Julespesial - Hvordan feire jul med tom oppgaveliste

Mange opplever den siste tiden før jul som veldig stressende. VI vil så gjerne få unna oppgavene våre før jul, men hver dag kommer det nye. På et tidspunkt må vi si  "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter jul". Men mange synes det vanskelig å si nei, og oppgavelisten bare vokser. Etter hvert gir vi opp og tar jul med masse ubehandlede oppgaver som vi ikke vet når vi skal få gjort . Da er det ikke så lett å koble av.

Gjør heller dette:

1 - Helst 2 uker før ferien

1. Gå igjennom planlagte prosjekter, aktiviteter, løse lapper, epost og oppgaver du har lovet andre å gjøre

2. Bestem hva du realistisk kan gjennomføre før jul, og distribuer dem på de dagene du har igjen før ferien.

3. Flytt resten til etter nyttår. Gi beskjed til andre om det påvirker deres arbeid.

Det er vanskelig å få en oversikt over dette i en lang liste av oppgaver og det er lett å legge en urealistisk plan. VI er ikke gode til å omdanne lange oppgavelister til noe som gir oss et bilde i hodet over fremtidig arbeidsbelastning. Det er derimot Outlook. Der har du muligheten til å få en visuell oversikt over både kalenderavtaler og oppgaver i det samme bildet. (Se illustrasjon). Når vi ser at vi har en dag med mye møter er det ikke lurt å planlegge mange oppgaver på samme dag.

2 - Fram til ferien

1. For alle nye oppgaver, vurder om de kan vente til etter nyttår

2. Dersom de må gjøres før, vurder å flytte andre oppgaver til etter nyttår

3. Ved å fordele oppgaver utover i tid i dagene og ukene som kommer deler du opp listen i små biter. Det blir som dem klassiske "Hvordan kan du spise en hel elefant? En bit av gangen". Ved å ta en bit av oppgavelisten din hver dag vil også kunne gjøre det den siste dagen før du tar juleferie og ta jul med god samvittighet og mindre jobbstress.

 Hva gjør du med de oppgavene som eventuelt måtte gjenstå? Flytt dem til første uken i januar. Ikke la dem bli hengende og flytte seg fra dag til dag gjennom hele julen. Er det vanskelig å prioritere? Les Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

Jeg opererer med tre tidsrom når jeg planlegger oppgaver. Det jeg må gjøre i dag, som er å tømme dagens oppgaveliste. De neste 1-2 ukene der jeg vil tidfeste oppgavene til en bestemt dag. De som er “over horisonten” detaljplanlegger jeg ikke ennå, men legger inn på starten av en uke jeg tror kan passe..

3 - Ta ferie med god samvittighet

Trenger dere litt starthjelp til å ta kontroll over oppgavelister, epost og meldinger i Teams?  Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Dere kan være inntil 20 deltakere og den kan gjennomføres i nettmøte.

Er Microsofts nye To-do app noe for deg?

For de som har fulgt denne bloggen en stund vet de at jeg bruker Outlook oppgaver / tasks til alt jeg må huske, eller planlegge å gjøre. Jeg bruker også Outlook appen på telefonen. Dessverre har ikke den støtte for oppgaver, bare epost, kalender og kontakter. Det er uklart hva Microsofts plan er for å støtte oppfølging av oppgaver på telefonen, men det er et tydelig ønske om å kunne gjøre dette. Derfor kjøpte de for et par år siden selskapet bak appen Wunderlist, som er en av flere titalls apper for oppgavehåndtering på telefon. Det som har kommet ut av dette til nå er appen To-Do, som nå er tilgjengelig som Windows-app i tillegg til iPhone og Android.

Hva gjør så To-do, og er det en app du bør ta i bruk? Vel, det kommer an på hva du er ute etter. Dersom du ønsker full støtte for Outlook oppgaver og oppfølging av flagget epost på telefonen er ikke To-do for deg. Da er TaskTask for iPhone, eller Nine for Android et bedre valg. De gjør det mulig å opprette å følge opp oppgaver du planlegger i Outlook på en veldig god måte med støtte for start og forfallsdato og kategorisering av oppgaver. For mer om disse, se Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Outlook oppgaver og apper som utvider bruken av disse til telefonen er veldig bra for oss som planlegger fremover og som ønsker å lage en plan der man fordeler oppgaver over tid prioritert basert på viktighet og tidsfrister. For mange blir dette likevel vanskelig å håndtere, eller de har en jobb der man må i større grad ta en dag av gangen. Det er her To-do er bra. Hver dag starter med en blank oppgaveliste og du kan fylle denne basert på dagens prioriteringer enten ved å skrive oppgaver inn i Min dag-listen, eller hente inn de Outlook oppgavene du planlegger å gjøre til Min-dag. Etter hvert som du gjennomfører oppgavene krysser du dem ut av listen. Oppgaver du ikke rekker vil bli liggende i oppgavelisten i To-Do som også synkroniseres med Outlook. Dersom du ønsker å ha dem på Min dag-listen i morgen må du hente dem inn på nytt. Du starter altså med en tom liste og velger hva du prioriterer å gjennomføre i løpet av dagen.

Jeg legger i dag inn både jobbrelaterte og private oppgaver i Outlook. Noen vil nok heller foretrekke å ha disse oppgavene på forskjellige lister. Det håndterer To-do bra. Du kan opprette en privat oppgaveliste i To-do som ikke synkroniserer med Outlook og hente oppgaver til Min dag fra begge listene.

Vi har ulike jobbstiler og preferanser. Da er det bra å ha forskjellige løsninger og apper som kan støtte den måten man selv liker best. Noen vil finne at To-Do passer fint for seg, og noen vil velge andre løsninger. Det er bra.

Du kan bruke To-Do på web, laste ned Windows appen fra Microsoft store, og telefonappene fra Appstore eller Play. Appen er gratis og fungerer både mot Office 365 og for outlook.com