Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

Har du funnet en app du liker for å behandle oppgaver på telefonen? Jeg har prøvd en del og funnet dem altfor kompliserte.

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

20150718_061314000_iOS

Men i den siste oppdateringen av OneNote er det kommet en genialt enkel oppgaveliste.

Når du velger ny side får du tre valg, Notat som gir en vanlig side, Bilde som setter inn bilde fra telefonen og nytt nå er  Liste som du kan bruke til oppgaver, handleliste og sjekklister.

20150718_061700000_iOS

Dette er en veldig enkel måte å lage lister på som ikke krever at du er superorganisert. Du kan lage en liste når du trenger det og bruke til det du finner hensiktsmessig uten at du trenger å reorganisere livet ditt :-)

Prøv selv!

For mer om lister se Få med alt til ferien med pakkeliste i OneNote

For eksempel på det unike med å ta bilder til OneNote, se God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

For meg er OneNote blitt mitt universalverktøy som jeg bruker til flere og flere oppgaver og på PC, Mac, nettbrett og telefon. Det fine er at alle enheter automatisk synkroniseres så jeg kan notere noe på telefonen og arbeide videre med dette på PC.

Vi sparte x-hundretusen kroner på å innføre videomøter! Men tapte vi engasjement i arbeidet?

Sparerpengervideokonferanse

Det finnes mange artikler om å spare penger med å ha video og nettmøter i IT-, ledelse- og økonomipresse. Det er fint for ledelsen, men det bidrar ikke veldig til å motivere medarbeidere når man innfører video- og nettmøter som sparetiltak. Hadde det ikke vært mer inspirerende å høre at man kan få bedre og mer effektive møter og spare tid med fantastiske nye muligheter? Det er imidlertid ledelsen forsiktige med å love.

Stort sett alt som er skrevet om å øke produktivitet er beskrevet av leverandører av nettmøte og konferansesystemer. De kjenner sine systemers muligheter. Det gjør ikke alltid brukerne av systemene. De artiklene som beskriver fordelen for virksomhetens side beskriver oftest at de sparer penger.

Fokus i artikler som beskriver hvordan bedriften sparer penger er ofte grunnet i at IT-sjefen eller økonomisjefen er intervjuet. Det er få som spør brukerne. I så fall er det en leder som synes det er bra å slippe noen reisedøgn i året, mens medarbeidere som har lite reiser tvert imot synes det er ille å bli fratatt de få mulighetene han hadde til å treffe kolleger andre steder i landet av og til og nå bare møter dem på video.

Nettmøter er effektivt og sparer mye tid, men når er fysiske møter best?

Men det er virkelig mulig å gjøre nettmøter både gode og inspirerende. Problemet er at det ikke kommer av seg selv og er vanskeligere å måle det positive resultat av en det er å måle redusert reisekost.

Det er en almen misforståelse at nettmøter er det samme som vanlige møter, bare at deltakerne sitter ulike steder. Derfor legger ikke bedrifter opp til å lære de ansatte nye arbeids og møteteknikker som kan gjøre nettmøtene gode. Du kan for eksempel ikke legge opp til å holde en 15 minutters PowerPoint presentasjon og så ta spørsmålene til slutt. Da har de fleste falt av for lenge siden. Du må engasjere med møtedeltakerne kontinuerlig for å holde deres oppmerksomhet i møtet. Og du ser ikke når de faller av …

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Basert på mange års erfaring i å samarbeide med kolleger verden over i Microsoft har jeg identifisert tre konkrete jobbscenarier der nettmøter virkelig kan bringe verdi og som til og med kan gjøre disse møtene mer effektive enn om vi satt i samme rom.

Samarbeid, kommuniser og prat med kolleger som om vi satt rundt samme bord!

Q&A

Det første scenariet er det naturlige samarbeidet man får når man sitter i samme lokale og kan rusle bort til noen å spørre "Har du 5 minutter?" Øyeblikksmeldinger sammen med dokumentdeling og videosamtale er det som gir disse mulighetene på avstand. Du kan ta et raskt samarbeidsmøte. Jobbe på samme dokument, eller manipulere tall sammen i Excel mye enklere enn om din kollega satt ved siden av deg.

Gjennomfør nettmøter som om vi skulle sitte i samme møterom!

Lync-board

Det vi ofte gjør når vi har møtene i møterommet er å vise PowerPoint, samt skrive og tegne på whiteboard og flip-overark. Det fine med det er at alle kan sprette opp fra stolen og skrive noe og være aktive møtedeltakere. I tradisjonelle videomøter har man vanligvis ikke denne muligheten. Om man er flere møtedeltakere i samme rom som deltar i nettmøtet er ofte bare en koblet opp mot møtet med sin PC og kan bruke samarbeidsverktøy som for eksempel digital tavle. Da blir de andre lett tilskuere. Dersom alle deltar fra sin PC har alle en "tusj" hver til å skrive på tavlen. På denne måten er det mye enklere å sikre engasjement fra alle møtedeltakere.

Hold presentasjoner i nettmøter som om deltakerne sitter i samme sal!

Lyncmøte

Til sist har vi det store avdelingsmøtet eller allmøtet med flere titalls deltakere sittende rundt omkring. Sjefen setter i gang med å presentere månedens resultater og innen 5 minutter er gått lytter de fleste med et halvt øre mens de forsøker å arbeide seg gjennom e-post som har hopet seg opp i Innboksen. Men det trenger ikke være slik. Legg opp til hyppig feedback og små quiz som en del av presentasjonen så får du den ønskede oppmerksomhet. Det kan forberedes før møtet og enkelt integreres med presentasjonen din.

Du tror kanskje ikke du har alle disse mulighetene, men har virksomheten et felles system for nettsamarbeid og møter som for eks. Lync, Sametime, WebEx eller Hangouts har du dette tilgjengelig. Du må bare lære å bruke det :-)

Trenger du/dere hjelp til dette kan dere lære å mestre alle tre scenarier på bare to timer. Les mer om dette på Smart samarbeid på kryss og tvers.

Vi vet hvorfor du kommer for sent til møtene og ikke kommer igjennom oppgavelisten. Vil du endre på det?

040514_0739_Hvorforkanv1.jpg

Det er lett å irritere seg over de som alltid kommer for sent til møtene. Ofte er det de samme som aldri kommer gjennom oppgavelistene og som konstant tar på seg flere oppgaver enn de noen gang kan gjøre. I henhold til Sumathi Reddy som skriver om dette i The Wall Street Journal kommer dette av "planning fallacy". Dette ble skrevet om av den senere så  berømte nobelprisvinneren Daniel Kahnemann allerede i 1972.  Det kommer av at hjernen vår gjør en feilslutning (fallacy) i forhold til hvor lang tid ting tar. I dagligtale kan vi omtale disse som tidsoptimister. Det som er lite oppløftende med dette er at denne egenskapen/vanen er noe av de vanskeligste å endre på. Noen forsøker å kompensere med å stille klokken noen minutter for fort, men vi vet jo at det bare virker en kort stund før vi tar det med i beregningen :-)

Det er imidlertid noe man kan gjøre dersom man vil ta et oppgjør med seg selv på dette og er motivert til å sette inn noen tiltak. Generelt vil det hjelpe å tenke igjennom oppgaven, eller hva som skal til for å komme tidsnok til en avtale og bryte det ned i mindre deler. For eksempel. For å rekke møtet kl. 10 må jeg avslutte forrige møte 9.45. Så bruker jeg 5 minutter på å pakke sammen og komme meg ut av rommet. Det tar 10 minutter å gå dit jeg skal og jeg må sette av 5 minutter til en tur på toalettet. Gjør man ikke dette blir man gjerne sittende i møtet til fem på 10 og så er man 10 minutter for sent til neste møte.

Det samme kan du gjøre med oppgaver. Hvilke konkrete handlinger må du gjøre for å fullføre oppgaven og hvor lang tid tar hver oppgave. Du vil bli forbauset når du summerer. Summen er vanligvis mye høyere enn den tiden du hadde kommet frem til med magefølelsen.

Den amerikanske sosiologen Lisa Bernstein har kommet frem til noen veldig praktiske tips du kan prøve om du synes det er vanskelig å komme i tide til avtaler:

1. Ikke si ja til to møter på samme tid. Aksepter at du bare kan være ett sted (Ja, mange gjør dette ….)
2. Dersom du har et tidlig møte på jobben, legger du frem klærne du skal ha på deg dagen før. Ikke bruk en alarm med slumrefunksjon!
3. Legg inn reisetid i kalenderen. Ikke bare møtetiden. Ta høyde for å miste en buss, eller at det kan være trafikk. Tenk så forbauset dine kolleger blir om du kommer 10 minutter før møtet :-)
4. Er du hardt rammet av feilslutningsproblemet, sett på en alarm når du må gå for å rekke noe. Er du i et annet møte kan du benytte anledningen til å forklare alarmen med at nå må du gå for å rekke neste møte.

Tapetkalender

Det er selvfølgelig en annen grunn til at mange kommer for sent til et møte og det er vegg-til-vegg møteavtaler. Hvis alle møter er 30 eller 60 minutter slutter gjerne ett møte i det et nytt starter. Google har gjort noe med dette. De har laget det de kaller raske møter. Dersom du bruker Google kalender, gå inn på innstillinger og endre dette. Da vil du automatisk få 25 og 50 minutters møter.

Skjermbilde 2015-03-12 kl. 14.33.47

For Outlook må du endre møtelengde for hver møteinnkalling. For mer om dette, se gjerne Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Leser du e-post på telefonen? Det straffer seg å være for nysgjerrig

De fleste synes det er flott å ha muligheten til å lese E-post på telefonen. Det betyr at du kan holde deg oppdatert på bussen, mellom møter, og …. under middagen :-S Du starter gjerne med å lese E-post når du er på vei hjem, sjekker noen ganger i løpet av kvelden, og på vei til jobben neste dag. Du får en følelse av å være oppdatert på E-posten din. Det kan føles bra helt til du kommer på kontoret, åpner Outlook og finner 20-30 halvleste E-poster der.

Problemet med å lese E-post på telefonen er at du må lese og behandle dem om igjen på PC'en, siden det er håpløst å behandle E-posten helt ferdig på telefonen. Det er krøkkete å svare på E-post på grunn av telefonens minitastatur og det er vanskelig å sjekke annen informasjon du trenger for å behandle E-posten når du ikke er på PC'en.

Mentalt er du nå litt ferdig med de E-postene du har lest, så når du jobber i Outlook på kontoret og det strømmer inn nye E-poster prioriterer du disse istedenfor å behandle ferdig dine halvleste E-poster. På denne måten ender du lett opp med et isfjell av E-post i Innboksen din der bare de nyeste er synlig over vannet, mens de fleste gjemmer seg under overflaten. Det kan føre til at du overskrider tidsfrister, og de som har sendt deg E-post tror du ikke prioriterer deres E-post siden de ikke får noe svar fra deg.

iPhne regler

Men, om du er bevisst på farene og mulighetene kan telefonen bli et veldig bra supplement for å behandle e-posten. Jeg deler inn E-post jeg vil se på telefonen i to grupper.

1. Viktig E-post jeg må lese så fort som mulig. Dette er E-post der jeg står spesifikt på Til: linjen. Jeg ser normalt på hvem som har sendt den og overskriften for å bestemme om den haster og trenger å lese den nå. Hvis ikke lar jeg den ligge ulest og behandler den på PC'en senere. Jeg vet dette er vanskelig fordi nysgjerrigheten tar overhånd, eller vi går bare automatisk fra en e-post til den neste.
2. Informasjon jeg må leses men som ikke haster. Dette er nyhetsbrev, e-post fra LinkedIn og tilsvarende, eller der den er sendt til en distribusjonsliste. Disse leser jeg gjerne på bussen, eller når jeg venter på noe og ikke kan gjøre noe annet fornuftig arbeid. Disse trenger jeg normalt ikke å behandle videre på PC etterpå, så de er jeg ferdige med når de er lest.

For å skille det viktigste jeg vil se på med en gang fra det som kan vente til senere bruker jeg Outlook regler for å skille ut det som ikke haster i mapper. Siden dette skjer på serveren vil jeg nå bare se den viktigste e-posten i innboksen på telefonen, mens jeg må gå inn på andre mapper spesifikt for å lese resten av e-posten. For oppsett av dette, se

La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten

Hvis du følger dette holder du deg oppdatert på steder og tider du ikke kan arbeide likevel ved å ta unna lesestoffet på bussen. Det virker for øvrig like bra på nettbrett og da er det enda enklere å lese. Hvis du i tillegg stagger nysgjerrigheten og bare åpner og leser e-post i Innboksen du mener ikke kan vente vil du nå behandle resten av e-posten mer effektivt på kontoret.

Hold kontakten med familie og Skypevenner fra Lync

I den nye, fleksible arbeidshverdagen går av og til jobb og familieliv om hverandre. Du har kanskje en tenåring hjemme og en sønn eller datter som studerer i utlandet? Det er ikke alltid det passer å bare være tilgjengelig bare på kvelden. Av og til er det viktig å være tilgjengelig der og da når de trenger det.

Mange virksomheter bruker i dag Microsoft Lync til å kommunisere med kolleger og forretningskontakter, mens særlig den oppvoksende generasjon bruker Skype for å chatte og for å snakke med hverandre helt gratis.

Nå kan du invitere familien til å koble seg opp mot ditt Lync-nettverk på jobben fra Skype. Da kan du være tilgjengelig for dem når de trenger det og du kan enklere nå dem når du sitter med jobb-PC'en. Det fine er at de ser din tilgjengelighetsinformasjon i Skype, så de kan se når du er "rød", altså opptatt i møte og når du er grønn og kan ta en samtale med dem.

Her er hva du gjør:

1. Trykk på symbolet for å legge til kontakt. Det er den lille personen med + på seg
2. Velg Legg til en kontakt som ikke er i organisasjonen, og velg Skype
3. Fyll inn Skypeadressen til den du vil legge til og gruppetilhørigheter
4. Trykk OK. Nå vil det bli sendt en forespørsel til den du inviterer.
5. Så snart forespørselen er akseptert vil du kunne se tilgjengelighetsinformasjon, chatte og starte en samtale.

Smart bruk av iPad, OneNote og god e-post mest populært i 2014

I følge blog-statistikken har dere lest 18.000 SmartEndring blogginnlegg i løpet av 2014. Tusen takk for det J Det er tydelig at e-post fremdeles er en stor utfordring for mange, og tips og triks rundt både det å håndtere innkommende e-post og sikre seg at andre leser din e-post er mye lest. Til tross for at mange har spådd e-postens død er det tydelig at det ikke blir mindre e-post i 2015. Heller mer … For å ta kontroll over all e-post som strømmer kontinuerlig inn i Innboksen din, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist. Er du usikker på om folk faktisk leser det du sender dem kan du hente noen tips i dette innlegget: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!

I løpet av 2014 er iPaden uten tvil blitt tatt mer og mer i bruk for jobbformål. Mange tar med seg denne i møter istedenfor PC. Det mest leste SmartEndring blogginnlegget i 2014 er da også Den beste bruken av iPad på jobben er …. som forteller hvordan du kan bruke den som notatblokk.

112514_2047_Ikkekombakp1.png

Kanskje den viktigste appen som gjør iPad så nyttig på jobben er Microsoft OneNote som binder sammen informasjon på PC, Mac, nettbrett og telefon. Et praktisk eksempel på dette finner du i Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan! Men OneNote er også utrolig nyttig til mange private formål og det best leste blogginnlegget om OneNote i 2014 var Den enkleste måten å ta vare på og finne igjen kvitteringer

Følg med i 2015 for flere innlegg som kan hjelpe deg å redusere stress og skape bedre resultater. Ikke fyll hodet med alt du skal huske, men frigjør plass til innovative tanker ved smart bruk av teknologi og enkel struktur.

Godt nytt år!

Bruk inneklemte dager på jobben til å redusere stress og få bedre 2015-resultater

Desember byr på to ganger to inneklemte arbeidsdager i år. Om du ikke tar fri ser du kanskje frem til et par rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)

Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?

Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?

Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.

Her er hvordan du gjør det på 1-2-3

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner

La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra SmartEndring J Ved å delta på et lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!

Prøver du å huske, eller lar du din hjerneutvidelse gjøre det for deg?

Hjerneforskere er enige om at hjernen er et særdeles upålitelig instrument til å huske nøyaktig. Selv om den har stor kapasitet til å lagre informasjon er vår evne til å finne riktig informasjon tilbake begrenset.

Vi mennesker har gjennom historien stadig lett etter muligheter til å bøte på denne utilstrekkeligheten. Et av de største gjennombruddene skjedde for ca. 5000 år siden ved at man startet å ta i bruk et skriftspråk og et av de største bidragene til utviklingen av skriftspråk var antakelig handel. Med stadig større handel ble det umulig å huske innhold av lager, og ha oversikt over salg uten å skrive det ned. Senere kom så andre tekster. I begynnelsen skrev man på leirtavler, så papyrus, pergament, og fremdeles i dag på papir. For å lagre og gjenfinne informasjon utviklet man arkiv- og indekseringssystemer.

Etter hvert som omløpshastighet og global informasjonsdeling økte på en måte som gjorde analog behandling av store informasjonsmengder upraktisk gjorde man så det neste store gjennombruddet for å skjøte på hjernen med digital informasjonsbehandling. Og etter hvert som informasjonsmengdene har økt har vi gått fra hullkort, til disketter, til platelager, og endelig til kompakte lagringssystemer på minnekort som får plass i en smarttelefon.

Med dette kan vi avlaste hjernen og lagre og finne igjen store mengder informasjon på en pålitelig måte når vi måtte trenge det. Datamaskiner og telefoner er blitt en hjerneutvidelse som gjør oss i stand til å håndtere de enorme mengdene med informasjon som i dag strømmer imot oss i alle kanaler og som hjelper oss å filtrere, prioritere og huske det som er viktig for oss. Og blir det fullt kan vi bare sette inn et nytt minnekort i vår hjerneutvidelse.

Når vi overlater lagring og gjennomfinning til vår hjerneutvidelse lager vi plass i hjernen til å arbeide med det som er viktigst for oss til enhver tid, til å være kreative, innovative og ikke til å fylle hjernen med ting vi må huske.

Likevel opplever jeg at mange ikke helt bruker sin hjerneutvidelse (PC og telefon) optimalt, men forsøker å gjøre jobben selv. Det kan være utfordrende fordi din hjerneutvidelse tenker ikke, er ikke kreativ og kan ikke prioritere for deg. Da gjør du det vanskelig for hjernen din.

For flere tanker om dette, ta en titt på denne 3-minutters videoen: Jeg vet hvordan og jeg kan gjennomføre det!

En av våre hjerneutvidelser er oppgavelister der du kan parkere ting til du er klar til å gjøre dem og på denne måten frigjøre hodet til andre tanker. Men, siden mange oppgaver i dag kommer via e-post kan lett gå over styr og du ender opp med at hele Innboksen din blir en lang huskeliste. For å unngå dette, les Er du utsatt for Innboks-stress?

"Vi har så gode IT-systemer så opplæring er ikke nødvendig" - Særlig!

En gjenganger i de årlige medarbeiderundersøkelsene er at mange synes de arbeider unødig tungvint med IT-systemene ifølge professor Thomas Hoff ved UIO. Dette kan være årsak til stress og frustrasjon.

Det norske samfunnet blir stadig mer digitalisert. Arbeidsplasser, både private og offentlige, investerer i digitale tjenester og verktøy. Men verre er det med opplæringen av de ansatte i bruken av disse verktøyene kommer det frem i en undersøkelse som InFact har gjort for konsulentselskapet Vivento.

Noe av skylden må nok IT-leverandørene ta på seg fordi de bruker som salgsargument at "våre systemer er så intuitive". Det er dessverre ikke riktig. Det er det for IT-entusiastene, men det utgjør en veldig liten del av brukerne.

Det første vi tenker på når vi snakker om IT-systemer er gjerne regnskap, lønn og lignende, men hva med de IT-systemene som er mest kritisk for alle? Det vi bruker hver dag og ikke klarer oss uten, nemlig e-post, kalender, oppgavehåndtering, dokumentløsninger, kommunikasjonsløsninger med nettmøter osv. Det er de som gjør gir oss fleksibilitet til å arbeide ulike steder og uten å være låst til kontoret. Dette er noe alle vil ha, men uten opplæring sliter mange og det blir en unødig stressfaktor. Les mer om dette i Er du stresset? Jobb med årsaken, ikke behandle symptomene

Du kan lese mer om manglende IT-opplæring i Digi-artikkelen Kjøper IT-systemer, men dropper opplæringen. Jeg må bare sitere den første leserkommentaren til artikkelen som beskriver dette:

"Jeg får veldig lyst til å legge hele dette ansvaret på den ansatte, når de er ansatt for å utføre en jobb som krever et programvare er det de selv som må lære seg det. Jeg regner meg selv som datakyndig, jeg har aldri hatt noen opplæring i data. Programvare er stort sett intuitive, man må bare være nysgjerrig og ikke være redd for å trykke feil. Trykk i vei, les det som står og se hva som skjer."

Det er kanskje ikke noen overraskelse at det kom sterke motreaksjoner på dette, og det fra folk som leser IT-nyheter :-)

Dette gjelder ikke bare opplæring i bedrifts-spesifikke systemer, men i like stor grad standardsystemer alle bruker for epost, dokumentarbeid, møter og annen samhandling. Sjekk gjerne ut effektive opplæringsprogrammer på Smart endring.

Hva er riktig livsbalanse (Work-life balance)

Jesper Bo Jensen i Institut for fremtidsforskning, København laget i 2001 en studie av "Fremtidens arbejdsbegreb" der han stilte spørsmålet Hva er mest tilfredsstillende av arbeid og fritid?

10% mente at arbeid er mest tilfredsstillende, 13% mente at fritid er mest tilfredsstillende, mens 77% mente at arbeid og fritid er like viktige.

Det er liten grunn til å tro at dette er veldig forskjellig i dag. Bildet av hvordan man ser på arbeid i dag inneholder mange elementer av det man tidligere betraktet som fritid. Før var arbeidet alvorlig og man kunne more seg på fritiden. I dag finner mange like stor glede i å arbeide som det man gjør på fritiden :-) Samtidig er barn og familie svært viktig for mange. Det fører til at mange familier i dag ser at jobb og fritid går litt om hverandre. Jobben blir en integrert del av en livsstil der hver enkelt kan og må gjøre sine egne prioriteringer av hva som er god balanse for dem. Slik er den nye hverdagen for mange. Jeg kjenner få tilfeller der det er arbeidsgiveren som krever at man skal arbeide om kvelden for å lykkes, men mange arbeidstakere som gjør dette fordi de selv finner at det er en god løsning. For mange er det en forutsetning for at både far og mor i en familie kan arbeide og ha interessante jobber samtidig som de ivaretar familie og barn på en god måte. Det som er viktig er å være tydelig på hvordan man velger å prioritere og sette forventninger hos andre. Tidligere Europeisk Vice Precident i Microsoft Jens Moberg var ekstremt tydelig på dette som leder. Han sa tydelig fra at i hans arbeids- og familiesituasjon var det best for ham om han kunne gjøre en del jobb på kvelden etter at barna hadde lagt seg og kanskje sende noen e-poster til kolleger. Han var like tydelig på at han ikke forventet at noen leste og behandlet disse før dagen etter.

Om du synes det er vanskelig å prioritere får du noen tips her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst Teknologien har gitt oss unike muligheter til fleksibilitet i arbeidssted og arbeidstid. I følge SSB har 65% av nordmenn en jobb der deler av arbeidet kan gjøres utenfor arbeidsplassen og til en tid man bestemmer selv. Hvordan man bruker denne fleksibiliteten varierer mye med ens livssituasjon.

Nyutdannede uten barn sitter gjerne lenge på jobben sammen med likesinnede og har mye av sitt sosiale miljø der. Når barna kommer vil noen redusere ambisjonsnivået og arbeide mindre, men mange vil opprettholde jobbambisjoner og karrieremål. Da gjør denne fleksibiliteten at man kan levere og hente i barnehage, så ha middag og aktiviteter med barna. Når barna er i seng jobber de gjerne litt mer istedenfor å se på TV.

Så har vi de som nå har voksne barn. De blir det flere og flere av. De jobber gjerne utover kvelden innimellom for å opparbeide tid til å ta lang ferie. De vil i mange tilfelle også kunne gjøre deler av jobben fra leiligheten i Spania.

Det er ikke til å komme fra at mange synes det er vanskelig å finne den rette balansen og utnytte fleksibiliteten på en positiv måte. Det krever en del selvdisiplin for ikke å være "alltid på". Særlig fordi mange arbeider mot langsiktige mål og selv må legge en plan for å nå dem. Da er det du selv som i stor grad må bestemme når du skal jobber og når du tar fri. Det går lettere om du har tenkt igjennom dette og tar konkrete beslutninger for deg selv.

For mer om dette, se Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Her er en liten øvelse du kan gjøre på noen få minutter der du kan reflektere litt rundt hvordan du bruker tid og energi i dag og hvordan du ønsker å bruke tiden.

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon?

Hvis ja er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid og tid til å planlegge dine prioriterte aktiviteter. For hjelp om dette se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.

Utfordringen er at de fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjøre dette i Microsoft Outlook:Velg Fil -> Alternativer -> E-post. Ta bort markeringene i seksjonen Meldingsankomst og trykk på OK.

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"

Er du "bare" leder? Bruk mindre tid med teamet og øk effektiviteten!

Jeg hørte en refleksjon fra en ansatt for en stund siden jeg synes var veldig interessant. "Hvorfor har ledere det så travelt? Hva gjør de egentlig? Hva gjør de i alle møtene de har?"

Dette er det nok mange team medlemmer som lurer på. Det er ikke bare bare å være fulltids leder. Noe av problemet er at du synes du må fylle hele dagen med "lederoppgaver" uansett om det er nødvendig eller ikke. Du må jo kalle inn til og holde statusmøter, avbryte medarbeiderne for å få estimater på ditt og datt, forecast på salget (som om det gjør noen forskjell) og delta i ledermøter. Når du så har lagt til den tiden du bruker på å lese all e-post der du er på kopi-linjen for å holde deg informert om alt teamet driver med er dagen gått. Det er klart at mye av dette er nødvendig, men det bør kanskje ikke fylle hele uken?

Når du er synlig og tilgjengelige for team-medlemmene hver dag er det også enkelt for dem å komme med en masse spørsmål de burde ha tenkt litt mer igjennom selv før de kom til deg.

Jeg ledet et team med 20 medlemmer i Microsoft. De hadde jeg sannsynligvis ikke klart om vi hadde sittet på samme kontor. Heldigvis var de spredd i 12 ulike land. Det gjorde at både de og jeg fikk arbeidsro og kunne få utført mer. I tillegg til å være leder hadde jeg god tid til å gjennomføre egne prosjekter og de ble ikke plaget av stadige spørsmål om det ene og det andre fra meg :-)

Det betyr ikke at vi ikke hadde møter og at jeg ikke var tilgjengelig. Vi hadde en times månedlig team-møte på nett og jeg hadde månedlig 30-50 minutter med hver enkelt på videomøte. Det fylte opp hele tre arbeidsdager pr måned. Da hadde jeg altså 17 arbeidsdager igjen :-)

Jeg var alltid tilgjengelig for dem om de trengte meg, men man tenker litt mer igjennom de spørsmålene man har før man tar kontakt i en slik setting og kanskje er det like greit å samle opp spørsmål til vårt månedlige møte? Med klare mål og høy tillit fra leder klarer de fleste å ta egne beslutninger i hverdagen uten å føle at de må klarere alt med lederen.

Gjennom mange år som leder på avstand har jeg notert meg følgende fordeler med avstandsledelse:

1. Teammedlemmer lærer å bli problemløsere
2. De lærer å bli den lokale "guvernøren" som representerer lederen og teamet (ref. Cæsar under)
3. Teamet må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette
4. Teammedlemmer må lære å uttrykke avdelingens formål og mål til kolleger de samarbeider med der de er
5. De er avdelingens øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team
6.  
7. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

Jeg sier ikke det er enkelt å få til dette, men det er absolutt mulig og belønningen er høy for alle parter. Om du er interessert i mer detaljer og praktiske råd avstandsledelse og dens fordeler kan jeg anbefale en serie blogginnlegg jeg har skrevet tidligere og som starter med en sammenligning med deg som leder og Cæsar :-) Hans guvernører rundt omkring i Europa hadde ikke Lync eller Skype. Det kunne ta uker å få svar fra «sjefen». Da lærer man å ta beslutninger selv. Do you find it difficult to manage remote employees? Turn it into an advantage!

Jeg holder for øvrig også gjerne workshops for ledere innen dette området der ledere utvikler sin egen personlige lederplan for å arbeide med team i den digitale hverdagen.

Hvorfor er arbeidslivet i Norge "dødt" i to hele måneder hver sommer?

De fleste tar vel tre ukers ferie i sommer en gang mellom St.Hans og skolestart, dvs. i løpet av to måneder. Da er det enda fem arbeidsuker igjen i denne perioden. I disse ukene er det bannlyst å arrangere noe som helst. Ikke seminarer og andre arrangementer og ikke kurs og annen opplæring. Ser nordmenn på de 25 arbeidsdagene som ekstra ferie på jobben?

"Å, men vi har så mye å gjøre resten av året at vi fortjener å ha en rolig periode" sier mange da.

Men det straffer seg! Hva skjer ved skolestart og utover høsten. Jo da skal vi få hjulene i gang igjen og så klager alle på at det er så hektisk. Veldig mye kurs- og opplæringsvirksomhet er lagt til perioden september til november. Desember er også hellig. Da skal vi jo gjøre innspurten til jul …

Hvis det er så at disse fem arbeidsukene på jobben ikke inneholder så mye behandling av hastesaker, hva om vi bruker denne tiden til å bygge kompetanse, trene på gjennomføring av nødvendige endringer på jobben og på denne måten stille skarpskodd innfor høsten i tillegg til å ha "ladet batteriene"?

"Går ikke" sier du! Det er alltid noen som er på ferie. OK, så betyr det at om du arrangerer noe resten av året kan alle delta? Ingen melder forfall på grunn av møter, andre arrangementer, eller høyt arbeidspress? Det er alltid noen som ikke kan og hvem har sagt at vi ikke kan gjennomføre for eksempel et kurs i flere omganger slik at man kan velge tidspunkt selv?

Utfordre deg selv og de rundt deg i sommer. Ikke ta for gitt at man ikke kan gjøre noe felles med andre i løpet av de 8 sommerukene.

Hva med å gi avdelingen et SmartEndring kurs i sommer? Du kan sette opp ett kurs i perioden 23.juni - 12.juli og det samme om igjen i perioden 28.juli - 16.august. Da vil alle mest sannsynlig finne en tid som passer. Jeg skal bidra med å tilby to for en. Det vil si jeg holder det samme kurset to ganger for prisen av ett. Ring meg på 90173524, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no om dette kan være aktuelt for dere.

Blir du klar til sommerferien med alt du skal gjøre? For gode tips, sjekk Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.

1/3 av året er gått. Ligger planen for å nå dine mål i skuffen?

122313_0741_Enstilledag1.jpg

For de av oss som ikke tar lang påskeferie er det noen arbeidsdager neste uke. De dagene er det nok veldig stille på kontoret. "Endelig skal jeg få gjort alt jeg har planlagt uten å bli forstyrret" tenker du. Det er likevel langt fra sikkert. Mange takler ikke stillheten og det daglige presset rundt seg og bruker dagen til å drikke kaffe med de få kollegene som er i samme situasjon, rydde på pulten, lese litt artikler på nettet og så går dagen. Misforstå meg ikke. Det er ikke noe galt i dette og vi trenger sikkert slike dager, men det var bare ikke dette du hadde planlagt! 1/3 av året er gått. Hvordan ligger du an?  Det du kan gjøre i disse stille dagene er å ikke fokusere så mye på dagens gjøremål, men se litt fremover når påsken er over og hva vi skal gjøre i de 2/3 av året som er igjen. Har du en plan for året? Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine.

HAndlingsplan eksempel

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre de fire aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. mai setter du for eksempel startdato til 22. april som er første arbeidsdag etter påske. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-) Hvordan du bruker Outlook til å hjelpe deg å sette-, og følge opp på startdato kan du se her: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Lykke til med resten av året!

Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Hva kan du gjøre i dag for å nå mål som ligger langt frem i tid? Hvordan du kommer fra definerte mål til daglig handling?

Hvis du har en relativt selvstendig jobb med høy frihet til hvordan og hvor du arbeider for å nå dine mål har virksomheten din sannsynligvis en form for målstyring der man setter mål sammen med sin leder typisk en gang i året. Målene er gjerne delt i 5-7 målområder og registreres i et system slik at man kan ta dem frem om ett år igjen for å se hvordan det gikk :-)

Når målene er satt, hva gjør du så? Nå er du ansvarlig for å lage din egen plan for å nå målene. Det har ikke alle så gode systemer på og ingen oppfølging for å hjelpe deg i gang. Mange mål kan virke fjerne og det kan være vanskelig å se hva du må gjøre neste uke for at du skal nå mål som ligger måneder frem i tid.

For å kunne arbeide målrettet må du ha en form for plan der du bryter ned de overordnede målene i aktiviteter som alle hjelper deg å nå målet. Dette kan du gjøre i tre trinn:

1. Lage en overordnet handlingsplan

2. Lage en aktivitetsplan for hvert av målområdene

3. Overføre aktiviteter til kalender og oppgaveliste

Her er et eksempel der jeg har valgt målområdet "Forbedre kundetilfredshet". Har du ikke allerede en overordnet handlingsplan for hvordan du tenker deg å gå frem for å oppnå dette er det på tide å lage det. Under er et format jeg har benyttet i mange år og som hjelper meg å holde fokus på mine målområder.

Eksempel på handlingsplan

Dette er imidlertid ikke detaljert nok til at jeg kan sette i gang arbeidet. Jeg trenger en mer detaljert aktivitetsplan for hvert av områdene. Her har jeg valgt å bryte med det første punktet i planen min i konkrete aktiviteter som er håndgripelige og praktiske. Jeg bruker Microsoft OneNote til dette fordi det er veldig fleksibelt og jeg kan legge inn lenker, bilder, og det er enkelt å samle alt jeg trenger for å gjennomføre oppgaven.

Eksempel på aktviitetsplan med overføring av oppgaver til Outlook

En annen grunn er at jeg enkelt kan overføre aktivitene mine til Outlook og plassere dem i oppgavelisten. Når aktiviteten er gjennomført markerer jeg den som ferdig i Outlook og den vil da få samme status i min OneNote plan. Dette gjør du: Marker teksten i tabellen og velg "Outlook-oppgaver" fra båndet. Se etter det røde flagget. Her har jeg markert "Utrede og velge metode". Outlook vil nå lage en oppgave og jeg bestemmer når den skal gjennomføres.

Vips så har jeg denne i oppgavelisten under kalenderen min der jeg foretrekker å behandle oppgaver.

Du trenger selvsagt ikke å lage detaljplaner for alle aktiviteter i starten av året. Mye kan forandre seg underveis, men en grovplan kan være lurt å ha. Så kan du ta en regelmessig sjekk av planen når du lager ukeplanen for neste uke. Du gjør vel det? Hvis ikke, hvordan vet du hvor mye arbeid du har og at du kan gjennomføre det du har lovet andre og deg selv?

Her er en enkel måte å lage ukeplan på og som sikrer at du er har kontroll og driver din egen agenda gjennom året. Om du bruker OneNote for aktivtetsplanlegging får du oppgavene automatisk inn i oppgavelisten og kan flytte dem til ønskede ukedager. Om du ikke detaljplanlegger i OneNote kan du bare ta opp grovplanen din over målområder når du lager ukeplanen og skrive relevante oppgaver rett inn i oppgavelisten under kalenderen i Outlook.

Ser du ikke oppgavelisten under kalenderen? Gå til kalenderen, velg visning og sett Dagens oppgaveliste til Normal. Velg så å Ordne etter startdato, og bruk denne til å velge hvilken dag du skal gjennomføre oppgaven.

Trenger du og dine kolleger hjelp til å finne praktiske måter å planlegge- og styre hverdagen på og sikre bedre måloppnåelse? Sjekk gjerne mine korte, effektive 2-timers workshops 

Har du noe du vil forbedre på jobben? Om du behandler dette som nyttårsønsker, er det da sannsynlig at du vil lykkes?

De fleste nyttårsønsker er knyttet til endring av vaner som igjen skal gi oss et bedre liv. For eks. slutte å røyke, begynne å trene osv. Slik er det ofte med jobbrelaterte endringer også. Vi vil blant annet bli bedre på å organisere arbeidsdagen, følge opp tidsfrister og bruke mer tid på det som skaper resultater.

Et ønske uten en plan er bare en drøm sies det. Det er nok derfor de fleste nyttårsønsker ikke blir virkelighet, men forblir en drøm. Dessverre har vi ikke noen magisk fe som oppfyller ønsker for oss uten at vi trenger å anstrenge oss.

Det ligger selvfølgelig noe godt i et sterkt ønske og leser du Paul Coello's Alkymisten som hevder at bare man ønsker noe sterkt nok vil hele verden hjelpe deg til å oppfylle ønsket kan man lett tro på det også :-)

Dessverre er det slik at for å nå hverdagens små og store mål øker gjennomføringsmuligheten betraktelig om vi legger til noen flere faktorer som øker muligheten til å på ønsket oppfylt.

Ibsen skriver "Ja, tenke det, ønske det, ville det med; - men gjøre det, det skjønner jeg ikke." Vi tror ofte at om vi bare ønsker det nok så vil det skje. Det er nettopp det som stopper mange fra å nå sine mål. Vi ønsker det sterkt, men vi vet ikke hvordan vi skal nå målet. Hva må vi gjøre og hva skal til for at vi kan gjøre det og faktisk gjør det? Jeg hadde nettopp gleden av å lede en workshop for ledere i Lions Club. Lions er verdens største ideelle organisasjon og har 11.500 medlemmer i Norge. De bidrar til et bedre liv for mennesker som trenger en hjelpende hånd både i lokalmiljøet og internasjonalt. Som andre organisasjoner er de avhengige av fornyelse for å fortsette å være relevante for medlemmer og samfunnet. Fornyelse har vært et tema på mange medlemsmøter, men det er vanskelig å komme fra "Jeg skulle ønske at..." og "Vi burde forandre …", til "Dette gjør vi" og videre til at man faktisk gjør det. Det er så mye som kan stoppe gode tiltak fra å bli gjennomført. Det er jo ikke bare opp til en selv. I organisasjoner er vi sterkt avhengige av støtte fra mennesker rundt oss og rammevilkår.

Noe av dette kan vi ikke bestemme over, men vi kan ofte påvirke begge deler til vår fordel. En god plan for å lykkes er å spille på mange strenger. En gitar låter mer overbevisende om man bruker alle seks strengene og nokså tynt om man bare bruker en :-)

Her er de seks strengene jeg benytter i endringsplaner:

I følge en omfattende undersøkelse foretatt av VitalSmarts øker sannsynligheten for å lykkes med planlagte, varige endringer dramatisk ved bruk av fire eller flere av endringsdriverne over. Bare 14% av virksomhetene gjorde dette, men de fikk fire ganger bedre resultat. De 5% som benyttet alle seks endringsdriverne fikk ti ganger bedre resultat enn de som bare benyttet en av driverne.

For mer om å drive positive endringsprosesser, se også Erkjenn at endring er komplekst så blir det enklere.

Har du og de du arbeider sammen med noe dere ønsker å forandre i det nye året?

Skal du ha ny papirkalender for 2014, eller er det på tide å pensjonere den?

Hver gang jeg går fra T-banen til kontoret i Oslo går jeg forbi en av de gamle papirhandlerne. De har de vært klare med nye kalendere for 2014 siden oktober.

Kommer du til å kjøpe en?

Kanskje også 2014 modellen av bordkalenderen i ekte tre? Eller går du for 7ende sans igjen?Fordelene med 7ende sans er at du alltid kan ha den med deg. Ulempen er at den bare inneholder informasjon om din kalender og at ingen andre kan vite når du er ledig og opptatt uten å ringe deg, møte deg, eller sende deg en E-post. Har du forsøkt å finne en møtetid som passer for fem eller flere personer på denne måten? Det tar mye tid og mange E-poster eller telefoner.

En nylig utgitt rapport fra Corporate Leadership Council viser at vi blir mer og mer avhengig av andre rundt oss for å nå våre egne mål på jobben. For ti år siden viste undersøkelsen at 20% av resultatene kun var mulige å nå med hjelp fra kolleger og samarbeidspartnere. I dag er dette vokst til 50%! Dette viser at samarbeid er viktigere enn noen gang og at du kan ikke oppnå dine mål uten å møte andre. Samtidig viser undersøkelsen sterk vekst i hvilken grad ansatte arbeider med andre som ikke befinner seg på samme sted som dem. Bare over de siste tre år opplever 57% av de spurte at de i økende grad må involvere kolleger på andre steder for å få gjort jobben sin.

I tillegg kommer trenden vi ser i Norge med mer og mer fleksibilitet i arbeidstid og sted. Nye kontorløsninger er ofte basert på at en andel ansatte til enhver tid arbeider hjemme og det er ikke alltid forutsigelig når hver enkelt gjør dette. Alt dette medfører store koordineringsutfordringer og mange bruker altfor mye tid på å finne møtetider. Tenk om du bare kunne trykke på knappen og få vist når alle deltakerne i et møte er ledige? Det kan du faktisk, men hva om det ikke finnes noen tid alle er ledige? I alle fall ikke de neste to ukene. Ikke uvanlig, eller hva? :-) Det samme gjelder møterom. De fleste erfarer at det alltid er for få møterom og reservasjon av dette er en viktig del av møteplanleggingen. Da er det ikke så enkelt om reservering av møterom skjer med gule lapper på døra. Særlig om du arbeider hjemme når du planlegger møtet.

Her kan du få god hjelp av møteplanleggeren i Outlook. Start med å opprette et nytt møte på et tidspunkt og en varighet som ville passe bra for deg. Gå så til planleggingsassistenten og adder de andre deltakerne og ønsket møterom. På høyre siden av skjermen vil du se "Romsøker". Der får du en oversikt over dager det mest sannsynlig er enklest å få til møtet. I dag er det tirsdag 17. desember og jeg trenger å få til et møte med noen før jul. Utfra «Romsøker»-informasjonen ser jeg at tilgjengeligheten i morgen er "God". Dvs. alle har de 1,5 timene jeg ønsker å ha møte innenfor sin normalarbeidstid. Resten av uken er «Dårlig». Dvs. det er ikke noen ledig tid som passer for de fleste.

Nå kan det hende at det er litt brått å innkalle til møte i morgen ettersom det ikke gir noe tid til forberedelser. Jeg ser at mandag 23. er klassifisert som "Ganske bra". Det vil si at en av deltakerne ikke er tilgjengelig for den møtelengden jeg ønsker, men om jeg begrenser møtet til en time har alle tid i kalenderen mandag. Dersom jeg virkelig måtte ha møtet denne uken kan jeg også sjekke dager som er merket med "Dårlig". Ettersom jeg ser hva de enkelte er opptatt med (valgfritt å vise) kan jeg vurdere dette og spørre om det er mulig å prioritere dette møtet fremfor andre aktiviteter i kalenderen.

Dette er en veldig praktisk måte å finne møtetidspunkt på og jo flere deltakere, jo mer tidsbesparende er det :-)

Dette krever selvsagt at alle bruker kalenderen aktivt og at man har en enighet om når det er OK å kalle inn til møter. Man bør også avtale bruk av åpen kalender og hva det innebærer. Det gir enklere planlegging. Avtaler man ikke ønsker å vise innhold av kan fremdeles skjules ved å merke dem som "Privat".

Hvorfor nettmøter fra egen PC er bedre enn dyre videokonferanserom

Hva har Radio, TV, aviser og konferanser felles? De ønsker å gjøre tilskuere, tilhørere og lesere til deltakere. Til dette benytter de SMS, Facebook, Twitter og Instagram for å skape en toveiskommunikasjon. Det er kanskje ikke helt tingen for nettmøtene på jobben, men utfordringen er den samme. På nettmøter har man i likhet med media ikke direktekontakt over bordet med deltakerne.

Dersom man sitter i et videokonferanserom der alle ser på en felles skjerm blir det lett å lene seg tilbake i stolen og "se på TV". Oppsettet kan virke passiviserende på deltakerne. Hvordan gjør vi så om tilskuere til deltakere på nettmøter? Jo, alle må ha like muligheter til å bidra i møtet. Det har de ikke dersom mange ser på en felles videokonferanseskjerm og bare en har sin PC koblet opp mot møtet, har kontrollen og mulighet til å bidra på nett.

Et annen vanlig problem er at den eller de som kobler seg på fra egen PC fra et annet sted en hovedgruppen føler seg utenfor. Det blir det gruppen mot den personen. Det er mye lettere for de som sitter samlet i rommet å henvende seg til dem som sitter ved samme bord enn til den som er på et annet sted. Følgen er at den som sitter alene ofte fører seg glemt.

Hvordan kan vi gi alle lik mulighet og ansvar til å bidra? Det kan vi gjøre ved at alle går inn på nettmøtet fra egen PC og blir likeverdige deltakere. Da vil alle ha verktøy til å delta aktivt i møtet. Det kan for eksempel være ved å skrive på nettmøtes whiteboard, peke på noe i en Powerpointpresentasjon, eller samskrive på et dokument. Møteleder kan enkelt legge inn elementer som driver dialog og engasjement på nett. Fremdeles kan flere møtedeltakere sitte i samme rom. De vil bare ha flere muligheter til å engasjere seg i møtet enn om de "ser på TV" og de som sitter andre steder blir mer likeverdige.

Man kan gjerne ha elektroniske tavler/Smartboard i møterommet koblet opp til møtet i tillegg, men da som en fellestavle og ikke knyttet opp mot en deltaker. Det er i ferd med å komme flere slike løsninger på markedet. Kanskje de gamle videokonferanserommene kan oppgraderes til dette?

Nettmøter er uansett krevende og fordrer at møteleder og de som presenterer innlegg er oppmerksom på de utfordringene som er spesielle for denne typen møter. For mer om dette se også Are you multitasking in online meetings? So are others who attend your meetings!

Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet

Studenter som starter på universitetet møter en helt ny verden. Det første de gjennomgårer kurs i studieteknikk slik at de får gode forutsetninger for å lykkes. Ansatte som kommer inn i et målstyrt-, fleksibelt-, jobb hvor og når du vil-miljø får sjelden tilbud om kurs i arbeidsteknikk for å få gode forutsetninger for å lykkes. Det fører ofte til usikkerhet, negativ stress og en manglende følelse av kontroll ettersom Innboksen aldri blir tom og man alltid kan jobbe mer fordi man kan jobbe hvor som helst og når som helst.

Både nyutdannede og erfarne medarbeidere må lære nye ferdigheter for å mestre den hyperfleksible nye arbeidshverdagen der du selv må sette grenser og lage din egen arbeidsplan for å oppnå forventede resultater. Vi lærer ikke målstyring og familieplanlegging på universitetet. Det lærer vi the hard way når vi begynner å jobbe.

Det er mye snakk om kontorlokaler om dagen. Både Dagens Næringsliv og Aftenpostens journalister er svært kritiske til nye kontorløsninger som brer om seg. De omtaler først og fremst lokalene og arbeidsforholdene der. Det som ikke blir kommentert er det nye arbeidsmønsteret som dette er en del av. Veldig mange kunnskapsarbeidere i dag opplever at de får bærbare PC'er, nettbrett og smarttelefoner i fanget med beskjed om at nå er alt fleksibelt. De kan jobbe når og hvor de vil. Det er jo flott! Du komme senere på kontoret, eller gå tidligere og heller jobbe litt hjemme på kvelden. Fint også å kunne jobbe hjemme når man skal arbeide konsentrert og ikke vil bli forstyrret av kolleger.

Sjefen gjør det samme, så den eneste gangen du ser ham er på ukemøter der for øvrig flere ikke er fordi de jobber hjemme med syke barn, eller er på reise.

Det som muliggjør denne nye friheten er først og fremst målstyring. Vi måles ikke på antall timer lenger, men på hva vi leverer av resultater. Dette gir stor frihet til å gjøre jobben på en måte som passer oss. Det medfører også et stort ansvar for å styre egen hverdag.

For å prestere god på jobben over tid og samtidig bevare helse og familie kreves nye ferdigheter i selvledelse, planlegging, prioritering og digitalt samarbeid. Uten dette sliter mange med livsbalanse og går med konstant dårlig samvittighet.

For en del år siden hjalp bedrifter og det offentlige ansatte med å bygge grunnleggende digital kompetanse med hjemme-PC ordning og "datakortet" som bevis på at man hadde opparbeidet seg tilstrekkelige ferdigheter. Hjemme-PC ordningen er for lengst død ettersom mange i dag har mer avansert utstyr privat enn de har på jobben. Ungdommen som kommer inn i arbeidslivet vil le om de skulle bli sendt på kurs i grunnleggende PC-ferdigheter for å ta datakortet.

Men det at vi kan lage en Powerpointpresentasjon, eller vet hvordan vi formatterer et dokument i Word betyr ikke at vi har lært å utnytte teknologien på en måte som fjør at vi behersker den nye arbeidshverdagen. Kanskje vi må etablere et program for grunnleggende ferdigheter i å beherske denne?