gjerne på tvers av avdelinger. Og de innkalte stiller opp, deltar i møtet og tar kanskje med seg oppfølgingsarbeid ut av møtet. Ett møte på en time med 30 minutters oppfølging pr. deltaker vil for 8 deltakere koste virksomheten 7.200 kroner. Hvem har gitt tillatelse til å bruke disse pengene? Normalt ingen :-)

Basert på en undersøkelse utført av Bain & Company blir det estimert at en virksomhet kan frigjøre 20% av tid brukt i møter og andre samarbeidssituasjoner ved å ha bedre kontroll på tidsbudsjettet. Det kan du oppnå med å for eksempel kutte ett av fem møter, eller ved å redusere antall deltakere i møtene.

Hvordan kan man så ta kontroll over tidsbudsjettet?

Jo, man kan innføre følgende:

  1. For å få innkalle til en møteserie bør det foreligge en businesscase som rettferdiggjør å bruke møtedeltakernes tid.
  2. Innfør begrensning i lengde på møter og antall deltakere som kan innkalles uten godkjenning fra leder på neste nivå. For eksempel for møter som er lengre enn 30 minutter og med mer enn 5 deltakere.

Men, møter er en viktig og nødvendig del av samarbeidet i en virksomhet. Så lenge vi har tenkt igjennom hvilke møter som er nødvendige skal vi absolutt ha dem. Da har vi også en forpliktelse til å gjennomføre gode og produktive møter. Det kan vi gjøre ved å

  1. Ha en tydelig agenda for møter med klare mål for hva man vil oppnå.
  2. Være tydelig på hvorfor akkurat disse møtedeltakerne er innkalt og hva som forventes av dem.
  3. Starte møtene presis og ikke holde på lenger enn absolutt nødvendig selv om det er satt av mer tid.
  4. Evaluere møtene, spesielt gjentakende møter som lett kommer inn

Mer om dette temaet kan du finne i Harvard Business Review artikkelen Your Scarcest Resource.

For mer om møteproblematikk, se Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Og Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?