På tide å pensjonere OneNote for Windows 10?

OneNote har vært en del av Microsoft Office siden 2003, og jeg har brukt OneNote til alle typer notater, forberedelse og oppfølging av møter, samling av informasjon fra Web-sider, og mye mer siden dette. Med en delt OneNote på et fellesområde arrangerte jeg og mine Microsoft-kolleger e-postfrie møter. Det vil si ingen epost for å be om innspill til agenda, ingen utsendelser av agenda og ingen utsendelse av møtereferat.

Les mer om dette her: Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Da Windows 10 ble lansert inkluderte Microsoft en ny gratisversjon av OneNote for Windows 10-brukere. Fordelen var jo at flere fikk tilgang til å gjøre digitale notater uten å måtte ha Office. Ulempen for Office-brukere er at det nå var to versjoner som tilsynelatende gjorde det samme, og med samme symbol.

Gjennom utallige bedriftsinterne OneNote-workshops så jeg at det ofte var helt tilfeldig hvilken versjon den enkelt bruker startet, og når jeg spurte dem hadde de ingen aning om hvilken versjon de brukte. Vet du?

Du kan se det på hvordan Inndelingene vises.

OneNote for Windows 10 hadde en fordel. Den viser Notatblokker, Inndelinger og sider på samme måte som versjonene for Mac, Teams og mobil. Det den mangler er tilknytning til Microsofts oppgavesystem som gjør at oppgaver fra Outlook, Teams og OneNote kan samles i en liste som du alltid kan ha med deg i lomma med Microsoft To do på mobilen. Den har heller det ikke det gjenkjennbare båndet med valgmuligheter slik de andre Office-programmene har.

Les mer om oppgavesystemet her: Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

For ca. 2 år siden besluttet Microsoft at det for fremtiden bare skulle være en versjon av OneNote for Windows, så du slipper å bli forvirret over ulike versjoner. Heldigvis valgte de å beholde Office-versjonen som har støtte for oppgaver. I den nyeste versjonen har de nå også lagt inn muligheten til å gjøre visningen av Inndelinger og sider likere det vi ser på Mac, Teams og mobil. Ser du ikke alt på venstre side kan du endre oppsettet i menyen som vist under.

Bruker du OneNote for Windows 10 og ønsker å bytte til nye OneNote åpner du programmet, som nå heter bare OneNote. Der kan du åpne dine nåværende notatblokker, og fortsette å bruke denne versjonen. Alt du har gjort tidligere blir med videre.

Vil du og dere ta i bruk OneNote systematisk for personlig bruk og i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå det samme som nettkurs. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Wiki-fanen i Teams-kanaler er nå erstattet av OneNote

Da Teams ble lansert ble det opprettet tre faner automatisk i hver nye kanal. Innlegg, Filer og Wiki.

Wiki er teknologi som blant annet brukes av Wikipedia og er godt egnet for artikkelsamlinger, dokumentasjon og ble i Teams også brukt for funksjonen Møtenotater i Teams-møtene. Mange fant formatet for rigid for sitt formål, og den største svakheten var at det ikke var mulig å søke i notatene.

Etter hvert ble Wiki-fanen fjernet for nye kanaler og Microsoft informerte om at de ville fjerne Wiki helt fra Teams og erstatte den med OneNote, som er mer fleksibelt og allerede brukes av veldig mange i andre sammenhenger.

Er du usikker på om det er verd å sette seg inn i, og bruke OneNote? Her kan du få et raskt overblikk over mulighetene det kan gi deg:

Hva kan OneNote gjøre for meg? og
Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

OneNote er det nye standardvalget for Teams-notater

Neste gang du oppretter nye kanaler vil du få en fane kalt Notes. Ser du den ikke med en gang, vent noen sekunder så kommer den til syne.

Det blir opprettet en ny Inndeling i den innebygde Notatblokken i Teamet med samme navn som kanalen.

Du kan nå døpe om navnet på fanen for at det skal reflektere hva du vil bruke Inndelingen til. For eksempel Møtenotater, Prosjektinformasjon, eller kanskje Blogginnlegg.

Du kan gjøre notater direkte her i Teams, eller du kan åpne og arbeide med dem i nettleser, eller i PC/Mac appen. Der vil du se alle Inndelingene som inngår i Notatblokken.

Slik som vist under. Her ser du fra venstre navnet på Notatblokken som inngår i Teamet Kvalitetsteam med Inndelinger for hver kanal. Deretter sideoversikten og så Siden.

Når du åpner notatene i appen kan du også jobbe med dem når du ikke er på nett.

Hva gjør du dersom du har brukt Wiki i dine Team og kanaler?

Jeg vet en del har brukt Wiki-notatene til lenkesamlinger, håndbøker og annen referanseinformasjon. Om du forsøker å åpne en Wiki-fanen nå vil du fremdeles kunne lese innholdet, men ikke redigere det. Så hvordan kan du nå videreutvikle dette i OneNote? Last ned Smart endring guiden Eksporter Wiki-innhold til OneNote i Teams.

OneNote har et potensial for å være langt mer enn å bare være standardappen for notater i Teams. Dersom dere ønsker å ta i bruk OneNote i Teams og OneNote for personlige notater kan dere får en felles forståelse og ferdigheter til å utnytte muligheten i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Får du ikke med deg kollegene dine på dette kan du også gjennomføre nettkurset med samme innhold. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Jeg har vært ivrig bruker av OneNote siden det ble inkludert i Office i 2003. Det var før vi lagret i skyen. Personlige notater ble lagret lokalt på PC, og vi kunne dele Notater på Fellesområder og SharePoint. I dag er OneNote en del av Microsoft 365 og nå lagrer vi personlige notater på OneDrive og delte notater på SharePoint online, eller i Teams.

I utgangspunktet var OneNote et Windows-program i likhet med de andre Office-programmene. Nå er OneNote tilgjengelig på PC, Mac, i Teams, nettleser, og på alle mobile enheter.

Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.

Jeg kaller OneNote "The Swiss army knife" Nyttig til det meste, men skal du skjære opp steken er det bedre med en kokkekniv. Lommekniven har du alltid tilgjengelig, men Word, Excel og PowerPoint er knivsettet du bruker til spesialoppgaver.

Les mer om mulighetene i OneNote her:

• Hva kan OneNote gjøre for meg? — Smart endring AS

• Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok? — Smart endring AS

Skriv ut møtenotatene dine fra lydopptak

Selv om OneNote er tilgjengelig på alle enheter, ligger Windowsversjonen vanligvis hakket foran i nye muligheter. Senest er det muligheten til transkribere lydopptak i et møte. Den skiller til og med de ulike møtedeltakerne fra hverandre. Ja, dette har du også i Teamsmøtene, men dette vil fungere også i et vanlig møteromsmøte.

00:00:01 Taler 1 Hvis jeg nå åpner møtet, og så sier jeg et eller annet, så hva sier du da?
00:00:08 Taler 2 Da sier jeg takk også. Og så spør hva vi skal snakke om.
00:00:16 Taler 1 Ja så da kan jeg overta igjen, så kan vi se om det blir resultat av dette.

Hva skjer med OneNote for Windows?

En ting som er bra med OneNote for Mac og mobile enheter er at det finnes bare en versjon. Når jeg holder kurs og workshops for deltakere med PC, oppdager jeg hver gang at noen bruker Office versjonen av OneNote, og noen bruker gratisversjonen av OneNote som ble introdusert sammen med Windows 10. Det kan være forvirrende. Heldigvis er denne borte for de som har en ny PC med Windows 11. Da er det versjonen som følger med Microsoft 365 de har, og det er den som utvikles videre. Bruker du Windows 10-versjonen kan du åpne alle notatblokker i M365-versjonen som bare heter OneNote. Når du har gjort det kan du bare slutte å bruke Windows 10 versjonen.

Bruk OneNote til egne- og felles møtenotater

Noe jeg har brukt OneNote til i mange år er som felles møtebok. Det sparer mye tid, og masse unødvendig epost og Teams-kommunikasjon for å forberede, gjennomføre og følge opp møter. Du kan bruke den innebygde OneNote notatblokken i Teams, og synkronisere denne med PC og Mac for lokal behandling. Det gir flere muligheter og du kan bruke den også når du ikke er på nett.

For å legge til OneNote i Teams, les De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk — Smart endring AS

Vil du komme i gang med OneNote, eller er du OneNote bruker og vil lære å bruke mulighetene bedre kan jeg foreslå workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams sammen med kollegene dine, eller ta nettkurset på egenhånd i eget tempo.

Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Jeg satt i vårt ukemøte og noen tok opp en sak jeg synes å huske vi hadde snakket om før. Jeg gjorde et raskt søk i vår felles OneNote møtebok, og riktig nok, i april 2021 diskuterte vi dette. Vi så kjapt på saken og kom fram til at det ikke var noe grunnlag for å ta den opp på nytt. Der sparte vi 15 minutter møtetid.

Beste praksis for gode team-møter med OneNote

I denne tiden hvor det er Teams, Teams, Teams kan det hende at verktøy vi brukte før Teams blir glemt, men felles møtebok i OneNote sammen med Teams er en veldig bra kombinasjon. Den kan spare oss for mye unødvendig kommunikasjon, og gjøre det enklere å forberede, gjennomføre og følge opp gode møter enten de foregår på nett, eller i et møterom. Her er en oppsummering av beste praksis for gjentakende møter i felles møtebok.

Dokumenter og følg opp alle dine møter

En annen dag kom jeg i diskusjon med en prosjektkollega. Vi var uenige om hva vi avtalt på et møte i forrige måned. Jeg gikk inn i kalenderen og derfra rett inn på mine OneNote notater fra møtet og viste henne dette. Å ja, sa hun. Nå husker jeg det. Vi sparte oss for en unødvendig diskusjon og bevarte vårt gode samarbeidsforhold. Visste du at du kan opprette OneNote møtenotater direkte fra avtalen i Outlook? Slik gjør du det.

Dersom dere vil lære å bruke OneNote som beskrevet over har Smart endring et helt nytt Smarte møter med OneNote frokost /lunsj og lær-tilbud der dere kan gjennomgå dette sammen som gruppe på bare 40 minutter. Vil dere lære alt om bruk av OneNote finnes det også en 2 timers workshop Smart samarbeid med OneNote i Teams, og tilsvarende nettkurs du kan ta på egen hånd.

Bruk 2 minutter på denne videoen dersom du vi lære mer om hva vi kan bruke OneNote til.

Gjør de kjedelige avdelingsmøtene meningsfylte og effektive for alle

Den vanlige oppfatningen er at gode møter må ha en agenda. Men dersom agendaen er den samme fra møte til møte og bare beskriver generelle punkter som "Status" og "Informasjon fra ledergruppen" er det ikke mye verdi i den. Den er gjerne den samme fra gang til gang også. Mange gruer seg til det ukentlige avdelingmøtet og ville heller gjort noe annet fordi de føler at det er bortkastet tid å delta. Her får du tips til hvordan du hele tiden kan forbedre møtene og gjør dem til noe alle ser frem til.

Tre skritt til meningsfylte avdelingsmøter

1. Hva skal innholdet være?

En mindre del av møtet kan godt være satt av til å informere, men informasjon kan ofte formidles i andre kanaler mer effektivt på epost, i Teams, Workplace eller i en video på Intranettet. Informasjonspunkter er stort sett enetale likevel og trenger ikke å ta opp tiden for alle i et møte.

De beste møtene blir gjerne til når agendapunktene kommer fra deltakerne selv. Tema alle er opptatt av, og der vi trenger å snakke om saker for å løse et problem, eller gjøre noe annerledes i morgen enn det vi gjør i dag. Det skaper engasjement og alle føler de blir hørt.

Flere tips til hvordan du gjør dette får du her: Se hvordan du kan gjennomføre ledermøtet eller avdelingsmøtet på halve tiden!

2. Hva skal rekkefølgen på sakene være?

De fleste har vært med på møter der de første sakene på agendaen blir grundig diskutert. Når det nærmer seg slutten av møtet blir det gjerne kortere og kortere tid igjen til diskusjoner. De blir ofte avbrutt fra møteleder med "Vi kan dessverre ikke bruke mer tid på dette nå. Vi må videre til neste sak". Så sitter du der med en sak som ikke ble helt ferdig, og med deltakere som ikke kom til orde.

Begynn med de viktigste sakene, gjerne de som er innspill fra Team-medlemmer. Spar eventuelle informasjonssaker til slutt. Da har du alltid muligheten til å informere i andre kanaler i etterkant av møtet.

3. Hvordan gjennomføre hvert agendapunkt

Jeg har god erfaring med at hvert punkt har en eier, og at lederen ikke bør være eier på alle sakene. Engasjer med møtedeltakere i forkant av møtet og avtal hvem som skal drive en diskusjon, eller legge fram en sak. Det samme gjelder møtenotater. La gjerne møtenotater gå på rundgang, enten fra punkt til punkt eller fra møte til møte.

Vil du ha hjelp til å etablere felles digital møtebok med verktøy du allerede har, sjekk: Smart arbeid og samarbeid med OneNote

Bruk gjerne ulike verktøy for å engasjere slik som spørreundersøkelser, tavlediskusjoner og beslutningsverktøy. Ta gjerne kontakt med meg for å få tips om dette.

Et godt tiltak for at ikke avdelingsmøtene skal gå på autopilot der det som fungerte for en stund siden ikke fungerer lenger er å gjennomføre en 3 minutters møte-evaluering. Gjør som følger:

---

1. Gi alle 3 Post-IT lapper

2. Instruer deltakerne som følger:
   På den første lappen skriver du det som fungerer bra i dag.
   På den andre hva som kunne fungert bedre, og
   på den tredje en ting du kunne tenke deg å forandre til neste møte.
   NB! Rekkefølgen er viktig.

3. Lag tilsvarende overskrifter på en tavle eller på veggen og be deltakerne om å sette opp lappene under hver av de tre overskriftene.

4. Samle inn og analyser innspillene etter møtet. Kommuniser resultatene i neste møte og bli enige om minst en forbedring dere tester ut.

Gjenta evalueringen regelmessig så vil dere kontinuerlig få bedre og bedre møter.

Dette kan du også gjøre digitalt i nettmøter med bruk av digital tavle i Skype for Business eller Teams.