Er du lei av å skrive standardsvar på e-post om og om igjen?

Får du e-post fra kunder eller andre som du svarer nokså likt på hver gang?

Jeg møtte nettopp en god venn av meg som er rekrutterer. Hun får mange CV'er og henvendelser fra mulige kandidater til jobber hver dag. Hun vil gjerne gi dem et raskt og hyggelig svar, men hadde rett og slett ikke kapasitet til å gjøre det.

For å løse dette laget vi et par standardsvar som hun kunne bruke og la det inn som signaturer i Outlook. Nå kan hun bare velge standardsvar fra signaturlisten og legge til et par personlige ord. Kandidatene føler seg godt behandlet, og min venn føler seg mye bedre.

For å lage en ny signatur, velg ny e-post, trykk på signatursymbolet og velg Signaturer

Opprett Ny signatur og skriv inn teksten. Her har jeg kalt signaturen for "Beholde CV"

Når hun så får inn en e-post fra en kandidat kan hun trykke på Svar, velge den nye signaturen, og kan skrive inn navn og sende.

Med 10 slike hendelser om dagen der hun før brukte ca. 3 minutter på hver kan hun nå besvare disse med 3 sekunder på hver. Det blir 30 sekunder istedenfor 30 minutter.

Har du en vanskelig oppgave? Start med noe lettere!

Har du oppgaver på listen din som bare blir utsatt og utsatt? Jeg opplever at noen oppgaver på listen min er enkle og jeg tar tak i dem som planlagt. Andre derimot blir liggende og forfølger meg fra dag til dag. Er det fordi de har lavere prioritet? Ikke nødvendigvis. Det kan godt være de blir liggende fordi jeg gruer meg til å gjøre dem. Noen ganger må vi gjøre ting vi ikke liker, men vi kvier oss i det lengste for å gjøre dem.

Finnes det en måte vi kan løse opp i dette?

Jeg har hørt i alle år at det mest effektive er å ta de vanskeligste og kanskje litt ulystbetonte oppgavene først, for så å løse de lettere etterpå. Det har aldri hjulpet meg :-)

Jeg ble lettet da jeg leste en artikkel i Wall Street Journal nylig og fant ut at det ikke bare er meg som ikke har funnet ut at det ikke virker.

Dr. Pychol sier: "Start med de enkle oppgavene. Gjør oppgaver du er motivert til å gjøre nå." Når du er i farta og alt går bra stiger motet til å gå løs på de vanskelige oppgavene. Hvis oppgaven fremdeles er vanskelig å få hull på, kan du bryte den ned i mindre deler? Kanskje du ikke trenger å gjøre alt på eng gang. Er det en eller to ting du kan gjøre så du har startet på den?

Noen oppgaver kan ikke deles opp, som for eksempel det å ta en telefon du ikke har lyst til å ta. Jeg vet om flere som har sperre for dette. Kan du be noen andre ta den telefonen? Noen ganger er det som er vanskelig for deg, lett for andre. Så kan du kanskje gjøre noe den andre ikke liker å gjøre?

Noen kaller dette prokrastinering, eller utsettelsesadferd. Dette synes jeg er altfor "slemt". Vi har alle ulike ting vi utsetter og Dr. Pychol sier at man ikke skal være for hard mot seg selv og ikke ha dårlig samvittighet for dette :-)

Når alt dette er sagt så må du først definere oppgavene dine på en måte så du kan prioritere dem og få gjort dem alle over tid. Her er noen tips om hvordan du kan takle den delen: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Den beste bruken av iPad på jobben er ….

å bruke den som notatblokk!

Fordelen med å ha med nettbrett fremfor PC i et møte er at du ikke sitter med en skjerm mellom deg og de andre deltakerne. Fordelen med nettbrett fremfor den grønne møteboka, eller løse ark er at du har alt på ett sted, ubegrenset kapasitet og ikke minst det er delbart både med deg selv slik at du kan behandle notatene videre på PC, og med andre slik at dere kan ha felles møtenotater.

Flere kan til og med skrive notater på samme side så ulike deltakere kan notere på de forskjellige agendapunktene. Når møter er ferdig blir dette møtereferatet, og nå slipper du å sende det på E-post til noen.

Her er et eksempel fra et møte jeg planlegger og holder med min medarbeider Tina.

Jeg oppretter møtet i Outlook på PC og før jeg sender invitasjonen til Tina trykker jeg på "Møtenotater". Her får jeg et spørsmål om jeg ønsker å dele notater med de andre møtedeltakerne. Det ønsker jeg og får så velge hvor jeg vil dele notatsiden.

Det gjør jeg på i en OneNote arbeidsbok som ligger på vårt fellesområde i SharePoint. Det blir nå satt inn to lenker i invitasjonen. En for de som bruker OneNote på sin PC, eller nettbrett (Vis møtenotater) og en for de som ikke gjør det (web). De vil få muligheten til å gjøre notater i nettleseren.

Du kan laste ned OneNote appen fra Apple App Store og fra Play butikk for Samsung Galaxy. For alle Microsoft nettbrett er det installert som standard.

Eksemplet viser hvordan dette ser ut i Outlook 2013 / Office365, men det kan også gjøres i Outlook 2010. OneNote er en standard del av Microsoft Office, så har du det har du OneNote. Har du ikke brukt OneNote før anbefaler jeg å gå igjennom den lille introduksjonen du får opp første gang.

Så er vi kommet til møtet. Jeg gjør mine notater på min iPad som vist her. Samtidig gjør Tina sine notater på sin Samsung Galaxy.

Når møtet er ferdig og jeg kommer tilbake til min arbeidsplass kan jeg åpne møtereferatet på PC'en og overføre eventuelle oppgaver til Outlook for oppfølging. For mer om å overføre oppgaver fra OneNote til Outlook, se Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Hva kan du gjøre i dag for å nå mål som ligger langt frem i tid? Hvordan du kommer fra definerte mål til daglig handling?

Hvis du har en relativt selvstendig jobb med høy frihet til hvordan og hvor du arbeider for å nå dine mål har virksomheten din sannsynligvis en form for målstyring der man setter mål sammen med sin leder typisk en gang i året. Målene er gjerne delt i 5-7 målområder og registreres i et system slik at man kan ta dem frem om ett år igjen for å se hvordan det gikk :-)

Når målene er satt, hva gjør du så? Nå er du ansvarlig for å lage din egen plan for å nå målene. Det har ikke alle så gode systemer på og ingen oppfølging for å hjelpe deg i gang. Mange mål kan virke fjerne og det kan være vanskelig å se hva du må gjøre neste uke for at du skal nå mål som ligger måneder frem i tid.

For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet. Dette kan du gjøre i tre trinn:

1. Lage en overordnet handlingsplan

2. Lage en aktivitetsplan for hvert av målområdene

3. Overføre aktiviteter til kalender og oppgaveliste

Her er et eksempel der jeg har valgt målområdet "Forbedre kundetilfredshet". Har du ikke allerede en overordnet handlingsplan for hvordan du tenker deg å gå frem for å oppnå dette er det på tide å lage det. Under er et format jeg har benyttet i mange år og som hjelper meg å holde fokus på mine målområder.

Eksempel på handlingsplan

Dette er imidlertid ikke detaljert nok til at jeg kan sette i gang arbeidet. Jeg trenger en mer detaljert aktivitetsplan for hvert av områdene. Her har jeg valgt å bryte med det første punktet i planen min i konkrete aktiviteter som er håndgripelige og praktiske. Jeg bruker Microsoft OneNote til dette fordi det er veldig fleksibelt og jeg kan legge inn lenker, bilder, og det er enkelt å samle alt jeg trenger for å gjennomføre oppgaven.

Eksempel på aktviitetsplan med overføring av oppgaver til Outlook

En annen grunn er at jeg enkelt kan overføre aktivitene mine til Outlook og plassere dem i oppgavelisten. Når aktiviteten er gjennomført markerer jeg den som ferdig i Outlook og den vil da få samme status i min OneNote plan. Dette gjør du: Marker teksten i tabellen og velg "Outlook-oppgaver" fra båndet. Se etter det røde flagget. Her har jeg markert "Utrede og velge metode". Outlook vil nå lage en oppgave og jeg bestemmer når den skal gjennomføres.

Vips så har jeg denne i oppgavelisten under kalenderen min der jeg foretrekker å behandle oppgaver.

Du trenger selvsagt ikke å lage detaljplaner for alle aktiviteter i starten av året. Mye kan forandre seg underveis, men en grovplan kan være lurt å ha. Så kan du ta en regelmessig sjekk av planen når du lager ukeplanen for neste uke. Du gjør vel det? Hvis ikke, hvordan vet du hvor mye arbeid du har og at du kan gjennomføre det du har lovet andre og deg selv?

Her er en enkel måte å lage ukeplan på og som sikrer at du er har kontroll og driver din egen agenda gjennom året. Om du bruker OneNote for aktivtetsplanlegging får du oppgavene automatisk inn i oppgavelisten og kan flytte dem til ønskede ukedager. Om du ikke detaljplanlegger i OneNote kan du bare ta opp grovplanen din over målområder når du lager ukeplanen og skrive relevante oppgaver rett inn i oppgavelisten under kalenderen i Outlook.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops 

Har du noe du vil forbedre på jobben? Om du behandler dette som nyttårsønsker, er det da sannsynlig at du vil lykkes?

De fleste nyttårsønsker er knyttet til endring av vaner som igjen skal gi oss et bedre liv. For eks. slutte å røyke, begynne å trene osv. Slik er det ofte med jobbrelaterte endringer også. Vi vil blant annet bli bedre på å organisere arbeidsdagen, følge opp tidsfrister og bruke mer tid på det som skaper resultater.

Et ønske uten en plan er bare en drøm sies det. Det er nok derfor de fleste nyttårsønsker ikke blir virkelighet, men forblir en drøm. Dessverre har vi ikke noen magisk fe som oppfyller ønsker for oss uten at vi trenger å anstrenge oss.

Det ligger selvfølgelig noe godt i et sterkt ønske og leser du Paul Coello's Alkymisten som hevder at bare man ønsker noe sterkt nok vil hele verden hjelpe deg til å oppfylle ønsket kan man lett tro på det også :-)

Dessverre er det slik at for å nå hverdagens små og store mål øker gjennomføringsmuligheten betraktelig om vi legger til noen flere faktorer som øker muligheten til å på ønsket oppfylt.

Ibsen skriver "Ja, tenke det, ønske det, ville det med; - men gjøre det, det skjønner jeg ikke." Vi tror ofte at om vi bare ønsker det nok så vil det skje. Det er nettopp det som stopper mange fra å nå sine mål. Vi ønsker det sterkt, men vi vet ikke hvordan vi skal nå målet. Hva må vi gjøre og hva skal til for at vi kan gjøre det og faktisk gjør det? Jeg hadde nettopp gleden av å lede en workshop for ledere i Lions Club. Lions er verdens største ideelle organisasjon og har 11.500 medlemmer i Norge. De bidrar til et bedre liv for mennesker som trenger en hjelpende hånd både i lokalmiljøet og internasjonalt. Som andre organisasjoner er de avhengige av fornyelse for å fortsette å være relevante for medlemmer og samfunnet. Fornyelse har vært et tema på mange medlemsmøter, men det er vanskelig å komme fra "Jeg skulle ønske at..." og "Vi burde forandre …", til "Dette gjør vi" og videre til at man faktisk gjør det. Det er så mye som kan stoppe gode tiltak fra å bli gjennomført. Det er jo ikke bare opp til en selv. I organisasjoner er vi sterkt avhengige av støtte fra mennesker rundt oss og rammevilkår.

Noe av dette kan vi ikke bestemme over, men vi kan ofte påvirke begge deler til vår fordel. En god plan for å lykkes er å spille på mange strenger. En gitar låter mer overbevisende om man bruker alle seks strengene og nokså tynt om man bare bruker en :-)

Her er de seks strengene jeg benytter i endringsplaner:

I følge en omfattende undersøkelse foretatt av VitalSmarts øker sannsynligheten for å lykkes med planlagte, varige endringer dramatisk ved bruk av fire eller flere av endringsdriverne over. Bare 14% av virksomhetene gjorde dette, men de fikk fire ganger bedre resultat. De 5% som benyttet alle seks endringsdriverne fikk ti ganger bedre resultat enn de som bare benyttet en av driverne.

For mer om å drive positive endringsprosesser, se også Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere.

Har du og de du arbeider sammen med noe dere ønsker å forandre i det nye året?

Skal du ha ny papirkalender for 2014, eller er det på tide å pensjonere den?

Hver gang jeg går fra T-banen til kontoret i Oslo går jeg forbi en av de gamle papirhandlerne. De har de vært klare med nye kalendere for 2014 siden oktober.

Kommer du til å kjøpe en?

Kanskje også 2014 modellen av bordkalenderen i ekte tre? Eller går du for 7ende sans igjen?Fordelene med 7ende sans er at du alltid kan ha den med deg. Ulempen er at den bare inneholder informasjon om din kalender og at ingen andre kan vite når du er ledig og opptatt uten å ringe deg, møte deg, eller sende deg en E-post. Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for fem eller flere personer på denne måten? Det tar mye tid og mange E-poster eller telefoner.

En nylig utgitt rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%! Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang og at du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre. Samtidig viser undersøkelsen sterk vekst i hvilken grad ansatte arbeider med andre som ikke befinner seg på samme sted som dem. Bare over de siste tre år opplever 57% av de spurte at de i økende grad må involvere kolleger på andre steder for å få gjort jobben sin.

I tillegg kommer trenden vi ser i Norge med mer og mer fleksibilitet i arbeidstid og sted. Nye kontorløsninger er ofte basert på at en andel ansatte til enhver tid arbeider hjemme og det er ikke alltid forutsigelig når hver enkelt gjør dette. Alt dette medfører store koordineringsutfordringer og mange bruker altfor mye tid på å finne møtetider. Tenk om du bare kunne trykke på knappen og få vist når alle deltakerne i et møte er ledige? Det kan du faktisk, men hva om det ikke finnes noen tid alle er ledige? I alle fall ikke de neste to ukene. Ikke uvanlig, eller hva? :-) Det samme gjelder møterom. De fleste erfarer at det alltid er for få møterom og reservasjon av dette er en viktig del av møteplanleggingen. Da er det ikke så enkelt om reservering av møterom skjer med gule lapper på døra. Særlig om du arbeider hjemme når du planlegger møtet.

Her kan du få god hjelp av møteplanleggeren i Outlook. Start med å opprette et nytt møte på et tidspunkt og en varighet som ville passe bra for deg. Gå så til planleggingsassistenten og adder de andre deltakerne og ønsket møterom. På høyre siden av skjermen vil du se "Romsøker". Der får du en oversikt over dager det mest sannsynlig er enklest å få til møtet. I dag er det tirsdag 17. desember og jeg trenger å få til et møte med noen før jul. Utfra «Romsøker»-informasjonen ser jeg at tilgjengeligheten i morgen er "God". Dvs. alle har de 1,5 timene jeg ønsker å ha møte innenfor sin normalarbeidstid. Resten av uken er «Dårlig». Dvs. det er ikke noen ledig tid som passer for de fleste.

Nå kan det hende at det er litt brått å innkalle til møte i morgen ettersom det ikke gir noe tid til forberedelser. Jeg ser at mandag 23. er klassifisert som "Ganske bra". Det vil si at en av deltakerne ikke er tilgjengelig for den møtelengden jeg ønsker, men om jeg begrenser møtet til en time har alle tid i kalenderen mandag. Dersom jeg virkelig måtte ha møtet denne uken kan jeg også sjekke dager som er merket med "Dårlig". Ettersom jeg ser hva de enkelte er opptatt med (valgfritt å vise) kan jeg vurdere dette og spørre om det er mulig å prioritere dette møtet fremfor andre aktiviteter i kalenderen.

Dette er en veldig praktisk måte å finne møtetidspunkt på og jo flere deltakere, jo mer tidsbesparende er det :-)

Dette krever selvsagt at alle bruker kalenderen aktivt og at man har en enighet om når det er OK å kalle inn til møter. Man bør også avtale bruk av åpen kalender og hva det innebærer. Det gir enklere planlegging. Avtaler man ikke ønsker å vise innhold av kan fremdeles skjules ved å merke dem som "Privat".

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Hva har Radio, TV, aviser og konferanser felles? De ønsker å gjøre tilskuere, tilhørere og lesere til deltakere. Til dette benytter de SMS, Facebook, Twitter og Instagram for å skape en toveiskommunikasjon. Det er kanskje ikke helt tingen for nettmøtene på jobben, men utfordringen er den samme. På nettmøter har man i likhet med media ikke direktekontakt over bordet med deltakerne.

Dersom man sitter i et videokonferanserom der alle ser på en felles skjerm blir det lett å lene seg tilbake i stolen og "se på TV". Oppsettet kan virke passiviserende på deltakerne. Hvordan gjør vi så om tilskuere til deltakere på nettmøter? Jo, alle må ha like muligheter til å bidra i møtet. Det har de ikke dersom mange ser på en felles videokonferanseskjerm og bare en har sin PC koblet opp mot møtet, har kontrollen og mulighet til å bidra på nett.

Et annen vanlig problem er at den eller de som kobler seg på fra egen PC fra et annet sted en hovedgruppen føler seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kan enkelt legge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom. De vil bare ha flere muligheter til å engasjere seg i møtet enn om de "ser på TV" og de som sitter andre steder blir mer likeverdige.

Man kan gjerne ha elektroniske tavler/Smartboard i møterommet koblet opp til møtet i tillegg, men da som en fellestavle og ikke knyttet opp mot en deltaker. Det er i ferd med å komme flere slike løsninger på markedet. Kanskje de gamle videokonferanserommene kan oppgraderes til dette?

Nettmøter er uansett krevende og fordrer at møteleder og de som presenterer innlegg er oppmerksom på de utfordringene som er spesielle for denne typen møter. For mer om dette se også Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings!

Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote

Jeg kom over en interessant artikkel i Dagens Næringsliv mens jeg spiste frokost og ville gjerne ha med den artikkelen på jobben. Det var en fin oppgave for mitt favoritt Office-produkt – OneNote.

Jeg åpner OneNote på telefonen og velger å sette inn en ny side i valgt inndeling. Fra menyen velger jeg foto. Så knipser jeg bildet og får det satt inn på en OneNote-side.

Siden blir automatisk synkronisert til min OneDrive og når jeg åpner PC'en på jobben har jeg den straks tilgjengelig der også.

Jeg mener jeg kjenner OneNote ganske godt, men nå oppdaget jeg en funksjon jeg ikke har sett før. Nemlig å trekke ut teksten av bildet så jeg enklere kan kopiere et avsnitt jeg vil ta med i en artikkel, eller dele i et blogginnlegg!

Jeg visste at jeg kunne finne bildet enkelt ved å søke ettersom alle tekster i bilder som settes inn i OneNote blir søkbare automatisk.

Høyreklikk nå på bildet, og velg Kopier tekst fra bilde og vips, teksten er trukket ut og kan brukes videre som tekst. Snedig! Av og til må jeg rette opp noen ord, men det er en bagatell. Foto/skanne-muligheten i OneNote er genial når du for eksempel skal ta et bilde av et lysbilde noen presenterer på et foredrag, eller innholdet på en tavle. Den identifiserer omrisset av det du skal ta bilde av, retter opp skjeve perspektiv, korrigerer bildet for lesbarhet og sender det rett til OneNote.

Teknologien som brukes i OneNote for å skanne lysbilder, dokumenter og whiteboard finnes også i en separat app som heter Office Lens der du lagrer resultatet som et bilde eller et PDF-dokument, og når du tar et bilde i en Teams-kanal med telefonen.

Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet

Studenter som starter på universitetet møter en helt ny verden. Det første de gjennomgårer kurs i studieteknikk slik at de får gode forutsetninger for å lykkes. Ansatte som kommer inn i et målstyrt-, fleksibelt-, jobb hvor og når du vil-miljø får sjelden tilbud om kurs i arbeidsteknikk for å få gode forutsetninger for å lykkes. Det fører ofte til usikkerhet, negativ stress og en manglende følelse av kontroll ettersom Innboksen aldri blir tom og man alltid kan jobbe mer fordi man kan jobbe hvor som helst og når som helst.

Både nyutdannede og erfarne medarbeidere må lære nye ferdigheter for å mestre den hyperfleksible nye arbeidshverdagen der du selv må sette grenser og lage din egen arbeidsplan for å oppnå forventede resultater. Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet. Det lærer vi the hard way når vi begynner å jobbe.

Det er mye snakk om kontorlokaler om dagen. Både Dagens Næringsliv og Aftenpostens journalister er svært kritiske til nye kontorløsninger som brer om seg. De omtaler først og fremst lokalene og arbeidsforholdene der. Det som ikke blir kommentert er det nye arbeidsmønsteret som dette er en del av. Veldig mange kunnskapsarbeidere i dag opplever at de får bærbare PC'er, nettbrett og smarttelefoner i fanget med beskjed om at nå er alt fleksibelt. De kan jobbe når og hvor de vil. Det er jo flott! Du komme senere på kontoret, eller gå tidligere og heller jobbe litt hjemme på kvelden. Fint også å kunne jobbe hjemme når man skal arbeide konsentrert og ikke vil bli forstyrret av kolleger.

Sjefen gjør det samme, så den eneste gangen du ser ham er på ukemøter der for øvrig flere ikke er fordi de jobber hjemme med syke barn, eller er på reise.

Det som muliggjør denne nye friheten er først og fremst målstyring. Vi måles ikke på antall timer lenger, men på hva vi leverer av resultater. Dette gir stor frihet til å gjøre jobben på en måte som passer oss. Det medfører også et stort ansvar for å styre egen hverdag.

For å prestere god på jobben over tid og samtidig bevare helse og familie kreves nye ferdigheter i selvledelse, planlegging, prioritering og digitalt samarbeid. Uten dette sliter mange med livsbalanse og går med konstant dårlig samvittighet.

For en del år siden hjalp bedrifter og det offentlige ansatte med å bygge grunnleggende digital kompetanse med hjemme-PC ordning og "datakortet" som bevis på at man hadde opparbeidet seg tilstrekkelige ferdigheter. Hjemme-PC ordningen er for lengst død ettersom mange i dag har mer avansert utstyr privat enn de har på jobben. Ungdommen som kommer inn i arbeidslivet vil le om de skulle bli sendt på kurs i grunnleggende PC-ferdigheter for å ta datakortet.

Men det at vi kan lage en Powerpointpresentasjon, eller vet hvordan vi formatterer et dokument i Word betyr ikke at vi har lært å utnytte teknologien på en måte som fjør at vi behersker den nye arbeidshverdagen. Kanskje vi må etablere et program for grunnleggende ferdigheter i å beherske denne?

Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.

Flagger du alle E-post du har tenkt å gjøre noe med? Har du en lang oppgaveliste som blir rødere og rødere fordi alle oppgaver er forfalt for lenge siden? Hvor mange timers arbeide vil det være å gjennomføre alle oppgavene? Når vil du være ajour? De fleste har ingen gode svar på dette. Saken er at du har ingen aning. Det er en kjensgjerning at slike lange oppgavelister aldri blir tomme. Det er som å spise en elefant i ett måltid. Jeg lærte på Time Manager™ kurs for mange år siden at den eneste måten å spise en elefant på er å spise en liten bit hver dag.

Det er mange meninger om hvordan den beste måten å organisere oppgavelister er. Skal den være prioritert i viktig, mindre viktig? Eller i prioritert 1,2 og 3? For meg virker det best å gjøre det visuelt. Jeg bryter med listen i en passe porsjon hver dag idet jeg prioriterer dem i forhold til tid samtidig. Så kan jeg eventuelt også plassere den viktigste oppgaven på toppen av listen og arbeide meg nedover. Det jeg ikke rekker re prioriterer jeg og flytter til en annen dag.

For at denne listen skal bli realistisk må jeg ta hensyn til avtaler i kalenderen også. Hvis en dag er fylt med møter er det liten vits i å legge mange oppgaver de i tillegg.

I mitt favorittverktøy for planlegging og prioritering Microsoft Outlook kan jeg enkelt gjøre dette. Oppgaver kan enkelt flyttes fra dag til dag med dra og slipp og jeg har full oversikt over kalenderen samtidig så jeg kan lage en realistisk plan. Jeg kan også dra større oppgaver inn i kalenderen slik at jeg også setter av tid til dem.

For hvordan du setter opp dette i Outlook, se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke Outlook gjøremål?

Er du stresset? Jobb med årsaken, ikke behandle symptomene

Når jeg spør ledere og andre kunnskapsarbeidere om hva som stresser dem svarer de maktesløshet i forhold til den voldsomme informasjonsflommen som strømmer mot oss og som vi må ta stilling til. Videre et stadig større tempo og krav til økte prestasjoner, avbrytelser i arbeidet og å balansere jobb og familie.

Hvorfor søker vi så ikke løsninger som kan gi bedre muligheter for å håndtere informasjonsflommen, prioritere oppgaver som gir økte prestasjoner, skjerme seg fra avbrytelser og planlegge for bedre livsbalanse? Isteden søker vi løsninger som behandler stress-symptomene. Vi snakker ofte om stressmestring. Ville det ikke være bedre å jobbe med stressreduksjon?

Den nye arbeidshverdagen for kunnskapsarbeidere krever i stor grad at man kan, og må, styre sin egen arbeidstid og kontinuerlig gjøre de rette prioriteringene for å levere på forventninger på jobben og hjemme. Dette gir høy fleksibilitet for arbeidstakere som i stor grad kan velge hvor og når man vil arbeide, men skaper også utfordringer for mange.

Den nye fleksible arbeidshverdagen kommer dessverre ikke med noen oppskrift for hvordan vi skal håndtere denne friheten. Noen er naturlig strukturerte, er gode på å balansere ulike aktiviteter og mestrer dette godt. Men vi vet fra medarbeiderundersøkelser og ansattes utsagn at mange sliter med dette, føler at de mister kontrollen og er plaget av negativ stress.

Hva kan vi så gjøre med dette?

Vi kan gå til problemets kjerne og behandle årsaken til negativ stress, eller vi kan behandle symptomene. Dessverre er det mest oppmerksomhet rundt å behandle symptomene og ignorere kilden til problemene. Reseptene som får omtale er å redusere stress med å lære mindfulness, gå på antistresskurs, eller følge oppskrifter i form av "10 gode råd mot stress". Felles for alle disse er at ingen tar tak i de grunnleggende årsakene. De lærer oss å leve med stress, men ikke å jobbe med kilden til stress.

De er en stor utfordring for mange å behandle og prioritere mengden av E-post og kontinuerlige oppdateringer fra sosiale media. E-post inneholder ofte oppgaver med frister, ispedd viktig og uviktig informasjon. Vi får sågar oppdateringer fra sosiale media på E-post i tillegg :-)

Det finnes i dag meget gode verktøy for å hjelpe deg å ta kontroll over E-post, kalender og oppgaver samtidig som du kan spare mye tid. De kan også hjelpe deg i å organisere arbeidet på en mer effektiv måte uten at dette føles som merarbeid.

Den største grunnen til at mange sliter med å prioritere og planlegge arbeidet i hverdagen er paradoksalt nok at de ikke har tid til det ….

Ettersom E-post er den vanligste måten å informere på, bli tildelt oppgaver og står for mesteparten av den informasjonsflommen kan det være et bra sted å starte for å løse en av årsakene til stress og ta kontroll over hvor du bruker tid og energi.

For noen ideer til hva du kan gjøre her og nå kan du se her:

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Flere muligheter til å gjøre smarte endringer i arbeidsvaner der du utnytter teknologi du allerede har kan du få hjelp til av Smart endring.

Vis PowerPoint fra din PC trådløst direkte på iPad eller SmartTV

I de fleste møter er det sentralt å dele informasjon og den vanligste formen er å vise møtedeltakerne en PowerPoint presentasjon. Men det er ikke alltid vi har et møterom med en prosjektor og ofte har vi møter i uformelle lokaler som en kafé, på et hotell, eller kanskje ute om det er pent vær JIkke noe problem! Så lenge du har et trådløst nettverk kan du vise din PowerPointpresentasjon direkte på deltakernes PC, iPad, eller annet nettbrett. Du kan også sende presentasjonen til en SmartTV. Så lenge du har en nettleser vil dette virke.

Dette gjør du:

• Åpne presentasjonen og gå til inndelingen for LYSBILDEPRESENTASJON i båndet.

•  Klikk på pil-ned i Presenter på nettet. Du får nå to valg.

• Velg Presentasjonstjeneste for Office, Aksepter betingelsene og velg KOBLE TIL. Du må ha en Microsoft konto (Hotmail, Live, Outlook.com) for å presentere, men ikke for å se presentasjonen.

• PowerPoint vil laste opp presentasjonen til nettet og generere en lenke du kan dele via E-post, eller i en direktemelding.
• Start presentasjonen

Dersom du mottar denne på en iPad vil den åpne Safari og vise presentasjonen. Når du bytter til neste lysbilde vil dette skje simultant hos alle som følger presentasjonen. Seeren kan også bla i presentasjonen og laste den ned om du tillater det.

For flere tips om bruk av iPad på jobben, se Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Vi hører ofte at noe er lagret i Skyen. Det ville være riktigere å si i skyene fordi det er mange skyer på himmelen. Dette kan være svært forvirrende. Man hører så mye om denne Skyen så man føler at man burde visst hva det dreier seg om. Du trenger ikke være flau over å synes det er vanskelig å forstå dette. De fleste synes dette er vanskelig, selv om man selv lagrer informasjon i Skyen. Man er bare ikke klar over det og føler kanskje heller ikke noe stort behov for å vite detaljene.

Hva er skytjenester?

Hvis du du ikke vet hvor dine data er lagret, men du vet at de ligger «på nettet» et sted lagrer du i Skyen. Det er det samme. Mest sannsynlig er du allerede en bruker av det vi kaller skytjenester. Det vil si at ikke bare ligger dine data i Skyen, men behandlingen av dem også. Den vanligste skytjenesten er E-post. Bruker du gmail eller Outlook.com (tidl. Hotmail) benytter du skytjenester. Men skyen blir også stadig viktigere for samarbeid i virksomheter. Aktørene der er Microsoft med Office365 og Google med Google docs.

Hvem leverer Skytjenester?

De dominerende aktørene i forbrukermarkedet er Google, Microsoft og Apple. De har alle bygget opp løsningsporteføljer som henger sammen der de ønsker at du skal benytte alle deres tjenester og helst ingen andres J I tillegg til E-post er lagring og behandling av bilder og dokumenter, samt øyeblikksmeldinger, populære og nyttige. Lagring i Skyen er smart fordi du ikke trenger å tenke på sikkerhetskopiering og fordi du har bilder og dokumenter tilgjengelig fra PC, nettbrett og telefon overalt med automatisk synkronisering av endringer.

Du gjør det også enklere for deg selv om du holder deg til ett «økosystem». Da får du integrert sikkerhet med 1-en pålogging til alle tjenestene. Ditt påloggingsnavn er nøkkelen dine data. Benytter du tjenester fra flere er prisen du må betale at du må holde rede på flere  nøkler med brukernavn og passord. For Microsoft må du ha en Live ID. Har du allerede en E-post adresse på Outlook.com/Hotmail kan du benytte denne. For Google må du ha en Gmail konto og for Apple en Apple ID.

Hvorfor må jeg ha to Microsoft nøkler hvis jeg bruker Office365 på jobben?

Selv om du allerede har en Microsoft-konto for pålogging privat til Windows live for å lagre bilder, eller til Hotmail/Outlook.com må du likevel ha en annen nøkkel til Microsoft-systemene i virksomheten der du arbeider. Dette kan være litt forvirrende siden begge deler er Microsoft, men det er ikke verre enn at du må ha en nøkkel til huset hjemme og en annen til døra på jobben. Likevel er det forståelig at man blir forvirret når man får en ny Windows 8 PC på jobben, blir bedt om å oppgi sin Microsoft-konto og det er din private nøkkel du skal oppgi. Det samme blir du første gang du starter Microsoft OneNote. Det er fordi det er nøkkelen til din private skylagring på Microsoft OneDrive og som du beholder selv om du skifter jobb. Så adderer du din virksomhetspålogging.

Kamp mellom økosystemer

De fleste av oss velger PC, nettbrett og telefon uten tanke på hvilket økosystem de tilhører. Bruker du en Windows PC (Microsoft), en iPad (Apple) og en Samsung Galaxy telefon (Google) har du alle de største økosystemene. Det innebærer at du må holde rede på tre "nøkler", dvs. brukernavn og passord for at enhetene skal fungere best mulig i hverdagen.

Velger du derimot Mac, Ipad og iPhone greier du deg med ett. Det samme gjelder Windows PC, Surface nettbrett og Nokia telefon.

Det finnes også tjenester som går på tvers av økosystemene. Du kan for eksempel benytte Apple iTunes både på Mac og Windows, og du kan benytte Microsoft skylagring Skydrive på alle økosystemer. Mange uavhengige programmer som for eksempel Skype og notatprogrammet Evernote finnes for alle økosystemer. For flere eksempler der man kan arbeide på tvers av økosystemer, se La din iPad bli venn med Microsoft Office på PC

Uansett må du forholde deg til de ulike brukeridentifikasjonene de ulike økosystemene forlanger av deg J

Hvordan min kjære og jeg kan se hverandres jobbkalendere

De fleste av oss har familie med koner, menn eller samboere som arbeider i en annen virksomhet. I den nye fleksible arbeidshverdagen der vi forsøker å få jobb og fritid til å fungere for alle i familien skaper dette ofte utfordringer i planleggingen. La oss si at du er på jobben og noen inviterer deg til et møte neste onsdag klokken åtte om morgenen. Det er egentlig din dag å kjøre barna i barnehagen, men det er også et viktig møte du gjerne vil delta på. Dersom du hadde mulighet til å se din kjæres jobbkalender kunne du umiddelbart sjekke om hun kunne kjøre barna den dagen, eller om hun også har et tidlig møte. Eller, du trenger å sitte lenger på jobben torsdag for å bli ferdig med noe. Da kunne du sjekke om det ville kollidere noe din kone/mann har planlagt uten å måtte ringe eller sende E-post.

Her er hva Ingeborg og jeg gjør for å se hverandres jobbkalendere For å invitere noen til å se din Outlook-kalender, gå til kalendervisning og velg Publiser på Internett (Del kalender virker bare i egen organisasjon).

Velg hvor mye du vil publisere. Jeg anbefaler "begrensede detaljer". Da kan man se tittelen på kalenderavtalen så man får en forståelse av hva det er uten å kunne se innholdet i avtalen som kan være bedriftsintern informasjon.

Velg tilgangsnivå "Begrenset" slik at bare den du sender koblingen din kan åpne kalenderen.

Velg nå å publisere og å sende en kobling til den du vil dele med på E-post. Kopier koblingene til utklippstavlen. Send nå en E-post der du limer inn koblingene.

Mottakeren vil nå få to koblinger. En for å åpne kalenderen din i en nettleser og en for å kunne åpne den i Outlook. Velg å åpne den i Outlook.

Kalenderen vil vises under Andre kalendere. Nå kan du klikke på teksten og endre den til din kones/manns navn.

Gjør nå det samme andre veien så begge kan se hverandres kalendere. Nå har du dette oppsettet permanent. Oppdateringer skjer når du er på nett ca. en gang i timen.

PS: Om ikke dette ser likt ut i din Outlook kan det være fordi jeg bruker Office 2013 som del av mitt Office365 abonnement. Du kan ha Office 2010, eller an annen versjon av Outlook 2013 mot lokal Exchange server. Får du ikke til delingen kan du gjerne kontakte meg på bjorn@smartendring.no så skal jeg hjelpe så langt det går an.

Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere

I følge endringsekspert John Kotter feiler 70% av alle endringsinitiativer. Jeg søkte på setningen "70% of change initiatives fail" og fikk mer enn 40 000 treff. Jeg fulgte noen av lenkene fra disse treffene og det er nær sagt uendelig med grunner som omtales rundt hvorfor endring er så vanskelig. Det viser at endring er komplekst og at det ikke finnes noen enkel løsning.Likevel er det en gjenganger at mange har en klokketro på at bare alle ønsker endringen vil det skje. Det gjelder å lage en "burning platform" og peke på fremtiden så løper alle dit :-) Vel, dette virker ikke. I alle fall ikke der man ønsker å endre inngrodde vaner og kultur som jeg arbeider mye med.

Det finnes helt sikker mange måter å angripe endring på. Det kan man se av alle bøker og kurs som finnes på området. Jeg har sans for Dan og Chip Heath's SWITCH. Det er en inspirerende bok med mye bra tips, men jeg savner systematikk og struktur man kan bruke for å gjennomføre endringene, i alle fall i boken. Det har jeg derimot funnet i rammeverket fra VitalSmarts omtalt i boken Influencer.

Jeg tok et kurs i dette for noen år siden og har brukt det i flere endringsinitiativer. Jeg kaller det ikke prosjekter fordi man arbeider med gradvis forandring som ikke nødvendigvis har en start- og en sluttdato. Slik er det jo ofte med vaner. De endres gradvis over tid. Det blir meningsløst å si at en vane er endret på en bestemt dato.

Hva er så virkemidlene som skal til for å endre vaner og kultur? Å ville det er ikke nok. I tillegg til å være motivert for endring er det også viktig å forstå hvordan. Det hjelper ikke å si til noen at de får bedre kontroll over E-posten og arbeidsoppgavene sine om de tømmer Innboksen hver dag. De må også lære hvordan de gjør det og etablere en vane som gjør at det ikke koster dem noe ekstra å gjøre dette. VitalSmarts har definert seks faktorer for positiv påvirkning av vaner hvor personlig motivasjon og personlig kompetanse er to av dem. De andre er relatert til støtte fra omgivelsene og struktur som styrker mulighetene til å oppnå den ønskede endringen.

Jeg tror man øker muligheten for å gjennomføre endringer betraktelig med å forstå og erkjenne at endring er vanskelig, og at det ikke finnes enkle løsninger. Det verste du kan si er antakelig "Det er jo bare og …." Du må ha empati med den eller de som skal gjennomføre endringer, erkjenne hvor man er i dag og akseptere at endringer ofte må skje gradvis. Da blir det litt enklere :-)

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Det nye arbeidslivet har gradvis kommet over oss spesielt gjennom de siste 10 årene, men startet egentlig allerede på sekstitallet med nedtrapping av industriarbeidsplasser og en sterk økning i tjenesteytende næringer og offentlige tjenester. Dette har ført til fremveksten av det vi ofte kaller informasjonssamfunnet.

For mer om denne utviklingen, se Fra jordbrukssamfunnet til informasjonssamfunnet – eller multitaskingalderen.

Det nye arbeidslivet

Utviklingen mot en tjenesteorientert samfunn endrer arbeidslivets dynamikk. I tillegg kommer globalisering og begrenset tilgang på kompetansemedarbeidere. Oppkjøp og fusjoner fører til også til endringer i måter virksomheter arbeider og til større geografisk spredning av organisasjonen.

For å lykkes i å gjøre en god jobb og oppnå ønskede resultater er vi i stor grad avhengige av innspill og samarbeid med andre. Også i privatlivet blir vi mer avhengige av å planlegge aktiviteter og kontakter med venner og familie. Det er blitt mindre rom for å ta ting på sparket. Når gikk du uplanlagt på besøk til venner sist? De trendene man kan se i alt dette er:

• Sosiale media og økt tilgjengelighet av informasjon gjør at informasjonshastighet og omfang øker.
• Vi må i økende grad regne med at kolleger og samarbeidspartnere vi skal samarbeide med befinner seg på et annet sted enn oss selv.
• Selv på egen arbeidsplass går trenden mot fleksible løsninger uten fast kontorplass. Man setter seg ulike steder avhengig av hva men skal gjøre. Arbeid hjemmefra blir mer og mer vanlig og ofte oppfordrer arbeidsgiver til dette.

Hva er så konsekvensene av denne utviklingen?

I det nye informasjonssamfunnet går alle med smarttelefon i lomma der man mottar og sender informasjon i mange kanaler, fra jobbmail til Facebook. Samtidig har det i store deler av arbeidslivet det skjedd en kraftig utvikling i fleksibilitet som påvirker arbeidshverdagen på godt og vondt. På godt fordi det gir større muligheter til å få hverdagen til å gå rundt for mange, spesielt småbarnsfamilier. Det gir mulighet til å bringe og hente barn i barnehage og skole, til å støtte barna i fritidsaktiviteter og til å jobbe hjemme når barna er syke. Dette er noe mange setter stor pris på. Samtidig vet vi at mange har store utfordringer med å selv finne balansen mellom jobb og fritid og føler at de aldri har fri. Den nye arbeidshverdagen stiller store krav til selvledelse, men også til arbeidsgivere for å tilrettelegge for en fleksibel arbeidshverdag. Særlig der hvor man arbeider spredt og hvor kolleger og leder ofte arbeider på forskjellig steder risikerer man å miste noe av det sosiale nettverket på arbeidsplassen. Vi vet at den uformelle praten ved kaffemaskinen og det til å ha mulighet til å gå til en kollega for en uformell prat betyr mye for trivsel og samarbeid. Når man ikke lenger ser sine kolleger i samme rom, og sin leder en sjelden gang er det viktig at arbeidsgiver legger til rette infrastruktur, sosiale møteplasser og rammer for arbeidet for å unngå at den nye arbeidshverdagen ikke fører til negativ stress og dårlig samarbeidsklima.

Konklusjon

Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks og stiller nye krav til både ledere og medarbeidere. For å lykkes er det viktig å etablere mål, rammer, og suksesskriterier for teamet og for hvert team medlem. Leder må etablere en plan for måloppfølging, utvikling, og 1:1 møter for å sikre god kontakt og avklare forventninger.

Dersom man leder over avstand med team- medlemmer spredd geografisk bør man opprette nødvendig infrastruktur på nett med team-område, sosiale verktøy, og virtuelle samarbeids-, og prosjektrom for å sikre godt samarbeid og følelse av tilhørighet i organisasjonen.

---ooo---

Eksempel på "årshjul" for å skape grunnlag for god selvledelse samtidig som man sikrer at alle arbeider for å oppnå overordnede mål for organisasjonen:

Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Vi har lett for å bli hengende ved gamle vaner. Hvis du har brukt Outlook i noen år har du sannsynligvis et relativt omfattende arkivsystem med mapper i flere nivåer. For å finne igjen en E-post forsøker du å huske hvor du lagret den, åpner den mappen og blar nedover for å finne E-posten. Dette kan ta tid og det er ikke engang sikkert at du husker riktig.

Hvis du derimot er ganske ny Outlook-bruker, men vant til å søke på nettet går du sannsynligvis rett til søkeboksen som ligger rett over E-postene i Innboksen din. Idet du starter å skrive i søkeboksen vil du se at menyen i båndet forandrer seg og viser ulike søkekriterier. Om du har båndet skjult vil du kun se at ordet SØKEVERKTØY kommer opp på toppen av vinduet. Klikker du på det får du opp søkekriteriene.

Du er sannsynligvis vant til å bare skrive inn ord du vet er i E-posten i søkefeltet. Gjør du det vil Outlook søke etter ordene både i emnefeltet og i innholdet av E-posten. Merk at om du står i Innboksen når du søker vil den lete i alle mapper i postboksen din (Gjeldende postboks som uthevet under). Står du i en annen mappe vil den kun lete i denne mappen. Disse valgene kan du endre om du vil. Søking i fritekst er flott, men du kan fort få veldig mange treff. Jeg skulle lete etter en intervju en masterstudent gjorde med meg for et par år siden. Jeg husker bare at han het Tom. Søker jeg på det får jeg 170 treff. Om jeg derimot først velger "Fra" og skriver inn Tom reduseres dette til 12 treff. I tillegg vet jeg at dette ble sendt som et vedlegg så jeg trykker på "Har Vedlegg". Da er det bare 4 treff igjen.

Dette tar bare noen få sekunder og sparer meg for minutter med leting i mapper. De gode søkemulighetene gjør at man kan klare seg med et langt enklere arkivsystem enn mange har i dag. Dette vil også spare mye tid under arkivering.

Jeg har beskrevet dette slik det ser ut i Outlook 2013 og 2016. Du har de samme mulighetene i Outlook 2010 også, men det kan se litt annerledes ut. Avansert innstilling for Outlook 2013/2016: Finner du ikke det du forventet i søket kan det være fordi ikke hele mailboksen er lastet ned til din PC. Da kan du klikke på linken som sier let i hele E-postboksen. Har du ofte behov for å finne gammel E-post kan du velge å laste ned mer E-post som standard. Gå til FIL -> Kontoinnstillinger. Marker postboksen i listen, og velg Endre… i menyen. Du vil nå se en skala der du kan øke tidsrommet til for eks. 12mnd, 24mnd, eller alle. Skyv markøren til ønsket tidsperiode, velg Neste og Fullfør.

Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

Drukner din E-post i mottakerens Innboks? Her er 3 tips som sikrer at mottakeren vil lese din E-post!

Jeg vet mange bruker masse tid og energi på å behandle og svare på innkommende E-post. Det er selvfølgelig viktig å ha kontroll på dette for å ha kontroll og oversikt. Samtidig kan det være vel så viktig for deg å skrive E-post til andre som skal hjelpe deg i å nå dine mål. Det er bare det at andre får minst like mye E-post som du gjør og om du ikke er smart kan din viktige E-post drukne i strømmen.

De fleste av oss mottar en kontinuerlig strøm av E-post i Innboksen på vår PC, iPad og telefon. Først bruker vi noen sekunder på å lese overskriftene for å avgjøre hvor relevant og viktig E-posten er og bestemme oss for hvilken E-post vi skal lese. Du kan trygt anta at andre gjør det samme. Hvis du ikke ut fra overskriften umiddelbart kan lese hva formålet med E-posten er blir den mest sannsynlig ikke lest i første omgang i alle fall. Du kommer kanskje tilbake til den senere med mindre den allerede er skjøvet langt ned i innboksen din. Siden du har "halvlest" den er den nå mest sannsynlig markert som lest.

Hvordan kan du så øke sannsynligheten for at din E-post blir lest, og du oppnår formålet du hadde med å sende den?

Vær svært tydelig med hva som er formålet med E-posten Når du leser E-post på telefonen som 90% av oss gjør ofte ser du gjerne avsender og tittel på E-posten. Det betyr at du har maksimum 40-50 tegn du kan benytte for å få mottakeren til å forstå hva E-posten gjelder. Det er bare en tredjedel av en Twittermelding. Om du skriver på Twitter forstår du utfordringen :-) Hvis tittelen på E-posten din er intetsigende eller føles irrelevant for mottakeren kan du risikere at den blir slettet, eller mer sannsynlig drukne i en lang liste av halvleste meldinger. Her er noen eksempler på hva du kan få til med få ord og som vil øke sannsynligheten for at din E-post blir lest:

• Trenger dine innspill til forretningsplan i dag
• Kontroller kostnadsrapporten før 12 fredag.
• Frist 1. okt. for sammenstilling av workshopresultat.
• Nå har du mulighet til å påvirke budsjettet ditt

Skriv kort, kom fort til poenget, og inkluder all nødvendig informasjon Hvis det første du ser i E-posten er en veldig lang innledning eller beskrivelse av en situasjon vil du mest sannsynlig tenke: "Dette har jeg ikke tid til å se på nå. Kanskje senere" Tenk også på at et langt avsnitt blir mange sider om du leser E-posten på mobilen. Om mulig, ta med all nødvendig informasjon for at mottakeren skal kunne svare deg. Unngå å bruke lenker til informasjon mottakeren trenger for å svare, eller ta en beslutning dersom det er mulig. Materiale som bare er tilgjengelig via lenker kan ikke leses om du ikke er på nett, og ofte ikke dersom du er på nett utenfor bedriften. Det beste er å ta med en kort oppsummering av viktig informasjon, og bruke lenker til mer utfyllende bakgrunnsmateriale.

Gjør det enkelt å svare.Dersom du kan ordlegge deg slik at mottakeren kan svare ja, nei, eller OK vil det øke muligheten for å få et raskt svar, og det er enkelt å gjøre fra telefonen. Svært få ønsker å skrive en lengere tekst på mobilen. Dersom du spør om tall eller andre data, gi mottakeren en tabell eller et skjema å fylle ut. Det gjør det enklere å forstå hvilke data du trenger, og i hvilket format. Det gjør det også enklere å sammenstille data fra flere for deg. Før du sender, les igjennom og still deg selv følgende kontrollspørsmål:

• Er det enkelt for mottakeren å forstå tema og hva som forventes av handlinger for E-posten fra Emnelinjen (på mobilen)?
• Skrev jeg tydelig nok til at det skal være unødvendig for mottakeren å komme tilbake med oppfølgingsspørsmål?
• Sender jeg E-posten bare til de de dette virkelig angår?
• Har jeg sjekket at den ikke inneholder stave-, eller grammatikalske feil (spesielt om du skriver på fremmedspråk)?

Ved å ta litt ekstra tid kan du spare mye på å ikke måtte sende ut påminnelser til mottakere det E-posten druknet i strømmen og få færre E-poster med oppfølgingsspørsmål. I tillegg vil dine kolleger lære at du ikke kaster bort deres tid og i fremtiden vil de åpne din E-post først fordi de vet at de er korte, konsise og enkle å besvare :-)

For flere tips og innspill om hvordan du kan arbeide mer effektivt og oppnå bedre resultater med mindre stress, velg å Like SmartEndring på Facebook, eller velg Følg bloggen på E-post i menyen på høyre side.

Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?

Gjesteblogg fra Birgitta Vikström. Hun jobber med effektiv møteledelse i Bedriftslosene, www.bedriftslosene.com. De er spesielt opptatt av kommunikasjon og holder kurs, workshop og foredrag om møteledelse.

Hva er mest effektivt; nettmøter eller fysiske møter? Riktig svar: Det kommer an på.

Forleden dag var jeg på weekendtur med en venninne som jobber i oljebransjen. På hjemveien begynte hun å planlegge hvordan hun skulle rekke alle møter i uken som kom. På torsdagen var det tre møter; et på Gardermoen, et i Bærum og et i Stavanger. Jeg spurte henne om de hadde tenkt på å ha nettmøter. Jo da de hadde de nok, men det var jo alltid så mye plunder og heft med teknologien. Da var det mye bedre å treffes rent fysisk. Men det var ille at det tok henne en hel dag og vel så det å delta på et 2-timers møte i Stavanger.

Jeg ymtet forsiktig frempå at dersom man behersker teknologien kan det fungere bra med nettmøter og at det faktisk er overkommelig å lære seg det. Jo, hun var enig i det. Men allikevel, noen ganger var det mer effektivt å treffes rent fysisk, til tross for reisetiden. For eksempel når det gjaldt møtet i Stavanger. Det var første gang hun skulle treffe denne «gjengen» og da var det viktig å møte opp personlig slik at de kunne bli kjent og i tillegg hadde hun en ambisjon om å kunne påvirke arbeidet deres i en litt annen retning.

Og slikt er det. Det som tar minst tid er ikke alltid mest effektivt med hensyn til hva man vil oppnå med møtet. Generelt kan man si at fysiske møter er mer effektive når hensikten er å bli kjent, skape en god og konstruktiv dialog og å finne løsninger på vanskelige saker. Nettmøter kan være effektive når det gjelder gjentatte møter i team som sitter spredt geografisk og der møtedeltagerne kjenner hverandre godt.

Det er som Ole Brumm sier: «Ja takk, begge deler.»

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig for dem bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Lyncinvitasjon til Skype

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra sin Skypekonto. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.

Under ser du samtalen fra Lync, og fra Skype. Video er ikke støttet for denne kombinasjonen. Det du får er tilgjengelighetsinformasjon, chat og samtaler.

For mer informasjon, se Microsoft blogginnlegg om Lync.