Finpusse Outlook-bruken? 9 tips som gjør deg mer effektiv i høst

For meg er Outlook det jobbverktøyet som betyr mest. Det er mitt planleggings- og prioriteringsverktøy og hjelper meg til å arbeide med aktiviteter som skaper resultater.

Her følger en oppsummering av 9 smarte tips jeg bruker enten daglig, eller av og til. Noen av dem er engangs-oppsett og krever egentlig ingen anstrengelse for å utnytte. Det meste er muligheter som bare finnes i Windows-versjonen, men Mac versjonen kommer stadig etter med flere muligheter.

1. Oppgavebehandling

Jeg synes det er fint å kunne planlegge og se min totale arbeidsbelastning pr dag eller uke i sammenheng. Det kan jeg gjøre ved å vise mine oppgaver i kalendervisningen.

Oppgaver i kalenderen

Dette gir god oversikt over total arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver

For  oppnå det samme på Mac man du i stedet bruke to vinduer, ett med kalender og ett med oppgavevisning. Vis side om side eller på hver sin skjerm så får du oversikt. Du kan også lage smarte mapper som viser dagens oppgaver, ukens oppgaver, neste ukes oppgaver.

2. Automatisering av rutineoppgaver man gjør ofte

Hurtigtrinn er programmerbare "knapper" i Outlook som gir mulighet til å automatisere gjentagende oppgaver. For eksempel kategoriser og flytt til mappe med ett klikk. En annen mye brukt mulighet er ny e-post til, og videresend e-post til en gruppe.

Hurtigtrinn

Det finnes ingen tilsvarende mulighet på Mac.

3. Behandle e-post raskt

Det er praktisk å kunne svare på, eller videresende e-post hurtig direkte i leseruten når du behandler innkommende e-post. Jeg liker å kunne sende et raskt svar uten at e-posten åpnes i eget vindu. 

Svar i leserute

4. Sende e-post der en annen skal motta svarene

Denne muligheten gjør for eksempel at en leder kan sende ut en forespørsel og alle svarene går til en assistent. Det er viktig å beskrive tydelig hvordan svar skal gis og til hvem. Tips: Lag tabell med svaralternativer. Da er det enklere å sammenstille i det samme formatet etterpå. Denne funksjonen er litt skjult, men du finner den ved å utvide boksen i båndet som vist.

Svare til andre enn den som sender eposten

Denne muligheten finnes ikke på Mac.

5. Sende personaliserte eposter til en kontaktliste 

Du kjenner kanskje til utskrifts-fletting i Word? Outlook for Windows har den samme funksjonen der du kan sende den samme eposten til mange med personlig informasjon flettet inn i en standardtekst. Gå til kontaktvisning og følg guiden der. Da kan du sende personlig e-post til utsendelse av nyhetsbrev og julekort direkte fra Outlook.

Utskriftsfletting

Her kan du gjøre det samme på Mac, men da lager du eposten først i Word og bruker Masseutsendelse til epost derfra. Det fungerer også utmerket.

6. Samle informasjon fra e-post, avtaler og oppgaver i OneNote

OneNote er et veldig bra notatprogram der du kan samle all slags informasjon. Mye informasjon vi trenger har Outlook som kilde og det er veldig bra integrasjon med OneNote for å sende epost dit og til å ta møtenotater integrert med kalenderavtalen.

Send til OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativet er å gjøre dra-og slipp på eposter til OneNote. Da kommer de inn som et vedlegg.

7. Kalenderbehandling og møter

Ofte har vi behov for å se datoer i kalenderen som ikke er påfølgende. Ved å holde nede kontrolltasten kan man klikke på de datoene man ønsker å vise i månedsoversikten. Fint å kunne se i dag og i morgen, eller et utvalg av datoer som for eksempel de neste fire torsdagene.

Plukke datoer

På Mac kan du åpne flere kalendervinduer og se dem ved siden av hverandre for å oppnå noe av det samme.

8. Vise to tidssoner i kalenderen

Dersom man ofte har nettmøter med deltakere i andre tidssoner er det fint å kunne vise to tidssoner samtidig i kalenderen. Høyreklikk på tidslinjen og legg til en ekstra tidssone i oppsettet.

Tidssoner

9. Forberede, gjennomføre og følge opp møter

Opprett OneNote side for møtenotater delt med andre deltakere, eller bare med deg selv. Dett er en fin samarbeidsmulighet der du legger agenda, møtenotater, referat og oppfølgingspunkter ett sted uten å sende noe på e-post. Nyttig også å samle egne møtenotater ett sted og samtidig koblet til avtalen i Outlook.

Møtenotat OneNote

Denne muligheten har noen på Mac, men ikke alle. Alternativt kan du oppnå noe lignende ved å opprette møtesiden i OneNote før du oppretter møtet. Velg Kopier kobling til side og lim inn i kalenderavtalen før du evt. sender den til andre.

Det kommer stadig nye oppdateringer til Office for Mac, så dette er status pr. desember 2018.

Med Office 2016 for Mac leverte Microsoft en kraftig modernisert og forbedret utgave som mange hadde ventet lenge på. De som brukte Outlook for Mac 2011 merket oppgraderingen til Outlook 2016 som en stor forbedring i hastighet og stabilitet. Likevel er det klart at Windowsversjonen ligget et stykke foran på funksjonalitet. Mye av dette er ikke noe en vanlig bruker vil tenke på, eller savne. Jeg får imidlertid en del henvendelser fra folk jeg kjenner som er fristet til å bytte fra Windows til Mac. Det kan jeg godt forstå. Jeg bruker selv begge deler og liker min Mac veldig godt. Likevel bruker jeg mest Windows til jobbformål fordi det er for mye jeg savner i Outlook for Mac. For flere detaljer om forskjellene på Windows og Mac, se Mange tror Microsoft Office på Mac og Windows er like.

Når velger vi det kjente og når lønner det seg å utforske nye muligheter?

Hver dag står vi overfor valg vi må gjøre. Skal vi forsøke oss på noe nytt, eller skal vi holde oss til det kjente vi vet hva er. Hva er den rette balansen mellom å utforske noe nytt og utnytte det vi allerede vet og kan? Denne balansen er ikke konstant, men forandrer seg over tid. Et barn utforsker mesteparten av tiden og etter hvert som vi vokser til utnytter vi kunnskapen og erfaringene våre i en større del av tiden. Likevel slutter vi aldri å utforske, men motivasjon for å utforske kan minske og vi kan bli mer satt i komfortable rutiner.

Vi er på ferie i Spania og skal spise en del middager og luncher ute

La oss si vi planlegge 10-12 måltider ute i løpet av to uker. Den første kvelden går vi på en restaurant som er OK, men ikke mer. Hva gjør vi neste gang? Da forsøker vi en annen for å se om den er bedre. Kanskje er den det, kanskje ikke. I løpet av de første dagene har vi forsøkt noen ulike spisesteder. Hva gjør vi så resten av tiden? Jo vi går tilbake til de 1-2 restaurantene vi synes var best, og den siste kvelden går vi tilbake til den vi hadde den beste opplevelsen på. Vi tåler til og med at de ikke er like bra en gang, men to ganger? Da bytter vi.

Ved å velge en restaurant den første eller andre gangen og gå dit hver gang i resten av ferien vet vi stort sett hva vi får, men vi vet ikke hva jeg går glipp av ved å ikke forsøke flere nye restauranter.

Når skal man så og når skal man høste?

Når er det best å fortsette med måten man jobber på i dag og når bør man utforske en ny strategi som kan gi bedre resultat? Det kommer an på tidsperspektivet ditt. Om du skal gå av med pensjon om noen måneder er det forståelig om du vil bare fortsette å gjøre det du er komfortabel med og flyte på eksisterende kunnskap og rutiner. Skal du jobbe 30 år til kan det være fornuftig å finne en balanse mellom utforsking og utnyttelse av kunnskapen. Det kan hende en del av dine rutiner er optimale, men det kan også være det finnes bedre måter å jobbe på. Derfor lønner det seg sjekke ut nye muligheter en gang i blant. Noen ganger blir vi drevet til dette fordi omgivelsene forandrer seg.

Det digitale skiftet er et eksempel på at måten du har gjort ting på i årevis ikke fungerer så bra lenger. Da er det på tide å øke utforskningstakten til du finner nye og bedre måter å jobbe på og som du forhåpentligvis kan utnytte fremover. Er det på tide å oppdatere dine digitale ferdigheter i høst? Sjekk gjerne Smart endring tilbudene.

Hvordan gjør du så det beste valget av restaurant?

Forskning viser at din beste mulighet til å finne den optimale restauranten på første forsøk når du går langs en restaurantgate er å bestemme seg for den maksimale tiden du vil bruke for å finne en restaurant. Så bruker du 1/3 av tiden til å vurdere restauranter du går forbi. Etter dette velger du den første som er minst like bra som den beste du har sett til nå. Gjenta dette for de neste to måltidene så har du et utvalg av 3 restauranter du kan alternere mellom resten av ferien :-)
Dette er beskrevet i boken "Algorithms to live by" av forfatterne Brian Christian og Tom Griffiths. Der kalles det "the optimal stopping problem".

Hva er caching og hva har det med Roald Amundsen og mitt klesskap å gjøre?

Caching er et begrep mye brukt innen databehandling og helt nødvendig for at datamaskiner skal kunne jobbe effektivt. Datamaskiner blir stadig raskere til å behandle data. Det som sinker dem er å hente inn data og skrive resultatet tilbake til det permanente datalageret som kan være en hard-disk (også kalt snurredisk fordi den går rundt), men mer og mer til et elektronisk lager uten bevegelige deler, såkalt SSD. Dette opererer raskere enn harddisken, men koster mer og er fremdeles langt langsommere enn prosessoren som behandler dataene med millioner av behandlinger per sekund.

Foto: Nasjonalbiblioteket

Amundsen måtte ha cache

Cache er rett og slett et lager som er tilgjengelig nær deg når du trenger det. Da Roald Amundsen gikk til Sydpolen brukte de flere måneder på å utplassere forsyninger langs ruten som de kunne ha tilgjengelig underveis slik at de ikke trengte å ha med all proviant på sledene. Dette gjorde at de hadde proviant og brensel tilgjengelig langs ruten på tilbakeveien lett tilgjengelig og til rett tid.

Du kan ikke ha alle klærne liggende ved senga

Siden datamaskinenes morgen har det vært et problem å mate prosessoren med nok å gjøre til at den ikke går på tomgang. I 1946 beskrev forskerne Burks, Goldstine og Neuman fra universitetet i Princeton det de kalte et elektronisk hukommelses-organ der et hierarki av hukommelse sørget for at prosessorkapasiteten kunne utnyttes bedre. 

Et slikt hierarki kan vi kjenne igjen fra dagliglivet for hvordan vi behandler våre kleslager. Ved senga har vi kanskje klærne vi har tenkt å ta på oss i morgen. Det er vår nærmeste cache. Klesskapet er det neste nivået i hierarkiet som det tar litt mer tid å hente klær fra, og boden der vi har vinterklærne er det langsomste datalageret, med mindre vi har så mye klær at vi leier et eksternt lager :-)

Moderne datamaskiner har opptil 5 nivåer av cache som gjør at vi kan utnytte den stadig økende prosessorhastigheten. Sjekker du de tekniske spesifikasjonene på en PC du lurer på å kjøpe står det for eksempel "CPU Cache 2 MB". Ikke at du trenger å bry deg så mye med det, men da vet du hva det er :-)

Problemet med cache er at det alltid er av begrenset størrelse. Vi kan ikke ha alle klærne liggende i en haug ved senga. Da kan det fort bli et samlivsproblem :-)

Hva beholder du og hva kaster du?

Alle som har forsøkt å rydde klesskapet, eller har lest ryddebøker fra den japanske ryddeeksperten Marie Kondo og andre vet at det finnes en rekke ulike måter man kan takle problemet med hva man hiver ut av sin cache, slik som FIFO - first in, first out, eller LRU - last recently used :-)

All forskning, både innen data- og klesadministrasjon går for LRU. Det du brukte sist vil du mest sannsynlig bruke snart igjen og det lønner det seg å ha i en cache nær deg.

Åpne det du jobbet med nylig

Hva er så relevansen for deg i det å jobbe smartere? Jo det er at du bruker minst mulig tid på å finne og åpne det siste du jobbet med, og som du høyst sannsynlig skal jobbe videre med.

Jeg vet om mange som nesten utelukkende åpner dokumenter fra Microsoft Office sin cache som du åpner om du velger fil, åpne fra et Office-program. Da vil du se det siste du jobbet med, og med 80% sannsynlighet er det ett av disse dokumentene du nå vil åpne. Det sparer deg for en masse arbeids med å søke og finne igjen dokumentet. Så vi har cache overalt rundt oss både innen vår arbeidsdag og hjemme.

Kaster vi bort tiden når vi organiserer epost i mapper?

Når vi legger epost i mapper er det egentlig sortering vi gjør. Det kan være på emne, avsender, eller andre kriterier. Sortering er tidkrevende og hvis vi sjelden eller aldri kommer til å lete etter det vi sorterer, får vi lite igjen for denne investeringen i tid. For å vurdere om vi skal sortere, eller satses på å lete i haugen av epost når vi trenger det må vi se på mulig fremtidig behov for å finne igjen eposten.

Sortering eller søk

Vi kaller Google og Bing for søkemotorer, men egentlig er de gigantiske sorteringsmaskiner. Det som er imponerende er ikke at de kan komme opp med tusener at treff på våre søkekriterier, men at de kan sortere dem etter relevans og presentere det vi mest sannsynlig er ute etter som en av de første linjene vi får opp på skjermen. Det kan de gjøre fordi de forhåndssorterer informasjon på kriterier det er sannsynlig at noen vil søke etter. Å la maskiner gjøre dette koster lite, og det sparer kostbar tid for oss som skal finne noe.

Kater du bort tiden din på sortering?

Når det gjelder e-post derimot utnytter vi sjelden denne formen for effektivisering. Vi bruker kostbar egen tid på å sortere e-post i mapper. Det tar omtrent like lang tid å sortere epost som det ville gjøre å sortere papir. Men i motsetning til papir kan vi søke i epost mye mer effektivt enn i et papirarkiv.

Steve Whittaker er en av de som tidlig studerte epost og effektiv gjenfinning. Som forsker i IBM og professor på UC Santa Cruz skrev han en avhandling allerede i 1996 om "email overload" med tittelen "Am I wasting my time organizing email?". Som tittelen indikerer var hans konklusjon klart ja :-)

I mange situasjoner må vi velge om vi skal sortere, eller bare lete i haugen etter noe vi vil finne. Det viser seg at det vanligvis lønner seg klart tidsmessig å lete i haugen. Særlig fordi epostprogrammet ditt allerede har forhåndssortert eposten på en rekke kriterier på samme måte som Google gjør og at du også her kan får opp en liste sortert på relevans. Da finner du det du leter etter på sekunder.

Mange vet nok at dette er riktig rent logisk, men føler likevel at de utsetter jobben til senere om man ikke sorterer eposten i mapper. Vi antar at vi da må bruke mer tid senere for å finne eposten igjen. Men dette er egentlig ikke rasjonelt. Av 100 epost, hvor mange kommer du til å lete etter i ettertid. Kanskje 10? Om du bruker 30 sekunder på å sortere/arkivere hver epost bruker du 50 minutter på dette. Det vil si om du ikke hadde gjort dette kunne du brukt 5 minutter på å lete etter hver av de 10 epostene. Så mye tid bruker du jo ikke. Bruker du søkemulighetene i epostprogrammet bruker du nok ikke i gjennomsnitt mer enn 30 sekunder på å finne en epost. Det vil si totalt 5 minutter totalt for å finne 10 eposter. Da hadde du spart 45 minutter bare på de 100 epostene ved å ikke sortere i mapper på forhånd. Og hvor mange epost flytter du til mapper i løpet av ett år?

Tror du ikke du kan finne eposten så fort? Prøv selv! Se Slutt å lete i Outlook mapper. Bare søk! Det er mye enklere og raskere.

Føler du at en viss struktur hjelper deg med å få det ryddig i hodet? Det kan god være. Les mer om dette på Mapper, tagging, eller bare søk - hvordan du organiserer og finner igjen ting

Har du oppdateringer som venter?

Jeg må få komme med en sak som har gnagd på meg lenge. Gjennom noen år nå har jeg holdt et stort antall workshops for store og små virksomheter, oftest med 10-15 deltakere i rommet som alle har med seg sine PC'er og telefoner klar til å lære å bruke Outlook, OneNote og andre digitale verktøy litt smartere.

Oppdateringer venter

Ofte opplever jeg å se telefoner med et titalls apper som venter på å bli oppdatert. Når jeg spør hvorfor de ikke har gjort dette får jeg gjerne til svar at de ikke har tid, og at de aldri passer å gjøre det. Det ikke alle er klar over er at mange av oppdateringene inneholder sikkerhetsoppdateringer. Det er liten oppmerksomhet rundt dette, men du risikerer at noen hacker seg inn på telefonen din gjennom et sikkerhetshull uten at du engang merker det og kan tappe all informasjon. De vet også hvor du er til enhver tid fordi telefonen gir fra seg denne informasjonen.

Gjør det til vane og alltid oppdatere. Det gjelder både apper og oppdateringer til operativsystemet.

På PC er det noe bedre fordi de fleste er satt opp til å installere oppdateringer automatisk. Det hender imidlertid at det krever en omstart av PC'en og da har vi samme problem. Det passer aldri å gjøre dette. Du kan alltid utsette det en stund, men om du ignorerer det lenge nok går PC'en i stå, eller den restarter gjerne midt i en viktig presentasjon. Jeg opplever også dette stadig i mine workshops, og da er det bare å ta 10 minutters pause mens vi andre venter.

Får du beskjed, eller ser du at oppdateringer venter, få det unna så fort som mulig!

Det var dagens hjertesukk :-)

Hvordan huske å føre timelister og gjøre andre rutineoppgaver

For å huske på ukentlige og månedlige oppgaver kan du bruke Regelmessige oppgaver i Outlook. Dette har en del funnet nyttig for å huske å lage månedsrapport, føre timelister og andre gjentagende aktiviteter. Mange blir imidlertid forvirret fordi timeliste-oppgaven bare synes den første uken i oppgavelisten. Det blir ikke laget en oppgave for hver uke som man kunne forvente. Når man lager en møteserie blir jo alle møtene laget og er synlige i kalenderen, så hvorfor skjer ikke det samme med oppgavene?

Neste forekomst av oppgaven blir ikke opprettet før du fullfører den første

Outlook vil ikke lage den nye oppgaven før du har fullført den første. Dette kan virke rart, men gir mening. La oss si at du må rapportere timer månedlig, men for å ikke bruke masse tid på slutten av måneden til dette vil du føre timene hver fredag. Hva om du ikke får ført timelistene dine som planlagt denne fredagen? Da vil oppgaven henge med deg i uken som kommer og så fører du kanskje timene for to uker neste fredag. Men det gir ikke mening å ha to oppgaver som sier det samme neste fredag. Fordi Outlook ikke lager den neste oppgaven i serien før du har fullført den første vil du bare ha en oppgave neste fredag. Etter at du har skrevet timer trykker du på fullfør oppgave og først da blir oppgaven for fredagen etter laget og er synlig i oppgavelisten.

Hvordan du oppretter en periodisk oppgave i Outlook

For å opprette en periodisk oppgave, Lag oppgave, velg Regelmessighet og så innstillinger for tidsintervall.

Hvordan lage en periodisk oppgave i Outlook

Vil du ha en visuell oversikt over din totale arbeidsbelastning som er summen av avtaler og oppgaver i ett bilde? 

Sjekk blogginnlegget  Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver?

Hvorfor ikke bare ha oppgaven som en møteserie i kalenderen?

Noen setter slike oppgaver som gjentakende avtaler i kalenderen. Det kan fungere, men svakheten er at om du ikke får gjort oppgaven på den tiden du har satt av flytter ikke avtalen seg videre med deg, men befinner seg i fortiden. Oppgaven derimot, den blir med deg hver dag frem til du markerer den som fullført.

Jeg kan no' som ikke du kan - fremtiden er mobil

Nei, jeg kan ikke danse can-can :-) Det er da heller ikke meg det handler om, men kampen mellom å vinne forbrukere og arbeidstakeres gunst når de skal velge ny telefon. Og flere og flere velger smarttelefonen som arbeidsredskap. For mange kan det til og med bli det eneste de trenger.

Det er knivskarp konkurranse mellom Apple med iPhone og alle de andre, Det vil si de som bygger på Android-systemet, kontrollert av Google. Tidligere forsøkte Microsoft å ta opp kampen, men må innse at den er tapt, … eller vent litt. Har Microsoft tapt?

Vet du hva Teams, Planner, og Groups er? Det er alle telefonapper fra Microsoft tilgjengelig både på iPhone og Android. Det er forresten også apper i Windows, Mac og for nettlesere. Sammen med andre, mer kjente apper som Outlook, Word, Excel, PowerPoint og OneNote utgjør de en stadig viktigere del av et økosystem som gjør at du kan jobbe hvor som helst. Noe flere og flere gjør, og særlig på mobil.

Årsaken til at Microsoft gikk inn i markedet for smarttelefoner i det hele tatt og kjøpte Nokia i forsøket på å etablere seg som en viktig leverandør av smarttelefoner er kampen mellom økosystemene, der Google er den eneste store konkurrenten og eier av Android-systemet. Apple må finne seg i å være lillebror her, men er selvfølgelig en viktig bidragsyter med telefoner og nettbrett.

Hva er så et økosystem i denne sammenhengen? Jo det er løsninger i skyen som gjør at alle data og apper du bruker henger sammen og at du får alle tjenester du trenger gjennom dette.

Det ligger i Skyen! Javel. Hva betyr det?

For Google er det Google drive som lagrer dine data, og apper som gjør at du kan skrive, regne, lage presentasjoner og sende epost på gmail fra PC, Mac og Chrome. Ved å velge en Androidtelefon utvides dette til at du kan jobbe også mobilt uten å forlate systemet.

Tilsvarende kan du ved å velge Microsoft lagre dine data på OneDrive, behandle dem med Word, Excel og PowerPoint. Og så kan du behandle epost, kontakter og kalender i Outlook. Men hva så med telefon? Det er her Microsoft har vært pragmatiske og smarte. Microsoft tenkte nok: Hvorfor skal vi kjempe for en markedsandel på et par prosent av telefonmarkedet når vi kan ta del i 98% av markedet ved å lage apper for både iPhone og Android? Dette har ført til at hele Office-pakken og mye mer nå er tilgjengelig og gratis å bruke på alle telefoner i markedet. Dermed utvides økosystemet til å inkludere telefon, selv om den ikke kjører Windows.

Så om du bruker Office og Outlook på jobben og har en telefon du skal bruke både til jobb og privat vil du høyst sannsynlig være tjent med å bruke Microsofts apper på telefonen også siden de er integrert i økosystemet og gjør det mulig å forholde seg til samme Office-apper på telefonen som på PC og Mac. Basisapper i Office som Word, Excel og PowerPoint er gratis tilgjengelig for alle sammen med OneDrive for lagring og Outlook.com for epost.
Skal du kunne bruke de mer avanserte samarbeidsappene som Teams, Planner, og Groups trenger du Office365.

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Så da spiller det ingen rolle om du velger iPhone eller Android? Nei, stort sett ikke, men det kan være noen forskjeller som sikkert er basert på de tekniske mulighetene i telefonen, eller prioriteringer i utviklingsgruppene. Mitt favorittprogram i Office, OneNote, fungerer utmerket som min digitale notatbok på alle enheter, men noen forskjeller kan det være. På iPhone har man en veldig hendig funksjon for deg som er glad i å lage lister, og på Android kan du tegne og skrive håndskrift. Kanskje ingen stor sak for de fleste, men om alt annet et likt… Så kan det være apper som komplementerer Microsofts og som det kan være litt ulike tilbud om på Android og iPhone. Et område aktuelt område for dette er oppgavebehandling på mobil.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Nei det skal ikke være lett å velge, men uansett hvilken telefon du velger kan du jobbe innenfor Microsoft økosystem om du ønsker det.

Tid, oppgaver og verktøy får skylda når vi ikke får gjennomført alt vi håpet

Tid

Alle er gitt den samme tiden og det er det lite å gjøre med. Griper du deg selv noen ganger i på si "jeg har ikke tid"? Det har du selvfølgelig. Det du egentlig mener er "dette vil jeg ikke prioritere nå". Det kan imidlertid høres litt hardt ut, særlig om det er noen som spør om du kan gjøre noe for dem. Man vil helst ikke avvise noen. Det kjennes veldig ubehagelig. Dessverre er det enda mer vanlig å si "jeg har ikke tid" til egne aktiviteter man gjerne skulle gjort. Prioritering, vanskelig som det kan være, er nettopp å si nei til noe for å kunne gjøre noe annet som er enda viktigere.

Her er to teknikker du kan bruke for å prioritere bedre i hverdagen:

1. Når noen kommer og spør deg om å gjøre noe for dem, eller sender en epost. Svar, "jeg har mye viktig jeg må gjennomføre i dag, er det noe som kan vente til i morgen, eller neste uke? Sannsynligheten er stor for at den andre da enten gjør det selv, spør noen andre, eller sier "det er OK". Da noterer du dette på oppgavelisten og følger det opp senere når du kan planlegge dette og jobber videre med dagens viktige oppgaver.
2. Når du kommer på noe du gjerne vil gjøre, eller du har en oppgave som har fulgt deg i ukesvis og som aldri kommer høyt nok opp på prioriteringslisten, men som du ikke har lyst til å gi opp. Sett den opp på en liste 1-3 måneder frem i tid og vurder den på nytt da. Gå så videre med det som er viktig nå med god samvittighet.

Hvordan vet du så hva som er viktigst og hvordan får du prioritert aktiviteter relatert til dette? Stephen R. Covey som står bak 7 habits/de 7 gode vanene sier det veldig bra synes jeg.

You have to decide what your highest priorities are, and must have the courage – pleasantly, smilingly, nonapologetically – to say no to other things. And the way you do it is by having a bigger “yes” burning inside.

Det betyr at du må ha gjort deg opp en mening om hva du vil oppnå. Da vil du alltid ha noe å prioritere oppgaver opp mot. Spør deg selv, vil det å gjøre denne oppgaven føre meg nærmere ett av mine mål? Forbausende ofte gjør det ikke det. Da havner vi i "busy-fella" Vi er fryktelig travle hele tiden, men ikke nødvendigvis med å gjøre ting som skaper resultater.

Les mer: Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle

Oppgaver

Jeg har studert mye på hva som virker og ikke virker av ulike oppgavelister. Det jeg vet utfra dette er at lange oppgavelister ikke virker, enten de er på papir, en app, eller i Outlook. Jeg spør ofte på mine kurs om hvilken farge det er på teksten i Outlook oppgaver, og svaret er nesten alltid RØD. Når jeg ser på oppgavelisten er den gjerne på mer enn en side og blitt en dårlig samvittighet. Det fører til at man helst unngår å se på den og skriver korte oppgavelister på papir isteden :-)

Den eneste måten jeg har funnet ut som virker for meg, og som jeg ser virker for mange andre også, er å lage korte, tidsbaserte oppgavelister der hver av dem lar seg gjennomføre i løpet av en dag. Det er helt umulig å gjennomføre alt på en gang. Noen sier man skal lage en prioritert liste og jobbe seg nedover fra toppen, men i realiteten er det en del oppgaver som kanskje ikke er på toppen av lista som faktisk har en tidsfrist, så når man bestemmer hvilken "dagsliste" oppgaven skal føres opp på må man ta hensyn til både hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster.

På toppen av dette kommer at du ikke har like mye tid til oppgaver hver dag fordi en del av dagen også går med til møter og avtaler. I tillegg endrer prioriteringene seg hele tiden. Derfor er det en fordel å kunne gjøre raske omprioriteringer. Da er det bra å kunne bruke et verktøy der det er enkelt å flytte oppgaver samtidig som du beholder oversikt så du kan planlegge realistisk.

Les mer: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen

Verktøy

Jeg har prøvd ut mange ulike verktøy, det ene mer ambisiøst enn det andre for å håndtere oppgaver. Mange av disse er gode i seg selv, men kommer ofte i tillegg til, og må administreres på siden av verktøy man uansett må forholde seg til i hverdagen. Det oppleves som ekstra arbeid og fører ofte til dobbeltføring. Jeg har kommet til at det beste for de fleste er å bruke det verktøyet nesten alle har tilgjengelig via jobben, nemlig Microsoft Outlook. I tillegg, for alltid å kunne ha oppgavelisten med meg, en app på telefonen som synkroniserer oppgaver automatisk med Outlook.

Ved å se både avtaler og oppgaver i det samme bildet er det enklere å se total arbeidsbelastning pr. dag.

Les mer: Flagger du e-post i Outlook? Har du en lang liste med røde oppgaver
og Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Sjekk om du har Office365 og gjør en oppdagelsesreise i dine nye muligheter

Utbredelsen av Office 365 i Norge er imponerende. Sannsynligvis har mer enn halvparten av norske bedrifter og offentlig virksomhet tatt dette i bruk. Det vil si de har kjøpt det, men det varierer sterkt i hvilken grad den ansatte har tatt i bruk de nye mulighetene. Det er synd fordi dette er en perfekt verktøykasse for alle som ønsker fleksibilitet i hvor og når man jobber.

Hva er Office 365?

Kort sagt kan nå virksomheten kvitte seg med lokale servere der mange i dag har lagret dokumenter og epost, og du som bruker kan jobbe med alle dine dokumenter, notater og epost på PC, Mac, telefon og nettbrett fra hvor som helst uten å trenge VPN eller Citrix-løsninger for å få tilgang. Du kan sågar gå bort til en flyplass-PC, logge på med din vanlige bruker og ha samme tilgang i nettleseren.

Hvordan kan du vite om du har Office 365?

Ja, det er et relevant spørsmål fordi det er ikke alltid IT-avdelingen forteller deg dette. Det du gjør for å sjekke er å åpne nettleseren din og skrive portal.office.com på adresselinjen. Da kommer du til en påloggingsside. Oppgi din epostadresse og ditt vanlige passord. Om du har Office 365 vil du nå komme til en nettside som viser deg de nye mulighetene. Om du ikke kommer inn har du sannsynligvis ikke tilgang til Office 365.

Hjemmesiden for Office 365 på Web du kommer til etter pålogging

Det er ikke sikkert du har alle funksjoner tilgjengelig som vist på bildet. Noen gange fjerner IT det de ikke vil du skal bruke av ulike årsaker. Under skal jeg beskrive de mulighetene du som vanlig bruker har for personlig bruk basert på standard oppsett av Office 365.

Outlook

Ved å trykke på de ulike flisene starter du de enkelte appene i Office365. Ja vi kaller dem apper nå, akkurat som på telefonen. Legg også merke til at Outlook-funksjonene nå er fordelt på ulike apper. Du finner E-post, Kalender, Personer(kontakter) og Oppgaver akkurat som på telefonen, Istedenfor å være samlet i ett program slik vi kjenner det fra skrivebordprogrammene på PC og Mac. Fra denne siden kan du også laste ned og installere den nyeste versjonen av Office skrivebordprogrammene på inntil 5 PC'er. Det vil si du kan gjøre det både på jobb-PC'n, og på Macen hjemme uten at det koster jobben noe mere.

OneDrive app for iPhone og Android

OneDrive for Business

Det som gir deg mulighet til å ha tilgang til, og jobbe med dokumenter og notater overalt er OneDrive. Det er ditt personlige lagringssted som bare du har tilgang til, men hvor du også kan dele utvalgte dokumenter med kolleger og samarbeidspartnere. Denne erstatter "Mine dokumenter" på PC, eller P: og tilsvarende personlig lagringsområde på en server. Fordelen med OneDrive er at alt som ligger der har du tilgang til fra en hvilken som helst PC med nettleser samt telefon og nettbrett gjennom egne apper. Du kan selv flytte dine dokumenter til OneDrive.

OneNote

Din mulighet til å samle informasjon om alt mulig som i en utklippsbok og organisere løse notater. Dette er "the Swiss army knife" i Office-samlingen, men ikke så godt kjent av mange selv om den har vært en dal av Office siden 2003 :-)
Du kan arbeide og samarbeide med andre om aktiviteter, forberede møter, føre møtenotater og referat samt følge opp dine oppgaver etter møtet. Det beste er at notatbøkene fungerer supert på telefonen slik at du alltid har notatene dine med deg og kan gjøre notater der du er. Du kan også knipse bilder av tavler, lysbilder og dokumenter og legge dem rett inn i din digitale notatbok. Du finner igjen alt på din PC senere og kan bearbeide notatene videre der.

Skype for Business

I Skype for Business kan alle bidra og skrive på digital tavle. Dette tilsvarer å gi alle møtedeltakere en tusj hver som de kan skrive med samtidig på møterommets whiteboard.

Du kjenner kanskje "vanlig" Skype der du kan utveksle meldinger og ha videosamtaler? Det som er den store forskjellen til Skype for Business er samarbeidsmulighetene. Du kan jobbe sammen med en kollega på et annet sted om dere satt i samme rom med å se på- og redigere et felles dokument, ha team-møter der du har digital tavle som fungerer som whiteboard i et vanlig møterom og gjennomføre engasjerende presentasjoner som om tilhørerne satt i samme sal. Er du på farten kan du delta i møtet fra telefonen der du ser både de andre deltakerne og PowerPoint-presentasjoner i møtet.

Teams og Planner

For grupper som jobber tett sammen i det daglige, eller i et prosjekt, finnes det nå en rekke samarbeidsfunksjoner som er brukerstyrt. Det vil si at ikke trenger å spørre IT om hjelp til å etablere en samarbeidsplass for deling av dokumenter og notater. Du kan opprette samtalerom for ulike tema og ha ad-hoc Skypemøter med de andre i teamet. All historikk i meldinger og annen informasjonsutveksling blir lagret så om du er borte en dag, eller om det kommer inn et nytt teammedlem i morgen ser man hva som har foregått tidligere. 

Teams er det nyeste samarbeidsverktøyet i Office 365 der man kan samle kommunikasjon, notater og dokumenter relatert til et prosjekt, eller for støtte i det daglige arbeidet for en gruppe.

Teams bygger på grupper. Det gjør også Planner som gir deg mulighet til å sette opp prosjekter med aktiviteter og oppgaver som kan fordeles til ulike teammedlemmer, samt organisere alle prosjektdokumenter og prosjektkommunikasjon.

Sway

Et utrolig morsomt verktøy for nettpresentasjoner. Dette må du nesten bare prøve. Her kan du fortelle en historie med bilder tekst og video som fungerer like bra på mobil og nettbrett som på PC. Se her: Bruk hodet til å være kreativ - ikke til å huske detaljer

Jeg går ikke gjennom resten av appene ettersom de stort sett bare er relevante dersom organisasjonen har valg å ta dem i bruk, slik som SharePoint.

Vil du lære å ta i bruk de nye mulighetene og skaffe deg frihet til å arbeide hvor som helst på PC, Mac, nettbrett og telefon? Sjekk muligheter for opplæring på Smart endring.

Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

Begrepet SMARTe mål dukket opp i en artikkel i Management Review i 1981 og ble raskt fanget opp av mange selskaper, hvorav General electric (GE) ofte blir forbundet med at de tok i bruk dette. SMART står for Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-related. For mer detaljer om dette finner du en god forklaring i denne bloggen skrevet av Chris Yates.

Jeg har både jobbet i, og med flere selskaper der dette har vært en rettesnor for målsetting. Problemet er at når målene er satt tror vi jobben er gjort :-)

Men det er jo nå det starter! Det er et bra utgangspunkt å ha godt definerte mål, men jeg vet mange sliter med å lage en plan basert på målene og det blir ofte ikke fulgt opp med planlegging. Som følge av dette blir målene liggende i skuffen til det nærmer seg tid for å vurdere i hvilken grad målene ble nådd. Har vi nådd våre mål uten en plan kan man stille spørsmålet om målene har vært for trivielle og ikke særlig utfordrende å nå. Da blir jo noe av poenget med å sette mål borte.

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

Da GE innførte denne typen målsetting og ba ledere og ansatte komme opp med forslag til SMARTe mål la man veldig vekt på at de skulle tilfredsstille kriteriene. Dette førte til at man kunne ha mål som "Alltid levere reiseregning den siste dagen i måneden". Dette målet er spesifikt, målbart, mulig å oppnå og tidsrelatert. Men det er også svært trivielt og bidrar ikke til at man oppnår bedre resultater i jobben eller for selskapet. Likevel fant man at bare det å ha definert mål ledet til bedre resultater :-) Likevel ble det fort klart at man kom vesentlig lenger om målene var ambisiøse og noe man sannsynligvis ikke kunne nå uten en bevisst plan for å nå dem. De innførte "Stretch goals". Les gjerne HBR artikkelen The Strech Goal Paradox om du vil gå dypere i dette.

Noen av oss har vært utsatt for dette og det er ikke alltid behagelig og blir til dels brukt feil, men om vi ikke strekker oss litt blir vi heller ikke bedre. Dette gjelder jo både for organisasjoner og for oss personlig. Et vanlig begrep jeg hører overalt nå er "man må ut av komfortsonen" for å utvikle seg. Hørt den? :-)

Uansett, du har større mulighet til å nå gode resultater om du lager en plan for å nå dem. I tillegg reduserer du stress både for deg selv og din leder fordi du kan sannsynliggjøre og dokumentere hvordan du skal nå dine mål. Et enkelt format jeg har brukt i mange årfinner du her:

Er du godt i gang med det nye året? Vet du hva du må gjøre for å nå dine mål?

Kunne du tenke deg å bruke en dag utenfor kontoret til å jobbe med planen din samtidig som du legger et bedre grunnlag for gjennomføringen kan du jo vurdere å delta på Smart endring kurset Smart måloppnåelse i en digital tid.

Lykke til med planlegging og gjennomføring av dine SMARTe mål.

Bruker du oppgaver i Outlook? Vet du at du også kan synkronisere med mobilen?

Flere og flere jeg vet om bruker Outlook oppgaver for å prioritere bedre i hverdagen. I alle fall de som har vært på mitt Smart bruk av Outlook kurs :-)

Bruker du oppgaver, men ikke muligheten for å opprette og følge opp oppgaver på mobilen? Det finnes et utall av apper man kan bruke til dette. Noen apper lever i sitt eget univers og er ikke kobler til Outlook. Det synes jeg er synd fordi så mange oppgaver oppstår som følge av en epost at det er veldig praktisk å gjøre disse om til Outlook oppgaver med et enkelt klikk. Å skrive inn disse i en separat mobilapp gir ikke noen mening for meg. I alle fall hvis det er jobbrelatert.

Så har du oppgaveapper som synkroniserer med Outlook. De synes jeg er mye mer interessante. Faktisk har du sannsynligvis en app allerede på telefonen til dette. På iPhone heter den Påminnelser og på Samsung S-planner som er en kombinert kalender og oppgaveapp. Du kan koble begge disse til din Exchange, eller Office365-konto.

De er ganske enkle og mangler to egenskaper jeg setter pris på. Det er å kunne operere med startdato på en oppgave og kunne kategorisere den i henhold til Outlook kategorier.

Ideelt sett hadde jeg ønsket meg at Microsofts Outlook app også hadde håndtert oppgaver, men det gjør den dessverre ikke. Men det finnes veldig gode alternativer.

Hvorfor bruker du ikke Outlook på mobilen når du gjør det på PC

For planlegging av oppgaver fungerer det best for meg å gjøre det på PC hvor jeg har god oversikt og kan flagge epost til oppgaver, men for å følge opp og også notere nye oppgaver på farten bruker jeg appen TaskTask for iPhone. Den synkroniserer all informasjon jeg vil ha mellom PC, mobil og nettbrett samtidig som den er veldig enkel å bruke. Den synkroniserer både oppgaver og flaggede epost. Det gjør ikke de fleste appene. Den koster en 50-lapp og da får du mye for pengene.

TaskTask app på iPhone støtter kategorier (fargene i margen) og flagget epost

For Android anbefaler jeg å prøve Nine – Email & Calendar- synkroniserer både oppgaver og flagget epost. Den koster 105 kroner, og det er den verd.

Har du en lang liste med flagget E-post? Har du gitt opp å bruke oppgaver/tasks i Outlook?

Det hjelper ikke "å få ting gjort" om du gjør ting som ikke bidrar til å målet

I den digitale verdenen vi lever i nå der informasjonsmengden øker hvert år, krav til resultater øker med 20% pr år *) uten at du får mer tid og ressurser vil det alltid være mange flere oppgaver enn du noen gang kan gjøre.

Det er selvfølgelig viktig å ha en arbeidsform med tilhørende struktur og verktøy som hjelper deg å ikke glemme hva du skal gjøre og der du har kontroll på planlagte og utførte oppgaver. Det mangler ikke apper og systemer for dette.

Men før du velger deg apper og systemer for å planlegge og følge opp alle dine oppgaver må du svare deg selv på spørsmålet "Hva er det jeg vil oppnå?"

Klarer du å prioritere oppgaver som leder til gode resultater? 

Problemet er at det lett blir altfor mange oppgaver. Apper og lange oppgavelister er ikke løsningen på dette. Den eneste farbare veien er prioritering!

Har du et godt prioriteringssystem? Hvis ikke, hvordan vet du da at du bruker tiden på det som er viktigst?

I praksis vil de fleste da prioritere kortsiktig etter hva som brenner mest og hvem som maser mest mens de viktige oppgavene beveger seg nedover og nedover på oppgavelisten.

For å prioritere må du ha et prioriteringssystem som er knyttet opp mot de målene du ønsker å oppnå enten det er mål du er gitt av din arbeidsgiver eller mål du setter for deg selv.

I likhet med mange andre fikk jeg mye hjelp til dette da jeg gikk på time manager™ kurs for mange mange år siden og bruker prinsippene fremdeles. Men jeg bruker ikke den papirbaserte utgaven lenger :-)

Bør du skaffe deg en digital planlegger?

Jeg har i stedet tatt det beste fra denne kombinert med andre gode innspill og egne erfaringer og laget en digital planlegger som kan brukes helt gratis og uten å kjøpe års-sett med nye kalenderark hvert år.

Har du mål du vil nå på jobben og må lage din egen plan for å nå dem?  Må du prioritere daglig hva du skal gjøre for å bruke tiden på det som gir resultater?

Da er kanskje dette noe for deg også. Sjekk hvordan på Smart måloppnåelse i en digital tid

*) Kilde: Corporate Executive Board

Se også: Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Var du en time manager ™ disippel?

Er du en av dem som laget årsplaner, hadde månedskalender, ukeplaner og dagsplaner i en fin perm du hadde med deg overalt? Definerte du dine 5-7 nøkkelområder som hjalp deg å holde fokus på dine strategiske arbeidsområder?

Jeg gjorde alt dette med min time manager™ og opplevde at jeg i mye større grad enn uten dette brukte tiden min målrettet og var i stand til å bryte ned 6-12 måneders mål til håndterlige biter som når jeg gjennomførte dem gjorde at jeg oppnådde mine mål fordi jeg fikk et prioriteringsverktøy i hverdagen.

Bjørns gamle time manager

Mange har sikker hørt spørsmålet "Hvordan spiser du en elefant?" Svaret er "en bit av gangen". Det denne uunnværlige planleggeren hjalp meg til var:

1. Definere mine egne fokusområder basert på de mål som var gitt meg fra ledelsen
2. Bryte ned litt uformelige, ikke klart definerte mål i konkrete handlinger
3. Å planlegge dagen, morgendagen og neste uke ved å fylle planen med mine viktigste oppgaver
4. Å gi meg et verktøy tilå prioritere i hverdagen så jeg brukte mer tid på viktige oppgaver og mindre tid på tilfeldige og ikke så viktige oppgaver.

Blir det for mye planlegging?

Noen kan kanskje føle at dette blir litt vel mye planlegging, men hva om du ikke lager din egen plan og kontinuerlig prioriterer i hverdagen? Dessverre er det slik at når vi mennesker ikke har klart definerte mål blir vi merkelig lojale til å følge daglige rutiner der vi bruker tiden til trivielle oppgaver.

Det er viktig å ha en balanse mellom planlegging og gjennomføring, men uten en mål og plan har vi ingenting å gjennomføre. Det blir som når Alice i eventyrland spør katten om hvilken vei hun skal ta, hvorpå katten spør henne om hvor hun skal? Det vet hun ikke og katten svarer at da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar.

Noen synes også planlegging er litt ubehagelig fordi det synliggjør alt du faktisk må gjøre for å lykkes, og det kan være en hel del. Den engelske forretningsmannen Sir John Harvey-Jones uttrykker dette ganske humoristisk når han sier

"The nicest thing about not planning is that failure comes as a complete surprise rather than being preceded by a period of worry and depression."

Ta i bruk en digital planlegger

Dessverre måtte jeg pensjonere min time manager™ når verden ble mer og mer digital. Når min kalender er i Outlook, mange av oppgavene vi håndterer kommer på epost, og planer ligger litt her og der i ulike digitale dokumenter kan jeg ikke samtidig føre dobbeltføre i et analogt verktøy. Det har jeg rett og slett ikke tid til. Særlig ikke fordi omløpshastighet og informasjonsmengde er mist 10 ganger større nå enn da jeg skrev alt inn i min time manager ™.

Det mangler ikke på digitale verktøy der man kan løse deler av dette. Men det jeg har savnet er noe som henger sammen og gir meg både nødvendig oversikt samtidig som det støtter med i daglige prioriteringer.

Er det ikke enkelt å bruke blir det ikke brukt

Etter å ha studert mange verktøy, strukturer og sett på hva eksperter som Franklin Covey, TMI, David Allan og flere anbefaler har jeg kommet frem til at man må ha noe som er enkelt, støttet av digitale verktøy og med en struktur og prosess som virker naturlig og ikke er for omstendelig. Blir det for komplisert og tidkrevende å bygge opp, vedlikeholde og bruke et system i hverdagen gjør vi det rett og slett ikke selv om vi vet vi burde.

Du trenger ikke kjøpe noe for å få en digital planlegger

 Etter mange års erfaring og prøving har jeg har laget en Smart endring planlegger som bygger på de verktøyene 90% av oss allerede har og bruker i hverdagen. Ved å gjøre et engangsoppsett omdannes Microsoft Office til ditt personlige planleggings- og prioriteringsverktøy. Sammen med dette kommer enkle beskrivelser av hvordan du planlegger og prioriterer i hverdagen for å oppnå bedre resultater med mindre stress.

Du setter opp din personlige planlegger gjennom Smart endring workshopen Smart måloppnåelse i en digital tid sammen med kolleger som også vil oppnå bedre resultater med mindre stress.

Smart endring planleggeroppsett, her vist på iPad. Synkroniseres automatisk mellom PC, Mac, nettbrett og telefon.

Har du flere påbegynte eposter og flere dokumenter åpne samtidig? Da bør du lese dette.

Du har 10 eposter åpne og 7 du har startet å skrive et svar på. I tillegg har du 5 regneark og 3 Word-dokumenter "under arbeid".  Så får du beskjed om å restarte PC'en på grunn av en oppdatering. Hvordan føles det? Panikk!  Særlig når PC'en restarter automatisk fordi du du har ignorert de høflige hintene om at du bør gjøre det noen ganger. Kjenner du deg igjen?

Tror du at du kan multitaske?

Situasjonen beskrevet over er kanskje litt satt på spissen, men jeg ser faktisk dette ganske ofte. En ting er frykten for å måtte restarte PC'en, men hvorfor havner vi egentlig i en slik situasjon? For mange er det nok fordi man er så ivrige til å kaste seg over nye oppgaver fordi alt haster. Det er lett å blir drevet av det som kommer inn sist og som virker som det haster. "Jeg tar denne med en gang, så går jeg tilbake til den forrige etterpå". Det er bare det at mens du starter på  den oppgaven kommer det en som også ser viktig ut så du gjør det samme igjen!. Tro meg, dette er du ikke tjent med, det skaper bare stress.

Det er bedre å fullføre oppgaver enn å starte dem

Har du sett bærplukkere som starter å plukke blåbær på en tue. Så ser de en annen tue som ser ut som den har flere bær og hopper over dit. Men vi får med oss flere bær ved å plukke ren den første og så gå til den neste. På samme måte ser jeg noen som hopper fra oppgave til oppgave uten å gjøre ferdig den de jobber med først. På den måten ender du opp med mange epost du har startet å skrive svar på og mange dokumenter åpne på en gang. Du oppnår i iallfall å være veldig busy hele tiden, men det er vel ikke poenget?

Når du kommer til slutten av dagen har du 17 oppgaver startet men få fullført. Ville det ikke være bedre å ha 5 fullførte oppgaver enn mange ufullførte som blir liggende åpne? Du blir tross alt målt på og føler at du har oppnådd noe når du fullfører en oppgave. Det dreier seg ikke om å starte flest mulig oppgaver, men om hvor mange du fullfører.

Å ha mange åpne oppgaver skaper faktisk ganske mye merarbeid fordi du hele tiden må bruke tid på å sette deg inn i hvor du var når du gjenopptar en oppgave. 

---

Les også:

Det er veldig fristende å multitaske selv om vi vet det ikke er bra. Men hva kan vi gjøre med det?

Busy busy! Jeg har så mye å gjøre at jeg ikke får gjort det jeg egentlig skulle.

Skriver du den samme teksten i epost om og om igjen?

Det er ingen grunn til å bruke mer tid på å skrive epost enn du trenger. Ofte skriver vi de samme setningene i epost etter epost. Jeg gjør det for eksempel når jeg sender et tilbud om kurs til en jeg har snakket med på telefonen. Jeg ble lei av dette og tenkte det må være en bedre måte. I Outlook kan du gjøre effektivisere dette ved å opprette standardtekster ved hjelp av hurtigdeler. Du kan til og med inkludere illustrasjoner og bilder.

Her er hvordan du oppretter en hurtigdel:

1. Skriv standardteksten og marker den
2. Velg Sett inn i menyen
3. Velg hurtigdeler
4. Lagre merket område i galleri for hurtigdeler. Gi den et navn.

Neste gang jeg skal skrive et tilbud gjør jeg følgende:

5. Opprett ny epost, velg Sett inn ->
   Hurtigdeler
6. Velg ønsket standardtekst

Denne muligheten har du om du bruker Outlook på Windows. Bruker du Outlook på Mac har du ikke denne muligheten. Et alternativ er å legge inn tekster som signaturer. Ikke helt det samme, men kan også fungere.

Har du problemer med å finne møtereferatet, eller egne møtenotater med dine oppfølgingspunkter?

Mange lager faktisk møtereferater og er flinke til å notere hvem som skal gjøre hva til neste møte. Problemet er at referatet blir skrevet i Word og arkivert et sted du ikke finner det når du trenger det, eller det blir sendt på epost og drukner i postboksen. Så kommer du på neste møte og ooops…. Det hadde jeg glemt jeg skulle gjøre.

Har du opplevd slike ukemøter?

Eller, du tar egne notater i møteboka, eller på løse ark. Hmm. Møteboka ligger visst igjen hjemme i dag, og hvor ble det av det arket jeg noterte på i møtet?

Hvordan kan du ha bedre kontroll på dette og være sikker på å både finne alle dine møtenotater og følge opp dine oppgaver?

For å løse dette foreslår jeg at du og de du har regelmessige møter med går over til digital møtebok. Har du Microsoft Office har du allerede en super digital notatbok du kan bruke til møter i OneNote. Det fine med den er at du kan notere på en iPad i møtet, viderebehandle oppfølgingspunkter på PC, og ha slå opp møtenotater og oppfølgingspunkter på telefonen når du er på farten.

---

Den beste bruken av iPad på jobben er ...

Få et overtak i møtene med OneNote – lær hvordan!

---

Når du har oppsettet klart for å ta kontroll over møtenotater og oppfølgingspunkter gjelder det å bruke det. Her er 3 ting du bør gjøre kort etter møtet er ferdig:

1. Gå igjennom notatene i etterkant så fort som mulig mens du fremdeles har det friskt i minnet og forstår hva du har ment med det du har notert. Kanskje du bør skrive litt mer utfyllende der du bare har notert stikkord. Tenk at du skal forstå hva dette er når du trenger notatet om ett år.
2. Er det oppfølgingspunkter du kan gjøre med det samme så gjør dem nå. For eksempel om du har lovet å sende noen informasjon om noe. Når noen lover meg å gjøre dette får jeg det normalt ikke om jeg ikke purrer.
3. Bestem når du skal følge opp det du ikke kan gjøre nå. Bruker du Oppgaver i Outlook kan du flagge oppgaven direkte i OneNote så får du den i oppgavelisten direkte. Bruk evt. det oppfølgingssystemet du har for å prioritere oppgaver.

5 epost-strategier som ikke virker og 4 tips som hjelper deg i en digital hverdag

Når jeg holder kurs og workshops får jeg ofte gode tips jeg tar med meg videre fra deltakerne. Likevel er det ikke alle tips som fungerer for meg selv om det kan fungere for andre. Mye av dette avhenger av jobbtype, kultur på arbeidsplassen og ikke minst personlige preferanser.

eposten renner inn kontinuerlig

Her er noen av de tipsene jeg har fått som ikke virker for meg, så kan du vurdere om det gjelder deg også, eller om du synes det fungerer for deg. Om det gjør det er det fint, men om det ikke gjør det er du ikke alene :-)

1. Bare lese epost 2 ganger om dagen. I de bedriftskulturene jeg jobber med er det en forventning til at man holder seg oppdatert på det som kommer inn nokså kontinuerlig i løpet av dagen.
2. Alltid tømme innboksen før man går hjem fra kontoret. Med en kontinuerlig strøm av epost er ikke det realistisk og fører bare til frustrasjon.
3. Arkivere epost, inklusive sendte elementer i et mappesystem. Med en stadig økende informasjonsmengde tar dette rett og slett for mye tid. Dette er en arv fra papirverdenen. I den digitale kan vi søke etter det vi vil finne. Likevel foretrekker jeg å ha i alle fall en arkivmappe så jeg kan flytte epost jeg har behandlet ut av Innboksen.
   Tips: Hvorfor og hvordan du kan redusere antall mapper i Outlook
4. Sende veldig korte eposter så det skal være lett for andre å lese dem. Dette fører ofte til at ikke all informasjon blir med og jeg får oppfølgingsepost med spørsmål til innholdet.
   Tips: Hvorfor skal jeg lese din E-post? Dette må du gjøre!
5. Få andre til å endre sine epostvaner. For eksempel ved å skrive "til info" i overskriften, eller ringe istedenfor å sende epost. Du kan bare velge hvordan du behandler det du får inn.
   Tips: Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Så hva har virket for meg, ikke bare begrenset til epost, men det å arbeide effektivt i den stadig mer hektisk digitale hverdagen?

1. For mange år siden sluttet jeg å klage over hvor mye epost jeg mottok, men innså at epost ikke kommer i tillegg til arbeidet, det er en del av arbeidet, og noe jeg må innarbeide i mine arbeidsrutiner. Undersøkelser som viser hvor mange prosent av tiden vi bruker på epost finner jeg meningsløse ettersom de tar som utgangspunkt at epostbehandling er noe annet en del av det vanlige daglig arbeidet.
   Tips: Slutt å skylde på mye epost - her er det egentlige problemet!

2. Innse at mesteparten av det som kommer inn i innboksen ikke er informasjon, men oppgaver og behandle det som dette. Det vil si at jeg må prioritere dem utfra hvor viktige de er og hvor mye de haster. Det jeg ikke kan behandle umiddelbart må inn på en prioritert oppgaveliste.
   Tips: Du kommer aldri gjennom lange oppgavelister! Her er løsningen.
3. Slutte å forvente at hjernen skal løse problemer skapt av teknologien og som fører til at vi må forholde oss til 100 ganger mer informasjon enn for 10 år siden. Jeg må bruke automatisk sortering av epost for å sikre at jeg i alle fall behandler det viktigste.
   Tips: La e-postmannen sortere for deg. Prioriter den viktigste e-posten
4. Jeg kan ikke stole på at hjernen min skal huske en masse ting jeg må gjøre. Det er lettere å prioritere det som er i eposten enn mine oppgaver som jeg har i hodet. For å sikre at mine viktige oppgaver blir gjort må de skrives ned.
   Tips: Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Føler du at du ikke arbeider så effektivt som du burde, men ikke helt vet hva du skal gjøre med det? En bra begynnelse kan være å få en 2 timers kick-start som hjelper deg i gang. Få med deg noen kolleger og bestill Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen arbeidsdag. 

Endre din epostvane på 1-2-3 - få god kontroll og redusert stress

Du kommer på jobben, henter deg en kaffe og så er det rett inn i Outlook innboksen. Hvorfor gjør vi dette?

Mest sannsynlig fordi vi ønsker å skaffe oss kontroll over dagen og ting som skjer. Hva som er kommet inn i Innboksen påvirker ofte hva vi gjør videre denne dagen. Så motivasjonen for å dykke ned i Innboksen er å skaffe seg kontroll, men oppnår vi egentlig dette?

Til tross for vårt ønske om kontroll føler mange avmakt fordi Innboksen bare vokser og vokser. Dette fører ofte til det motsatte av kontroll fordi vi ikke har oversikt over hva vi skulle gjort og vi går med dårlig samvittighet fordi vi ikke får behandlet forespørsler. Dette skjer fordi vår litt tilfeldige epostbehandling har utviklet seg til en lite effektiv vane som er vanskelig å bryte.

Sjekk om du kjenner deg igjen i denne vanen

Hvorfor legger du lest e-post tilbake i postkassen?

Så hvordan kan vi bryte denne lite effektive vanen og etablere en ny vane som gir oss reell kontroll?

I følge forfatteren av boken The Power of Habit, Charles Duhigg, består en vane av tre deler

1. Utløsende hendelse som setter i gang noe vi gjør
2. Belønningen vi får ved å gjøre dette
3. Rutinen som er selve handlingene våre i denne situasjonen

For vanen epostbehandling er utløsende hendelse gjerne at vi kommer på jobben, belønningen er at vi føler vi får kontroll og rutinen er ofte blitt til litt tilfeldig og ikke alltid gjennomtenkt. Dessverre er belønningen vår veldig kortvarig og blir fort erstattet av en følelse av å ikke ha kontroll.

Se hvordan du kan oppnå varig følelse av kontroll og som reduserer Innboksstress i 2017

Hvordan du kan ha kontroll over alle forespørsler på E-post og aldri være redd for å glemme en tidsfrist

 

Godt nytt epost-år!

Det blir bare for mye!

Ingen tjener på at du er travelt opptatt hele tiden og aldri har nok tid til å gjøre dine viktigste oppgaver. Verken du, dine kolleger eller organisasjonen.

"Men jeg må jo være tilgjengelig", sier du. Det må vi selvfølgelig til en viss grad, men vi må også få tid til å gjøre våre viktige oppgaver så vi må få til en balanse.

Balanse mellom det du gjør for andre og det du gjør for å nå dine mål.

Det er vanskelig å si nei, og særlig når noen står foran deg og sier "har du 5 minutter" som selvfølgelig blir til en halv time.

I boken  Essentialism, av Greg McKeown lanserer han sitt produktivitetsmanifest med en test for hva man skal si ja og nei til.

Hver gang du blir spurt om å gjøre noe, enten det er ansikt til ansikt, eller på epost skal du spørre deg selv:

1. Kan jeg faktisk gjøre dette, gitt den tiden jeg har?
2. Er dette den viktigste oppgaven jeg skal bruke min tid på akkurat nå?
3. Dersom det er sjefen din som spør, kan du høre om dette er viktigere enn andre oppgaver du jobber med som også er viktige for virksomheten. Det kan føre til at du får litt hjelp til å prioritere det som er viktigst nå. Er dette viktigere enn andre oppgaver du jobber med?

Sier du ja til noe, sier du også nei til noe annet. Den beste vaksinen for å kunne si nei til oppgaver du burde si nei til er å ha en oppdatert kalender med oppgaveliste som synliggjør for deg selv og andre at du faktisk har fullt opp med høyt prioriterte oppgaver og at du ikke kan ta på deg mer nå, i alle fall ikke en uke fremover....

For praktiske tips om hvordan du synliggjør dine oppgave for deg selv, se Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Det gjelder å komme andre i forkjøpet. Om du ikke tar kontroll over din tid er det mange andre som gjør det. Å synliggjøre både dine avtaler og dine oppgaver gjør det veldig synlig om du tar på deg for mye. Du vet når du har heldagsmøte og 10 oppgaver samme dag at det ikke kommer til å gå. Likevel er det mange som planlegger på den måten og alltid har masse "røde oppgaver". Ved å prioritere bedre og sørge for å gjøre de viktigste oppgavene vinner alle og du føler deg også mye bedre.

Men om det ikke nytter å lukke kontordøra (om du har en), eller om andre ikke respekterer din tid og du ikke klarer å avvise noen som står foran deg og vil ha din oppmerksomhet er det bare en ting å gjøre og det er å gjemme seg bort. Enten ved å jobbe hjemme noen timer et par ganger i uken, eller å finne et bortgjemt møterom der ingen finner deg. Det kan være vanskelig, men det er til alles beste.

Effektivitet kan læres

Travel person løper

Vi er alle forskjellige. Noen er strukturerte av natur, andre tar det mer på følelsen. Begge kan komme i mål og gjøre en god jobb, men den siste typen ender ofte med å måtte gjøre skippertak og gjøre alt i siste liten. Det kan være slitsomt. Dette har ingenting med å være flink å gjøre, men mer hvordan vi er av natur. Dessverre er de fleste effektivitetsopplegg laget for den strukturerte delen av befolkningen, mens de som trenger den mest er resten :-)

Løsninger for å organisere hverdagen er oftest laget for allerede velorganiserte mennesker. Hva med de 50% av oss som ikke er det?

Er du leder kan du vanskelig ha unngått å støte på navnet Peter F. Drucker, men om du ikke har kan jeg si at han er en av de mest anerkjente lederguruene vi har hatt. Han er død, men prinsippene hans lever videre og er mer aktuelle noen gang.

I en tid der ledere og kunnskapsarbeidere har stadig høyere fleksibilitet og mulighet til å selv bestemme hvor, når, og hvordan man jobber stilles det også stadig større krav til at man lager sin egen plan og gjennomfører den for å nå sine- og virksomhetens mål.

Drucker sier "Kunnskapsarbeidere forventes først og fremst å få de riktige tingene gjort". Han sier også at ingen er født effektive og at effektivitet kan læres. Det effektive mennesker har felles er det de gjør. Det er et sett med gjøremål man gjennomgår uansett hva man arbeider med. Det er en ferdighet som kan læres, og ved å trene på å gjøre de riktige tingene blir effektivitet en vane.

Det kan tilsynelatende se enkelt ut, men å gjøre det riktige er vanskelig helt til man har automatisert det. Det blir som å lære gangetabellen. Vanskelig når man sliter med å lære den, men når man kan den trenger man ikke lenger å tenke på det. Man bare vet at 7 x 7 er 49. Vi har gjort det til en vane.

Ett av de områdene mange sliter med å bli effektive på er å ta kontroll over egen tid og balansere det som kommer inn av oppgaver (på epost) med å drive egne aktiviteter som gjør at du når dine mål.

Vil du ha en kick-start for deg og dine kolleger på å lære å bli effektiv kan dere jo vurdere Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag. Du kan selvfølgelig også finne mange bra tips på denne bloggen ;-)