Er du Team- eller kanaleier? Dette har du ansvar for
/
I tillegg til å være en ny måte å samarbeide på medfører bruk av Microsoft Teams en ny måte å administrere samtaler, dokumenter og andre ressurser. Før var det IT som styrte rettigheter. Når vi fikk en ny ansatt inn måtte vi gi beskjed til IT om hvilke tilganger denne skulle ha til dokumentområder og interne nettsider. Det kunne fort ta et par uker før dette var på plass.
Ved å organisere informasjon og dokumenter i Teams er dette ansvaret flyttet over til oss som brukere. Det er Team-eier som inviterer en ny ansatt til ett eller flere Team. Med dette følger det også et ansvar for å administrere rettighetene og ha oversikt over innhold som deles med alle i Teamet.
Hva er forskjell på Team-eier, medlem og gjest
Team-eieren er den som inviterer, og evt. fjerner medlemmer og gjester i Teamet. Team-eier kan også sette begrensninger på hva medlemmer kan gjøre, men det blir etter min erfaring lite brukt. Det vil i praksis si at alle har de samme mulighetene, enten man er eier eller medlem. For eksempel vil du som medlem av Teamet kunne opprette en kanal for et prosjekt eller en arbeidsprosess uten å spørre eieren. Da blir du kanaleier. Det gir deg ingen flere muligheter, men da blir du ansvarlig for hva som skjer i kanalen og hva som lagres der.
Gjester er medlemmer av Teamet som er utenfor organisasjonen. Gjester har tilgang til alt i Teamet og i daglig arbeide er det liten forskjell på å være medlem og gjest.
Planlegging av Team og kanaler
Min erfaring er at det ikke er hensiktsmessig i å planlegge alle Team og kanaler før vi slipper løs Teams på alle ansatte. Det er greit å opprette noen Team fra starten av så alle får en relasjon til Teams. Ofte er dette organisasjonsbaserte Team basert på tilhørighet til en avdeling, eller et arbeidssted. Disse er ofte Team vi bruker for å dele informasjon. De har ofte mange deltakere og er ikke så godt egnet til daglig samarbeid med de man jobber tettest med.
For det formålet oppretter vi gjerne Team for det bestemte formålet vi skal samarbeide om. Da er det de som har behov for dette som oppretter Teamet, og bare de vet hva de trenger av kanaler og andre ressurser.
Gjennomfør Team- og kanalrevisjon
Uansett hvor godt man planlegger bruk av Team og kanaler vil det etter en tid vise seg at kanaler man trodde man trengte ikke blir brukt, og at vi ikke har kanaler for noe vi burde ha. Og hvordan fungerer Teamet for os si daglig arbeid? Derfor er det en god praksis for Team-eler å revidere dette med jevne mellomrom sammen med medlemmene i Teamet. Se gjerne eksempel på hvordan andre har gjort det her: Mine 3 tips til optimal Teams-struktur og samarbeidsform
Her er noen spørsmål å stille medlemmer i Teamet:
Hva fungerer bra i Teamet, og hva kunne fungert bedre?
Har vi de samtalene vi så for oss i denne kanalen?
Ser vi ut til å ha samtaler i kanalen som ikke er i tråd med fra kanalens formål?
Trenger vi å legge til flere kanaler med spesifikke emner?
Er det kanaler som ser ut til å være overflødige?
Før en slik revisjon kan du som Team- eller kanaleier hente ut data som viser bruken og som er nyttig faktagrunnlag.
Les også Hva du kan gjøre med Teams-kanaler når de ikke fungerer som planlagt
Vil dere lære mer om muligheter og praktiske tips om Teams-organisering, se Smart administrasjon av Teams. Dette er nyttig for både Team-eiere, og ressurspersoner som samhandlingsambassadører, digitale ildsjeler, superbrukere og hva dere ellers kaller disse rollene hos dere.
