Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Har du flere påbegynte eposter og flere dokumenter åpne samtidig? Da bør du lese dette.

Du har 10 eposter åpne og 7 du har startet å skrive et svar på. I tillegg har du 5 regneark og 3 Word-dokumenter "under arbeid".  Så får du beskjed om å restarte PC'en på grunn av en oppdatering. Hvordan føles det? Panikk!  Særlig når PC'en restarter automatisk fordi du du har ignorert de høflige hintene om at du bør gjøre det noen ganger. Kjenner du deg igjen?

Tror du at du kan multitaske?

Situasjonen beskrevet over er kanskje litt satt på spissen, men jeg ser faktisk dette ganske ofte. En ting er frykten for å måtte restarte PC'en, men hvorfor havner vi egentlig i en slik situasjon? For mange er det nok fordi man er så ivrige til å kaste seg over nye oppgaver fordi alt haster. Det er lett å blir drevet av det som kommer inn sist og som virker som det haster. "Jeg tar denne med en gang, så går jeg tilbake til den forrige etterpå". Det er bare det at mens du starter på  den oppgaven kommer det en som også ser viktig ut så du gjør det samme igjen!. Tro meg, dette er du ikke tjent med, det skaper bare stress.

Det er bedre å fullføre oppgaver enn å starte dem

Har du sett bærplukkere som starter å plukke blåbær på en tue. Så ser de en annen tue som ser ut som den har flere bær og hopper over dit. Men vi får med oss flere bær ved å plukke ren den første og så gå til den neste. På samme måte ser jeg noen som hopper fra oppgave til oppgave uten å gjøre ferdig den de jobber med først. På den måten ender du opp med mange epost du har startet å skrive svar på og mange dokumenter åpne på en gang. Du oppnår i iallfall å være veldig busy hele tiden, men det er vel ikke poenget?

Når du kommer til slutten av dagen har du 17 oppgaver startet men få fullført. Ville det ikke være bedre å ha 5 fullførte oppgaver enn mange ufullførte som blir liggende åpne? Du blir tross alt målt på og føler at du har oppnådd noe når du fullfører en oppgave. Det dreier seg ikke om å starte flest mulig oppgaver, men om hvor mange du fullfører.

Å ha mange åpne oppgaver skaper faktisk ganske mye merarbeid fordi du hele tiden må bruke tid på å sette deg inn i hvor du var når du gjenopptar en oppgave. 

---

Les også:

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

Skriver du den samme teksten i epost om og om igjen?

Det er ingen grunn til å bruke mer tid på å skrive epost enn du trenger. Ofte skriver vi de samme setningene i epost etter epost. Jeg gjør det for eksempel når jeg sender et tilbud om kurs til en jeg har snakket med på telefonen. Jeg ble lei av dette og tenkte det må være en bedre måte. I Outlook kan du gjøre effektivisere dette ved å opprette standardtekster ved hjelp av hurtigdeler. Du kan til og med inkludere illustrasjoner og bilder.

Her er hvordan du oppretter en hurtigdel:

1. Skriv standardteksten og marker den
2. Velg Sett inn i menyen
3. Velg hurtigdeler
4. Lagre merket område i galleri for hurtigdeler. Gi den et navn.

Neste gang jeg skal skrive et tilbud gjør jeg følgende:

5. Opprett ny epost, velg Sett inn ->
   Hurtigdeler
6. Velg ønsket standardtekst

Denne muligheten har du om du bruker Outlook på Windows. Bruker du Outlook på Mac har du ikke denne muligheten. Et alternativ er å legge inn tekster som signaturer. Ikke helt det samme, men kan også fungere.

Har du problemer med å finne møtereferatet, eller egne møtenotater med dine oppfølgingspunkter?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Har du opplevd slike ukemøter?

Eller, du tar egne notater i møteboka, eller på løse ark. Hmm. Møteboka ligger visst igjen hjemme i dag, og hvor ble det av det arket jeg noterte på i møtet?

Hvordan kan du ha bedre kontroll på dette og være sikker på å både finne alle dine møtenotater og følge opp dine oppgaver?

For å løse dette foreslår jeg at du og de du har regelmessige møter med går over til digital møtebok. Har du Microsoft Office har du allerede en super digital notatbok du kan bruke til møter i OneNote. Det fine med den er at du kan notere på en iPad i møtet, viderebehandle oppfølgingspunkter på PC, og ha slå opp møtenotater og oppfølgingspunkter på telefonen når du er på farten.

---

Den beste bruken av iPad på jobben er ...

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

---

Når du har oppsettet klart for å ta kontroll over møtenotater og oppfølgingspunkter gjelder det å bruke det. Her er 3 ting du bør gjøre kort etter møtet er ferdig:

1. Gå igjennom notatene i etterkant så fort som mulig mens du fremdeles har det friskt i minnet og forstår hva du har ment med det du har notert. Kanskje du bør skrive litt mer utfyllende der du bare har notert stikkord. Tenk at du skal forstå hva dette er når du trenger notatet om ett år.
2. Er det oppfølgingspunkter du kan gjøre med det samme så gjør dem nå. For eksempel om du har lovet å sende noen informasjon om noe. Når noen lover meg å gjøre dette får jeg det normalt ikke om jeg ikke purrer.
3. Bestem når du skal følge opp det du ikke kan gjøre nå. Bruker du Oppgaver i Outlook kan du flagge oppgaven direkte i OneNote så får du den i oppgavelisten direkte. Bruk evt. det oppfølgingssystemet du har for å prioritere oppgaver.

5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Når jeg holder kurs og workshops får jeg ofte gode tips jeg tar med meg videre fra deltakerne. Likevel er det ikke alle tips som fungerer for meg selv om det kan fungere for andre. Mye av dette avhenger av jobbtype, kultur på arbeidsplassen og ikke minst personlige preferanser.

eposten renner inn kontinuerlig

Her er noen av de tipsene jeg har fått som ikke virker for meg, så kan du vurdere om det gjelder deg også, eller om du synes det fungerer for deg. Om det gjør det er det fint, men om det ikke gjør det er du ikke alene :-)

1. Bare lese epost 2 ganger om dagen. I de bedriftskulturene jeg jobber med er det en forventning til at man holder seg oppdatert på det som kommer inn nokså kontinuerlig i løpet av dagen.
2. Alltid tømme innboksen før man går hjem fra kontoret. Med en kontinuerlig strøm av epost er ikke det realistisk og fører bare til frustrasjon.
3. Arkivere epost, inklusive sendte elementer i et mappesystem. Med en stadig økende informasjonsmengde tar dette rett og slett for mye tid. Dette er en arv fra papirverdenen. I den digitale kan vi søke etter det vi vil finne. Likevel foretrekker jeg å ha i alle fall en arkivmappe så jeg kan flytte epost jeg har behandlet ut av Innboksen.
   Tips: Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
4. Sende veldig korte eposter så det skal være lett for andre å lese dem. Dette fører ofte til at ikke all informasjon blir med og jeg får oppfølgingsepost med spørsmål til innholdet.
   Tips: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!
5. Få andre til å endre sine epostvaner. For eksempel ved å skrive "til info" i overskriften, eller ringe istedenfor å sende epost. Du kan bare velge hvordan du behandler det du får inn.
   Tips: Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Så hva har virket for meg, ikke bare begrenset til epost, men det å arbeide effektivt i den stadig mer hektisk digitale hverdagen?

1. For mange år siden sluttet jeg å klage over hvor mye epost jeg mottok, men innså at epost ikke kommer i tillegg til arbeidet, det er en del av arbeidet, og noe jeg må innarbeide i mine arbeidsrutiner. Undersøkelser som viser hvor mange prosent av tiden vi bruker på epost finner jeg meningsløse ettersom de tar som utgangspunkt at epostbehandling er noe annet en del av det vanlige daglig arbeidet.
   Tips: Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

2. Innse at mesteparten av det som kommer inn i innboksen ikke er informasjon, men oppgaver og behandle det som dette. Det vil si at jeg må prioritere dem utfra hvor viktige de er og hvor mye de haster. Det jeg ikke kan behandle umiddelbart må inn på en prioritert oppgaveliste.
   Tips: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.
3. Slutte å forvente at hjernen skal løse problemer skapt av teknologien og som fører til at vi må forholde oss til 100 ganger mer informasjon enn for 10 år siden. Jeg må bruke automatisk sortering av epost for å sikre at jeg i alle fall behandler det viktigste.
   Tips: La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten
4. Jeg kan ikke stole på at hjernen min skal huske en masse ting jeg må gjøre. Det er lettere å prioritere det som er i eposten enn mine oppgaver som jeg har i hodet. For å sikre at mine viktige oppgaver blir gjort må de skrives ned.
   Tips: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Føler du at du ikke arbeider så effektivt som du burde, men ikke helt vet hva du skal gjøre med det? En bra begynnelse kan være å få en 2 timers kick-start som hjelper deg i gang. Få med deg noen kolleger og bestill Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidsdag. 

Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Du kommer på jobben, henter deg en kaffe og så er det rett inn i Outlook innboksen. Hvorfor gjør vi dette?

Mest sannsynlig fordi vi ønsker å skaffe oss kontroll over dagen og ting som skjer. Hva som er kommet inn i Innboksen påvirker ofte hva vi gjør videre denne dagen. Så motivasjonen for å dykke ned i Innboksen er å skaffe seg kontroll, men oppnår vi egentlig dette?

Til tross for vårt ønske om kontroll føler mange avmakt fordi Innboksen bare vokser og vokser. Dette fører ofte til det motsatte av kontroll fordi vi ikke har oversikt over hva vi skulle gjort og vi går med dårlig samvittighet fordi vi ikke får behandlet forespørsler. Dette skjer fordi vår litt tilfeldige epostbehandling har utviklet seg til en lite effektiv vane som er vanskelig å bryte.

Sjekk om du kjenner deg igjen i denne vanen

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Så hvordan kan vi bryte denne lite effektive vanen og etablere en ny vane som gir oss reell kontroll?

I følge forfatteren av boken The Power of Habit, Charles Duhigg, består en vane av tre deler

1. Utløsende hendelse som setter i gang noe vi gjør
2. Belønningen vi får ved å gjøre dette
3. Rutinen som er selve handlingene våre i denne situasjonen

For vanen epostbehandling er utløsende hendelse gjerne at vi kommer på jobben, belønningen er at vi føler vi får kontroll og rutinen er ofte blitt til litt tilfeldig og ikke alltid gjennomtenkt. Dessverre er belønningen vår veldig kortvarig og blir fort erstattet av en følelse av å ikke ha kontroll.

Se hvordan du kan oppnå varig følelse av kontroll og som reduserer Innboksstress i 2017

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

 

Godt nytt epost-år!

Det blir bare for mye!

Ingen tjener på at du er travelt opptatt hele tiden og aldri har nok tid til å gjøre dine viktigste oppgaver. Verken du, dine kolleger eller organisasjonen.

"Men jeg må jo være tilgjengelig", sier du. Det må vi selvfølgelig til en viss grad, men vi må også få tid til å gjøre våre viktige oppgaver så vi må få til en balanse.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Det er vanskelig å si nei, og særlig når noen står foran deg og sier "har du 5 minutter" som selvfølgelig blir til en halv time.

I boken  Essentialism, av Greg McKeown lanserer han sitt produktivitetsmanifest med en test for hva man skal si ja og nei til.

Hver gang du blir spurt om å gjøre noe, enten det er ansikt til ansikt, eller på epost skal du spørre deg selv:

1. Kan jeg faktisk gjøre dette, gitt den tiden jeg har?
2. Er dette den viktigste oppgaven jeg skal bruke min tid på akkurat nå?
3. Dersom det er sjefen din som spør, kan du høre om dette er viktigere enn andre oppgaver du jobber med som også er viktige for virksomheten. Det kan føre til at du får litt hjelp til å prioritere det som er viktigst nå. Er dette viktigere enn andre oppgaver du jobber med?

Sier du ja til noe, sier du også nei til noe annet. Den beste vaksinen for å kunne si nei til oppgaver du burde si nei til er å ha en oppdatert kalender med oppgaveliste som synliggjør for deg selv og andre at du faktisk har fullt opp med høyt prioriterte oppgaver og at du ikke kan ta på deg mer nå, i alle fall ikke en uke fremover....

For praktiske tips om hvordan du synliggjør dine oppgave for deg selv, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Det gjelder å komme andre i forkjøpet. Om du ikke tar kontroll over din tid er det mange andre som gjør det. Å synliggjøre både dine avtaler og dine oppgaver gjør det veldig synlig om du tar på deg for mye. Du vet når du har heldagsmøte og 10 oppgaver samme dag at det ikke kommer til å gå. Likevel er det mange som planlegger på den måten og alltid har masse "røde oppgaver". Ved å prioritere bedre og sørge for å gjøre de viktigste oppgavene vinner alle og du føler deg også mye bedre.

Men om det ikke nytter å lukke kontordøra (om du har en), eller om andre ikke respekterer din tid og du ikke klarer å avvise noen som står foran deg og vil ha din oppmerksomhet er det bare en ting å gjøre og det er å gjemme seg bort. Enten ved å jobbe hjemme noen timer et par ganger i uken, eller å finne et bortgjemt møterom der ingen finner deg. Det kan være vanskelig, men det er til alles beste.

Effektivitet kan læres

Travel person løper

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivitetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten :-)

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Er du leder kan du vanskelig ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er død, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine- og virksomhetens mål.

Drucker sier "Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort". Han sier også at ingen er født effektive og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres, og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver (på epost) med å drive egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Vil du ha en kick-start for deg og dine kolleger på å lære å bli effektiv kan dere jo vurdere Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Du kan selvfølgelig også finne mange bra tips på denne bloggen ;-)

Hvordan bruker du din tid og energi?

Det begynner å nærme seg slutten av 2016 og det kunne være fint å finne ut hvordan jeg har brukt min tid og energi og om jeg burde gjøre endringer i tiden som kommer. For dere som har fulgt med bloggen husker dere kanskje at jeg tidligere har skrevet om hvordan du kan tagge avtaler, oppgaver og epost for å få en oversikt over fordeling mellom ulike arbeidsområder.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Hvordan kan du nå analysere tidsbruken din?

Bjørns fordeling av tid i 2016

Det skal jeg vise deg. For en stund siden fikk jeg en forespørsel fra en som lurte på hvordan hun enkelt kunne oppsummere hvor mange timer hun hadde brukt på et prosjekt for en bestemt tidsperiode. Da laget jeg er regneark for henne der hun kunne kategorisere timer i kalenderen med "Prosjekt" og ta dette med seg over i Excel for å gjøre kalkylen. Nå har jeg gjort det samme med min egen tid. Her er resultatet. Jeg er rimelig fornøyd med resultatet, og det gir meg gode data for min planlegging i 2017.. 

Dette er kanskje for de spesielt interesserte, men om du er opptatt av hvordan du bruker din tid kan det ha noe for seg. Vil du prøve selv finner du et regneark du kan bruke her. Forklaring til bruken finner du i regnearket.

Det er ikke et mål i seg selv ha tom innboks!

Fordi det stadig kommer inn ny epost er det urealistisk at den hele tiden er tom. Det kan lett gi oss en falsk følelse av at vi har alt på stell, men all epost er ikke like viktig og om det blir viktige å prosessere epost enn å arbeide med de viktigste oppgavene dine kan det bli helt feil. Det viktigste er at du er målbevisst når behandler innholdet i innboksen din.

Mange skanner gjennom ny epost på telefonen, eller på PC'en uten å egentlig ha noe bestemt formål annet enn å se om det er noe nytt og kanskje noe man bør vite om eller svare på. Så leser man en del epost uten å egentlig ha en bevisst tanke med hva man skal gjøre med dem. På den måten vokser innboksen gjerne fort og det er vanskelig å vite hva man har gjort noe med og hva man fremdeles ikke har gjort, eller svart på.

Problemet er at det lett fører til at man bruker mye mer tid i innboksen enn nødvendig fordi man stadig må åpne epost om igjen og siden vi mennesker ikke har en indeks i hjernen kan vi ikke være målrettede på hvilken epost vi nå vil behandle. Vi kan ikke tenke, nå skal jeg åpne epost nummer 43 og så hoppe rett dit. Nei, vi må lese overskriftene på de første 42 epostene for å finne epost 43. I tillegg bygges det et stadig dypere isfjell med epost så det blir verre og verre å ha kontroll på innboksen. Over tid er det innboksen som tar kontroll over deg.

The Eisenhower box illustrasjon med 4 kvadranter: Do now, Delegate, Delete, Decide

Å behandle innboksen er faktisk en oppgave og det jeg mener med å være målbevisst er at du må ha en plan for hvordan du behandler ulike typer epost. Hver epost er en oppgave du må ta stilling til og bestemme deg for hva du vil gjøre med. Mange kjenner "tidsmatrisen" som blir tilskrevet president Eisenhower, men som brukes av veldig mange for å klassifisere oppgaver og lage en strategi for å håndtere dem. Et søk på "The Eisenhower Box" gir mer enn en halv million treff :-)

Ideen er at du bestemmer deg for hvilken del av boksen eposten/oppgaven tilhører og behandler den målbevisst etter en prosess du har bestemt deg for på forhånd.

For tips om hvordan disse prosessene kan gjennomføres relativt enkelt, sjekk Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst og for hvordan du bruker dette på eposten, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

En fin bieffekt av å følge de foreslåtte prosessene er faktisk at du også tømmer Innboksen :-), men det er ikke et mål i seg selv.

Kan man søke i Outlook epost-vedlegg?

Det var et spørsmål jeg fikk på et kurs i Smart bruk av Outlook i forrige uke. Jeg må innrømme at jeg ikke tok den på strak arm. "Jaaa… jeg tror da det" svarte jeg. Heldigvis kom en annen kursdeltaker meg til unnsetning. "Ja se her sier han begeistret. Jeg bruker det ofte fordi jeg har behov for å søke etter fakturaer fra ulike firma. Jeg får varsler om inngående faktura i Innboksen og sorterer dette til en mappe med en regel. Men problemet er at de kommer fra den samme system-avsenderen og alle overskriftene er like. Da måtte jeg åpne hver epost for å finne den rette fakturaen.

Men nå bruker jeg søkefunksjonen i Outlook. Sånn gjør du det: Sett markøren i søkeboksen og velg Mer og marker Vedlegg inneholder"

Søkemeny med flere søkevalg

Jeg testet ut dette nylig da jeg skulle finne en flybillettkvittering fra SAS. Først søkte jeg på avsender, men da fikk jeg 130 treff. Så valgte jeg å legge til vedlegg som inneholder Stockholm. Da fant jeg det med en gang ettersom reisemål selvfølgelig står i PDF-dokumentet.

For flere smarte måte å finne igjen epost raskere se Slutt å lete i Outlook mapper! Bare søk

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Det er skrevet side opp og side ned om de uheldige effektene av multitasking. Likevel fortsetter vi med det.

Er vi dumme? Nei, men fristelsen blir rett og slett for stor. Her er hvorfor.

• Fordi vi er nysgjerrige og har anledning til å følge med på hva som helst når som helst og hvor som helst på telefonen.
• Vi vil ikke gå glipp av noe. Sjekker du ikke Facebook nyhetsstrømmen ganske ofte raser meldinger forbi og du ser dem ikke lenger.
• Vi ønsker å være tilgjengelige og yte rask service på henvendelser
• Vi får stadig flere kanaler vi føler at vi må følge med på. Mange av disse er øyeblikksorienterte som SnapChat-, Facebook- og Skype-meldinger. Det føles som vi må reagere umiddelbart, selv om vi er opptatt med noe annet

Men hva kan vi gjøre når vi ikke klarer å motstå fristelsen?

Spør du forskere og eksperter innen dette området får du ofte svar som, sjekke e-posten bare to ganger om dagen, eller enda verre, slå av internettforbindelsen :-) Men det vil vi jo ikke. Da sitter vi lett å tenker på hva vi går glipp av, hva om noen vil ha tak i meg og det er viktig osv.

Nå er jeg mest opptatt av at vi jobber effektivt når vi jobber og ikke så opptatt av hva du gjør i fritiden, så la oss avgrense dette til hvordan vi kan jobbe effektivt. Hva er da de vanligste situasjonene man multitasker?

1. Møter, og særlig nettmøter derman av og til lytter med et halvt øre samtidig som man jobber med eposten
2. Avbrytelser fra innkommende e-post der vi overskriften poppe opp på skjermen mens vi forsøker å konsentrere oss om Excel-beregningen vår. Eller om vi har slått denne av (anbefales) føler vi plutselig av vi må sjekke Innboksen, eller telefonen. 
3. Avbrytelser fra kolleger som spør deg om noe, og du forsøker å svare samtidig som du fremdeles har tankene dine i det du egentlig holdt på med.

---

Hvordan i all verden kan du arbeide effektivt når du blir avbrutt av ny epost hele tiden?

---

Hva kan vi så gjøre for å beholde den fleksibiliteten vi så gjerne vil ha, samtidig som vi arbeider effektivt?

Løsningen kan være å benytte fokus-endring istedenfor multitasking. Det krever litt selvdisiplin, men jeg tror det er realistisk å få til, og er en mye bedre løsning.

Forrester Research har laget denne utmerkede illustrasjonen over forskjellen på det tradisjonelle arbeidstidsmønsteret, og de nye fleksible alternativene.

Forrester illustrasjon forkus-svitsjing fremfor multitasking

Forester sier: «The ability to switch gears quickly — not to be confused with multitasking — is key to success in this new world of work Multitasking means devoting only partial attention to a number of tasks at once. Focus-switching allow you to blend work and leisure without sacrificing the flexibility. Keep focus for a reasonable time, remove distractions as much as possible for this time period.»

For å få til dette må vi aktivt gå inn for å bestemme oss hvor vi har konsentrasjonen her og nå. Er vi i et nettmøte som ikke er spesielt inspirerende, eller nyttig har du to muligheter.

1. Spør deg selv om du må være i dette møtet. Kan du droppe det? 
2. Sørge for at det blir interessant ved å aktivt engasjere deg i temaet som presenteres/diskuteres. Det er ikke sikkert det er så viktig for deg nå, men det skader ikke å engasjere seg i områdene litt utenfor egne arbeidsoppgaver. I alle fall om du kan tenke deg å ta endre jobber i fremtiden, og bli oppfattet av ledere og kolleger som en som bryr seg og er interessert i det de er opptatt av.

Hva så med eposten mange strever med å holde tritt med?

1. For det første, ta en aktiv beslutning om når du skal sjekke Innboksen. Det kan være to ganger om dagen, men for de fleste vil det være mye oftere. Det viktigste er at du behandler hver epost i Innboksen og prioriterer hva du skal gjøre med den før du går til neste så du slipper å gå tilbake til en epost flere ganger. 
2. Slå av epostvarsler slik at du ikke får opp de svært forstyrrende meldingene
3. Er du helt hektet på å sjekke Innboksen hele tiden, sett på en timer på telefonen og øv på å ikke sjekke epost før den varsler. Start med kort tid og øk etter hvert.

---

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

---

Og kollegene som kommer bort til deg mens du konsentrer deg om noe du må få ferdig med god kvalitet?

Spør om å få komme tilbake til dem når du er ferdig. Det virker også ved øyeblikksmeldinger. Det er ofte bedre å fullføre det du holder på med for så å være helt tilstede for kollegaen og engasjert i hva de ønsker å snakke med deg om. Jeg vet mange kvier seg for dette, men prøv! Du vil oppleve at kollegene synes det er helt greit.

Outlook struktur og epostarkivering for viderekommende

Jeg får mange spørsmål fra de som ser min fargerike kalender og synes det ser flott ut. Men når jeg forklarer hva som ligger bak synes nok noen at det blir litt for komplisert. Jeg bruker nemlig Kategorier i Outlook med tilhørende farger for å få et bedre overblikk på hvordan jeg bruker tiden min og for å skape struktur i all min Outlook-informasjon, både epost, kalenderavtaler og oppgaver. Alt dette henger jo sammen. En eposthenvendelse kan føre til et møte og et møte kan lede til oppgaver.

Vi er vant til at måten vi organiserer og strukturerer informasjon på er gjennom mapper, og de får vi gjerne veldig mange av. Jeg har lært over tusen mennesker å redusere antall mapper i Outlook fra veldig mange til veldig få, og noen til bare en mappe i tillegg til Innboksen :-) Hva er så poenget med dette? Det er å spare tid på arkivering og samtidig finne igjen epost mye raskere.

Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Hvor kommer så kategorier inn? De kan fungere som alternativ til mapper for å skape struktur.

Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting.

Kategoriene i Outlook kommer ikke med noen oppskrift. Det er laget noen eksempelkategorier med fargenavn, som rød og blå, men det gir jo lite mening. Det er ikke mulig lage kategorinavn som passer for alle fordi vi har forskjellige jobber og forskjellige behov. Derfor er kategorier en individuell sak. Derfor blir heller ikke kategorier du har tilordnet møter eller epost videre med til andre. De må selv velge hvordan de ønsker å kategorisere dette.

Her er mine kategorier som reflekterer mine arbeidsområder og som bare gir mening for meg i det jeg gjør nå. Da jeg var leder i Microsoft hadde jeg 6-7 målområder jeg hele tiden måtte passe å levere på og da brukte jeg disse målområdene som kategorier.

Kalenderen er nok det mest synlige, men jeg bruker også kategorier når jeg arkiverer epost. Jeg arkiverer alt i mitt Arkiv og gjenfinner med søk, men av og til er det greit å begrense søket til en kategori. Om du står i Innboksen og setter markøren i søkeboksen får du opp søkemenyen. Da kan du velge å søke bare innen en kategori som vist i illustrasjonen.

Du kan også opprette søkemapper pr. kategori som er permanente søk organisert i virtuelle mapper, se Slutt å arkivere e-post! La Outlook systematisere den automatisk

Paradigmeskifte i middelalderen og i dag

Mange husker sikkert Rune Gokstad og Øystein Bache i sketsjen der munkene skal gå over fra skriftruller til bøker og hvor det er vanskelig å forstå at man må bla for å se hele teksten. Likevel er fordelen med bøker åpenbar når man har lært det; De tar mindre plass og er enklere å lese. Har du ikke sett den, eller du vil se den igjen finner du den her på YouTube.

Det er vanskelig for oss å forstå at det vi selv finner lett fordi vi kan det kan være så vanskelig for andre. Når vi ler av munken som ikke forstår bak og fram på en bok ler vi egentlig av oss selv fordi de fleste av oss synes det er like problematisk å forstå og tilpasse oss tilsvarende paradigmeskifter.

Jeg har arbeidet med mange store og små virksomheter som har gått over til Office 365 og synes det er vanskelig å forstå dette med "skyen". Jeg mener dette er et paradigmeskift som er like stort. Men vi er komfortable med, og vet hvordan vi lagrer på C:, Mine dokumenter, eller på U:, og synes det er veldig forvirrende å skulle lagre på "OneDrive". Hvordan lagrer jeg nå? Siden de aller fleste ikke får opplæring i dette fortsetter de å jobbe som før fordi ingen viser dem noe annet. Jeg ser at gjennombruddet og motivasjonen til å endre oftest kommer når de blir vist hvordan, og aha-opplevelsen når de installerer appen på telefonen og ser at de kan jobbe med Word-dokumenter og Excel-kalkyler der også. Javel! Det er derfor jeg skal endre lagringssted. Nå forstår jeg.

Så har vi det digitale papiret. På flere av de workshopene jeg holder for å lære bort OneNote som erstatning for møtebok, gule lapper og andre løse ark oppleve jeg det samme. Vi sender et bilde, en tekst, eller et skjermutklipp til OneNote. Vel og bra. Så gjør vi det en gang til, og da hører jeg "men nå ble det forrige innholdet borte!" Neida, sier jeg. Du må bare "bla" tilbake til forrige side. Aha! Nå forstår vi det. Og så synes vi det er rart at ikke alle andre forstår det. For det er jo opplagt.

Har dere fått Office 365 på jobben? Sjekk her hva du burde få opplæring i for å forstå dette paradigmeskiftet og alle de nye mulighetene det gir.

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?

Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.  

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon? Hvis ja, er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid. Utfordringen er atde fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjør dette i Microsoft Outlook.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, eller å gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Hvordan du får hjelp til å gjøre dette kan du lese mer om i Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"

Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting

I følge nevroviter Daniel J. Levitin som har skrevet boken The organized mind: Thinking straight in the Age of Information overload klarer ikke nervenettverkene i hjernen å skille mellom viktig og uviktig informasjon, og mellom viktige og uviktige beslutninger. Det går med like mye energi uansett. Hjernen blir altså like sliten av å jobbe med trivielle ting som viktige prioriterte oppgaver. Med den voldsomme veksten i informasjon og antall beslutninger vi må ta hver dag når vi behandler denne risikerer vi å overvelde hjernen slik at vi ikke har energi nok til å ta viktige beslutninger og gjennomføre viktige prioriterte arbeidsoppgaver.

VI er utsatt for en enorm mengde informasjon hvert sekund vi er våken gjennom syn, hørsel og følelse. Hjernens viktigste verktøy for å behandle denne informasjonen er gruppering. Vi grupperer like ting og behandler dem som en enhet. Når du ser ned på en sandstrand ser øynene dine millioner av sandkorn, men hjernen grupperer disse i kategorien sand. Det forenkler behandlingen vesentlig. Det samme prinsippet kan vi benytte oss av når vi skal behandle informasjon på jobben. Da bygger vi på hjernens naturlige egenskaper når vi skal behandle, prioritere og finne igjen informasjon og oppgaver. Vi kan gruppere informasjon etter forskjellige kriterier som type informasjon, for eksempel epost, eller etter innhold - prosjekter. Det kan også være i henhold til organisasjon, som ansatte og funksjon salg. I mange tilfeller kan informasjon tilhøre flere kategorier. Et tilbud til en kunde på en prosjektleveranse vil da tilhøre kategoriene epost, salg, kunde og prosjekt.

Hjernen vil gjøre grupperinger som er naturlige for deg, men all informasjonen vi har behov for å gruppere er ikke i ditt hode (heldigvis). Det meste finnes digitalt, i din "hjerneutvidelse"

Prøver du å huske, eller lar du din hjerneutvidelse gjøre det for deg?

De fleste av oss har organisert informasjon hierarkisk, enten det er epost, eller dokumenter.

VI gjør gjerne det gjennom et mappesystem. For eks. Kunder/<kundenavn>/<prosjekt>/tilbud og lagrer prosjekttilbudet der. Da er det enkelt å finne dokumenter og epost dersom vi vet hvilken kunde det gjelder. Men hva om du ønsker å se alle tilbud uavhengig av kunde? Da trenger vi egentlig en annen struktur. For ting vi har i hodet har ikke hjernen noe problem med å omgruppere dette, men for digital informasjon er det ikke så enkelt.

Den måten man løser dette på er å ikke benytte hierarkiske strukturer men tilordne en eller flere kategorier, ofte kalt tags, eller etiketter til informasjonen slik at vi kan merke informasjonen med både med tilbud, kunde og prosjekt.

I Microsoft Outlook kan du benytte deg av dette og velge å tilordne epost kategorier fremfor å flytte epost til ulike mapper. For å opprette ønskede kategorier, velg Kategorisert, og Alle kategorier.

Der står det sannsynligvis allerede en del eksempelkategorier, som rød, blå osv. Jeg anbefaler at du sletter disse og oppretter egne som vist i illustrasjonen. Nå kan du gruppere epost, avtaler og oppgaver i en eller flere kategorier, og senere finne tilbake informasjon ved søk i kategorier, uavhengig av hvilken mappe informasjonen ligger i.

For en mer omfattende beskrivelse om tagging generelt, samt gmail, dokumenter etc. anbefaler jeg å lese denne bloggen fra Zapier: How to Organize Files and Other Information with Tags

Bruk av mapper og kategorier kan selvfølgelig også kombineres. Tagging av all epost og dokumenter kan være tidkrevende og i tillegg er det ikke så enkelt å lage et gjennomtenkt og velfungerende system for det. Det er nok likevel det beste systemet om det er noe som fungerer for deg. Det er enkelt å finne igjen informasjon basert på de ulike taggene slik som kategorisøk i Outlook

Synes du alt dette blir for komplekst kommer du også veldig langt i dag med å bruke avansert søk. Det krever lite arbeid i utgangspunktet, men litt trening for gjenfinning. For mer tips om dette for søk i epost, se Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere

Om du velger å arkivere i mapper, tagge, eller bare søke er opp til hva du synes passer best for deg. Vi er alle litt forskjellig skrudd sammen så det som passer for en passer ikke nødvendigvis for alle. Som en kuriositet kan jeg nevne at de som arbeider med informasjon i Obama-administrasjonen kun blir bedt om å kunne finne relevant informasjon når det trengs. Det er ingen krav til hvordan man organiserer og arkiverer informasjonen man jobber med. 

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Dersom du har 100+ E-post i Outlook Innboksen, hvordan prioriterer du hva du skal gå løs på først? Her er tre trinn for å gjøre det på kortest mulig tid:

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

---

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre det lettere å komme tilbake fra ferie? Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . I eksemplet er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel fort bli enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart etter ferien?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen. Det beste ville vært om du laget den regelen før du dro på ferie J, men om du ikke gjorde det nå kan du fremdeles utføre regelen i etterkant på E-post som allerede er kommet inn.

Sett deg godt tilbake og se E-posten forsvinne fra Innboksen til de valgte mappene :-)
in erfaring er at dette lett kan halvere antall E-post du må ta stilling til i første omgang.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

La oss si at du hadde 200 E-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 100+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte E-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager, og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks, og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 E-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Ønsker du og ditt team konkret hjelp til å få kontroll over egen arbeidshverdag og arbeide bedre sammen i det nye fleksible arbeidslivet? Om dere setter av et par timer til å lære Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag vil dere oppleve umiddelbar gevinst, redusert stress og bedre resultater i jobben fremover.

Du trenger ikke å ha dårlig samvittighet for å behandle e-post i ferien!

Får du en pekefinger mot deg om du behandler epost i ferien?

Jeg er rimelig lei av alle de moralske pekefingrene som kommer opp i aviser og andre media nå om dagen. Alle sier vi må ta en digital detox, og at å lese e-post i ferien er fy fy. Det minner meg veldig om den gamle diskusjonen om når sjefen kan sende e-post til sine medarbeidere. Det må for all del ikke skje på kvelden, og i alle fall ikke i helgene. Mer om dette senere.

Mange får en bedre ferie med mindre stress om man føler at man har oversikt og kontroll på henvendelser og hendelser på jobben mens man er borte. Det å lese, og av og til svare på e-post i ferien hjelper mange til å ikke gå å lure på hva slags "bomber" man kommer hjem til etter ferien. Dessuten er det ikke noen ferievikar som behandler e-posten mens du er borte, så du risikerer å komme tilbake til en postkasse med hundrevis e e-post som det tar deg en uke å bli ajour med.

Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Jeg sier ikke at du må lese e-post i ferien, men jeg mener det er ditt valg. Dersom du kan, og ønsker å ikke se på e-posten er det selvfølgelig helt OK, men om du føler deg bedre og slapper bedre av ved å se på hva som kommer inn og selv kan bestemme hva du svarer på og hva du lar ligge til etter ferien må det også være greit. Det er ditt valg.

Tilbake til hverdagen. Er du vertskap på et lite hotell, eller driver din egen forretning er det akseptert at det er en "livsstil" og mange trives med det. Det som er nytt er at mange flere jobbtyper også har en livsstil der jobb og privatliv går i hverandre.

Hvordan kan vi lykkes i den nye arbeidshverdagen - The New World of Work?

Veldig mange i dag har høy grad av fleksibilitet i forhold til når og hvor man jobber, og for en familie med to arbeidende foreldre er det ganske vanlig, og akseptert at man går tidlig fra arbeidsplassen for å hente barn i barnehage og bruker tiden sammen med dem til de har lagt seg. Så bruker man kanskje tid etter dette til å jobbe litt, inkludert å skrive og behandle e-post.

Det fine med e-post er at jeg kan skrive den når det passer meg, og du kan lese den når det passer deg. Selvfølgelig er det viktig å avklare forventningene, slik at sjefen sier tydelig fra om at det passer henne bra å sende noen e-poster om kvelden, men at det ikke forventes at man gjør noe med disse før dagen etter.