Mange har fremdeles med seg møteboka i tillegg til PC og telefon i møter. Glemmer man den et sted er man lost. Hva om du garantert alltid har møteboka der du er og i tillegg lett finner alle møtenotater og oppfølgingspunkter når du vil?
Read MoreGule lapper har sine fordeler. De er lett tilgjengelige og lett å skrible noe ned på i farta. Men, de blir også lett borte, og i likhet med annet papir kan de bare være ett sted. Den lappen du skrev ved skrivebordet ditt er ikke særlig tilgjengelig når du er på farta et sted. Det finnes mange ulike løsninger for erstatte disse med digitale varianter og et utall av telefon-apper.
Jeg forsøker å holde meg til så få løsninger og apper som mulig. Ellers blir den digitale verdenen bare mer og mer kompleks. Bruker du Outlook på jobben og iPhone har du allerede en løsning med digitale gule lapper som er tilgjengelig for deg på telefon og på PC.
Dersom du allerede synkroniserer e-post til telefonen og ikke har gjort neon spesielle endringer på oppsetter er synkronisering også satt opp mellom Notater i Outlook og Notater appen på iPhone. Bare prøv.
Personlig foretrekker jeg å skrive mine notater inn i OneNote, eller som Outlook oppgaver, men jeg vet mange ikke bruker dette, og da er dette en grei løsning. For mer om å bruke oppgaver i Outlook se Har du gitt opp å bruke oppgaver / tasks i Outlook?
Uansett, kvitt deg med papirlappene :-)
Kontinuerlig forbedring er ikke lenger nok. Vi må gjøre et kvantesprang i effektivitet for overleve og lykkes som leder eller kunnskapsarbeider i en verden med stadig mer informasjon og økende omløpshastighet. I henhold til en internasjonal undersøkelse utført av Corporate Executive Board forventer ledere at de selv og deres team må levere 20% bedre resultater år over år. For mange er tiden man er tilstede på arbeidsplassen av mindre og mindre betydning. Det man blir målt på er ikke lenger timer, men hva man produserer og hvilke resultater man skaper. YS arbeidslivsbarometer 2014 viser at andel som opplever at presset for å produsere mer på kortere tid har økt fra 40% til 70% de siste 5 år.
Jobb smartere, ikke hardere sies det. I en digital verden klarer vi ikke å henge med uten å selv ta i bruk digitale verktøy. Mange bruker hodet til å behandle informasjon teknologien kan gjøre mye bedre. Da blir det ikke nok kapasitet igjen til å være innovativ og nå stadig mer krevende mål.
Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag….. på papir.
Etter hvert som omløpshastighet og informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å «skjøte på» hjernen med digital informasjonsbehandling. Først med hullkort, og i dag med skylagring i store datasentre, PC’er og smarttelefoner.
Når vi overlater lagring og gjenfinning til vår «hjerneutvidelse» lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.
Du trenger sannsynligvis ikke skaffe deg noen nye verktøy. De fleste har allerede mer enn nok verktøy. Du må bare lære deg å bruke dem og akseptere at det innebærer at du må arbeide på en annen måte enn du har gjort i år etter år. Trenger du hjelp kan du jo vurdere en 2-timers workshop om Smart arbeid og samarbeid i den digitale hverdagen sammen med egen PC. Ta gjerne med noen kolleger så jobber dere smartere sammen også :-)
Husk! Glødelampen kom ikke som en evolusjon fra stearinlyset, og LED-pæren ikke som en videreutvikling av glødelampen. Av og til må vi bryte med det gamle for ta et kvantesprang i effektivitet
Mange opplever den siste tiden før en ferie som veldig stressende. "Nei nei, dette kan jeg ikke se på nå. Kom tilbake etter påske". Så får du et rush av oppgaver som har samlet seg opp, og det vet du når du prøver å ha ferie. De fleste gir opp og reiser på ferie med masse ubehandlede oppgave og e-post i innboksen. Da er det ikke så lett å koble av. Gjør heller dette:
2. Frem til ferien
3. Ta ferie med god samvittighet
PS: Skulle du likevel jobbe litt i påsken kan du rydde i postboksen og komme deg ajour til etter påske. Se lenken over. Den vil hjelpe deg da også.
Du har kanskje allerede hundrevis av e-post i Innboksen. Du kan også være blant dem som har 20-30 uleste eller flere e-post når du åpner Innboksen om morgenen. Hvordan kan du da se hvilke som er viktige og bør åpnes først? Vanligvis er e-post sendt bare til deg viktigst, og bør behandles først. De som har mange andre på Til-linjen, eller de er sendt til en distribusjonsliste, eller du står bare på kopi kan vente.
Det kan også være at du vil gi spesiell oppmerksomhet til den e-posten som kommer fra sjefen din :-)
Her er hva du kan gjøre for å se veldig enkelt hva som er den viktigste e-posten i Outlook:
Når du er i Innboks, velg Visning fra menyen, og trykk på Vis innstillinger.
Der velger du Betinget formatering. Velg Legg til og skriv "Bare til meg".
Så går du inn på Betingelse… og krysser av i "Bare til meg" boksen og OK.
Deretter på Skrift… og velger ønsket farge. Blå fungerer vanligvis bra. Trykk OK og OK igjen. Nå vil du se at alle eksisterende e-poster sendt bare til deg i Innboksen skifter farge.
Vil du ha all e-post fra sjefen i en annen farge repeterer du instruksjonene over, men som betingelse setter du inn Fra… og e-postadressen til sjefen. Velg nå en annen farge. Unngå rødt! Det er en stressfarge. Grønt er bra :-)
Nå er du klar til å behandle de viktigste e-postene først. Men for å komme gjennom Innboksen på en effektiv måte må du gjerne ta noen flere grep. Hint: Åpne hver e-post i Innboksen bare en gang.
Ikke mulig sier du? Joda, her er oppskriften.
Dette fungerer i Outlook for Windows 2010, 2013 og 2016. Bruker du Outlook 2016 for Mac kan du få til tilsvarende markering av viktig e-post, men ikke helt på samme måte. Si fra om du ønsker å vite mer om dette.
Oppdatert: For Outlook 2007 var dette enklere, så om du fremdeles bruker denne kan du velge Tools -> Organize (eller tilsvarende på norsk, stå på en e-post du vil bruke som utgangspunkt og velge farge og kriterier.
Jeg blir like irritert hver gang jeg ser disse undersøkelsene om hvor mye tid mange bruker i e-posten. De skiller aldri mellom det å behandle epost og behandling av innholdet i eposten. Her er et eksempel: More than a quarter of the average worker's day is spent answering and reading emails
Man får svar som man spør. Når man spør hvor lang tid man befinner seg i eposten, som for de fleste betyr Outlook, skiller ikke den som svarer på om man behandler e-posten, altså tar stilling til hva man skal gjøre med den og prioritering av dette, men tar også med den tiden man bruker på å behandle den oppgaven som ofte er innholdet av e-posten, eller man skriver en henvendelse, eller gir informasjon til andre. Hvis man ikke hadde gjort dette på e-post, hva hadde alternativet vært? Brev på papir? Telefon? En gul lapp på skrivebordet fra noen?
Faktisk er e-post en veldig effektiv kommunikasjonsmetode fordi jeg kan skrive ned og sende deg det jeg vil kommunisere til deg, tenke gjennom innholdet og så sende det til deg. Du kan så velge å lese dette og evt. reagere på det når det passer deg. Det passer fint med den nye fleksible arbeidshverdagen der vi arbeider på ulike steder og ulike tidspunkt og liker den friheten det gir oss.
Nei, det egentlige problemet er at du ikke tenker på e-post som oppgaver som må tas stilling til og prioriteres, men som noe du leser for å orientere deg. Får du en telefon med et spørsmål du kan svare på svarer du direkte, men kommer det samme spørsmålet på e-post blir den lett liggende litt og blir stadig presset lenger ned i innboksen ettersom ny e-post kommer til og legger seg på toppen. Hva er så løsningen? Jo, det er å behandle og prioritere eposten med en gang idet du leser den første gang. Ikke mulig sier du? Joda, og her er oppskriften.
Selv om jeg mener dette er mulig betyr det ikke at det er enkelt. Særlig for ledere som må levere balansert på flere målområder og samtidig være tilgjengelig for kunder og ansatte. Du kan lese mer om dette i Blir dagens ledere styrt av mailboksen? og Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst
Med den nye Office 2016 for Mac leverer Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange har ventet lenge på. De som allerede bruker Outlook for Mac 2011 vil merke oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet samtidig som programmet både ivaretar hvordan man arbeider på Mac samtidig som det er relativt likt Windowsversjonen. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac.
For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å gjøre de riktige oppgavene og holde styr på alle mine oppgaver.
Her følger en oppsummering av det jeg savner i Mac-versjonen og som gjør at jeg fortsatt vil bruke Windowsversjonen i daglig jobb, selv om jeg bruker Mac til en del andre oppgaver. Det betyr ikke at det er det riktige valget for deg. Det kommer an på hva du prioriterer høyest. For PowerPoint, Excel og Word er forskjellen mellom PC og Mac minimale.
Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.
Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver
For oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.
Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.
Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.
Det er praktisk når du bruke leseruten i Innboksen. Du kan svare på, eller videresende e-post hurtig når du behandler innkommende e-post. Det er fint å sende raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu.
Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.
Svare til andre enn den som sender eposten
Denne muligheten finnes ikke på Mac.
Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.
Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.
OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.
Oppdatering mars 2018: Du kan nå sende epost og møter til OneNote på Mac. Stor forbedring.
På Mac kan du bruke dra-og slipp på eposter og kalenderavtaler til OneNote. Da kommer den inn som et vedlegg.
Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.
På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.
Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen,
Oppdatering mars 2018: Du kan nå vise to tidssoner i kalenderen også på Mac
På Mac kan du legge til tidssone i avtalen for å se tidsforskjellen.
Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.
På Mac can du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.
PS: Er du en ihuga OneNotebruker på Windows vil du også savne en del annet i OneNote for Mac.
Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. juli 2017.
Desember byr på tre inneklemte arbeidsdager i år. Om du ikke tar fri ser du kanskje frem til et rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?
Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?
Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.
Her er hvordan du gjør det på 1-2-3
Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.
Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?
Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?
Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.
Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.
For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?
Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.
Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.
Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner
La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.
Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post
Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist
Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra SmartEndring J Ved å delta på et lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!
Plutselig finner jeg ikke igjen Outlook-mappen der jeg har prosjektkommunikasjon eller annen viktig e-post. Den er bare borte og jeg vet ikke hvordan det har skjedd. Jeg vet at jeg ikke er alene om å ha opplevd dette. Ganske irriterende, ikke sant? Men, når jeg søker etter en e-post jeg vet er i denne mappen får jeg treff. Da vet jeg i alle fall at den finnes et sted. Det var jo bra, men hvor er den?
Her er triks du kan bruke for å finne den. Det er litt komplisert, men følg oppskriften så burde det fungere:
Det er veldig fort gjort å komme borti en mappe og flytte den med et uhell. Jeg opplever det ofte på mine Outlook-kurs når deltakere ønsker å rydde- og lage et enklere mappesystem. Mange har en utrolig mengde med mapper fra flere år tilbake. Måten vi bruker mapper på har vi arvet fra tiden vi jobbet mer med papir. Det er kanskje ikke nødvendig å holde på denne måten å organisere informasjon i dag?
For mer om dette, sjekk ut Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
En stor del av lederes arbeidsdag er hendelsesdrevet og det blir ofte lite tid igjen til planlegging og gjennomføring av aktiviteter som skaper gode resultater. Industriarbeidere og saksbehandlere arbeider etter forutsigbare mønster hjulpet av prosesser og saksbehandlersystemer. Når arbeidstiden er slutt går man hjem og fortsetter der man slapp dagen etter. For en leder er ikke arbeidsdagen over før jobben er gjort. Ledere er ikke målt på arbeidstid, men må balansere planlagte aktiviteter og hendelsesdrevne aktiviteter for å nå avtalte mål. For mange ledere fører det til at de aldri har helt fri og hele tiden tenker på alt de skulle gjort. Dette er utfordrende både for lederen selv og for familien. I følge YS arbeidslivsbarometer 2014 opplever 2/3 av lederne i større og mindre grad at jobben går ut utover familielivet.I den digitale hverdagen de fleste av oss nå lever og arbeider i er det e-posten som for mange skaper de fleste hendelsene. I praksis kan man si at Outlook blir lederens «saksbehandlersystem».
VI kan ikke ignorere Innboksen ettersom både medarbeidere, samarbeidspartnere og kunder forventer å kunne kommunisere på e-post og at henvendelser blir besvart inne rimelig tid. Med kalenderen tapetsert med møter blir det vanskelig å holde tritt så da blir det kveldsarbeid. Samtidig finner mange ikke tid til å jobbe med det de egentlig trenger å gjøre. Hvordan finner du den rette balansen mellom å reagere på e-post og gjennomføre egen plan og uten at du må jobbe døgnet rundt?
Ett vanlig utsagn som beskriver nødvendige paradigmeskifter er "Glødelampen kom ikke til som en videreutvikling av stearinlyset". Jeg vil hevde at vi har et tilsvarende behov for et paradigmeskifte for arbeidsformer. For å holde oss til analogien med lys kan vi se på de nye LED-lyspærene. Utenpå ser lyspæra ikke nødvendigvis veldig forskjellig ut, så man kan lett bli lurt til å tro at det er en evolusjon. Det er ikke riktig! Overgangen fra analog til digital har krevd nytenkning og endring. Dette er et digitalt kvantesprang.
Skal vi stadig behandle mer digital informasjon på kortere tid og nå mer krevende mål må vi som ledere også gjøre et digitalt kvantesprang. Da er et naturlig å se på det verktøyet de fleste av oss bruker fra den første kaffekoppen om morgenen og i mange perioder gjennom arbeidsdagen, nemlig Microsoft Outlook. Dette er mye mer enn et e-postverktøy og har potensial til å være lederens beste digitale planleggings og prioriteringsverktøy.
Ved å utnytte mulighetene i Outlook kan man ta kontroll over egen hverdag og prioritere arbeid som gir resultater. Hvordan?
Først må vi ta kontroll over Innboksen. Gjør vi ikke dette vil mange ha konstant dårlig samvittighet. I tillegg hindrer vi medarbeidere og andre å komme videre i sitt arbeid dersom e-posten er en flaskehals hos lederen.
Det jeg har sett mange gjøre når de kommer på jobben er å hente seg en kopp kaffe, åpne PC'en, og så gå rett inn Outlook for å sjekke e-posten. Du begynner gjerne på toppen med den som er kommet inn sist, leser litt på den og tenker at den må jeg gjøre noe med, men ikke akkurat nå. Nå skal jeg straks i et møte. Så går du videre til neste. Den må jeg gjøre noe med senere i dag! Og den neste, den må jeg huske på å gjøre noe med i morgen. Slik fortsetter du og får fort 8-10 halvleste eposter. Så går du i et møte, og når du kommer tilbake må du begynne på nytt, for du har jo ikke gjort noe med de epostene du har lest. I tillegg er det kommet en del nye på toppen!
I en hektisk hverdag med mye møter og andre oppgaver er det ikke lett å holde tritt. Listen over e-post du skal gjøre noe med blir bare lenger og lenger. På denne måten blir det du ser på skjermen bare er toppen av isfjellet. Under vannet ligger det en ukjent antall timer med arbeid. Hver gang du har litt tid forsøker du å smelte isfjellet. Du åpner en e-post og tenker - kanskje jeg kan behandle denne nå? Nei, den rekker jeg ikke nå. Kanskje denne?
Du ender med å åpne hver e-post mange ganger før du endelig får gjort noe med dem og det er veldig lite effektivt. Kjenner du deg igjen? Det gjelder å gjøre deg ferdig e-posten du har åpent slik at du kun behandler den en gang i Innboksen. Det du ikke kan besvare, delegere, eller slette med en gang kan du flagge for oppfølging der du bestemmer tidspunktet ved å stille deg spørsmålet: Hvor viktig er oppgaven og hvor mye haster den? Ja, det krever selvdisiplin og innarbeiding av en ny arbeidsvane for å få det til, men belønningen er stor. Erfaring viser at dette sparer deg minimum 20 minutter om dagen. Høres lite ut? Vel, det blir to arbeidsuker i året :-) Har du noe du kan bruke dem til? I tillegg kommer den gode følelsen av å være ajour.
For flere detaljer om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist
Med Innboksen under kontroll gjelder det å lage en prioritert plan for arbeidet der noen av oppgavene kan ha kommet inn via epost, men som leder har du sikkert en egen plan å gjennomføre og hvor skriver du opp de oppgavene du må gjøre for å gjennomføre planen? Nå har du allerede en del oppgaver i Outlook så det beste er kanskje å skrive inn dine egne oppgaver der også? Da har du alt samme sted. Får du til dette er det mye enklere å balansere arbeid du må gjøre for å nå dine mål og arbeid du må gjøre for å støtte andre. Klarer du å planlegge din neste uke på denne måten er det ikke urealistisk å omprioritere fra en halv til en hel dag i uken. Resultatet er at du oppnår bedre resultater fordi du ikke blir slave av Innboksen og arbeider med de riktige oppgavene. For praktiske tips om dette, se Du tar på deg for mye for andre! Lær hvordan du kan styre din arbeidsbelastning
Denne bloggen står også på trykk i Ledernytt 03/2015
Mange jeg kjenner gjør mer og mer fra mobilen, leser e-post, gjør avtaler og håndterer enkle arbeidsoppgaver. Særlig om man har en + størrelse telefon. Nå får man jo Office-programmer som Word og Excel også på telefonen så man kan faktisk gjøre ganske mye så lenge man har tilgang til filene på OneDrive, SharePoint, eller Dropbox.
Bruker du Office på jobben er sannsynligheten stor for at du også bruker Outlook til e-post og kalender. I tillegg har du kanskje en privat gmail-, eller Outlook.com/Hotmail-konto. De fleste jeg kjenner bruker de innbygde appene som følger med telefonen for e-post og kalender. Det gjorde jeg også inntil nylig (på iPhone). Men så leste jeg en test på nettet som gjorde at jeg begynte å tenke litt. Jeg har Word, Excel og Powerpoint på telefonen, så hvorfor har jeg ikke tatt i bruk Outlook-appen også? Gammel vane :-)
Her finner du testen: http://www.theverge.com/2015/5/28/8673523/best-iphone-email-app-outlook-gmail-apple-mail-ios
Ikke bare ser Outlook-appen ut til å være den beste mot Microsoft, men også for gmail og andre e-postkontoer. Jeg har tre postbokser koblet opp (Office 365, gmail og Outlook.com) og det er veldig praktisk.
Du er på farten og PC'en er langt unna. Så ringer Eva og sier at de mangler en faktura som du har. Ja, ja sier du. Jeg sender den når jeg kommer på kontoret i morgen. Ikke helt det svaret Eva ville ha. Ville det ikke være fint å kunne fikse det med en gang? Det er ikke så enkelt med den innebygde e-postappen. Med Outlook mobilapp kan du sende filer selv om de ikke ligger på telefonen. Har du dem liggende på Dropbox, OneDrive, Google får du automatisk opp de siste filene dine og full tilang til alle filer om du vil og kan enkelt sende dokumenter. Jeg er vanligvis ikke tilhenger av å sende dokumenter rundt på e-post :-), men i dette tilfellet er det veldig praktisk.
Mens du fikser dette får du en møteinvitasjon. På den innebygde appen får jeg lite støtte for å vite om jeg kan delta. Outlook mobilappen forteller meg imidlertid når møtet er, hvor lenge det varer og om det er i konflikt med andre møter i kalenderen min. Da er det enklere å svare med en gang.
Det finnes en del andre muligheter også, som automatisk prioritering av den antatt viktigste e-posten og sende forslag til møte med flere mulige tidspunkt. Det er også raskt å arkivere, og har du ikke tid til å se på e-posten med det samme kan du utsette den. Det er ingen risiko forbundet med å prøve ut Outlook fordi du beholder den vanlige mail og kalender appen og kan bruke dem i parallell.
Jeg har testet appen på både iPhone og Android og synes det fungerer veldig bra for epost og kalender, men jeg skulle ønske jeg også kunne håndtere oppgaver her, men det må man foreløpig ha en egen app for.
Er du av dem som starter å planlegge mål og hvordan du skal nå dem som nyttårsforsett? Da er du kanskje ferdig med en plan i løpet av januar og innen du får summet deg til å virkelig starte gjennomføringen er første kvartal gått. Om du starter med å lage en mal for en handlingsplan må du jo ikke fylle ut hele planen på en gang. Da kan det kan bli helt uoverkommelig. Om du ikke bytter jobb nå har du kanskje allerede noe å bygge på fra i år?
Ved å bruke litt OneNote-magi kan du så fylle inn i planen din etter hvert som du kommer på gode ideer. Her er hvordan du starter:
Start OneNote på PC, Mac, eller nettbrettet ditt. Velg SETT INN og lag en tabell med ønsket antall kolonner og rader som vist under. Skriv inn overskrifter og legg inn det du har for øyeblikket.
Når du nå kommer på gode innspill fremover kan du legge dem inn der og da. Du kan til og med gjøre det fra telefonen! Den har du jo alltid med deg. Da er sjansen god for at du har en plan klar i løpet av desember og kan feire dette på nyttårsaften :-)
Kjenner du ikke OneNote? Har du Microsoft Office har du også OneNote. Og du kan dele notater både mellom egne enheter som PC, Mac, nettbrett og telefon, og du kan dele med familie og kolleger. For mer informasjon se http://www.onenote.com/
Vil du ha mer inspirasjon til å prøve ut OneNote se:
Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!
God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!
Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote
Mange har i dag bærbar PC med relativ liten skjerm, men har en stor skjerm på skrivebordet. Før var det en luksus ikke alle unnet seg, men i dag får du en 24" skjerm for en drøy tusenlapp. Om ikke bedriften har investert i dette ennå kan du si at man kan kjøpe 5 skjermer for samme pris som en mobiltelefon, og skjermen varer garantert mye lenger :-)
Det jeg har sett mange gjøre er å vise det samme bildet på begge skjermer. Det er litt dårlig utnyttelse av mulighetene. I flere tilfeller er det veldig greit å kunne bruke to skjermer.
Koble først til ekstern skjerm. Ser du samme bilde på begge skjermer trykker du Windowstasten og P samtidig og velger Utvid. Da vil du ha en primærskjerm og en sekundærskjerm du kan dra vinduer over på.
Arbeide med flere Outlook vinduer
De fleste tilbringer vesentlige deler av dagen i Outlook og skifter 
mellom e-post, kalender og kanskje oppgaver. Da er det veldig fint å få bedre oversikt med å disse i ulike vinduer. Om du står i e-posten, høyreklikk på Kalender og velg Åpne i nytt vindu. Nå har du både et e-postvindu og et kalendervindu. Nå kan du dra kalendervinduet over til den andre skjermen og kan beholde god oversikt over dags- og ukeplanen din gjennom dagen selv om du jobber med Innboksen.
I nettmøter
Deltar du i nettmøter vil du gjerne se deltakere, presentasjoner og innhold på skjerm andre deler med deg. Da fylles skjermen fort opp. Hvor har du dokumenter du trenger til møtet og hvor gjør du nå dine møtenotater når skjermen er fylt med nettmøteinnhold? Da er det veldig praktisk å ha nettmøtet på en skjerm og kunne bruke den andre til eget materiale og møtenotater. Dette er ikke minst praktisk om du skal presentere selv i nettmøtet. Start nettmøtet og flytt det til den andre skjermen så kan du arbeide med bedre oversikt
I PowerPoint-presentasjoner
Her er ikke poenget så mye å ha en ekstra skjerm på arbeidsplassen, men kunne koble til prosjektor og vise lysbildene der, mens du ser presentasjonsvisning på egen skjerm. Da kan du se alle lysbildene som kommer, kunne hoppe over ett om du har dårlig tid, og kunne lese egne lysbildenotater som bare du ser. For å gjøre dette må du også velge Utvid oppsettet som beskrevet over. Prøv det neste gang du presenterer og du vil aldri unnvære det igjen :-)
Om ikke presentasjonsvisningen kommer opp som forventet, sjekk oppsettet i presentasjonen.
Har du Office365 på jobben? Vet ikke? Det kan du fort finne ut. Gå til https://outlook.office.com/ og forsøk å logge deg på. Vanligvis må du ha en pålogging på formen fornavn.etternavn@organisasjon.no Kommer du inn vil du se et bilde lignende dette.
Der ser du en ny inndeling der hvor mappene dine er som heter Grupper. Nå kan du legge til en gruppe. Her er hvordan du gjør det i fire trinn.
Du, og de du har invitert til gruppen kan nå ha samtaler, dele dokumenter og notatbøker og ha en felles kalender. Du må nesten bare prøve det ut. Når du har opprettet gruppen kan du laste ned appen til iPhone, Android og Windows phone.
Dette gir dere muligheten til å samarbeide fra en hvilken som helst nettleser, fra PC og mobil. Har du fått den helt nye Outlook 2016 på PC'en din støttes grupper også her.
For mange kan grupper erstatte spesialiserte løsninger som ikke henger sammen med Office på samme måte som grupper i Office365 gjør. Det gjør det også mulig for vanlige brukere å opprette dette uten å spørre IT, og kan være enklere enn å opprette samhandlingsrom på en SharePoint løsning.
Send meg gjerne noen ord med dine erfaringer, eller spørsmål. Enten som en kommentar her, eller på Bjorn@SmartEndring.no
Jeg kommer til å arbeide med å finne relevant bruksområder for dette som kan bidra til smartere arbeid og samarbeid. Får jeg dine innspill lover jeg å dele tilbake igjen gode tips og råd for bruk av grupper.
Møter er mye utskjelt, men er etter min mening "limet" i teamsamarbeid. Vi har møter for å dele ideer, bli enige om retning, status i prosjekter og mye annet. En rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%!
Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang, og du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre.
Men det er klart, det er ikke nok å møtes, man må ha et klart formål og vite hva man vil ha ut av det :-)
Vanlig møteopplevelse
Vi trenger gode møter! Likevel opplever mange dette, særlig i gjentakende møter som team-møter og prosjektmøter:Ingen vil jo ha dårlige møter, men et forberedt møte krever vanligvis mye organisering og fører til mye e-postutveksling. Vi har rett og slett ikke tid til å gjøre dette i en hektisk hverdag. Dermed blir agendaen til i møtet og det blir opp til hver enkelt å følge opp så godt man kan. Da er det ikke rart det går galt.
God møter ved bruk av OneNote
Men med å ta teknologien du allerede har til hjelp kan du får orden på dette. Ved å legge alle møtenotater i en felles OneNote (ja du har dette programmet) kan du planlegge, gjennomføre og følge opp møter uten å sende en eneste e-post samtidig som alle møtene er dokumenterte. Her er hvordan:
Du kan gjøre dette med OneNote 2010 og OneNote for Mac også, men det ser litt forskjellig ut. Og du kan selvsagt delta i møtet med nettbrettet ditt, ha agenda tilgjengelig og gjøre dine notater der. Disse finner du fint igjen på PC'en vel tilbake på kontoret. Vanskelig? Nei, men det krever litt tilrettelegging og disiplin. Jeg hjelper dere gjerne. Bildene over er utdrag fra min 2-timers team-workshop Smart arbeid og samarbeid med OneNote
Se gjerne også Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!
Har du opplevd å kalle inn til møte i godt tid, og så er det noen som melder avbud kort tid før på grunn av reise, sykt barn, eller fordi de har andre grunner til å ikke komme på kontoret når møtetidspunktet er der?Å ringe inn, eller gjøre om til nettmøte på sparket blir for vanskelig fordi vi ikke har tenkt igjennom og planlagt med at dennesituasjonen kan oppstå. Derfor, planlegg alle møter som nettmøter! Det koster ingenting. Bruker du Lync / Skype for Business kan du bare trykke på Nytt Lync-møte istedenfor Nytt møte i Outlook. Det er helt gratis :-) Du kan selvfølgelig også legg til møterom som vanlig og bare bruke nettmøtet om ikke alle kan være tilstede.
Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.
Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!
Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.
Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!
Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.
Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!
Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.
Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)
Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette her: Smart arbeid på kryss og tvers med Skype for Business og Lync
Har du oppgradert til Windows 10 og startet og tatt i bruk den nye nettleseren Edge?
Det er den første nettleseren (som jeg vet) der du kan gjøre noe med 
nettsidene. Jeg kopierer ofte innhold av nettsider når jeg samler stoff til foredrag eller prosjekter. Problemet er at når jeg ser på det senere lurer jeg på hva som var interessant på den nettsiden. Det som er det fine med Edge er at du kan merke områder og gjøre notater rett på siden og så kan ta vare på det hele i OneNote. Du kan også markere noe på siden og sende den til noen på e-post. Se etter notatsymbolet øverst i høyre hjørne.
Jeg trenger en ny temperaturføler til grilltermometeret og fant dette på Webers nettsider. Her ringet jeg rundt det jeg trengte og skrev et kommentar til meg selv før jeg sendt den til OneNote. Siden denne ligger i skyen har jeg den nå tilgjengelig fra telefonen og kan enkelt ta den med meg til butikken.
Jeg kunne også valgt å sende den på epost til noen som kunne ha skaffet meg denne. Det hadde vært fint, men dessverre må jeg nok ordne dette selv :-)
Trykk på deling (ringen med tre små prikker på) og velg hvor du vil sende nettsiden med dine tegninger og kommentarer på.
Er du ennå ikke OneNotebruker? Har du Office på Windows har du allerede OneNote. På Mac, nettbrett og telefon kan du laste den ned gratis fra Appstore eller Google play. Mer informasjon finner du på https://www.onenote.com/
Jeg liker PowerPoint. Det er kanskje det verktøyet i Office jeg bruker nest mest - , etter OneNote . Men det er et presentasjonsverktøy og ikke et møteverktøy. Å vise ideer og forslag i PowerPoint signaliserer at de er ferdige og at du bare vil presentere dem til andre. Å vise det samme i OneNote derimot viser at du fremdeles er åpen for innspill og forandringer. Du kan også enkelt endre der og da basert på innspill fra andre.
Du kan åpne innholdet ditt i flere vinduer samtidig med å trykke Ctrl+M, eller velg Visning -> Nytt vindu i menyen. Oppdatering januar 2018: Nå kan du gjøre dette også på Mac-versjonen.
I det vinduet du viser til andre kan du ta bort distraherende elementer, som verktøylinje og sideoversikt. Det gjør du ved å klikke på dobbeltpilen i øvre høyre hjørne av siden. Dette vinduet kan du nå dra over på en annen skjerm møtedeltakerne ser, eller prosjektor. Nå kan du fortsette å redigere i det opprinnelige vinduet, og du kan se på din egen skjerm istedenfor å få kink i nakken med å måtte se på lerretet når du skal skrive.
For å kunne se ulikt innhold på din skjerm og på en annen skjerm eller prosjektor, trykk Windowsknapp+P og velg Utvid. På Mac kan du velge Eple-Systemvalg-Skjermer-Organisering og ta bort haken i "Like skjermer" om du får samme innhold på skjermene.
For mer om å bruke OneNote i møter, se
Vi er vant til å kunne dele våre Outlook-kalendere på jobben, men for å få hverdagen til å gå opp ville det være fint å se konas/mannens jobbkalender også
Read MoreDigital overbelastning? Løser du med psykologi - lær å ikke sjekke mobilen hele tiden, eller teknologi - Slå av varsler, regler/filter for å begrense e-postavbrytelser
Read MoreHjelper ledere og kunnskapsarbeidere å ta kontroll over egen tid, prioritere og samarbeide bedre på kryss og tvers i den nye arbeidshverdagen.
Abonner på bloggen og få gratis ebok
