Du går glipp av noe om du ikke arbeider på to skjermer

Mange har i dag bærbar PC med relativ liten skjerm, men har en stor skjerm på skrivebordet. Før var det en luksus ikke alle unnet seg, men i dag får du en 24" skjerm for en drøy tusenlapp. Om ikke bedriften har investert i dette ennå kan du si at man kan kjøpe 5 skjermer for samme pris som en mobiltelefon, og skjermen varer garantert mye lenger :-) Det jeg har sett mange gjøre er å vise det samme bildet på begge skjermer. Det er litt dårlig utnyttelse av mulighetene. I flere tilfeller er det veldig greit å kunne bruke to skjermer. Koble først til ekstern skjerm. Ser du samme bilde på begge skjermer trykker du Windowstasten og P samtidig og velger Utvid. Da vil du ha en primærskjerm og en sekundærskjerm du kan dra vinduer over på.

Arbeide med flere Outlook vinduer

De fleste tilbringer vesentlige deler av dagen i Outlook og skifter mellom e-post, kalender og kanskje oppgaver. Da er det veldig fint å få bedre oversikt med å disse i ulike vinduer. Om du står i e-posten, høyreklikk på Kalender og velg Åpne i nytt vindu. Nå har du både et e-postvindu og et kalendervindu. Nå kan du dra kalendervinduet over til den andre skjermen og kan beholde god oversikt over dags- og ukeplanen din gjennom dagen selv om du jobber med Innboksen.

I nettmøter

Deltar du i nettmøter vil du gjerne se deltakere, presentasjoner og innhold på skjerm andre deler med deg. Da fylles skjermen fort opp. Hvor har du dokumenter du trenger til møtet og hvor gjør du nå dine møtenotater når skjermen er fylt med nettmøteinnhold? Da er det veldig praktisk å ha nettmøtet på en skjerm og kunne bruke den andre til eget materiale og møtenotater. Dette er ikke minst praktisk om du skal presentere selv i nettmøtet. Start nettmøtet og flytt det til den andre skjermen så kan du arbeide med bedre oversikt

I PowerPoint-presentasjoner

Her er ikke poenget så mye å ha en ekstra skjerm på arbeidsplassen, men kunne koble til prosjektor og vise lysbildene der, mens du ser presentasjonsvisning på egen skjerm. Da kan du se alle lysbildene som kommer, kunne hoppe over ett om du har dårlig tid, og kunne lese egne lysbildenotater som bare du ser. For å gjøre dette må du også velge Utvid oppsettet som beskrevet over. Prøv det neste gang du presenterer og du vil aldri unnvære det igjen :-)

Om ikke presentasjonsvisningen kommer opp som forventet, sjekk oppsettet i presentasjonen.

Ikke reis på kontoret i dag! Møt kolleger hjemme ... vel, på nett

syktbarn

Har du opplevd å kalle inn til møte i godt tid, og så er det noen som melder avbud kort tid før på grunn av reise, sykt barn, eller fordi de har andre grunner til å ikke komme på kontoret når møtetidspunktet er der?Å ringe inn, eller gjøre om til nettmøte på sparket blir for vanskelig fordi vi ikke har tenkt igjennom og planlagt med at dennesituasjonen kan oppstå. Derfor, planlegg alle møter som nettmøter! Det koster ingenting. Bruker du Lync / Skype for Business kan du bare trykke på Nytt Lync-møte istedenfor Nytt møte i Outlook. Det er helt gratis :-) Du kan selvfølgelig også legg til møterom som vanlig og bare bruke nettmøtet om ikke alle kan være tilstede.

Lyncmøte

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Q&A

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette her: Smart arbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Lync

Vi sparte x-hundretusen kroner på å innføre videomøter! Men tapte vi engasjement i arbeidet?

Sparerpengervideokonferanse

Det finnes mange artikler om å spare penger med å ha video og nettmøter i IT-, ledelse- og økonomipresse. Det er fint for ledelsen, men det bidrar ikke veldig til å motivere medarbeidere når man innfører video- og nettmøter som sparetiltak. Hadde det ikke vært mer inspirerende å høre at man kan få bedre og mer effektive møter og spare tid med fantastiske nye muligheter? Det er imidlertid ledelsen forsiktige med å love.

Stort sett alt som er skrevet om å øke produktivitet er beskrevet av leverandører av nettmøte og konferansesystemer. De kjenner sine systemers muligheter. Det gjør ikke alltid brukerne av systemene. De artiklene som beskriver fordelen for virksomhetens side beskriver oftest at de sparer penger.

Fokus i artikler som beskriver hvordan bedriften sparer penger er ofte grunnet i at IT-sjefen eller økonomisjefen er intervjuet. Det er få som spør brukerne. I så fall er det en leder som synes det er bra å slippe noen reisedøgn i året, mens medarbeidere som har lite reiser tvert imot synes det er ille å bli fratatt de få mulighetene han hadde til å treffe kolleger andre steder i landet av og til og nå bare møter dem på video.

Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?

Men det er virkelig mulig å gjøre nettmøter både gode og inspirerende. Problemet er at det ikke kommer av seg selv og er vanskeligere å måle det positive resultat av en det er å måle redusert reisekost.

Det er en almen misforståelse at nettmøter er det samme som vanlige møter, bare at deltakerne sitter ulike steder. Derfor legger ikke bedrifter opp til å lære de ansatte nye arbeids og møteteknikker som kan gjøre nettmøtene gode. Du kan for eksempel ikke legge opp til å holde en 15 minutters PowerPoint presentasjon og så ta spørsmålene til slutt. Da har de fleste falt av for lenge siden. Du må engasjere med møtedeltakerne kontinuerlig for å holde deres oppmerksomhet i møtet. Og du ser ikke når de faller av …

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Q&A

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette på Smart samarbeid på kryss og tvers.

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.

Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra Skype. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en. Det fine er at de ser din tilgjengelighetsinformasjon i Skype, så de kan se når du er "rød", altså opptatt i møte og når du er grønn og kan ta en samtale med dem.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.

Er du "bare" leder? Bruk mindre tid med teamet og øk effektiviteten!

Jeg hørte en refleksjon fra en ansatt for en stund siden jeg synes var veldig interessant. "Hvorfor har ledere det så travelt? Hva gjør de egentlig? Hva gjør de i alle møtene de har?"

Dette er det nok mange team medlemmer som lurer på. Det er ikke bare bare å være fulltids leder. Noe av problemet er at du synes du må fylle hele dagen med "lederoppgaver" uansett om det er nødvendig eller ikke. Du må jo kalle inn til og holde statusmøter, avbryte medarbeiderne for å få estimater på ditt og datt, forecast på salget (som om det gjør noen forskjell) og delta i ledermøter. Når du så har lagt til den tiden du bruker på å lese all e-post der du er på kopi-linjen for å holde deg informert om alt teamet driver med er dagen gått. Det er klart at mye av dette er nødvendig, men det bør kanskje ikke fylle hele uken?

Når du er synlig og tilgjengelige for team-medlemmene hver dag er det også enkelt for dem å komme med en masse spørsmål de burde ha tenkt litt mer igjennom selv før de kom til deg.

Jeg ledet et team med 20 medlemmer i Microsoft. De hadde jeg sannsynligvis ikke klart om vi hadde sittet på samme kontor. Heldigvis var de spredd i 12 ulike land. Det gjorde at både de og jeg fikk arbeidsro og kunne få utført mer. I tillegg til å være leder hadde jeg god tid til å gjennomføre egne prosjekter og de ble ikke plaget av stadige spørsmål om det ene og det andre fra meg :-)

Det betyr ikke at vi ikke hadde møter og at jeg ikke var tilgjengelig. Vi hadde en times månedlig team-møte på nett og jeg hadde månedlig 30-50 minutter med hver enkelt på videomøte. Det fylte opp hele tre arbeidsdager pr måned. Da hadde jeg altså 17 arbeidsdager igjen :-)

Jeg var alltid tilgjengelig for dem om de trengte meg, men man tenker litt mer igjennom de spørsmålene man har før man tar kontakt i en slik setting og kanskje er det like greit å samle opp spørsmål til vårt månedlige møte? Med klare mål og høy tillit fra leder klarer de fleste å ta egne beslutninger i hverdagen uten å føle at de må klarere alt med lederen.

Gjennom mange år som leder på avstand har jeg notert meg følgende fordeler med avstandsledelse:

1. Teammedlemmer lærer å bli problemløsere
2. De lærer å bli den lokale "guvernøren" som representerer lederen og teamet (ref. Cæsar under)
3. Teamet må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette
4. Teammedlemmer må lære å uttrykke avdelingens formål og mål til kolleger de samarbeider med der de er
5. De er avdelingens øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team
6.  
7. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

Jeg sier ikke det er enkelt å få til dette, men det er absolutt mulig og belønningen er høy for alle parter. Om du er interessert i mer detaljer og praktiske råd avstandsledelse og dens fordeler kan jeg anbefale en serie blogginnlegg jeg har skrevet tidligere og som starter med en sammenligning med deg som leder og Cæsar :-) Hans guvernører rundt omkring i Europa hadde ikke Lync eller Skype. Det kunne ta uker å få svar fra «sjefen». Da lærer man å ta beslutninger selv. Do you find it difficult to manage remote employees? Turn it into an advantage!

Jeg holder for øvrig også gjerne workshops for ledere innen dette området der ledere utvikler sin egen personlige lederplan for å arbeide med team i den digitale hverdagen.

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Hva har Radio, TV, aviser og konferanser felles? De ønsker å gjøre tilskuere, tilhørere og lesere til deltakere. Til dette benytter de SMS, Facebook, Twitter og Instagram for å skape en toveiskommunikasjon. Det er kanskje ikke helt tingen for nettmøtene på jobben, men utfordringen er den samme. På nettmøter har man i likhet med media ikke direktekontakt over bordet med deltakerne.

Dersom man sitter i et videokonferanserom der alle ser på en felles skjerm blir det lett å lene seg tilbake i stolen og "se på TV". Oppsettet kan virke passiviserende på deltakerne. Hvordan gjør vi så om tilskuere til deltakere på nettmøter? Jo, alle må ha like muligheter til å bidra i møtet. Det har de ikke dersom mange ser på en felles videokonferanseskjerm og bare en har sin PC koblet opp mot møtet, har kontrollen og mulighet til å bidra på nett.

Et annen vanlig problem er at den eller de som kobler seg på fra egen PC fra et annet sted en hovedgruppen føler seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kan enkelt legge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom. De vil bare ha flere muligheter til å engasjere seg i møtet enn om de "ser på TV" og de som sitter andre steder blir mer likeverdige.

Man kan gjerne ha elektroniske tavler/Smartboard i møterommet koblet opp til møtet i tillegg, men da som en fellestavle og ikke knyttet opp mot en deltaker. Det er i ferd med å komme flere slike løsninger på markedet. Kanskje de gamle videokonferanserommene kan oppgraderes til dette?

Nettmøter er uansett krevende og fordrer at møteleder og de som presenterer innlegg er oppmerksom på de utfordringene som er spesielle for denne typen møter. For mer om dette se også Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings!

Vis PowerPoint fra din PC trådløst direkte på iPad eller SmartTV

I de fleste møter er det sentralt å dele informasjon og den vanligste formen er å vise møtedeltakerne en PowerPoint presentasjon. Men det er ikke alltid vi har et møterom med en prosjektor og ofte har vi møter i uformelle lokaler som en kafé, på et hotell, eller kanskje ute om det er pent vær JIkke noe problem! Så lenge du har et trådløst nettverk kan du vise din PowerPointpresentasjon direkte på deltakernes PC, iPad, eller annet nettbrett. Du kan også sende presentasjonen til en SmartTV. Så lenge du har en nettleser vil dette virke.

Dette gjør du:

• Åpne presentasjonen og gå til inndelingen for LYSBILDEPRESENTASJON i båndet.

•  Klikk på pil-ned i Presenter på nettet. Du får nå to valg.

• Velg Presentasjonstjeneste for Office, Aksepter betingelsene og velg KOBLE TIL. Du må ha en Microsoft konto (Hotmail, Live, Outlook.com) for å presentere, men ikke for å se presentasjonen.

• PowerPoint vil laste opp presentasjonen til nettet og generere en lenke du kan dele via E-post, eller i en direktemelding.
• Start presentasjonen

Dersom du mottar denne på en iPad vil den åpne Safari og vise presentasjonen. Når du bytter til neste lysbilde vil dette skje simultant hos alle som følger presentasjonen. Seeren kan også bla i presentasjonen og laste den ned om du tillater det.

For flere tips om bruk av iPad på jobben, se Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig for dem bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Lyncinvitasjon til Skype

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra sin Skypekonto. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.

Under ser du samtalen fra Lync, og fra Skype. Video er ikke støttet for denne kombinasjonen. Det du får er tilgjengelighetsinformasjon, chat og samtaler.

For mer informasjon, se Microsoft blogginnlegg om Lync.