Hva gjør du når oppgavelisten bare vokser?

Før i verden ble oppgaver man skrev opp borte etter hvert om man ikke gjorde dem. Det var begrenset hvor langt tilbake i møteboka man bladde for å lete etter oppgaver man skulle gjort, og gule lapper og løse ark har en tendens til å bli borte etterhvert også. De oppgavene du skulle gjøre for andre kunne du nok bli minnet på, men mange ting du ønsket å gjøre, men som du ikke fikk prioritert ble etter hvert borte.

Problemet i dag med digitale oppgavelister er at oppgavene aldri blir borte :-) De følger med deg til evigheten om du ikke gjør dem eller sletter dem. Jeg bruker å titte over skulderen på mange av de jeg arbeider med og veldig mange har oppgavelister så lange som et vondt år i Outlook eller i andre digitale oppgavelister.

Oppgaven er gjerne også i rød skrift som indikerer at tidsfristen du satt for deg selv er overskredet på alle oppgavene. For de som har det slik ser jeg ofte også at de nå skriver oppgaver på et stykke papir igjen. De har gitt opp sin digitale oppgaveliste. Kjenner du deg igjen i dette?

Problemet er at de fleste av oss er tidsoptimister. Vi vil så mye og så tror vi at vi får så mye bedre tid neste uke enn vi har denne uken :-) Derfor tenker vi ofte ikke godt nok igjennom våre prioriteringer når vi tar på oss en oppgave for andre, eller i et inspirert øyeblikk skriver opp ting vi ønsker å gjøre. På denne måten blir vi lett drevet av det som brenner mest og ikke av hva som kanskje er de viktigste oppgavene.

Vil du ta et oppgjør med oppgavelisten din og gjøre en re-prioritering? Da anbefaler jeg at du går igjennom en og en oppgave og bestemmer hvilke av disse fire valgene du vil gjøre.

Gjør den nå!

Oppgaven tar ofte ikke mye tid. Den har bare blitt liggende fordi vi ikke har hatt noe press på oss til å gjøre den. Gjør den her og nå og ikke gå videre til neste oppgave før du har gjort denne! Du vil føle deg mye bedre når du kan stryke denne fra listen.

Planlegg den!

Det er en viktig oppgave og du må gjøre den, men av ulike årsaker kan du ikke gjøre den nå. Spør deg selv, hvor viktig er den og hvor mye haster det? Bestem hvilken dag du skal gjøre den og sett av tid til å gjøre den i kalenderen. Flytt den enten inn i kalenderen, eller i en oppgaveliste for den dagen. Nå er den ikke lenger på den lange listen.

La den gå!

Beklager kjære oppgave. Nå har du fulgt meg i ukesvis uten at jeg har fått gjort deg. Du kommer nok aldri høyt nok opp på mine prioriterte oppgaveliste til at jeg får gjort deg. Slett den fra listen.

Kanskje en dag?

Om det virkelig skjærer deg i hjertet å la en oppgave gå fordi du har så lyst til å gjøre den, men aldri har tid til det, kan du plassere den på en liste for "kanskje en dag". Den listen kan du så kikke på av og til og så flytte oppgaver til gjørelisten for en bestemt dag på et senere tidspunkt.

Det er ikke realistisk å tømme den lange oppgavelisten som har bygget seg opp i en økt, så planlegg gjerne flere korte økter på 20-30 minutter for å komme ajour. Det får du til innimellom møter og annet arbeid. Du vil føle deg så mye bedre etterpå. Nå gjelder det bare å ikke la oppgavelisten vokse igjen. Dersom du vil bli bedre til å prioritere realistisk kan du få litt hjelp her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Lykke til!

Vi er over halveis i året. Les hvordan du kan være tryggere på å nå målene dine

Har du resultater å feire på nyttårsaften?

Er du tilbake fra ferie med fulladede batterier? Før du stuper inn i Innboksen for å bruke et par dager med å komme ajour, tenk på dine egne mål. Hvordan ligger du an? Er det områder du må sette i gang aktiviteter på, eller områder du må følge opp for å sikre at du når dine mål? Gjør du ikke det nå blir du fort tatt av hvirvelvinden når alle er tilbake fra ferie og den travle høsten starter.Har du en plan for året? Hvis ikke er det ennå ikke for sent.  Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine. Om du ikke har noe verktøy du bruker for dette kan jeg anbefale Microsoft OneNote. Det kan du bruke på både PC, Mac, nettbrett og telefon. Les mer på Ikke kom bakpå. Se hvor enkelt du kan starte din 2015 plan nå!

Handlingsplan

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre de fire aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. september setter du for eksempel startdato til 18. august. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-)

Vil du ha en komplett og mer detaljert beskrivelse av hvordan du kan jobbe for å til enhver tid ha god kontroll på at du jobber målrettet, se Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Synes du ikke at du kan prioritere å gjøre dette før du har kontroll på all e-posten som er kommet inn i løpet av ferien, se tips her: Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp! 

Lykke til med resten av året!

Hva er riktig livsbalanse (Work-life balance)

Jesper Bo Jensen i Institut for fremtidsforskning, København laget i 2001 en studie av "Fremtidens arbejdsbegreb" der han stilte spørsmålet Hva er mest tilfredsstillende av arbeid og fritid?

10% mente at arbeid er mest tilfredsstillende, 13% mente at fritid er mest tilfredsstillende, mens 77% mente at arbeid og fritid er like viktige.

Det er liten grunn til å tro at dette er veldig forskjellig i dag. Bildet av hvordan man ser på arbeid i dag inneholder mange elementer av det man tidligere betraktet som fritid. Før var arbeidet alvorlig og man kunne more seg på fritiden. I dag finner mange like stor glede i å arbeide som det man gjør på fritiden :-) Samtidig er barn og familie svært viktig for mange. Det fører til at mange familier i dag ser at jobb og fritid går litt om hverandre. Jobben blir en integrert del av en livsstil der hver enkelt kan og må gjøre sine egne prioriteringer av hva som er god balanse for dem. Slik er den nye hverdagen for mange. Jeg kjenner få tilfeller der det er arbeidsgiveren som krever at man skal arbeide om kvelden for å lykkes, men mange arbeidstakere som gjør dette fordi de selv finner at det er en god løsning. For mange er det en forutsetning for at både far og mor i en familie kan arbeide og ha interessante jobber samtidig som de ivaretar familie og barn på en god måte. Det som er viktig er å være tydelig på hvordan man velger å prioritere og sette forventninger hos andre. Tidligere Europeisk Vice Precident i Microsoft Jens Moberg var ekstremt tydelig på dette som leder. Han sa tydelig fra at i hans arbeids- og familiesituasjon var det best for ham om han kunne gjøre en del jobb på kvelden etter at barna hadde lagt seg og kanskje sende noen e-poster til kolleger. Han var like tydelig på at han ikke forventet at noen leste og behandlet disse før dagen etter.

Om du synes det er vanskelig å prioritere får du noen tips her: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst Teknologien har gitt oss unike muligheter til fleksibilitet i arbeidssted og arbeidstid. I følge SSB har 65% av nordmenn en jobb der deler av arbeidet kan gjøres utenfor arbeidsplassen og til en tid man bestemmer selv. Hvordan man bruker denne fleksibiliteten varierer mye med ens livssituasjon.

Nyutdannede uten barn sitter gjerne lenge på jobben sammen med likesinnede og har mye av sitt sosiale miljø der. Når barna kommer vil noen redusere ambisjonsnivået og arbeide mindre, men mange vil opprettholde jobbambisjoner og karrieremål. Da gjør denne fleksibiliteten at man kan levere og hente i barnehage, så ha middag og aktiviteter med barna. Når barna er i seng jobber de gjerne litt mer istedenfor å se på TV.

Så har vi de som nå har voksne barn. De blir det flere og flere av. De jobber gjerne utover kvelden innimellom for å opparbeide tid til å ta lang ferie. De vil i mange tilfelle også kunne gjøre deler av jobben fra leiligheten i Spania.

Det er ikke til å komme fra at mange synes det er vanskelig å finne den rette balansen og utnytte fleksibiliteten på en positiv måte. Det krever en del selvdisiplin for ikke å være "alltid på". Særlig fordi mange arbeider mot langsiktige mål og selv må legge en plan for å nå dem. Da er det du selv som i stor grad må bestemme når du skal jobber og når du tar fri. Det går lettere om du har tenkt igjennom dette og tar konkrete beslutninger for deg selv.

For mer om dette, se Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Jeg har så mye å gjøre …. Test om du prioriterer din tid riktig!

Hvordan går det? Takk bra, men det er utrolig mye å gjøre hele tiden. Vet ikke helt når jeg skal få tid til å tenke. Skulle gjerne brukt mer tid på strategiske oppgaver, men jeg kommer aldri så langt fordi det er så mye jeg må ta meg av først. Høres dette kjent ut? Springer du fortere og fortere for å rekke over alle oppgavene?Industrialderen dreide seg mye om produsere så mye som mulig. Jo mer, jo bedre. Jeg mer effektive vi var, jo mer fikk vi produsert. Det dreide seg om å ha et høyt aktivitetsnivå. De som arbeidet hardest og la flest timer ned i arbeidet kunne regne med å ha mest suksess.

Etter hvert som mengden av informasjon, kommunikasjon og dermed arbeid øker har vi også fått IKT-verktøy til å arbeide mer effektivt. Vi kan nå arbeide når som helst og hvor som helst, og det gjør vi :-) Velkommen til informasjonsalderen!

Gjennom å fokusere på å få mer og mer arbeid gjort risikerer vi å føle oss fornøyd når vi har besvart all e-posten og gjennomført alle store og små oppgaver på listen vår, uten at det nødvendigvis fører til de beste resultatene i forhold til våre strategiske mål.

I en verden av "for mye" er det ikke lenger realistisk å rekke alt, gjøre alt andre ber deg om. Heller ikke å lese smått og stort som dumper inn via Twitter, Facebook og hoppe fra e-post til e-post i innboksen. Det er ikke volumet av arbeid og timer foran PC'en som teller. Det er å løfte hodet, se fremover og prioritere arbeid som fører til resultater. Differensiere mellom viktig og uviktig og skape handlingsrom for å være kreativ og tenke nye tanker.

Her er en liten øvelse du kan gjøre på noen få minutter der du kan reflektere litt rundt hvordan du bruker tid og energi i dag og hvordan du ønsker å bruke tiden.

Er det forskjeller mellom dagens situasjon og ønsket situasjon?

Hvis ja er det viktig at du skaper deg et handlingsrom for endring. Første skritt på veien er å få mer sammenhengende tenketid og tid til å planlegge dine prioriterte aktiviteter. For hjelp om dette se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.

Utfordringen er at de fleste av oss blir avbrutt av andre eller av seg selv ca. hvert tredje minutt *)

De fleste avbrytelsene står du selv for med varsler på skjermen og med lyder på telefonen når det kommer ny e-post.

Slå dem av! Det er du som skal bestemme når du skal lese ny e-post, ikke den som sender deg e-posten. Her er hvordan du gjøre dette i Microsoft Outlook:Velg Fil -> Alternativer -> E-post. Ta bort markeringene i seksjonen Meldingsankomst og trykk på OK.

*) Mark,Gonzales,Harris (2005) "No task left behind? Examining the nature of fragmented work"

Er du "bare" leder? Bruk mindre tid med teamet og øk effektiviteten!

Jeg hørte en refleksjon fra en ansatt for en stund siden jeg synes var veldig interessant. "Hvorfor har ledere det så travelt? Hva gjør de egentlig? Hva gjør de i alle møtene de har?"

Dette er det nok mange team medlemmer som lurer på. Det er ikke bare bare å være fulltids leder. Noe av problemet er at du synes du må fylle hele dagen med "lederoppgaver" uansett om det er nødvendig eller ikke. Du må jo kalle inn til og holde statusmøter, avbryte medarbeiderne for å få estimater på ditt og datt, forecast på salget (som om det gjør noen forskjell) og delta i ledermøter. Når du så har lagt til den tiden du bruker på å lese all e-post der du er på kopi-linjen for å holde deg informert om alt teamet driver med er dagen gått. Det er klart at mye av dette er nødvendig, men det bør kanskje ikke fylle hele uken?

Når du er synlig og tilgjengelige for team-medlemmene hver dag er det også enkelt for dem å komme med en masse spørsmål de burde ha tenkt litt mer igjennom selv før de kom til deg.

Jeg ledet et team med 20 medlemmer i Microsoft. De hadde jeg sannsynligvis ikke klart om vi hadde sittet på samme kontor. Heldigvis var de spredd i 12 ulike land. Det gjorde at både de og jeg fikk arbeidsro og kunne få utført mer. I tillegg til å være leder hadde jeg god tid til å gjennomføre egne prosjekter og de ble ikke plaget av stadige spørsmål om det ene og det andre fra meg :-)

Det betyr ikke at vi ikke hadde møter og at jeg ikke var tilgjengelig. Vi hadde en times månedlig team-møte på nett og jeg hadde månedlig 30-50 minutter med hver enkelt på videomøte. Det fylte opp hele tre arbeidsdager pr måned. Da hadde jeg altså 17 arbeidsdager igjen :-)

Jeg var alltid tilgjengelig for dem om de trengte meg, men man tenker litt mer igjennom de spørsmålene man har før man tar kontakt i en slik setting og kanskje er det like greit å samle opp spørsmål til vårt månedlige møte? Med klare mål og høy tillit fra leder klarer de fleste å ta egne beslutninger i hverdagen uten å føle at de må klarere alt med lederen.

Gjennom mange år som leder på avstand har jeg notert meg følgende fordeler med avstandsledelse:

1. Teammedlemmer lærer å bli problemløsere
2. De lærer å bli den lokale "guvernøren" som representerer lederen og teamet (ref. Cæsar under)
3. Teamet må bli gitt myndighet til å ta beslutninger og utvikler egen dømmekraft til å gjøre dette
4. Teammedlemmer må lære å uttrykke avdelingens formål og mål til kolleger de samarbeider med der de er
5. De er avdelingens øyne og ører i de lokale miljøet og må fange opp og kommunisere viktig informasjon til leder og team
6.  
7. Ved å arbeide selvstendig sparer de mye tid for lederen

Jeg sier ikke det er enkelt å få til dette, men det er absolutt mulig og belønningen er høy for alle parter. Om du er interessert i mer detaljer og praktiske råd avstandsledelse og dens fordeler kan jeg anbefale en serie blogginnlegg jeg har skrevet tidligere og som starter med en sammenligning med deg som leder og Cæsar :-) Hans guvernører rundt omkring i Europa hadde ikke Lync eller Skype. Det kunne ta uker å få svar fra «sjefen». Da lærer man å ta beslutninger selv. Do you find it difficult to manage remote employees? Turn it into an advantage!

Jeg holder for øvrig også gjerne workshops for ledere innen dette området der ledere utvikler sin egen personlige lederplan for å arbeide med team i den digitale hverdagen.

Elsker du Apple men er låst til PC på jobb? Fortvil ikke! Her er dine muligheter.

Selv om jobben har standardisert på PC med Windows har du fortsatt mange muligheter til å bruke både iPhone og iPad til nyttige oppgaver i kombinasjon med jobb-PC'en.

Hva er iPhone nyttig til?

Skjermbilde 2014-06-16 kl. 07.54.32

• Du har den alltid med deg og kan raskt slå opp avtaler og mulige møtetidspunkter når du ikke sitter ved PC'en.
• Det er veldig raskt å sjekke dagens gjøremål om du bruker oppgaver i Outlook.

Tips: Sveip ned fra toppen av skjermen for å se dagens kalender og gjøremål synkronisert med Outlook. Se illustrasjon.

• Du kan notere oppgaver du kommer på i farta for så å behandle og prioritere dem på PC senere.
•  
• Telefonen er også suveren til å ta bilder av viktige lysbilder på et seminar, et kurs eller av flipover-sider på en workshop.

Tips: God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Ja, du kan også bruke den til å lese e-post, men jeg anbefaler å begrense dette til et minimum og bare lese de e-postene som ser ut til å være svært viktige å lese umiddelbart. Om du faller for fristelsen til å åpne all e-post på telefonen vil du oppleve at du må gå igjennom alt på nytt i Outlook senere. Da er det ikke enkelt å huske hva man har behandlet og hva du ikke gjorde noe med. Det blir mye dobbelt arbeid.

Hvordan kan du bruke iPaden produktivt til jobbformål?

Der hvor PC'en ikke er populær er i møter der andre fort mistenker deg for å lese e-post og spesielt i 1:1 samtaler. Der vil du helst ikke ha en PC-skjerm som står opp mellom deg og din samtalepartner. Men, det er veldig praktisk å ha grunnlagsmateriale for møtet der og kunne ta møtenotater som du senere har tilgjengelig også på PC'en. Se her for hvordan du gjør det: Den beste bruken av iPad på jobben er ….En god del e-post er ofte bare til informasjon, slik som nyhetsbrev og oppdateringer fra sosiale media. Om du kan skille ut det fra de e-postene som krever mer behandling er disse fine å lese på telefon og enda bedre på iPaden. Her er hvordan: E-post på telefonen - et gode eller en plage? Det kommer an på hvordan du organiserer E-posten din.Du kan også bruke den til enkel behandling av dokumenter i Word, Excel og PowerPoint dersom du har Office365 på jobben. Pad har riktignok fått fulle versjoner av Microsoft Office-programmer, men det er uansett raskere og bedre å jobbe i disse programmene på PC.

Hva bør du fortsette å gjøre på PC?

Ett av de programmene mange bruker mye tid i er Microsoft Outlook. Behandling av oppgaver som kommer i e-post og som gjerne inneholder vedlegg, lenker til godkjenninger og tilgang til ulik informasjon er best å jobbe med på PC. Du kan faktisk bli ganske frustrert om du forsøker å behandle dette på telefon eller nettbrett fordi du kommer et stykke og så stopper det opp fordi du trenger informasjon du ikke har tilgjengelig på iPaden. Planlegging og prioritering, innkalling til møter og annet som krever god oversikt er også mye enklere å jobbe med på PC. Se her hvordan du kan bruke Outlook som ditt personlige planleggings og prioriteringssystem:
Skal du skrive mye, jobbe med budsjetter i Excel og benytte fagapplikasjoner er nok også PC'en et bedre valg og for mange det eneste.

Hvorfor er arbeidslivet i Norge "dødt" i to hele måneder hver sommer?

De fleste tar vel tre ukers ferie i sommer en gang mellom St.Hans og skolestart, dvs. i løpet av to måneder. Da er det enda fem arbeidsuker igjen i denne perioden. I disse ukene er det bannlyst å arrangere noe som helst. Ikke seminarer og andre arrangementer og ikke kurs og annen opplæring. Ser nordmenn på de 25 arbeidsdagene som ekstra ferie på jobben?

"Å, men vi har så mye å gjøre resten av året at vi fortjener å ha en rolig periode" sier mange da.

Men det straffer seg! Hva skjer ved skolestart og utover høsten. Jo da skal vi få hjulene i gang igjen og så klager alle på at det er så hektisk. Veldig mye kurs- og opplæringsvirksomhet er lagt til perioden september til november. Desember er også hellig. Da skal vi jo gjøre innspurten til jul …

Hvis det er så at disse fem arbeidsukene på jobben ikke inneholder så mye behandling av hastesaker, hva om vi bruker denne tiden til å bygge kompetanse, trene på gjennomføring av nødvendige endringer på jobben og på denne måten stille skarpskodd innfor høsten i tillegg til å ha "ladet batteriene"?

"Går ikke" sier du! Det er alltid noen som er på ferie. OK, så betyr det at om du arrangerer noe resten av året kan alle delta? Ingen melder forfall på grunn av møter, andre arrangementer, eller høyt arbeidspress? Det er alltid noen som ikke kan og hvem har sagt at vi ikke kan gjennomføre for eksempel et kurs i flere omganger slik at man kan velge tidspunkt selv?

Utfordre deg selv og de rundt deg i sommer. Ikke ta for gitt at man ikke kan gjøre noe felles med andre i løpet av de 8 sommerukene.

Hva med å gi avdelingen et SmartEndring kurs i sommer? Du kan sette opp ett kurs i perioden 23.juni - 12.juli og det samme om igjen i perioden 28.juli - 16.august. Da vil alle mest sannsynlig finne en tid som passer. Jeg skal bidra med å tilby to for en. Det vil si jeg holder det samme kurset to ganger for prisen av ett. Ring meg på 90173524, eller send meg en epost på bjorn@smartendring.no om dette kan være aktuelt for dere.

Blir du klar til sommerferien med alt du skal gjøre? For gode tips, sjekk Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.

Hvordan du kan bruke telefonen som "jukselapp" når du holder PowerPoint-presentasjoner

Det er ikke enkelt å huske alt man skal si når man holder en presentasjon. Ofte har man også tilleggsinformasjon og data som man kan trenge til å svare på spørsmål. Det er veldig praktisk å legge inn dette i lysbildenotatene. Det er vel og bra om du presenterer fra egen PC og sitter eller står foran PC'en. Men i mange tilfelle brukes en annen PC, eller det presenteres i et nettmøte, eller du står ved lerretet og ikke bak PC'en. Å stå med en utskrift av presentasjonen føles heller ikke helt bra. Redningen kan være telefonen. I alle fall om du her Office365. Da kan du laste ned en "Office Mobile" app for å få tilgang til filene dine. Om du åpner en PowerPoint vil du kunne se lysbildene om du ser på dem i breddeformat og lysbilde + lysbildenotatene om du holder telefonen i høydeformat. Da kan du holde telefonen diskret i hånden og konsultere notatene om du får jernteppe, eller imponere med å ha svar på spørsmål om grunnlagsdata for det du presenterer.

Jeg bruker det ofte til å forberede meg når jeg skal presentere på en konferanse. Da går jeg gjennom presentasjonen for meg selv på bussen, eller i pausen før jeg skal holde mitt innlegg.

For flere presentasjonstips på PC/Mac, se Imponer med å presentere som en proff! Det er enklere enn du tror.

Er du lei av å høre at vi må gjøre mer med mindre ressurser?

Utslitt mann

Jeg besøker mange virksomheter og det jeg hører overalt, enten det er i private firmaer, eller i det offentlige er "nå må vi levere mer, men samtidig må vi skjære ned på budsjetter og andre ressurser." I en global undersøkelse utført av Corporate Executive Board sier ledere som blir intervjuet at de regner med at de må forbedre resultatene med 20% pr. år enten ved å spare penger, tjene mer penger, eller ved å øke produktiviteten.

Om du spør hvordan dette skal skje får du som oftest ikke mange gode svar. Det er lett å stille krav når man ikke har realitetsbehandlet hva det innebærer. Samtidig viser den samme undersøkelsen at man blir mer og mer avhengig av andre for å nå egne mål. Det vil altså si at den eneste muligheten virksomheten har til å nå en slik ambisjon er at man går sammen om det. Det kan ikke oppnås av en enkelt ledere, eller ansatte hver for seg. Vi må altså bli bedre på å samarbeide mer effektivt og klekke ut gode forbedringsmuligheter sammen.

Dette er i realiteten et kontinuerlig endringsprosjekt, men vi behandler det vanligvis ikke som dette. Vi gir gjerne beskjed til lederne om at nå blir kostnadsbudsjettet ditt for neste år redusert. Hvordan du nå skal levere på dine mål er ditt problem.

Hva om vi behandler dette på en litt annen måte og ser på virksomheten som et utviklingsprosjekt. I år leverer vi virksomhet 1.0. Neste år setter vi versjon 2.0 i produksjon. Gjør vi dette kan vi mye enklere definere arbeidsoppgaver som vi må sette i gang:

• Hva tror vi må til for å lykkes de neste 3-5 år?
• Hva er viktigst i året som kommer?
• Hvilke nye ferdigheter må de ansatte lære?
• Hvordan kan vi støtte hverandre i å gjennomføre nødvendige endringer?
• Hvordan påvirkes systemer og prosesser og hva skal til for at de kan støtte endringene?
• Hva skal vi gjøre for å få alle ansatte engasjerte i denne utviklingen?

 Dersom vi skal planlegge for kontinuerlig endring holder det ikke å sette inn sparetiltak når det nye budsjettet er kjent. Da blir du alltid bakpå og det blir veldig vanskelig å finne innovative løsninger.

Tornado

Blir du sliten bare av å lese dette? Det er sannsynligvis fordi du er oppslukt av den hvirvelvinden hverdagen vår er. For å få tid og overskudd til å utvikle den neste versjonen av din rolle, avdeling, eller virksomhet kan det være lurt å starte med å ta bedre kontroll over egen hverdag og gjennom dette skape handlingsrom for endring. Sjekk gjerne tipsene for dette her:

Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst.

Hvorfor tillater ledelsen at enhver ansatt kan ta beslutninger i titusenkronerklassen uten at de er involvert?

MEningsløst møte

Det er mye snakk om både produktivitet og innovasjon om dagen. Vi skal å levere mer med mindre samtidig som vi må fornye oss. Det fører til at vi strammer inn budsjetter, kontrollerer kostnader og setter i gang fornyingstiltak. Ledergruppen tar beslutninger om budsjetter og tiltak. Men "tidsbudsjettet" er det ingen som styrer. Ingen regner på hvor mye et møte koster, og ofte blir nye initiativ ønsket velkommen hvis det ikke krever at det "koster noe". Men ingen regner med prisen for egen arbeidstid.

Har du ukentlige teammøter?

Med et team på 10, en timekost på kr. 600 og 40 møter i året blir det 240.000 kroner pr. år. Har du flere slike møteserier?

Og "innovasjonsteamet" der 5 medarbeidere blir utpekt til bruker kanskje 5 timer i uken de neste 8 ukene. Det har da en kostnad på 120.000 kroner.

Det trenger ikke være galt å gjøre dette. Kanskje er det også helt nødvendig, men det man kan spørre seg om er hvem som skal bestemme hvordan vi investerer tiden til de ansatte.

Når det gjelder bruk av penger har vi ofte klare grenser for hva for eksempel en avdelingsleder kan beslutte. Om han ønsker å sette i verk et tiltak som koster 240.000 vil han normalt måtte få en godkjenning fra sin leder, men den samme avdelingslederen er fri til å bruke teamets tid uten noen rammer. Så om han utvider fra ett til to møter i uken kan han gjøre det og ta tidskosten på 240.000 uten å spørre noen.

Hvem får lov til å bruke kollegenes tid?

Sammenbrutt klokke

I de fleste virksomheter kan hvem som helt innkalle til et møte, gjerne på tvers av avdelinger. Og de innkalte stiller opp, deltar i møtet og tar kanskje med seg oppfølgingsarbeid ut av møtet. Ett møte på en time med 30 minutters oppfølging pr. deltaker vil for 8 deltakere koste virksomheten 7.200 kroner. Hvem har gitt tillatelse til å bruke disse pengene? Normalt ingen :-)

Basert på en undersøkelse utført av Bain & Company blir det estimert at en virksomhet kan frigjøre 20% av tid brukt i møter og andre samarbeidssituasjoner ved å ha bedre kontroll på tidsbudsjettet. Det kan du oppnå med å for eksempel kutte ett av fem møter, eller ved å redusere antall deltakere i møtene.

Hvordan kan man så ta kontroll over tidsbudsjettet?

Jo, man kan innføre følgende:

1. For å få innkalle til en møteserie bør det foreligge en businesscase som rettferdiggjør å bruke møtedeltakernes tid.
2. Innfør begrensning i lengde på møter og antall deltakere som kan innkalles uten godkjenning fra leder på neste nivå. For eksempel for møter som er lengre enn 30 minutter og med mer enn 5 deltakere.

Men, møter er en viktig og nødvendig del av samarbeidet i en virksomhet. Så lenge vi har tenkt igjennom hvilke møter som er nødvendige skal vi absolutt ha dem. Da har vi også en forpliktelse til å gjennomføre gode og produktive møter. Det kan vi gjøre ved å

1. Ha en tydelig agenda for møter med klare mål for hva man vil oppnå.
2. Være tydelig på hvorfor akkurat disse møtedeltakerne er innkalt og hva som forventes av dem.
3. Starte møtene presis og ikke holde på lenger enn absolutt nødvendig selv om det er satt av mer tid.
4. Evaluere møtene, spesielt gjentakende møter som lett kommer inn

Mer om dette temaet kan du finne i Harvard Business Review artikkelen Your Scarcest Resource.

For mer om møteproblematikk, se Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

Og Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

God nyhet for deg som ofte fotograferer lysbildene på seminar med telefonen!

Lysbilde som vises på skjerm

Det er blitt veldig vanlig å fotografere lysbilder som presenteres når man synes det er noe interessant som man vil huske senere. Jeg ser både telefoner og nettbrett brukes til dette når jeg er på et seminar. Likevel, når jeg har forsøkt dette blir ikke innholdet alltid så tydelig når jeg kommer hjem. Vinkelen er skjev, det er kanskje litt skinn i bildet og ikke all tekst blir leselig.

Nå er løsningen her

Telefon som tar bilde av skjerm

OneNote i nyeste versjon for iPhone og Ipad, og appen Office Lens for Windows Phone retter opp bilder, gjør innholdet mer leselig for deg og overfører resultatet automatisk til PC'en din for videre bruk.

Istedenfor å bare bruke fotofunksjonen på nettbrettet eller telefonen, åpne Microsoft OneNote og ta bildet derfra. Du kan nå velge tre ulike modi. Tavle, Bilde (standard) og Dokument. Der velger du å ta bilde av Tavle. Ta nå bilder, aksepter det og se hva som kommer inn i OneNote:

Lysbide behandlet i Office lens

Veldig mye bedre, og enkelt å inkludere i dine andre notater fra seminaret om du vil skrive en liten oppsummering. Du kan selvfølgelig gjøre det samme på et møte. Gjør dine møtenotater på PC, eller nettbrett og inkluder innholdet av viktige lysbilder.

Kjenner du ikke OneNote? Da har du mye å glede deg til J

Se gjerne Den beste bruken av iPad på jobben er …. og Knips avisklipp med Smarttelefonen – trekk ut teksten i OneNote for flere bruksområder.

Om du ikke har det fra før vil du trenge en Microsoft ID for å synkronisere bilder og notater automatisk mellom PC, telefon og nettbrett. Er du litt usikker på hva det er kan du se Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

Inneklemte arbeidsdager kan være en gave som kan gi varig nytte og glede

Norsk flagg

Mai byr på to inneklemte arbeidsdager i år. Om du ikke tar fri ser du kanskje frem til et par rolige dager der du skal få ryddet opp litt og komme ajour, ikke minst med eposten :-)

Hva om du bruker en av dagene til å skaffe deg kontroll over eposten din en gang for alle og sørge for at du alltid er ajour?

Går det an? Alle rundt meg har det jo på samme måten som meg så kanskje det bare må være sånn at man alltid føler eposten som en dårlig samvittighet der det alltid ligger epost som skulle vært besvart og oppgaver inne i eposten som skulle vært utført?

Det er mulig å gjøre noe med dette! Det krever litt disiplin, men ved å ta teknologien til hjelp kan du få en bedre eposthverdag.

Her er hvordan du gjør det på 1-2-3

Rotete posthylle

1. La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.
2. Grupper E-posten i diskusjoner
3. Behandle ferdig en og en E-post

Ettersom de fleste har sortert E-posten utfra når den kom inn ser sannsynligvis Innboksen din ut omtrent som på bildet. Viktig og uviktig E-post om hverandre. Nyhetsbrev, forespørsler, interninformasjon, E-post fra kunder ligger om hverandre uten noe som helst system som hjelper deg å ta tak i det viktigste først.

Hvordan går du løs på dette? Starter du systematisk på toppen med de nyeste E-postene og jobber deg nedover? Starter du med de eldste først? Eller, ser du gjennom overskriftene og plukker litt her og der og forsøker å finne de viktigste E-postene først?

Tenk om postmannen kunne sortere posten for deg før den kom inn i din Innboks! Legge nyhetsbrev og lignende i en mappe på bunnen av Innboksen, deretter interninformasjon i en mappe oppå denne og så de viktige E-postene på toppen? Da vil du være mye sikrere på at du starter med det viktigste, og du kan fint utsette resten til senere i uken. Ville ikke dette gjøre e-post lettere å behandle?

Dette kan faktisk Outlook gjøre for deg ved hjelp av enkle regler du kan legge inn selv.

Trinn 1 – La postmannen sortere E-posten før du går løs på den.

Det finnes et utall av avanserte måter å bruke regler på. Dette kan være fint å bruke om du har spesielle behov. Jeg anbefaler uansett å starte med enkle «pek og klikk» regler for å flytte E-post inn i mapper utfra forskjellige kriterier. Dette kan være fra en avsender, eller E-post sendt til en gruppe. Senere kan du lage mer avanserte regler. For eksempel sortere all E-post der du er på kopi-linjen i en egen mappe.

For å flytte E-post fra en avsender fra Innboksen til en mappe du oppretter for dette formålet, velg en E-post, og velg Regler – og Flytt alltid meldinger fra …. . Se eksemplet under. Der er det alle meldinger fra LinkedIn. Du får sikkert, i likhet med meg, en god del oppdateringer på E-post derfra, og vi kan vel være enige om at det ikke er særlig høy prioritet å se på disse umiddelbart?

Du kan flytte meldinger til en mappe som finnes fra før, eller du kan lage en ny. Alle nye E-post som nå kommer inn vil nå bli automatisk flyttet til denne mappen.

Jeg sier ikke at du ikke skal lese resten av E-postene, bare at de ikke trenger å leses først. Når du oppretter disse mappene, legg dem som undermapper av Innboksen din. De er jo fortsatt en del av Innboksen, bare sortert i undermapper.

Trinn 2 – Grupper E-posten i diskusjoner

La oss si at du hadde 100 ubehandlede e-post i Innboksen opprinnelig. Da har du kanskje fremdeles 50+ igjen etter at reglene har flyttet en del til undermapper. Erfaringsmessig brukes E-post ofte til diskusjoner og spørsmål til en gruppe, og sendes gjerne til flere mottakere. La oss si at noen stilte et spørsmål, eller startet en diskusjon i begynnelsen av ferien din og sendte e-post til 5 mottakere der du er en av dem. De andre svarer så til alle over noen dager og noen svarer alle på dette igjen. Det blir fort 10 E-post i din Innboks og de vil bli spredd over flere sider i Innboksen din. For å behandle hele «samtalen» under ett, istedenfor å behandle 10 e-post separat, slå på Vis som diskusjoner. I tillegg til å kunne behandle all E-post i en diskusjon på en gang vil den også gi deg bedre oversikt over Innboksen.

Trinn 3 - Behandle ferdig en og en E-post

Nå er du klar til å gå løs på innholdet i E-postene. Ikke fall for fristelsen il å "halvlese" E-post. Gjør du det sitter du veldig fort med 10-20 E-post som ser ut som de er lest og behandlet, men det er de ikke og du må begynne på nytt igjen med hver E-post. Dette er mye mindre effektivt enn om du behandler hver E-post ferdig første gangen du leser den. For mer om dette, les  Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

Høres dette ut som noe du vil gjøre, men du er ikke sikker på om du kan gjennomføre det? Da kan du jo vurdere å få litt hjelp fra Smart endring :-) Ved å delta på et lynkurs i Smart bruk av Outlook kan du og dine kolleger ta kontroll over hverdagen. I snitt sier de som har deltatt på dette at de kommer til å spare tid tilsvarende to arbeidsuker i året, samtidig som de reduserer stress og blir flinkere til å prioritere!

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Jeg har sett på mange mobilapper og PC-løsninger som kan hjelpe meg å bli bedre organisert, bedre til å prioritere og til å ta kontroll over den stadig mer hektiske hverdagen. Problemet er at de fleste løsningene er laget av organiserte mennesker som lager løsninger for andre organiserte mennesker. De er laget for dem som elsker å planlegge i detalj.At 50% av oss er strukturerte og velorganiserte er sannsynligvis et for høyt anslag. Det er sannsynligvis færre enn dette, men jeg har ikke vært i stand til å finne noen klare statistikker på dette.

Her et eksempel fra en av de som mener de har løsningen for oss, Trello som er tilgjengelig på alle plattformer. Her kan du organisere alle dine små prosjekter og daglige aktiviteter.

Jeg testet også en iPad app som heter Productivity Wizzard som lover å hjelpe deg å forandre livet ditt og bli skikkelig organisert. Etter å ha fylt ut mange skjermbilder om mine mål i livet og diverse milepæler og delmål kan jeg da bruke den til å detaljplanlegge mine oppgaver.

Jeg gav opp. Jeg føler at jeg bruker altfor mye tid til å oppdatere planleggingssystemet i forhold til å gjennomføre planene.

De finnes en enorm mengde av slike systemer og løsninger. Felles for dem alle er at det for de fleste av oss blir for mye administrasjon og planlegging og for lite handling. Hvem har nytte av dem? Jo kanskje de som kanskje ikke nødvendigvis trenger det, men de gjør det fordi de liker det ;-)

En annen og mer generisk metode for å organisere oss er Getting Things Done, eller GTD blant innvidde. Et bra system for opptil maks 50% av oss, mens andre blir glassaktige i blikket og klarer ikke å fokusere på nytteverdien. Det blir for overveldende. GTD er i utgangspunktet ikke knyttet opp mot noe program eller app, men fordi informasjonsmengden i dag er så omfattende og oftest digital av natur er det vanskelig å se for seg å bruke et system som ikke er digitalt.

For de fleste som bruker PC på jobben er det da naturlig å benytte den mest brukte planleggeren i hverdagen, Microsoft Outlook, og mange bruker den i sammenheng med GTD-metodikken.

Så er det håp for oss som ikke vil bruke så mye tid på planlegging?  Vi har også behov for en viss struktur i hverdagen for å ikke hoppe fra tue til tue og stadig vekk tenker «nå må jeg huske på …», eller «jeg skulle jo egentlig gjort …».

Jeg tror jo det er viktig å ha en klar formening om hva jeg vil oppnå og at jeg må finne en måte å knytte mine prioriteringer og handlinger i hverdagen opp mot dette. Jeg tror ikke at jeg får til det jeg vil bare etter innfallsmetoden.

Jeg har kommet til at Microsoft Outlook, mer eller mindre rett ut av boksen, er et flott planleggings og prioriteringsverktøy i seg selv og at jeg ikke trenger så mye mer. Med et minimum av arbeid kan du både ta kontroll over alle oppgaver som kommer inn via e-post og legge inn egne oppgaver. Dette krever ikke mye tid, men det er klart, en viss disiplin må du ha J

Oppdatering: Med den nye muligheten til å sette inn lister i OneNote appen på iPhone kan det være et godt og enkelt alternativ om du ikke bruker oppgaver i Outlook. Se Ny superenkel måte å behandle oppgaver på iPhone

For hvordan, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst. Her kan du lese om hvordan du kan følge opp de viktigste oppgavene dine.

Har du en iPhone, eller iPad får du også Outlook-oppgavene dine rett inn på denne uten å installere en eneste ny app. Sveip ned fra toppen så kommer varslingssenteret til syne og dine oppgaver blir synlig der som Påminnelser.

Om du er interessert i hvordan du ellers kan bruke iPad i jobbsammenheng kan du også lese Den beste bruken av iPad på jobben er ….

Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Ta noe med tilbake og lever igjen når jeg har bedre tid.

SLiten dame

Står du ved postkassen din, åpner noen brev, stapper dem tilbake i konvolutten, legger dem i bunnen av postkassen og tenker "jeg henter disse brevene senere og behandler dem da". Når du så kommer tilbake til postkassen senere ser du at postmannen har vært der igjen og lagt nye brev, aviser og tidsskrifter på toppen. Så gjentar det samme seg. Kanskje du tar med deg noen av de viktigste til skrivebordet og lar resten ligge igjen? Noen brev skriver du en påskrift på til postmannen før du legger det tilbake i postkassen. Der står det "Kjære postmann. Du kommer med så mye post til meg. Kan du være så snill å ta dette med tilbake til postkontoret og levere det igjen om noen dager? Selvfølgelig gjør du ikke dette!

Du tar all posten ut av postkassen. Så kaster du reklamen fra Elkjøp og matbutikken der og da. Det første du gjør når du kommer til skrivebordet ditt er å sortere og prioritere posten. Legger aviser og tidsskrifter i bunnen av bunken, samler fakturaer etc. i en plastmappe og legger på toppen. Så kommer interne rundskriv og møtereferater og på toppen legger du personlige brev adressert til deg. Nå er det enkelt å behandle den viktigste posten først og la det mindre viktige ligge til senere. Det du ikke behandler og besvarer med en gang legger du i "under arbeid" bunken. Du legger dem ikke tilbake i postkassen?

Hva gjør du med posten i den elektroniske postkassen? Jo, du åpner noen eposter, leser litt av dem og tenker "denne må jeg gjøre noe med senere i dag, eller i morgen" og lar dem så ligge. Du leter kanskje etter viktige epost mellom nyhetsbrev fra SAS og Norwegian, oppdateringer fra LinkedIn og sletter litt uvesentlig epost istedenfor å behandle den viktige posten. Så går du i et møte. Når du kommer tilbake møter du den halvleste eposten igjen som du nå må behandle på nytt siden du ikke gjorde noe med den første gangen. I tillegg er det kommet en del nye epost på toppen. Noen bruker også programmer som utsetter leveringen til noen dager senere. Da dumper den inn i postkassen din igjen sammen med dagens post. Forhåpentligvis er det mindre annen post den dagen :-)

Så har vi en blanding av uåpnede, halvleste og sannsynligvis ferdigbehandlet epost i innboksen vår og hver gang vi har litt tid mellom møter og annet arbeid leter vi i denne usorterte eposten etter noe vi må behandle nå. Sannsynligvis ender du med å lese hver epost flere ganger før du endelig blir ferdig med den.

Hvorfor behandler vi ikke eposten som vi behandler papirpost? Vi kan til og med få hjelp fra postmannen til å kaste reklamen og sortere posten før han legger den i postkassen vår så den blir enklere å prioritere og behandle. Se Tilbake fra ferie med hundrevis av E-post i Outlook? Fortvil ikke, du kan få hjelp!

Når posten er sortert og prioritert er det enklere å gå løs på resten. For tips om dette, se Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist.

Lykke til med en bedre hverdag og hils epostmannen.

1/3 av året er gått. Ligger planen for å nå dine mål i skuffen?

122313_0741_Enstilledag1.jpg

For de av oss som ikke tar lang påskeferie er det noen arbeidsdager neste uke. De dagene er det nok veldig stille på kontoret. "Endelig skal jeg få gjort alt jeg har planlagt uten å bli forstyrret" tenker du. Det er likevel langt fra sikkert. Mange takler ikke stillheten og det daglige presset rundt seg og bruker dagen til å drikke kaffe med de få kollegene som er i samme situasjon, rydde på pulten, lese litt artikler på nettet og så går dagen. Misforstå meg ikke. Det er ikke noe galt i dette og vi trenger sikkert slike dager, men det var bare ikke dette du hadde planlagt! 1/3 av året er gått. Hvordan ligger du an?  Det du kan gjøre i disse stille dagene er å ikke fokusere så mye på dagens gjøremål, men se litt fremover når påsken er over og hva vi skal gjøre i de 2/3 av året som er igjen. Har du en plan for året? Hva vil du bruke energien din på og hvilke mål vil du nå? Om dere har et opplegg på jobben for dette har du sikker noen mål i skuffen du kan ta frem nå. Har du ikke får du her et forslag til ditt eget opplegg. Dette er et enkelt og velprøvd format for en handlingsplan som kan hjelpe deg å nå målene dine.

HAndlingsplan eksempel

For at ikke dette skal bli en plan som ligger i skuffen kan du overføre de fire aktivitetene fra handlingsplanen over til Outlook oppgaver. Da blir det enklere å huske å prioritere det som skaper dine resultater. Ellers er det lett at man blir sittende litt mye i Innboksen og behandle innkommende forespørsler. Pass på at du definerer en startdato for hver aktivitet. Har du en tidsfrist for mål nummer en 1. mai setter du for eksempel startdato til 22. april som er første arbeidsdag etter påske. Det er i det hele tatt en god ide å planlegge med startdato istedenfor forfallsdato. Det er særdeles lite nyttig å bli minnet om en oppgave på forfallsdatoen :-) Hvordan du bruker Outlook til å hjelpe deg å sette-, og følge opp på startdato kan du se her: Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Lykke til med resten av året!

Hvorfor kan vi aldri starte møtene presist? Er det egentlig Outlook's feil?

Kanskje vi kan skylde på Microsoft Outlook som gjør at det er enklest på legge inn møter på 1 time, eller på 30 minutter.

Har du opplevd å komme til møterommet 10 minutter før du skal ha et viktig kundemøte og så er ikke det forrige møtet der ferdig ennå? Du vil gjerne ha møterommet så du kan koble opp prosjektoren, sjekke at du har nok ark på flippoveren og at pennene skriver. Nå har kunden kommet og dere venter alle sammen utenfor møterommet.

Du spør nå de som er i møterommet om de snart er ferdige, men de har reservert rommet til hel, og når de endelig forlater rommet og du er klar til å starte ditt møte er klokken ti over.

Hva om du opplever dette flere ganger pr. dag?

Kjernen i problemet er at alle avtaler timesmøter, og vi vet alle hvor vanskelig det ofte er å bli ferdig med møtet før tiden. Det gjør at vi ofte havner i situasjoner som beskrevet over. I tillegg, om du deltar i et slikt møte vil du også mange ganger være for sen til ditt neste møte.

Hva om du avtaler med dine kolleger at fra nå av planlegger vi 50-minuttersmøter og 25-minuttersmøter istedenfor times og halvtimesmøter? Vanskelig sier du? Ja det vil kreve en felles forståelse i organisasjonen og sterk forankring i ledelsen som er de første som må starte med dette. Likevel, tenk hvor mye bedre alle får det.

En ting dere kan gjøre for å minne alle om dette er å modifisere veggklokkene slik de har gjort i Microsoft Norge slik at de indikerer en 50-minuttersperiode. For å arrangere et 50-minutters møte, marker en halv time i kalenderen og endre 30 til 50 :-)

Tar du utfordringen på din arbeidsplass?

Ta ferie uten jobbstress! Her lærer du hvordan du kan ta ferie med tom oppgaveliste.

I følge en amerikansk undersøkelse utfører 82% av oss arbeidsoppgaver i ferien. Vi vet også at mange opplever de siste par ukene før en ferie som veldig stressende. Man vil gjerne dra på ferie uten at det er utestående oppgaver og med tom innboks i E-posten. Følgen kan bil at du er utslitt før du har startet ferien. Sannsynligvis lykkes du verken med å gjennomføre alt på oppgavelisten, eller tømme innboksen. I tillegg går du å tenker på alt du kan ha glemt og som du skulle ha gjort.

Men det er ikke de hektiske arbeidsdagene som stresser deg. Det er alt du ikke får gjort og manglende følelse av oversikt og kontroll.Hovedårsaken til dette er manglende oversikt over oppgaver og hvor mye arbeid man egentlig har igjen før man kan ta ferie med god samvittighet. Mange har bare oversikt over arbeidet i dag og kanskje i morgen. I tillegg er oppgavelisten for de neste to ukene spredt på Innboksen, notatbok, gule lapper og i hodet. Følgen er at du bare ser toppen av isfjellet.Så hva kan du gjøre nå for å kunne ta ferie med ro i sjelen?

Mitt råd er å samle oppgaver fra E-post, gule lapper og det du har i hodet på to lister:

1. Arbeid som må gjøres før ferien
2. Arbeid som må vente til etter ferien

Fordel nå oppgavene på de to listene. Om du bruker Microsoft Outlook vil jeg anbefale å bruke oppgavelisten der. Sett startdato til den dagen du planlegger å utføre oppgaven og bruk dette til å skille hva du skal gjøre før-, og etter ferien. Du kan selvfølgelig også bruke to lister på papir om du foretrekker det. Nå er tiden kommet til å gjøre en realitetssjekk på liste nummer 1. Fordel oppgavene fra denne på de dagene som er igjen til ferien. Ta hensyn til møter og avtaler, samt at du sannsynligvis vil fortsette å få oppgaver dumpende inn i Innboksen de neste to ukene. Du oppdager nå at tiden ikke strekker til for å gjøre alle oppgavene :-) Det du må gjøre nå er å flytte oppgaver til liste 2 og om nødvendig informere kolleger om hva som må vente til du er tilbake. Du kan lage en veldig oversiktlig og god ukeplan med oppgaver fordelt på dager sammen med alle avtaler om du bruker Outlook.

For mer om dette og hvordan du setter opp Outlook for å gjøre dette, se også Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?Nå har du fordelt oppgaver på listene, men selvfølgelig vil oppgavene fortsette å strømme på helt til siste dag på jobben før ferien. Hva gjør du med dette? I denne perioden er det spesielt viktig å prioritere forespørsler umiddelbart og bestemme med en gang om den skal på liste 1 eller 2. Hvis den må være på liste 1, hvordan påvirker det arbeidsbelastningen din? Må du reprioritere noe annet ved å flytte oppgaver fra liste 1 til 2?

Hvis du ikke allerede har innarbeidet denne måten å arbeide på vil du nok streve litt med å følge dette, men jeg kan love deg at belønningen er stor for å gjennomføre. Du vil kunne ta ferie med god samvittighet. Hvem vet, kanskje du fortsetter å arbeide på denne måten etter ferien og gjør det til en vane å ha god oversikt og kontroll med mindre stress :-)

God ferie!

Arkiverer du e-post i Outlook? Spar 10 minutter daglig med hurtigtrinn og unngå musearm!

Jeg har funnet ut at bare 1 av 10 har oppdaget hurtigtrinn på Outlook-menyen. Det er ganske merkelig egentlig. Kanskje det er fordi den er plassert midt mellom øynene våre :-)

Mer sannsynlig er at når vi har funnet de knappene vi må trykke på for å håndtere vår daglige e-post blir vi blinde for resten. Vi bare filtrerer det ut automatisk. Hurtigtrinn kan automatisere en del av det vi gjør ofte og som tar litt for mye tid.

For eksempel; sender du, eller videresender du ofte e-post til en gruppe mennesker og skriver inn navnene deres i adressefeltet hver gang? Da kan du spare tid og krefter på å lage en liste med en knapp på menyen med for eksempel "videresend til prosjektgruppe".

Man kan gjøre en god del avanserte ting med hurtigtrinn, men det jeg har funnet ut er veldig nyttig for mange er å bruke det til å arkivere e-post. Tenk over hva du gjør når du skal arkivere en e-post. Først trykker du og holder museknappen nede på e-posten. Så beveger du den mot listen over mapper. Der må du kanskje rulle nedover for å finne den rette mappen. Du må kanskje til og med åpne en undermappe. Så slipper du opp museknappen over den riktige mappen. Hele denne operasjonen tar typisk 5-15 sekunder. Om vi sier 10 sekunder i snitt og du arkiverer 50 e-post om dagen blir det neste 10 minutter om dagen, eller 4 arbeidsdager i løpet av ett år! I tillegg krever denne måten å arkivere på mye finmotorisk arbeid med fingrene på musen, noe som ikke er bra for oss og som kan bidra til senebetennelse i armen, også kalt musearm.

Hva om du kunne arkivere på ett sekund? Det kan du for de mappene du bruker oftest ved å bruke hurtigtrinn. Ikke bry deg om alt det som er i hurtigtrinnboksen nå. Det er alle eksempler på bruken av hurtigtrinn. Noen relevant for deg, andre kanskje ikke. Trykk på Pil ned i hjørnet på hurtigtrinnboksen, velg så

Velg mappe fra listen du får opp. Du vil se at hurtigtrinnet nå får det samme navnet som mappen.

Fra nå av, når du vil arkivere en e-post i Innboksen i denne mappen kan du trykke på hurtigtrinnet og den vil bli arkivert i valgt mappe. Dette tar bare 1 sekund og du har spart mye tid og unngått en belastende operasjon med musen.

Det er klart at om du har mange mapper er det begrenset hvor mange du praktisk kan bruke denne metoden på. Likevel er det ofte man har mye bruk av en mappe i en periode, for eksempel relatert til et prosjekt. Senere kan det være en anen mappe som er mye i bruk. Det tar ikke lang tid å lage et nytt hurtigtrinn, så hvilke hurtigtrinn du bruker kan endres ganske dynamisk. Her er mine hurtigtrinn med de mappene jeg bruker ofte.

Har du mange mapper? Vi som er gamle nok til å a jobbet med papir og hengemapper har lett for å tenke litt som vi gjorde før at vi må ha veldig spesifikke mapper slik av vi husker hvor vi har arkivert noe når vi skal finne det igjen. Det trenger du ikke lenger! Mange mapper tar mye tid å administrere. Det kan være en god del å spare på å forenkle arkivsystemet. For å finne igjen e-post fra nå av, Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Imponer med å presentere som en proff! Det er enklere enn du tror.

Jeg har holdt presentasjoner på konferanser og kurs i mange år og setter stor pris på alt som hjelper meg å holde en bedre presentasjon. Jeg må innrømme at jeg ikke er av dem som lager de mest fancy presentasjonene med masse animasjoner og overganger. Det kan være fristende, og om du har et publikum som synes det er morsomt er det utrolig mange fine nye overganger i PowerPoint 2013. For eksempel denne med gardiner :-)

 

Jeg foretrekker å konsentrere meg om budskapet og viser stort det det som er nødvendig for at publikum skal forstå poenget. Det er en del triks jeg har brukt i mange år med god effekt og som jeg lærte allerede da man skrev ut lysbildene og viste dem på overheadprojektor. For eksempel, ikke forsøk å snakke mens publikum forsøker å lese lysbildet ditt. Enten, gi dem tid til å lese det før du sier noe, eller slå av prosjektoren for å at de skal konsentrere seg full om det du sier. Det er ikke så praktisk å slå av en video-prosjektor, men om du trykker B på tastaturet blir skjermen svart.

Det andre er å aldri snakke med ryggen til publikum. Det er det fort gjort å gjøre om man skal peke på noe på lerretet, for eksempel med en laserpeker. Det du kan gjøre i stedet er å bruke den virtuelle lasepekeren i PowerPoint 2013. Da må du bruker presentasjonsvisning.

Dette er standard oppsett, men du må først sette opp PC 'n for å vise ulikt innhold på din skjerm og på prosjektoren. Det gjør du ved å trykke Windows knappen og P samtidig. Da får du opp en valgmeny. Velg "Utvid".

Når du nå starter presentasjonen vil den vises på prosjektoren og du vil se presentasjonsvisningen slik:

 

Fordelen med presentasjonsvisningen er at du ser neste lysbilde, og at du har mulighet til å hoppe til hvilket lysbilde du vil . Det kan være praktisk om du får dårlig tid og vil hoppe over noe uten å vise publikum dette :-)

Du kan som før nevnt også peke i lysbildene uten å snu deg bort. Du vi også se dine presentasjonsnotater og tiden du har brukt. Det kan også være veldig nyttig.

Så er du klar til å presentere. Da går tiden fort og ofte blir det hektisk på slutten for å rekke alle. Jeg har en håndregel jeg har brukt i mange år for å ikke ende opp med for mange lysbilder. Ett lysbilde bruker jeg i gjennomsnitt tre minutter på. Dvs. at for en presentasjon på en halv time kan jeg ha maksimalt 10 lysbilder. Test selv og se om det stemmer for deg også. Lykke til med gode presentasjoner!

Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Du bør være takknemlig hvis du har mer å gjøre enn du har tid til. Det er egentlig et luksusproblem fordi det mest sannsynlig betyr at du er engasjert i mange spennende og meningsfylte aktiviteter. Det betyr også at du i stor grad kan velge å bruke tiden din på det mest givende ettersom du ikke har tid til å gjøre alt.

Men, det kan selvfølgelig være utfordrende å prioritere :-)  Det som stresser de fleste er ikke å ha mye å gjøre, men å sjonglere alle oppgaver, aktiviteter, forespørsler og prioriteringer i hodet. Det kan være overveldende, energitappende og føre deg inn i «offerrollen» der du føler at andre legger for mye arbeid på deg, du mister oversikten og føler deg låst. «Alle andre tenker bare på seg selv. Det er bare jeg som tenker på meg» ...
Men andre har ikke noe ønske om at du skal være overarbeidet. De vil bare oppnå det beste for seg selv og de kan ikke vite hvor mye du har å gjøre. Hvis ikke du gjør dine prioriteringer vil andre gjøre det for deg utfra hva de trenger og ikke utfra hva du trenger. Så hva kan du gjøre med det? Først må du skaffe deg en realistisk oversikt over alt du har å gjøre nå inkludert det du har lovet å gjøre for andre.

Hvis du bruker Microsoft Outlook vil jeg anbefale å bruke den planleggings- og prioriteringsstøtten som er innebygget der. Det innebærer å ta kontroll over forespørsler på e-post og legge inn egne aktiviteter slik at du får en oversikt over arbeidsmengden. Siden vår hjerne er ganske visuell fungerer den best hvis vi kan få et bilde som viser dette. Ta opp ukekalenderen for neste uke. Hvordan ser den ut? Blir det en travel uke, eller en rolig uke? Hjernen vår vil raskt gi oss et inntrykk basert på antall møter og avtaler du kan se. Men det er jo ikke hele bildet? De fleste gjør jo arbeidet mellom møtene. Derfor bør du også synliggjøre oppgavene der.

Det kan du gjøre ved å vise e-post flagget for oppfølging og egne oppgaver på samme sted. Da blir din totale arbeidsbelastning veldig synlig og du kan starte en prioriteringsprosess. For å få til denne oversikten og for detaljer om hvordan du kan arbeide effektivt med denne i det daglige, se Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Jeg lager vanligvis en ukeplan for neste uke fredag ettermiddag. På denne måten kan jeg skaffe meg et godt bilde av min arbeidsbelastning for neste uke. Om jeg ser at jeg har møter en hel dag og samtidig 20 oppgaver vet jeg jo at det ikke går J Da må jeg prioritere, flytte oppgaver og kanskje også avslå noen møteforespørsler. Her er en sjekkliste du kan bruke når du prioriterer og lager deg ukeplanen.

1. Sjekk hva du har av planlagt arbeid. Skriv inn i Outlook oppgavelisten det du måtte ha på gule lapper eller andre steder
2. Sjekk prosjekter og aktiviteter du er involvert i. Er det noe du bør gjøre med dem i uken som kommer?
3. Hvordan er relasjonen med kolleger eller samarbeidspartnere. Trenger du å planlegge en kaffe med noen?
4. Har du blokkert tid i kalenderen til å arbeide med forberedelser til møter, eller store aktiviteter? Hvis ikke du legger det inn i kalenderen vil ofte andre sørge for å fylle opp kalenderen din J
5. Er det noe jeg må sette av tid til for meg selv, familie og venner? Så hektisk hverdag som de fleste har nå må det faktisk også planlegges
6. Til slutt, har jeg en god følelse i forhold til hvordan jeg nå bruker min tid og energi? Eller må jeg revidere planen?

Om du følger dette er det en god mulighet for at du vil føle deg bedre, ha kontroll over hverdagen og oppleve mindre stress. Jeg vet i alle fall at jeg gjør det.