Få oversikt - og samarbeid med andre uten å møtes hele tiden

leder i Smart endring, Bjørn O. Hopland

I følge en Microsoft-undersøkelse er antall møter vi deltar i økt dramatisk siden 2020. Riktignok er mange av møtene korte statusmøter. Men de er ofte uplanlagte, og er det egentlig en fordel med mange korte møter? Spør du meg gjør dette det enda verre fordi du stadig blir avbrutt i arbeidet med dine arbeidsoppgaver.  Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen arbeidshverdag.

Les også Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter

Etabler Team og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter

Min erfaring er at det vil være en fordel å kutte mange av de kortere status og oppdateringsmøtene og at vi kan oppnå det vi ønsker raskere og med færre avbrytelser gjennom systematisk bruk at Teams-samtaler og prosjektverktøy som Planner. VI kan flytte konstruktive diskusjoner, løse oppgaver og ta beslutninger uten møter. Er du usikker på om du virkelig må invitere andre til et møte, bruk denne sjekklisten:

1. Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

2. Må jeg ha en muntlig dialog?

3. Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

4. Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Dersom du svarer nei på ett eller flere av disse spørsmålene, bør du sannsynligvis droppe møtet. Men hvordan kan jeg da gjøre avklaringer, samle beslutningsgrunnlag å få status i prosjekter?

Hvordan gjennomføre et møtefritt prosjekt?

Jeg har god erfaring med å starte ethvert prosjekt med å samle alle prosjektdeltakere og etablere en felles tankegang for prosjektets mål og arbeidsform, samt knytte bli kjent med hverandre. Men trenger vi de ukentlige prosjektmøtene, og hastemøter for å løse problemer som oppstår underveis?

Jeg er kvalitetsleder i vår virksomhet og har etablert et Team for samarbeid der alle interessenter er invitert som medlemmer. Før prosjektstart i prosjektet Kvalitetsløftet 2022 oppretter jeg en Kanal der vi kan samarbeide i prosjektet. Jeg trenger innspill til kvalitetsplanen vi skal lage. Da starter jeg en Samtale i kanalen med emne som beskriver hva jeg trenger fra de andre. I samtalen legger jeg en lenke til dokumentet som ligger under Filer  i kanalen.

Alle som trenger innspill til å løse sine arbeidsoppgaver, vil ha hjelp til å løse et problem, eller vil lufte ideer kan gjøre det samme. Alle Svar med innspill  vil alltid ligge samlet i Samtalen og er tilgjengelig for nåværende og fremtidige prosjektmedlemmer. Ved å samarbeide slik blir ingen avbrutt i arbeidet, men kan gi sine innspill når det passer dem i løpet av dagen.

Etabler et felles oppgavesystem for prioritering, arbeidsfordeling og synlig status på fremgang i Planner

Men hva om jeg er prosjektleder og føler meg usikker på de ulike leveransenes status? Tenk om jeg ikke oppdager at noe ikke er på plan før det er for sent. Er det ikke greit å ha et ukemøte der alle avgis status på sin del i prosjekter? Kanskje det ikke er nødvendig. Ved å definere planen med alle leveranser og tildelte ansvarsområder i Microsoft Planner i prosjekt-kanalen kan du se status på alle leveranser når som helst. Er det noe som ikke ser ut til å være på plan kan du heller kontakte den som der ut til å trenge hjelp til sin leveranse direkte. Da bruker du ikke alles tid unødvendig. Og når prosjektmedlemmer oppdaterer status på sitt Oppgavekort trenger de heller ikke bruke tid på tidkrevende prosjektrapportering.

Bli enige om felles forventninger når vi ikke møtes daglig i en team-avtale

Enten det er et prosjekt, eller samarbeid om oppgaver i en avdeling eller gruppe kan det være lurt å avklare forventninger til arbeidsform og tilstedeværelse. En måte å gjøre dette på er ¨inngå en teamavtale. Forslag til hvordan finner du i Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret?

Få orden på teamarbeidet fremover - finn ut hvordan!

Innholdet over er hentet fra den nye bedriftsinterne Smart endring workshopen  Smart hybridhverdag på 1-2-3. Dette er ett av tre tema der dere arbeider for få en kick-start på nye samarbeidsformer i praksis. De andre to temaene i workshopen er Prioriter og planlegg slik at du kan jobbe selvstendig med dine viktigste oppgaver uavhengig av hvor du er, og  Planlegg, og gjennomfør effektive og inkluderende hybridmøter.

Alt skulle bli enklere når vi kom tilbake på kontoret

I mars 2020 opplevde mange en lett kaotisk situasjon når alle ble sendt hjem for å jobbe. Hvordan skal jeg som leder følge opp mine medarbeidere nå? Hvordan får jeg oversikt over prosjektet når jeg ikke kan snakke med prosjektmedlemmene på kontoret, og hva skal jeg prioritere å jobbe med har jeg sitter hjemme. Der jeg tidligere kunne gjøre en rask avklaring med min leder, kvier jeg meg nå for å plage henne med å kontakte henne om småting.

Etter hvert fant vi formen, og for mange så godt at de egentlig ikke ville tilbake. I alle fall ikke hver dag.

Vi kan ikke skru tiden tilbake!

Mange trodde nok at alt ville bli som før når vi kunne komme tilbake til kontoret, men det kommer ikke til å skje. Nå må vi finne ut på nytt hvordan vi skal innrette oss når det er uforutsigbart hvem som er på kontoret hvilke dager. I forrige ukes blogg skrev jeg om et tema jeg har hørt mange synes er veldig vanskelig, Jeg orker ikke hybridmøter!. Det er viktig å snakke om, men de fleste forteller meg at de tross alt gjør mesteparten av jobben mellom møtene. Hva innebærer hybridkontor for den delen av arbeidstiden?

Smartere hybridhverdag på 1-2-3

Min erfaring er at det er tre ting vi må finne ut av er

1. Hvordan kan jeg prioritere og planlegge slik at jeg kan jobbe selvstendig med mine viktigste oppgaver?

2. Hvordan kan jeg få oversikt og samarbeide med andre om å oppnå felles mål uten å møtes hele tiden?

3. Hvordan planlegge, og gjennomføre effektive møter med noen i et møterom og noen på Teams fra andre steder?

For hvert av disse områdene har Smart endring bedriftsinterne workshops og nettkurs. Men hver av disse er på 2-3 timer, og i en hektisk hverdag er det forståelig at man må prioritere tiden ganske hardt. Likevel ser det ut til å være et behov for å utvikle spesifikke ferdigheter for å mestre hybridhverdagen.

---

Derfor tilbyr Smart endring nå en ny, effektiv workshop som inneholder det aller viktigste for å mestre en fleksibel arbeidssituasjon, og som kan gjennomføres på kort tid. Sjekk ut den nye workshopen Smart hybridhverdag på 1-2-3. Les gjerne videre her om hvilke utfordringer den tar sikte på å løse.

---

1 - Smart prioritering og planlegging

Hver dag får du mange henvendelser fra andre på epost og i Teams. De ønsker at du skal gjøre noe for dem. I tillegg har du selvfølgelig egne viktige oppgaver. Gitt at summen av dette vanligvis er mer enn du har tid til, hvordan prioriterer du hva du skal velge å gjøre i dag? Det er en håpløs oppgave om du ikke du kan se oppgaven i sammenheng med noe du vil oppnå. Om jeg gjør denne oppgaven, bidrar det til at jeg når mine, eller våre felles mål? Om ikke, hvorfor skal jeg da gjøre den? Dette er grunnen til at målstyring er en forutsetning for å gjøre de riktige prioriteringene. De fleste av oss er ikke saksbehandlere der vi løser en og en oppgave etter hvert som de blir presentert for oss, omtrent som på et samlebånd. VI må selv velg hvilke oppgaver vi skal gjøre, og når.

Les mer om grunnlaget for målstyring her: Det hjelper ikke med SMARTe mål om du ikke har en gjennomføringsplan

2 - Smart oversikt og status på våre oppgaver

Er du lei av ukentlige statusmøter der dere går rundt bordet og alle forteller om status på sine oppgaver? Det er fint å snakke sammen, men dersom mesteparten av møtet blir brukt til statusgjennomgang, og lite til å diskutere utfordringer og løsninger kan det føles litt meningsløst. Ved å ta i bruke et verktøy for felles oppgaveoversikt, fordeling, og status kan dere spare mye tid og ha status på planer og oppgaver også mellom møtene, og fylle kortere møter med mer meningsfylt innhold.

Les mer om dette i: Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større Der finner du også informasjon og workshops og nettkurs som kan hjelpe deg/dere i gang .

3 - Effektive og inkluderende hybridmøter

Selv om vi jobber for å få færre- og kortere møter, vil vi ønske å snakke sammen. Dersom vi avtaler å ha et møte med 7-8 personer neste uke. Hva er sannsynligheten for at alle er på kontoret den dagen? De fleste vil si null! Hva må vi gjøre da? Les mer om det her: Sjekkliste for inkluderende hybridmøter Tips! Du finner et gratis nettkurs Samarbeid smart og gjennomfør inkluderende hybridmøter på Smart endring nettkurs

Samarbeid på tvers av virksomheten og etablert Teams-struktur

Hva gjør vi om markedsavdelingen skal lage en kampanje for nye tjenester, og vi trenger bidrag fra en i salg, en i utvikling og kanskje en ekstern sosiale medierådgiver? VI ønsker å opprette en prosjektkanal i vårt Team, men de har jo ikke tilgang til markeds-Teamet.

Mange har opprettet Team for ulike deler av organisasjonen. For markedsavdelingen, drift, salg mm. I avdelings-Teamet oppretter vi kanaler for månedsmøter, arbeidsprosesser og avdelingsprosjekter. Bare medlemmene av Teamet har tilgang til disse kanalene.

Må vi opprette ett nytt Team for hvert prosjekt?

Til nå har løsningen vært å opprette et nytt Team der vi kan samarbeide om kampanjen og der alle involverte inviteres som medlemmer. Om vi gjør dette kan det bli veldig mange Team etter hvert. Noen markedsprosjekt-kanaler ligger i Markeds-Teamet, og noen markedsprosjekter i egne Team. Hvert Team med ulike medlemmer. Det er forståelig at noen synes dette blir ganske uoversiktlig etter hvert.

Del en prosjektkanal med deltakere som ikke er medlem av Teamet

Nylig er det åpnet for at du kan opprette en prosjektkanal i avdelings-Teamet som er delt med personer utenfor Teamet. Da kan alle markedsprosjekter opprettes som kanaler i markeds-Teamet, og vi kan i tillegg invitere prosjektdeltakere fra salg og andre avdelinger til prosjektkanalen uten at de får tilgang til resten av kanalene i markeds-Teamet.

Opprett en delt kanal og gi andre tilgang bare til denne

 Flere muligheter gir økt kompleksitet

På menge måter er det bra å ikke ha for mange valg. Riktignok kan det oppfattes som begrensende, men det blir enklere å administrere og holde oversikt over. Dersom du oppretter Team må noen vite nok til å kunne administrere dem, og det er ikke en IT-oppgave, men Teamets eier som ofte ikke er IT-interessert. Den gode nyheten er at du heller ikke trenger å være det.

Men legger du til private kanaler, og delte kanaler må disse administreres i tillegg. Du kan også invitere gjester og dele kanaler med deltakere i andre organisasjoner. Da gjelder det å holde tunge rett i munnen for å vite hva du deler med hvem.

Er du Team-eier, eller ønsker å sikre god utnyttelse av Teams-mulighetene i virksomheten?

Etter hvert som mulighetene i Teams øker og kompleksiteten tilsvarende har jeg fått spørsmål om å lage en workshop for frivillige (og ufrivillige) "superbrukere" som skal organisere arbeidet i Teams. Det har jeg nå gjort. Les mer om denne her: Smart administrasjon av Teams for superbrukere — Smart endring AS

Vi kan ikke fortsette å ha så mange møter!

Dette utsagnet kunne vi sikkert sett for 10 år siden også, men nå er det blitt enda mer aktuelt. En undersøkelse fra Microsoft sier at vi nå har en og en halv gang så mange møter enn for to år siden *)

Det er mye!

Det blir fremstilt som positivt at møtene er kortere, og at de oppstår mer spontant og mindre planlagt. Spør du meg gjør dette det enda verre fordi det stykker opp arbeidsdagen og skaper uforutsigbarhet. Og er det noe vi ikke trenger er det akkurat dette. Tvert imot trenger mange mer sammenhengende tid for å kunne fullføre egne oppgaver og mer forutsigbarhet for å kunne planlegge egen familiehverdag.

Så hva er alternativet til å ha et møte?

For de korte møtene som ofte bare blir planlagt kort tid i forveien er min erfaring er at det enten er for å få en status, og oversikt i et prosjekt og løpende arbeidsprosesser, eller det er en beslutning som skal tas basert på innspill fra flere. Disse møtene kommer gjerne i tillegg til faste ukemøter og prosjektmøter.

Når du vil gjøre opp status og få oversikt

Dersom dere etablerer et felles oppgavesystem for aktiviteter og prosjekter som krever involvering fra andre,  Vil du kunne få oversikt og status uten å ha møter fordi dette er synlig i oppgaveverktøyet. Eller dere kan bruke mye mindre av møtetiden til status og mer på en god dialog og problemløsning. Les mer om hvordan i Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Når du vil samle informasjon eller forankre en beslutning

I en rapport fra McKinsey **) hevder de at bruk av asynkron kommunikasjon i verktøy som Teams og Slack bidrar til raskere kommunikasjon og at ansatte selv organiserer samarbeidet med kolleger orientert rundt arbeidsprosesser.  Dette kan føre til mindre behov for koordineringsmøter, statusrapporter og bidra til mindre behov for fysisk tilstedeværelse på samme sted, færre misforståelser og raskere beslutninger. Les om hvordan i Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Tenk på dette neste gang du føler behov for å invitere til et møte de nærmeste dagene. Og blir du invitert til et slikt møte, vær i alle fall sikker på at det er nødvendig å delta før du aksepterer. Les min sjekkliste over hva du bør gjøre før du sier ja til å delta i et møte i Deltar du i for mange møter? Spar minst en arbeidsuke i året ved å stille noen enkle spørsmål.

---

  *) Making hybrid work work
**) Advanced social technologies and the future of collaboration

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

Hybridparadokset - og neste nivå i digitalt samarbeid

I Hjemmekontor versjon 1 var målet å kunne jobbe hjemme på samme måte som om vi var på kontoret. Det lykkes vi med fordi vi har arbeidsmateriale tilgjengelig digitalt, bredbånd og bærbar PC. Vi løser dette med å investere i teknologi.  Men det vi gjør er å kopiere gamle arbeidsprosesser og gjennomføre dem i digital form. Prosessen blir ikke nødvendigvis bedre av det. Er tiden kommet for å benytte de nye mulighetene digitale verktøy gir oss til å arbeide og samarbeide på nye måter?

Utfra ansattes ønsker er det uansett nødvendig å evaluere våre arbeidsformer for å løse hybridparadokset. I følge en undersøkelse fra Microsoft gjennomført i 2021 ønsker 73% av de spurte muligheten til å fortsatt kunne velge å arbeide hjemme selv om de kan komme på kontoret. Samtidig sier 67% av de samme at de ønsker å samarbeide med kollegene ved å møtes i samme rom. Dette paradokset viser hvor komplekst det kan være å koordinere arbeid og samarbeid i tiden som kommer.

Hvorfor ikke snu problemstillingen på hodet?

Mange diskuterer fremdeles hvor mange dager i uken man skal få lov til å jobbe hjemme, mens noen har en helt annen tilnærming til dette jeg kjenner godt igjen fra min tid som leder i Microsoft. Alle kunne jobbe hjemme når det passer dem, men måtte komme på kontoret, eller på sosiale arrangementer når det blir spesifisert at det er mest formålstjenlig. Eksempler på dette kan være prosjektoppstartsmøte der det er viktig å bygge relasjoner i prosjektteamet, en avdelingslunsj, eller andre møter og arrangementer der hensikten er å bygge og vedlikeholde relasjoner. De fleste forstår at det er enklere å bygge gode relasjoner ansikt til ansikt. Når vi har etablert god relasjoner er det ofte mer effektivt å møtes på nett, eller ofte enda bedre å ikke møtes, men samarbeide og løse oppgaver i andre verktøy uavhengig av å møtes.

Les: Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Så hva kan vi gjøre for å bruke kontoret som en sosial og kreativt samlingssted, og ikke for trøtte statusmøter og individuelt arbeid vi like gjerne kunne gjort hjemme?

Samarbeid effektivt uten å ha møter og purringer på status hele tiden

Mange samarbeidsoppgaver i dag foregår i form av prosjekter. Dette fører ofte til prosjektmøter, epost-mas om status på oppgaver fra en prosjektleder, og ettersom man ofte er deltaker i flere prosjekter, manglede oversikt over hva jeg må prioritere i dag.

Ved å bruke et prosjekt- og arbeidsfordelingsverktøy som alle benytter, ikke bare prosjektlederen, kan vi løse dette slik at alle til enhver tid kan se status på alle leveranser, både egne og andres. Det gir god oversikt for prosjekteier og skaper et lett gruppepress på alle for å gjennomføre det de har tatt på seg i rett tid ettersom kollegene også ser hvordan du ligger an med dine oppgaver.

Det finnes flere verktøy man kan benytte til dette, men mange har funnet at Microsoft Planner kan være et bra valg fordi det er inkludert i Teams som de allerede har, og henger sammen med resten av oppgavesystemet for individuelle oppgaver i Outlook og To do.

I Planner kan en prosjektansvarlig til enhver tid se status på alle leveranser på en oversiktlig tavle organisert etter delprosjekter, oppgave-eier eller fremdrift. Og kanskje viktigst, du som bidragsyter kan se status på, og arbeide med alle dine leveranser i en oppgaveliste, selv om leveransene tilhører flere forskjellige prosjektplaner.

Gevinster med å benytte en delt prosjekt/oppgaveplan

1. Færre og kortere prosjektmøter fordi oppgavefordeling og oppfølging gjøres i verktøyet.

2. Færre purringer på status fordi oppgave-status synlig for alle.

3. Bedre oversikt og kontroll for prosjekteier uten epost-mas.

4. Mine prosjekt-oppgaver samlet på ett sted.

Ønsker du, eller dere å komme raskt og riktig i gang med Planner for interne prosjekter, arrangementer, og oppgavefordeling kan Smart endring tilby en 2-timers bedriftsintern workshop, eller et nettkurs du kan gjennomføre i eget tempo for å gjennomføre Smarte prosjekter med Planner og Teams.

Først og størst i Smart endring bloggen 2021 - og god jul til alle

Når jeg lager kurs og workshops gjør jeg det etter 80/20 prinsippet. 20% av mulighetene i Teams, Outlook og andre deler av Microsoft 365 skaper 80% av det som er mest nyttig å lære. Det er de grunnleggende mulighetene for at vi skal kunne jobbe smartere, og for om vi tenker nytt og bryter gamle arbeidsvaner.

Det betyr ikke at resten er unyttig, men det er ikke plass til dette innen en workshop som er på 2-3 timer. Men det har jeg plass til i bloggen :-)  Der er det tilgjengelig både for de som har deltatt i Smart endring workshops og nettkurs, men også for andre. Ja 45.000 av de 60.000 som har besøkt bloggen i 2021 fant nyttige Smart endring bloggartikler gjennom nettsøk i Google eller Bing. Men om du ikke vil gå glipp av noen tips er det tryggeste å abonnere på bloggen. Da får du en epost ca. en gang i uken med det nyeste tipset og en gratis ebok om hvordan du kan oppnå bedre resultater med mindre stress.

Gikk du glipp av de mest leste bloggene i 2021?

Her får du en ny mulighet:

3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Hvorfor bør du ikke dempe mikrofonen i Teams- eller Zoom-møtet?

Sjekkliste for inkluderende hybridmøter

Og hva har dere søkt etter i bloggen i 2021?

1 -  Smarte Outlook tips

Man skulle tro Teams var på topp, men det er faktisk Outlook som er det søkeordet som er brukt mest. Til tross for at oppmerksomheten i stor grad har vært på Teams i år er Outlook fremdeles viktig. Veldig mange synes det er vanskelig å følge med epost i Outlook, meldinger i Teams, oppgaver fra Planner og andre verktøy.

Føler du det sånn kan det hende du vil ha bra utbytte av å gjennomgå nettkurset Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To do. Er dere flere finnes denne også som workshop.

2 - Dokumentbehandling i Teams og SharePoint

Etter å ha kommet i gang med Teams og sett mulighetene for enklere arbeid og samarbeid på felles dokumenter føler mange at de ikke kommer helt i mål med det de ønsker å gjøre, og er usikre på konsekvensen av hvordan vi organiserer dokumentene. Hva skjer når jeg vil lenke Excel-dokumenter fra ulike kanaler? Hvordan kan jeg bruke maler? Hva om jeg vil samarbeide på et dokument med noen som ikke er medlem i Teamet? 

Her kan det være nyttig med en workshop der de som skal jobbe sammen blir enige om hvordan vi skal samarbeide om dokumenter. Jeg nettopp oppdatert den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive. Kanskje noe for dere?

3 - Bruk av Microsoft Planner

Når man har bestemt seg for å primært bruke Teams for samarbeide begynner mange å lete etter nye muligheter utover det grunnleggende. Vi vil helst ikke innføre enda flere verktøy om vi ikke er nødt. Derfor ser jeg at mange er interessert i, og søker etter muligheter i Planner som er integrert i Teams og godt egnet for mange typer prosjekter, arrangementer og oppgavefordeling.

Er du og dere blant dem som ønsker å ta i bruk Planner får du hjelp til praktisk innføring med realistiske prosjekt-scenarier i nettkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams. Denne finnes også som workshop.

Med dette ønsker jeg alle bloggabonnenter en riktig god jul!

Gode hybridmøter er viktig, men bør vi ikke ha færre møter?

Her vil du få 5 tips til hvordan du kan gjennomføre diskusjon og saksbehandling uten å ha møter.

Jeg spør alltid mine kunder om hvordan møteaktiviteten har utviklet seg siden mange ble sendt på hjemmekontor. Uten unntak sier alle at den har gått opp. Før klaget alle på at de hadde for mange møter, men nå synes det å være aksept for flere møter. Årsaken er at vi forsøker å kompensere for manglende uformell og uplanlagt kommunikasjon med mer planlagt kommunikasjon, og det er den viktigste årsaken til at antall møter har økt. Vi trenger jo ikke å kommunisere mindre selv om vi ikke er på kontoret, men er dette den beste måten å løse kommunikasjonsbehovet?

Ulempene med synkron kommunikasjon

På grunn av samtidigheten krever det at alle er på samme (virtuelle) sted samtidig. Dette kan være vanskelig fordi det krever at vi finner en tid i kalenderen som passer for alle. Når man jobber hjemme kan det fort komme noe i veien fordi man har barn hjemme, eller en partner som også skal ha møte. En annen ting er at det du synes dere å snakke om på et møte ikke ses på som så viktig av den eller de du ønsker å møte.

Så hva er alternativet til synkron kommunikasjon?

Som du sikkert gjette er det asynkron kommunikasjon. Da er det ikke nødvendig at alle deltar samtidig i en samtale.
Med nye verktøy som Teams og Slack ligger det et stort potensial for å redusere antall møter og heller benytte asynkront samarbeid i kanaler og i chat. Asynkront samarbeid har vi hatt i mange år gjennom epost. Jeg kan sende en epost når det passer meg, og du kan lese og respondere på den når det passer deg. Dessverre fungere dette dårlig når 5-10 skal kommunisere om et emne på denne måten. Om du derimot bruker kanal-kommunikasjon får du fordelene til epost uten ulempene fordi alt henger sammen. Dersom vi strukturerer dette bra kan vi både utveksle meninger og ta beslutninger uten å måtte ha et møte.

Asynkron kommunikasjon fungerer best når samtidighet ikke er nødvendig. Det gjør det mulig for alle parter å lese og svare på innhold når det er praktisk mulig for dem. De trenger ikke å avbryte det de holder på med for å tilpasse seg en møtearrangørs kalender. I tillegg gir asynkron kommunikasjon deg mer tid til å samle informasjon, ressurser, tanker og meninger før du svarer på spørsmål, eller kommer med dine ideer. Du kan også unngå misforståelser ved å ta deg tid til å tenke og gjennomlese et Teams-innlegg før du sender.

Når bør vi møtes, og når kan vi med fordel legge ut et Teams-innlegg?

Still deg selv spørsmålene:

• Er det du vil behandle i møte viktig nok til å avbryte andre i deres arbeid?

• Må jeg ha en muntlig dialog?

• Er du helt sikker på at vi må ha et møte på dette?

• Har du tid til å vente på en ledig tid i kalenderen som passer for alle

Vurder om du kan oppnå det du ønsker med å lage et Teams-innlegg. Fordelen kan være at du kommer mye raskere frem til en beslutning. Dersom du skal finne en møtetid som passer for 8-10 deltakere må du gjerne en uke eller to frem i tid.

5 tips til å drive en strukturert dialog og saksbehandling på Teams

Nøkkelen til å lykkes i strukturert arbeid og beslutningstaking i Teams ligger i å utnytte den underliggende strukturen. Ved å gjøre dette kan vi unngå flere møter.

1. Opprett Team for et formål fremfor organisasjonslinjer. Det gir mulighet til å invitere medlemmer på tvers av organisasjonen og til og med utenfor organisasjonen. Det fungerer ikke dersom du baserer deg på å arbeide i et avdelingsbasert Team.

2. Opprett en kanal for hver arbeidsprosess eller prosjekt. Da blir alt pent sortert og oversiktlig. Blanding av ulike tema i samme kanal blir uoversiktlig og fører til frustrasjon.

3. Hver sak behandles ved å starte en egen Samtale. Det er det som erstatter epostkommunikasjonen. En samtale skal i likhet med en epost alltid ha en overskrift/emnebeskrivelse. Ellers er det umulig å vite hva samtalen dreier seg om. Alle kommentarer og innspill skjer med å Svare på det første Innlegget i samtalen. På denne måten vil alt vedrørende saken alltid være samlet.

4. Saksdokumenter legges i Filer i samme kanal som samtalen, og kan refereres til i et innlegg ved å legge til en lenke som referanse (Se Samtale-illustrasjon over). Dokumentet kan da åpnes og redigeres av alle rett fra samtalen uten å måtte letes opp separat. Innlegget beskriver hva eieren ønsker andre skal bidra med i dokumentet.

5. Spørsmål til og oppgaver som må løses kan tilordnes deltakere i diskusjonen ved å nevne dem med @navn.

Vil du og dine kolleger trene på dette sammen? Vurder Smart endring workshopen Smart samarbeid med Teams. Vil du lære mer på egenhånd, sjekk ut Smart endring nettkurs.

Sjekk hvilke muligheter du har til å redusere møtekostnadene og samtidig effektivisere møteprosessene

Gjesteblogger Finn Gomnæs i Team training gir deg tips og et gratis verktøy for å evaluere og forbedre møtene.

Mange har selvsagt opplevd behov for å effektivisere møtene. Det er blitt investert i digitale møteverktøy og kurs i møteledelse, men for få har klart å redusere antall møter. Tendensen går i retning av flere møter. Ifølge en fersk undersøkelse fra IPSOS bruker de spurte 7 timer i uken i digitale møter, opp med 2 timer fra i fjor.
Vi skiller mellom en-til-en møter og møter som omfatter grupper, avdelinger eller team. Her vil jeg rette søkelyset på de møtene som gjelder grupper – spesielt de faste møtene.

Ved å bruke digitale møteverktøy og kvalitetssikring av møteprosessen kan møtekostnadene reduseres samtidig som effektiviteten vil øke parallelt med applausen fra møtedeltakerne.

Før vi kan redusere møtekostnadene og forbedre kvaliteten på møtene må vi evaluere møteprosessene. Effektivitet og kvalitet på møteprosessen påvirkes av alt som skjer mellom beslutning om at møtet skal gjennomføres til beslutninger og møtereferat distribueres er kommunisert til de som skal bidra til at mål oppnås og oppgaver blir gjennomført. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.

Møteprosessen gir deg en struktur å arbeide ut fra.

Den første fasen i en møteprosess er jo vurderingen av om et tenkt møte er nødvendig. Kanskje kan de aktuelle sakene løses gjennom bruk av Team-kanaler, eller chat.  Ja eller Nei til møtet er med andre ord en viktig beslutning i en møteprosess fordi det kan være mulig å spare tid og unngå møtekostnaden.

Dersom et mulig møte inneholder ett eller av elementene under, kan det være en god kandidat for å avholde møtet.

• Løse problemer

• Bygge relasjoner

• Ta beslutninger

• Legge planer 

• Avsjekk

• Allokere ressurser   

De møtene som ikke møter kravene, bør ikke gjennomføres. Dette er det første steget i arbeidet med å redusere møtekostnadene. Her vil jeg derfor gi noen tips og råd rundt hvordan du kan skaffe det nødvendige underlaget for å redusere kostnader og effektivisere møteprosessene.

Deltakerne skal oppleve møter som basecamps.

Møtet er med andre ord et viktig verktøy for å utøve lederskap som gjør at gruppen eller teamet når oppsatte mål. Det neste er å utarbeide agendaen og klargjøre hvem som skal delta ut fra de sakene som står på agendaen. Dette gir underlag for å klargjøre om et nettmøte være det mest effektiv eller at et regulært møte være det mest hensiktsmessige.

Den andre fasen i prosessen har som mål å sikre at alle deltakerne er praktisk, og mentalt forberedt. Det legger grunnlaget for et effektivt møte.

1. Hvordan skal innkallingen gjøres, og når?

2. Hva skal sendes ut av underlag for at alle skal ha samme informasjon og være forberedt?

3. Hva skal forberedes av deltakerne?

4. Er det andre forhold som er viktig for å sikre et effektivt møte?

Den tredje fasen i møteprosessen er selve møtet. Agendaen er nå verktøyet vi kan bruke for å styre mot oppsatte mål og sikre at tidsplanen holder. Effektiviteten og resultatet av møtet vil i stor grad avhenge av møteleders kompetanse i møteledelse og bruk av møteverktøyene.

Hovedutfordringen i møteledelse er å sikre en best mulig utnyttelse av den enkelte deltakers kompetanse, erfaring og personlighet og gjennom dette skape synergieffekter. Dette krever kompetanse i å skape positive samhandlingsprosesser gjennom å anvende metoder og verktøy som er tilpasset de prosessene som skal gjennomføres for å nå de mål som er satt opp – innen den tiden som er satt av til hver av sakene.

Den fjerde fasen har som mål å sikre at konklusjoner og beslutninger blir til praktisk handling. Sikre at deltakerne opplever møtet som en basecamp for å sikre egen prestasjon og samhandling for å felles mål. Referatet er nå et viktig verktøy for å dokumenter beslutninger, ansvarsdeling og tidsfrister.

Effektivisering av møtevirksomheten starter med å klargjøre dagens møtestruktur.

Hva brukes møtene til?  Hvor mye tid brukes til møter? Hvilke kostnader representerer dagens møtevirksomhet egentlig?

1. Gjør en vurdering av hvor mange møter som egentlig ikke burde vært holdt. Beregn så medgåtte timer for å synliggjøres de skjulte lønnskostnadene.

2. Hvor mange av møtene antar du kunne vært gjennomført på kortere tid? Hva kan det innebære i reduserte kostnader?

3. Vurder også kvaliteten på de møtene som gjennomføres.

Noter det du ser som de viktigste forbedringsområdene for hver av de fire fasene.

Det finnes enkle evalueringsmetoder for å kartlegge møteeffektiviteten og møtedeltakernes opplevelse av utbytte av møtet. Basert på forskning, intervjuer og egne erfaringene har jeg utarbeidet systematikk og verktøy for å gjennomføre enkle analyser av møteprosesser, kvaliteten på møter og formler for beregning av de reelle møtekostnadene.

Ønsker du å få en pekepinn på forbedringsmuligheter i din organisasjon? Da kan du bruk 2-3 minutter på å gjennomføre en undersøkelse som kan gi deg grunnlag for å starte arbeidet med å redusere tidsforbruket til møter, og ikke minst å unngå de møtene som er rene tidstyver.

Gjennomfør undersøkelsen ved å trykke på lenken Møtekvalitet vurdering. Oppgi epostadresse i undersøkelsen så får du tilsendt resultatet umiddelbart. Vi vil ikke bruke epostadressen din til andre formål. 

Finn Gomnæs leder Team training

Ønsker du å diskutere resultatet, eller andre relaterte spørsmål, ta gjerne kontakt for en uformell samtale. Du når meg på telefon 90859773, og på epost finn@teamtraining.no Du er også velkommen til å gå inn på www.teamtraining.no for å hente ut aktuelle evalueringsverktøy og samtidig få mer informasjon om programmet «Effektive møter i en digital hverdag» som hjelper deg til å bruke møter som et lederverktøy.

Slutt å bruke tid på "rundt bordet" i møter, og epost-mas i prosjekter

Slutt å bruke tid i møter for å oppdatere hverandre. Vi kjenner alle til "rundt bordet" oppdateringer. De tar mye tid og vi kan oppdatere hverandre på mye mer effektive måter. Det samme gjelder epost-mas om status på prosjektoppgaver og omstendelig statusrapportering. Les hvordan vi løste "rundt bordet" i Microsoft og hvordan du kan slutte å bruke mye tid på prosjektrapportering- og kontroll.

Ikke kast bort verdifull møtetid

Da jeg ledet tjenesteavdelingen i Microsoft Norge på nittitallet hadde vi ukentlige ledermøter der administrerende direktør og lederne for de ulike avdelingene i Microsoft deltok. Den første delen av møtet var alltid en "rundt bordet" oppdatering fra alle lederne om hva som hadde skjedd siden siste møte, utfordringer, og om vi trengte samarbeide med andre. På den måten holdt vi hverandre oppdatert og kunne identifisere samarbeidsbehov. Tiltaket var bra, problemet var at det tok mesteparten av møtetiden.

Bruk 5 minutter før møtet og spar 20 minutter for alle

10 år senere var jeg del av en europeisk ledergruppe innen HR-området. Der hadde vi også ukentlige ledermøter, hadde samme behovene, men øvelsen over brukte vi 2-3 minutter på. Så brukte vi resten av møtetiden til å gå i dybden på viktige saker. Hvordan var det mulig? Det kunne vi gjøre fordi vi alle brukte 5 minutter før møtet til å oppdatere vår felles møtebok. Da var det unødvendig å gå igjennom denne i detalj, men bare stille spørsmål om  noe skulle være uklart, eller avtale direkte oppfølging slik jeg i eksempelet trenger å gjøre med Tereza. Ingen grunn til å bruke alles tid på dette.

Det er ikke sikkert våre 5 oppdateringspunkter er de samme som de vi brukte. Dere må bli enige om hva som passer for dere.

Ikke kast bort tid på prosjektstatusmøter og epost-mas

Deltar du i prosjekter der bruker tid i prosjektmøter på å oppdatere prosjektlederen og status på dine oppgaver? Eller får du stadig epost fra prosjektleder om hvordan det går med dine leveranser? Dette er ofte bortkastet tid for de fleste og er en stressfaktor både for prosjektleder som føler behov for å ha kontroll og vite status til enhver tid, og det føles som mas for de som stadig blir kontaktet av prosjektleder for å få en status.

Microsoft Project er laget for prosjektledere

Noe av årsaken til dette er ofte at prosjektet benytter et prosjektverktøy som ar laget for prosjektlederen, slik som Microsoft Project. Der har prosjektlederen sin plan, og fordeler oppgaver via epost, eller muntlig i møter. Derfor er man avhengig av å gjøre tilsvarende for rapportering eller spørsmål om status på prosjektleveransene.

mine prosjektoppgaver fra alle prosjekter jeg deltar i vises samlet i Teams

Microsoft Planner er laget for alle i prosjektet

For å redusere behovet for prosjektmøter og mas på epost vil det være mye mer effektivt å benytte et prosjektverktøy som alle i prosjektet bruker. Da vil hver prosjektdeltaker arbeide med sine oppgaver gjennom dette. Status rundt hver oppgave oppdateres av eier og vises automatisk for alle prosjektdeltakere.

Når oversikt og status kommer automatisk fra verktøyet sparer vi mye tid og frustrasjon både for prosjektlederen og prosjektdeltakerne. Et slikt verktøy er Microsoft Planner i Teams. Der er ikke prosjektverktøyet noe du må oppdatere i tillegg til arbeidsoppgaven, men du arbeider på oppgaven og prosjektdokumentene i verktøyet. Det koster deg ikke noe ekstra å holde det oppdatert.

Både prosjektleder og alle prosjektdeltakere kan se status i prosjektet etter fremdrift, delprosjekt, hvem som eier hvilke oppgaver mm.

Vi må selvfølgelig fremdeles snakke sammen og bli enige om hvem som gjør hva, men hyppige statusoppdateringer blir unødvendige og vi kan bruke tiden på prosjektoppgavene og problemløsning der det er nødvendig.

Dersom du og dere ønsker å utnytte Teams-strukturen til å ha effektive og tidsbesparende møter vil dere kunne lære og trene på det i workshopen Smarte møter med Teams - mye mer enn nettmøter

Om dere har små og store prosjekter og arrangementer, og vil teste ut hva dere kan bruke Planner i Teams til vil dere kunne erfare det i workshopen Smarte prosjekter med Planner og Teams

3 trender som vil prege arbeid og samarbeid i 2021

Det er tid både for tilbakeblikk og noen tanker om hva 2021 vil bringe. Her er 3 trender jeg tror vil prege mange arbeidsplasser fremover og noen tilbakeblikk på Smart endring blogginnlegg i dette året som gir grunnlag for å tro noe om dette.

Den første påvirker hvordan vi samarbeider, den andre hvordan vi organiserer vårt eget arbeid, og den tredje hvordan virksomheten kan legge til rette for enklere arbeid og samarbeid.

1. Selv når vi får komme tilbake til kontoret vil mange fortsatt ønske å beholde fleksibiliteten og mulighet til å jobbe hjemme. Dette fører til at de fleste møter blir hybridmøter og vi trenger effektive møteprosesser tilpasset dette.

2. Større frihet til å velge arbeidssted krever bedre selvledelse og økt ansvar for egen plan. Dette øker behovet for god prioritering, planlegging og en renessanse for tidsstyring.

3. Teams-året 2020 videreføres og Teams vil bli den nye arbeidsflaten der du starter dagen. Flere vil tilpasse Teams-kanaler med tilleggsverktøy for ulike arbeidsområder.

1. Effektive hybridmøter

Vi kommer ikke til å vite på forhånd hvem som dukker opp i møterommet og hvem som blir med i møtet hjemmefra. Det betyr at alle møter må planlegges som nettmøter for å være forberedt på dette. Tradisjonelt har bare en av deltakerne i møterommet koblet seg opp til nettmøtet. Det er OK dersom vi bare skal prate sammen, men møter i dag krever ofte mer samhandling med å bruke tavle for å bidra med ideer, eller å samarbeide om et tekst. Da holder det ikke med å bruke tavlen på møteromveggen. Vi må bruke den digitale tavlen i nettmøtet og da må alle i møterommet delta i møtet fra egen PC.

HAr du opplevd slike møter?

Vi har sett at mange har økt antallet møter i 2020 fordi vi i mindre grad har kunnet gjøre avklaringer når vi møtes på kontoret. For å holde antall møter nede må vi bli mer bevisste på om vi trenger å ha et møte, eller om vi med fordel kan koordinere oss gjennom Teams-meldinger og prosjektverktøy. For de møtene vi velger å ha stilles det høyere krav til forberedelse for at de skal bli effektive.

Ha færre møter og arbeid mer effektivt og fleksibelt på hjemmekontoret

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

2. Fleksibilitet og selvledelse

Med frihet kommer ansvar. Når vi i større grad arbeider der vi finner det hensiktsmessig kan vi i mindre grad basere oss på å gjøre muntlig oppfølging og avklaringer. Det fører til mer digital, skriftlig kommunikasjon. Fra før har den vanligste måten å sende en forespørsel, eller be noen om å gjøre noe, vært å sende en epost. Det blir nok ikke borte, men i tillegg får vi nå slike forespørsler gjennom Teams eller Slack, gjennom CRM og prosjektverktøy og vi kan få oppfølgingsoppgaver i møter. Vi kan ikke regne med å kunne gjøre alle oppgavene samme dag, så vi må prioritere og planlegge dem utfra viktighet og frister. I tillegg til å planlegge må vi utøve selvdisiplin, og håndtere avbrytelse og andre forstyrrelser.

Arbeider du med det som er viktigst, eller det du liker best?

3. Økt bruk av Teams-muligheter

Bildet viser Planner/Tasks tillegget integrert i en Teams-kanal

Vi er gjerne medlem av flere Team som har kanaler for ulike arbeidsprosesser. For hver arbeidsprosess kan det være fordelaktig å legge til ulike verktøy. Prosjektverktøy i en prosjektkanal, møtenotater til avdelingsmøtekanalen, og en Excel-bok til budsjettkanalen. Ved å tilpasse verktøykassen til hver kanal vil vi ha alt vi trenger av verktøy, informasjon og arbeidsmateriale på ett sted. Det sparer mye tid og gir oss bedre oversikt i arbeidet.

Når virksomheter i stadig større grad tar i bruk Teams til arbeidsprosesser og prosjekter vil skreddersøm av verktøykassen føre til at det blir enklere å få jobben gjort og vi blir mer motivert til å ta i bruk nye arbeidsformer og verktøy.

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg ønsker dere alle en fredelig og avkoblende jul og et produktivt nytt år!

Kanskje kommer du til å oppleve det jeg beskriver i En fredag i mai 2021 - Den nye arbeidsdagen ;-)

Hvorfor Planner kan være et bedre valg enn Microsoft Project

Nesten alle virksomheter har behov for å gjennomføre interne prosjekter. Det kan være et markedsprosjekt, anbudsprosjekt, et stort arrangement, eller utvikling og innføring av nye strategier og tjenester. De involver gjerne flere ansatte og går over noen uker eller måneder.

Når man ser etter prosjektverktøy for planlegging, oppgavefordeling og kontroll er det lett å tenke på Microsoft Project. Det ligger jo i navnet at det kan være et bra valg. Men det er ikke sikkert det er det rette valget for slike prosjekter.

Når trenger vi et prosjektverktøy?

1. Når vi er en eller flere som må gjennomføre et sett med aktiviteter som skal føre til et resultat

2. Der vi er avhengig av at alle involverte gjør sine aktiviteter for at vi sammen skal nå målet.

3. Resultatet skal oppnås over tid og vi trenger å vite hvor vi står underveis slik at vi er trygge på å komme i mål.

Velg prosjektverktøy utfra type prosjekt

Da jeg ledet Microsofts konsulentavdeling i Norge gjennomførte vi mange prosjekter med store virksomheter som ville ligge i forkant og være først med å ta i bruk ny teknologi. Jeg fikk mange spørsmål om hvilket prosjektverktøy vi brukte, og mange ble forbauset over at vi ikke brukte Microsoft Project, men holdt rede på leveransene i Excel. Det vi først og fremst produserte i prosjektet var dokumenter som planer, beskrivelser av IT-arkitektur, prosessbeskrivelser og presentasjoner. Arbeid med leveranser skjer i stor grad i parallell slik at tradisjonelle Ganntt-diagrammer ikke gir mye mening. Disse diagrammene egner seg mer der man ha sekvensiell gjennomføring av oppgaver slik man har i byggeprosjekter. Vi kan ikke sette opp reisverk før grunnmuren er ferdig. Dermed må man holde rede på avhengigheter.

Styr på status av leveransene

De fleste som skal administrere et prosjekt forsøker å definere oppgaver og fordele dem til prosjektdeltakerne. Det kan bli ekstremt detaljert og tidkrevende og egner seg best der vi gir deltakerne konkrete oppgaver som "Installer dette PC-programmet hos alle brukere". Vi kan måle status på hvor mange som har fått programmet installert.

Dersom du skal lage opplæringsmateriale er dette en mye mer kompleks oppgave der resultatet er et dokument eller en presentasjon. Det innebærer mange deloppgaver, så der tildeler vi deltakeren et ansvar og overlater til denne å velge hvordan dette gjøres best. Hvordan kan vi da vite status på arbeidet? Vi vet vanligvis ikke hvor lang tid det vil ta. Da er kanskje det beste å måle på status av leveransen, altså dokumentet.

Eksempel på dokumentleveranse med to ukers frist

Leveranser kan være dokumenter, planer og presentasjoner

For å kunne måle på leveransene må vi starte med å definere disse. Så kan vi fordele ansvar og følge opp  i henhold til en plan. Min erfaring er at dette fungerer mye bedre for prosjekter der vi skal produsere et resultat med hodet, og ikke med hendene. Her et eksempel på leveranser som vi ofte ser i slik prosjekter.

Hvilket verktøy velger du dersom du allerede har Microsoft 365?

Det finnes hundrevis av prosjektverktøy, men her begrenser jeg det til valg mellom de to mest aktuelle dersom dere allerede har gjort et valg på Microsoft-plattformen og ønsker å benytte denne i størst mulig grad. Under finner du noen kriterier som kan hjelpe deg å velge verktøy. Begge er integrert i Teams så du kan legge dem til som en fane i en prosjektkanal og gjøre den tilgjengelig for alle deltakere i prosjektet.

Komme raskt i gang med Planner?

Siden jeg ikke har jobbet med byggeprosjekter og andre logistikktunge prosjekter har jeg begrenset erfaring med Project, men mye erfaring med de andre prosjekttypene jeg beskriver. Trenger dere å komme raskt i gang med å utnytte Planner i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams. Er det bare deg finnes også denne i nettkursversjon du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Outlooks nye rolle i en verden av Teams - og om ditt nye oppgaveunivers

I den digitale arbeidshverdagen strømmer oppgaver inn i mange kanaler, og vi må prioritere og planlegge dem. I tillegg kommer dine egne oppgaver du selv må synliggjøre og prioritere opp mot hva andre ønsker at du skal gjøre for dem.

Tidligere var den mest vanlige måten å spørre noen om å gjøre noe å sende dem en epost. Ved stadig mer bruk av Teams flyttes dette i større grad over til Teams. Nå kommer forespørsler og oppgaver inn i Teams, Outlook, fra møter og fra prosjektsystemer. Hvordan henger dette sammen?

Verden blir stadig mer kompleks og vi kan ikke løse alle oppgaver og besvare alle forespørsler samme dag, men må legge en plan basert på prioritet og frister. Kan vi organisere og følge opp oppgaver fra alle kilder i en oppgaveliste?

Vi mottar flere forespørsler i digitale kanaler.

Når vi arbeider i en nye normalen der vi ikke ser hverandre på kontoret vil vi i mindre grad ha muntlige forespørsler i gangen av type "kan du se på prosjektbudsjettet". Dette vil komme gjennom en av våre digitale kommunikasjonskanaler.  Så må vi vurdere og prioritere dette og få dette inn i vår plan. Ved å bruke den digitale verktøykassen kan vi avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Men hva blir Outlooks rolle når vi flytter internforespørsler over til Teams samtaler og chat?

Outlooks rolle skifter ved innføring av Teams.

For kort tid siden kunne vi løse det meste av vår planlegging og prioritering i Outlook siden forespørsler kom på epost som kan flagges og behandles som oppgaver, og ved at vi skriver egne oppgaver inn i Outlook oppgavelisten. Nå kommer forespørsler mer og mer i Teams. Hvordan behandler vi de oppgavene? I tillegg kommer oppfølgingsoppgaver fra møter og prosjekter.

Outlooks unike styrke er muligheten til å gi oss en totaloversikt over avtaler og oppgaver og dermed få en oversikt over den totale arbeidsbelastningen. Da kan vi planlegge mer realistisk og ikke ta på oss oppgaver vi ikke har mulighet til å gjennomføre. I alle fall ikke innenfor normal arbeidstid. Kan vi få den samme muligheten med Teams-oppgavene? I så fall blir Outlooks primære rolle å være ditt personlige prioriterings og planleggingssystem. Epost delen vil derimot få en stadig mindre rolle i Outlook

OUtlook kalendervisning der du kan se både avtale og oppgaver (Krever Windows app)

Kan vi få oppgaver fra alle kilder inn i en liste?

Teams oppgaveliste samler oppgaver fra Teams, To-Do, PLanner og Outlook

Ja, i Microsofts oppgaveunivers kan vi få alle oppgaver inn i en liste, men det er ikke sikkert det alltid er det lureste. Det kan koste mer enn det smaker fordi du må ta noen manuelle grep for å komme dit. For noen vil det passe godt, for andre kan det være like greit å ha epostoppgavene i Outlook, og Teams-oppgavene i Teams.

Men om du ønsker det kan du opprette en oppgave i Teams og den vil automatisk vises i Outlook oppgavelisten. Du kan flagge en epost for oppfølging i Outlook og følge den opp på telefonen i To-Do appen. Du kan sågar opprette en oppgave i OneNote og i Planner og se den i din oppgaveliste enten du foretrekker å se den i Teams, To-Do eller i Outlook.

I MIcrosofts oppgaveunivers vil en oppgavce opprettet i et verktøy også flyte over i andre

Hver enkelt må gjøre sine valg om hva som er hensiktsmessig for dem utfra hva man jobber med, og hvordan man foretrekker å behandle oppgaver.

Vil du og dine kolleger skaffe dere en oversikt over alle mulighetene og gi deg muligheten til å velge hvordan ditt oppgaveunivers skal se ut kan dere vurdere 2-timers workshopen Smart prioritering og planlegging med Outlook, Teams og To-Do. Da vil dere lære å bruke den digitale verktøykassen for å avlaste hodet og få stålkontroll på frister og arbeidsoppgaver. Du kan prioritere smartere og planlegge oppgaver utfra prioritet og tidsfrister. På den måten får du raskt en bedre arbeidssituasjon der du oppnår bedre resultater med mindre stress.

Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Jeg har lært opp Teams-brukere i flere titalls virksomheter og oppdager hele tiden hvor bundet vi blir til gamle vaner og måter å organisere oss på. Noe av det som sitter dypt er hvordan vi organiserer dokumenter. Mange er veldig opphengt i mappestrukturer og starter med å opprette mappestruktur i Teams basert på dagens fellesområder og SharePoint dokumentbiblioteker.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Ikke begrav dokumentene dine i dype mappestrukturer

Hva skal vi med alle mappene?  Det er en utbredt misforståelse at vi må ha mapper for å finne igjen dokumenter. Dette har vi med oss fra gammelt av der søkemulighetene var veldig dårlige og vi måtte huske hvor dokumentene var lagret for å finne dem igjen. Derfor oppretter vi mapper som "knagger" vi kan bruke for å huske hvor de vi finner igjen et dokument. For eksempel X:/Dokumenter/Felles/Admin/Prosjekter/prosessforbedring/prosjektmøter/2020/September/ukemøter/møte7.9.2020/agenda.doc.  Så må alle klikke seg ned 10 nivåer for å finne agendaen, eller den blir sendt på epost. Etter møtet blir referatet "begravd" samme sted og stort sett ikke sette på i etterkant fordi ingen finner det likevel.

Tenk nytt om dokumentstruktur i Teams

Når du går over til Teams har du en unik mulighet til å tenke nytt om dette. Ikke kopier gammel struktur over i Generelt-kanalen. Hver arbeidsprosess og hvert prosjekt skal ha sin egen kanal, der vi både kommuniserer og der tilhørende dokumenter skal ligge. For eksempelet over vil dokumentstrukturen da være Team/kanal/filer og så dokumentet. Her: Felles/Prosessforbedring/Prosjektmøteagenda 7.9.2020

Dette blir mye mer oversiktlig og mye enklere å arbeide med. Siden vi fordeler dokumentene på kanaler blir det ikke så mange dokumenter i hver kanal og det er sjelden behov for å lage undermapper. Ofte kan vi se de fleste dokumentene direkte under Filer.

Noen synes det er litt skummelt å fordele alle dokumentene på kanaler for da kan man ikke lenger "bla" seg opp og ned i mappestruktur for å finne dokumenter. Men som beskrevet over er dette uansett veldig tidkrevende og det er slett ikke sikkert du finner det du vil likevel. Nei, her som i mange sammenhenger, finner vi alt med søk på sekunder. Du kan søke etter dokumenter på tvers av alle Teams og kanaler både på dokument tittel og på innhold i dokumentet.

Les mer om søk i Teams: En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Se og rediger dokumenter dere bruker ofte

For dokumenter som skal oppdateres ofte, eller som skal være lett å finne for alle finnes det to muligheter som sparer veldig mye tid og gjør det enklere å finne og redigere dokumenter.

Fest til toppen

Om det er et par hundre dokumenter i en kanal er sannsynligvis et fåtall av disse "dagsaktuelle". Disse kan du feste til toppen i Filer slik at det går veldig raskt å finne dem. Det kan for eksempel være agenda for neste prosjektmøte og referat fra forrige møte.
Marker dokumentet i listen og velg å Feste det til toppen. Da vil alle se det med en gang de går inn i Filer.

Legg til som fane

Dokumenter som skal oppdateres ofte og av flere er det veldig praktisk å legge til som en fane i kanalen. Da er det tilgjengelig med ett tastetrykk når du befinner deg i kanalen. Her vist med en oversikt over prosjektstatus i Excel.

For å se hva annet du kan legge til som fane, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Behovet for planlegging, koordinering og oversikt har aldri vært større

Tiden er over der noen kunne sitte på sitt (hjemme)kontor å arbeide med sitt. Verden er blitt for kompleks til det og vi er alle avhengige av å samarbeide med andre for å oppnå virksomhetens resultater.

Fortsatt hjemmekontor for mange, og gradvis utvikling til en blanding av hjemmekontor og arbeid på kontoret fører med seg to utfordringer.

1. Ledere, prosjektledere og koordinatorer må finne nye måter å få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre.

2. Hver enkelt må legge sin egen plan og prioritere for å levere på andres forventning og samtidig nå egne mål.

Vi har ikke lenger den samme muligheten til å stikke hodet inn til noen på kontoret og be om status eller oppdateringer, og ringe rundt er altfor tidkrevende. Epost går for sakte og hvem ønsker egentlig å mase på andre hele tiden?

Det digitale nervesystemet

Bill Gates lanserte i 1999 begrepet "Det digitale nervesystemet". Vi vet at vårt nervesystem reagerer raskt, samler inntrykk fra alle sanser og gjør at vi kan automatisere mange av våre handlinger og frigjøre hjernen til de mer kompliserte tankeoperasjonene. Det er det vi trenger også i vår virksomhet. I dag, mer enn 20 år senere har vi i stor grad realisert det digitale nervesystemet gjennom teknologi for å binde alle i virksomheten sammen i ett felles system for samarbeid. For mange er dette i praksis Microsoft 365 og Teams.

Informasjonsmengde og kompleksitet er i dag så stor at vi ikke kan basere oss på å huske alt og tankeoverføring er fortsatt ikke mulig (tror jeg). Det betyr at vi må delegere alt vi kan til det digitale nervesystemet og frigjøre hodet til beslutninger og kreativt arbeid.

Få oversikt og status på oppgaver teamdeltakere skal gjennomføre

Har dere tatt i bruk Teams har dere også Planner. Det er et kanskje det enkleste systemet for planlegging, koordinering og oppgavefordeling du kan ta i bruk i dag. Det er særlig attraktivt fordi det er helintegrert i Teams. Det vil kunne bidra til å løse punkt 1 over og gir god oversikt og status på oppgaver fordelt til andre.

For en oversikt over de viktigste mulighetene, se Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Oppgaver du tildeler andre vil føre til et varsel i Teams. Alle kan også enkelt få en oversikt over oppgaver tildelt fra ulike prosjekter man deltar i.  For egne oppgaver er det best å bruke Microsoft To-Do på PC og mobil. Der vil du se både egne oppgaver og oppgaver fra Planner.

Legg din egen plan og prioriter!

Når du sitter der alene er det lett å bli opphengt i både det ene og det andre. Og på kontoret blir man gjerne avbrutt hele tiden. For å kunne levere på egne mål, og samtidig bistå andre når det er forventet trenger du å lage en egen plan for dagen og prioritere deretter. Mange synes det er krevende å lage sin egen plan og prioritere det som er viktigst, men det er helt nødvendig for å ta kontroll over egen hverdag. Ref. punkt 2 over. Du kan kanskje få noen tips her? Har du for mye å gjøre? Seks tips som hjelper deg å prioritere det som er viktigst

Interessert i å lære mer om planlegging og prioritering med Planner og To-Do?

Sjekk bedriftsintern workshop Smarte prosjekter med Planner og Teams, eller nettkurset du kan ta på egenhånd.

Er du eller dere spesielt interessert i å ta kontroll over egen hverdag der oppgavene gjerne kommer via epost, i møter og prosjekter vil workshopen Smart bruk av Outlook for å ta kontroll over egen hverdag være et godt valg

De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Jeg bruker å avslutte mine Smart samarbeid med Teams kurs med å si "Teams er ikke bare et nytt program, det er en helt ny arbeidsflate". I dag er arbeidsflaten for de fleste Windows. Der starter vi ulike programmer for forskjellige arbeidsoppgaver. Word for å skrive et dokument, Outlook for å behandle epost og kalender, Filutforsker for å finne dokumenter osv.

For stadig flere vil dette endre seg. Når du starter PC'en starter Teams automatisk og fra Teams gjør du de fleste arbeidsoppgavene. Du ser aldri Windows en gang. Du starter ikke Word fra Windows startknappen lenger, men du oppretter et Word-dokument inne i Teams.

Teams blir den nye arbeidsflaten på skjermen

Det som driver denne utviklingen er to ting. Det ene er at Teams integrerer mange av de oppgavene vi har innen arbeid, samarbeid og kommunikasjon. Det andre er at Teams kan utvides med en rekke programmer og funksjoner som du tidligere måtte starte separate programmer for.

Disse 5 tilleggene til Teams er de jeg har sett størst interesse for, og bruk av i virksomhetene jeg har hatt kontakt med gjennom de siste to årene og som blir omtalt i mer detalj under:

• Møtenotater i OneNote

• Prosjektplaner i Planner

• Fane med Office-dokument

• Koble til SharePoint dokumentbibliotek

• Fane med nettsted

Slik legger du til ulike programmer i en Teams-kanal

Se en skjermvideo om du vil ha mer detaljer

Møtenotater i OneNote

OneNote er et notatprogram som har vært en del av Office sidene 2003. Det er blitt veldig populært i skolen, og stadig flere finner det nyttig å erstatte møteboka, løse notater og gule lapper med en digital notatblokk som OneNote. Alle Team har en notatblokk innebygget. Ved at den ligger i Teamet er den tilgjengelig og delt for alle Team-medlemmer. Det primære bruksområdet er som felles digital møtebok, men den kan brukes til mange andre formål også der formatet passer bedre enn å bruke andre Office-programmer.

Prosjektplaner i Planner

Planner er et planleggingsprogram med stort potensial for å bruke i interne prosjekter der flere går sammen for å gjennomføre ulike oppgaver i en arbeidsprosess, eller prosjekt. Det er veldig visuelt og enkelt å bruke, men dere må selv bygge struktur og velge hvordan dere skal bruke det. Planner er tett integrert i Team og kanaler. Oppgaver tilordnet deg blir varslet i Teams med god oversikt over dine oppgaver fra alle planer samlet på ett sted.

Fane med Office-dokument

Mye brukte Office dokumenter du og andre må oppdatere ofte og ha lett tilgjengelige kan integreres som en fane i en Teams-kanal. Det kan for eksempel være en adresseliste i Excel alle kan oppdatere samtidig, eller en liste med med aktiviteter, budsjettstatus, kundehenvendelser og mye annet. Excel er tross alt verdens mest brukt database og listeprogram :-)

Koble til SharePoint dokumentbibliotek

For mange som har tatt i bruk SharePoint som felles dokumentbibliotek før Teams kom er det veldig praktisk å kunne knytte disse opp mot Teams for enkel tilgang til tidligere dokumenter, og som avdelingens dokumentarkiv som ikke er knyttet opp mot noe Team.

Fane med nettsted

Nettsider som brukes mye kan gjøres lett tilgjengelige som en fane i en kanal. Det gjør det mulig å arbeide med hvilket som helst nettprogram uten å forlate Teams. Her er virksomhetens opplæringportal integrert i Teams.

Det er så mange bra muligheter for smart samarbeid i Teams slik den er og mange vil ikke ha behov for alt dette, men når man har brukt Teams en stund og blitt komfortabel med det dukker det alltid opp nye ønsker og behov og disse tilleggene er en fin mulighet til å utvide Teams-arbeidsflaten.

Opplæringsmuligheter

Dersom du og dine kolleger trenger litt starthjelp til å komme i gang med å bruke Teams til å samarbeide enklere og bedre kan dere vurdere workshopen Smart samarbeid med Teams. Innholdet i denne er også tilgjengelig som nettkurs.

Er dere i gang med Teams finnes det flere muligheter til å gå dypere i områder man ser kan være nyttige utfra egen funksjon og rolle. Sjekk gjerne

• Smarte prosjekter med Planner og Teams. Også tilgjengelig som nettkurs.

• Smarte møter med Teams

• Smart arbeid og samarbeid med OneNote

• Smart dokumentbehandling med Teams

De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk

Det er naturlig å starte med de grunnleggende funksjonene i Microsoft Teams som for de fleste er gruppesamtaler og felles dokumenter. Etter hvert oppdager mange at  Teams kan ses på som en arbeidsplattform. Over tid kan der være der du gjør mesteparten av ditt daglige digitale arbeid og samarbeid.

Det som gjør Teams så interessant som digital arbeidsplattform er mulighetene til å integrere tillegg både fra Microsoft og andre. De to mest populære tilleggene er nok OneNote for felles møtebok og aktivitetsnotater og Planner for planlegging av prosjekter, oppgaveprioritering og aktiviteter.

Bli heldigital i den nye arbeidshverdagen med OneNote

 Mange har brukt OneNote i lang tid, slik som jeg. OneNote ble lansert som del av Office i 2003 og det har vært mitt favorittprogram i Office i mange år. Andre har oppdaget det nylig og sett fordelen i å kunne ha alle sine notater digitale og tilgjengelig på både PC og telefon.

OneNote kan enklest beskrives som "digitalt papir" og har også fått en viktig rolle i skolen til elevoppgaver og  digitalt samarbeid mellom elev og lærer. På jobben brukes OneNote til å samle alle typer ustrukturert informasjon som ikke egner seg så godt i Word og Excel. Det er også et veldig godt samarbeidsverktøy som flere kan arbeide i samtidig. Det vanligste er felles aktivitetsplaner, sjekklister og møtenotater.

Alle Teams får en felles notatbok opprettet automatisk og så kan man knytte ulike deler av denne til kanaler og bruke den til forskjellige formål.

Smarte prosjekter og aktiviteter med Planner og Teams

Verden blir stadig mer kompleks. Vi blir mer og mer avhengige av å samarbeide med andre for å nå våre mål og få jobben gjort innen vårt ansvarsområde. Det finnes mange verktøy som kan hjelpe oss med å strukturere og organisere samarbeid gjennom prosjekter og daglig arbeid. Microsoft Planner har fordelen av å være en del av Office 365 og er tett integrert med andre Office-verktøy vi bruker i hverdagen som dokumentbehandling i Word, Excel og PowerPoint, notater i OneNote og samarbeid i Teams. I likhet med de andre programmene kan Planner brukes på PC/Mac og gjennom apper på mobil og nettbrett.

Så hva kan vi tenke oss å bruke Planner til?

Det første mange nok tenker på er prosjekter. Planner er nok for enkelt for stor komplekse prosjekter med mye logistikk og avhengigheter. Det erstatter heller ikke prosjektverktøy som er laget for spesielle for mål, for eksempel programvareutvikling. Men for mange andre formål er det veldig godt egnet. For eksempel

• Markedsprosjekt

• Arrangementer

• Utvikling og innføring av tjenester

• Strategi

Det kan også være godt egnet til arbeid med Kontinuering forbedring, så som Fokusgruppearbeid og Lean-arbeid. Det tredje område jeg ser muligheter for bruk av Planner er i daglig arbeid med Prioritering av aktiviteter der det kommer inn mange innspill og vi må velge noe, og for fordeling av oppgaver og oppfølging av disse.

Fremtidens digitale arbeidsplattform

Ved å integrere Planner, OneNote og andre tillegg kan vi se for oss at vi i fremtiden ikke starter mange ulike programmer for ulike arbeidsoppgaver, men starter Teams og blir der gjennom dagen. Vi produserer planer, dokumenter og notater fra Teams og de ulike verktøyene fungerer sømløst sammen for at det skal enklere for oss å fokusere på innhold og mindre på verktøy.

Ønsker dere tilpasset opplæring for en gruppe i Teams, Planner, OneNote mm? Sjekk gjerne Smart endring kurs- og workshops for grupper og kurs på nett.

5 digitale samarbeidsutfordringer som motiverer virksomheter til å ta i bruk Teams

Jeg jobbet som leder i Microsoft frem til 2013 og i likhet med de fleste andre virksomheter var epost det viktigste kommunikasjons- og samarbeidsverktøyet. Ja faktisk var mer enn 80% av eposten intern. I mange virksomheter er det slik ennå. Istedenfor å dele dokumenter fra et fellesområde, deles de på epost fordi mange oppfatter det som enklere der og da.

I de 6 årene jeg har drevet Smart endring har jeg jobbet mye med virksomheter som strever med å det digitale samarbeidet, og her er de 5 største utfordringene jeg har notert meg:

1. Det oppfattes som et problem at epost blir brukt som kanal for internt samarbeid i hverdagen. For mange er det overveldende, uoversiktlig og fører til at ting lett glipper.

2. Som en følge av dette starter nyansatte, eller nye i en gruppe med blanke ark fordi all historikk og informasjon ligger i personlige epostbokser. Når noen slutter går informasjon og historikk tapt.

3. Enda en ulempe med intern epost er at oppgaver, viktig- og uviktig epost kommer om hverandre. Dette må sorteres og prioriteres. Konsekvensen er at responstiden for svar lett kan være en dag og dette bremser arbeid og viktige beslutninger.

4. Arbeid på felles dokumenter er vanskelig. Et dokument du må redigere kan være låst av en annen bruker, eller du mottar flere versjoner av et dokument på epost og må bruke mye tid på å sammenstille dette

5. Summen av dagens epost og dokumentsamarbeid fører til ufullstendig informasjon, misforståelser, lange beslutningstider, frustrasjon og til at arbeidet tar lengre tid enn nødvendig.

Alle dagens problemer løses selvfølgelig ikke ved å ta i bruk Teams, men god bruk av Teams kan bidra sterkt til at alle enklere finner den informasjonen de trenger, færre misforståelser, mer effektivt arbeid og en bedre arbeidsdag.

Det som motiverer de fleste til å ta i bruk Microsoft Teams er å

1. forenkle samarbeidet,

2. redusere intern epost, og

3. gjøre det mye enklere for flere å arbeide i samme dokument.

Det kan virke så enkelt å komme i gang med Teams, men for mange går det fort i ball.

De ansatte blir frustrerte fordi de synes det bare blir mer arbeid på toppen av alt annet. Det er viktig å forstå at Teams bare er et verktøy. Det som er utfordrende er å bli enige om å arbeide på nye måter.

For mange har det løsnet når startet å tilby opplæring ikke bare i verktøyet, men i hvordan man arbeider effektivt med Teams basert på erfaringer fra mange som har knekt koden.

Smart endring tilbyr et tilpasset Smart samarbeid med Teams opplegg for virksomheter som forbedre internt samarbeid. Er det bare deg, eller dere er noen få som vil utforske dette finnes kurset Smart samarbeid med Teams også som nettkurs, og som åpent kurs gjennom Confex

Det beste planleggingsverktøyet for dere som bruker Microsoft Teams

Ved første øyekast ser Microsoft Planner ut til å være ganske likt Trello og andre prosjekt- og oppgavestyringsverktøy. Felles for verktøyene er at de bruker en oppgavetavle, ofte kalt Kanban-, eller Scrum-board.

Setter du deg litt inn i Planner vil du se at oppgavetavlen er mer avansert og mer oversiktlig enn i en del andre verktøy. I tillegg er Planner godt integrert i Microsoft Teams.

Alle oppgavekort har sin egen statusinformasjon

Skjermbilde av Trello oppgavetavle

Kjernen i de fleste prosjektverktøy som bygger på oppgavetavler er at man legger opp flere kolonner der oppgavekort flyttes mellom kolonnene ettersom oppgavene ikke er påbegynt, under arbeid, eller ferdige. Hvert oppgavekort kan tildeles en eller flere som skal gjøre oppgaven og kan ha en forfallsdato. De kan også ha flere detaljer som sjekklister og lenker til relevant informasjon og dokumenter man trenger for å utføre oppgaven.

---

Alt dette har Planner også, men i tillegg har hvert oppgavekort en status for fremdrift som kan være ikke startet, Pågår og Fullført. Det gjør det unødvendig å lage egne kolonner for dette på oppgavetavlen. Det muliggjør å ha bedre oversikt med en kolonne for hvert delprosjekt, eller arbeidsområde. Hver kolonne kan være en Samling av oppgaver og leveranser. Under er det satt opp to samlinger, en for Velferdstjenester og en for Kontortjenester. De tilhører samme prosjekt, men ulike arbeidsområder eller delprosjekt.

Ønsker vi å se tavlen etter fremdrift er det bare å bytte visning til Fremdrift. Her kan du også endre fremdriftsstatus ved å dra oppgavekortet mellom kolonnene. En tredje visning er å vise en oversikt over hvem som har hvilke oppgaver i hver sin kolonne.

Oppfølging av mine oppgaver

Det er flere mulige måter å følge opp oppgaver du har gitt deg selv, eller blitt tildelt av andre i Planner. Du kan følge dem opp i Teams der du kan få en egen visning av dine oppgaver fra alle planer du har oppgaver i. Du kan også bruke Microsoft nye To-Do app på PC eller telefon, og du kan selvfølgelig også følge dem opp direkte i Planners telefonapp.

Planner blir hva du gjør det til.

Dersom du og dine kolleger har tatt i bruk Teams og vurderer nye måter å planlegge og gjennomføre aktiviteter på er det veldig nærliggende å ta i bruk Planner. Det du må være klar over er at Planner bare er et skall uten innhold. Du må selv lage struktur, innhold og deltakere i aktivitetene må avtale seg imellom hvordan man ønsker å bruke det. Det krever at man snakker om dette og bygger en struktur og arbeidsmåte som passer for dere. Det kan ikke et verktøy løse for dere.

For en kick-start der dere kan teste ut ulike muligheter i Planner og Teams og diskutere hvordan dere kan ta det i bruk, sjekk ut lynkurset Smarte prosjekter med Planner og Teams.