3 ting du tror om GPT som ikke stemmer lenger

Det siste halvåret har det vært en stadig økende mengde artikler og uttalelser fra eksperter om hvor upålitelig Chat GPT kan være fordi du ikke får vite kildene til det du blir presentert. Og at informasjon i modellen er utdatert. Du må for all del heller ikke fore modellen med egne data fordi deres firmahemmeligheter kan bli oppdaget av andre.

Vel, noe av dette stemmer fremdeles om du bruker ChatGPT.

Du kan trygt dele dine data med Bing-Chat Enterprise

Dersom du bruker Bing Chat, GPT-modellen levert av Microsoft, og som er basert på GPT4, er den koblet til Internett, og baserer seg på dagsfersk informasjon. Du får også alltid oppgitt hvilke kilder som er benyttet og kan sjekke troverdigheten av disse selv. Nylig lanserte også Microsoft Bing-Chat Enterprise. Den har du tilgjengelig dersom din arbeidsgiver har et Microsoft 365 abonnement. Da kan du trygt bruke denne til å analysere egne data fordi disse ikke brukes til å lære opp modellen, og det du legger inn ikke lagres av Microsoft.

ChatGPT og Bing Chat er ikke det samme

Last med Bing Chat appen på mobil

Så er ikke Bing Chat bare et Microsoft navn for ChatGPT? Nei det er det ikke. Språkmodellen utviklet av Open AI omtales som GPT (Generative Pretrained Model). Denne modellen har Microsoft tilgang til som deleier i Open AI. Men det som ligger rundt modellen er to forskjellige produkter, Chat GPT og Bing Chat. De er ikke de samme. Derfor vil tjenestene være forskjellige og kunne utvikle seg i forskjellig retning.

Open AI leverer i stor grad en verktøykasse bygget på GPT der ChatGPT er det de fleste er kjent med, men det finnes også en rekke utvidelser og integrasjons muligheter andre kan benytte for å spesialsy KI-løsninger.

Bing Chat derimot er en ferdig løsning som kan være enklere å bruke for oss vanlige kontorarbeidere som vil benytte KI på jobben.

 Du har allerede KI-funksjoner i Office

Selv om oppmerksomheten har vært mye rettet mot GPT har Microsoft lenge bygget inn kunstig intelligens i form av maskinlæring i Outlook, generering av designforslag i PowerPoint, svarforslag i Outlook og Teams og automatisk oversettelse av epost.

Eksempler på bruk av Kunstig intelligens i outlook

Vil du vite mer om dette, og hvordan du/dere kan utnytte både eksisterende og nye muligheter innen KI kan dere vurdere å invitere meg til å holde et frokostmøteinnlegg, eller et lunsj og lær foredrag hos dere. Det kan også leveres son et nettseminar. Sjekk ut alle 10 Smart endring tema for slike innlegg!

På tide å pensjonere OneNote for Windows 10?

OneNote har vært en del av Microsoft Office siden 2003, og jeg har brukt OneNote til alle typer notater, forberedelse og oppfølging av møter, samling av informasjon fra Web-sider, og mye mer siden dette. Med en delt OneNote på et fellesområde arrangerte jeg og mine Microsoft-kolleger e-postfrie møter. Det vil si ingen epost for å be om innspill til agenda, ingen utsendelser av agenda og ingen utsendelse av møtereferat.

Les mer om dette her: Gode møtenotater er gull verd, så hvorfor har vi ikke det for alle møter?

Da Windows 10 ble lansert inkluderte Microsoft en ny gratisversjon av OneNote for Windows 10-brukere. Fordelen var jo at flere fikk tilgang til å gjøre digitale notater uten å måtte ha Office. Ulempen for Office-brukere er at det nå var to versjoner som tilsynelatende gjorde det samme, og med samme symbol.

Gjennom utallige bedriftsinterne OneNote-workshops så jeg at det ofte var helt tilfeldig hvilken versjon den enkelt bruker startet, og når jeg spurte dem hadde de ingen aning om hvilken versjon de brukte. Vet du?

Du kan se det på hvordan Inndelingene vises.

OneNote for Windows 10 hadde en fordel. Den viser Notatblokker, Inndelinger og sider på samme måte som versjonene for Mac, Teams og mobil. Det den mangler er tilknytning til Microsofts oppgavesystem som gjør at oppgaver fra Outlook, Teams og OneNote kan samles i en liste som du alltid kan ha med deg i lomma med Microsoft To do på mobilen. Den har heller det ikke det gjenkjennbare båndet med valgmuligheter slik de andre Office-programmene har.

Les mer om oppgavesystemet her: Bør vi - og kan vi bruke mindre tid i Outlook og Teams?

For ca. 2 år siden besluttet Microsoft at det for fremtiden bare skulle være en versjon av OneNote for Windows, så du slipper å bli forvirret over ulike versjoner. Heldigvis valgte de å beholde Office-versjonen som har støtte for oppgaver. I den nyeste versjonen har de nå også lagt inn muligheten til å gjøre visningen av Inndelinger og sider likere det vi ser på Mac, Teams og mobil. Ser du ikke alt på venstre side kan du endre oppsettet i menyen som vist under.

Bruker du OneNote for Windows 10 og ønsker å bytte til nye OneNote åpner du programmet, som nå heter bare OneNote. Der kan du åpne dine nåværende notatblokker, og fortsette å bruke denne versjonen. Alt du har gjort tidligere blir med videre.

Vil du og dere ta i bruk OneNote systematisk for personlig bruk og i Teams kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Er det bare deg kan du gjennomgå det samme som nettkurs. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Wiki-fanen i Teams-kanaler er nå erstattet av OneNote

Da Teams ble lansert ble det opprettet tre faner automatisk i hver nye kanal. Innlegg, Filer og Wiki.

Wiki er teknologi som blant annet brukes av Wikipedia og er godt egnet for artikkelsamlinger, dokumentasjon og ble i Teams også brukt for funksjonen Møtenotater i Teams-møtene. Mange fant formatet for rigid for sitt formål, og den største svakheten var at det ikke var mulig å søke i notatene.

Etter hvert ble Wiki-fanen fjernet for nye kanaler og Microsoft informerte om at de ville fjerne Wiki helt fra Teams og erstatte den med OneNote, som er mer fleksibelt og allerede brukes av veldig mange i andre sammenhenger.

Er du usikker på om det er verd å sette seg inn i, og bruke OneNote? Her kan du få et raskt overblikk over mulighetene det kan gi deg:

Hva kan OneNote gjøre for meg? og
Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

OneNote er det nye standardvalget for Teams-notater

Neste gang du oppretter nye kanaler vil du få en fane kalt Notes. Ser du den ikke med en gang, vent noen sekunder så kommer den til syne.

Det blir opprettet en ny Inndeling i den innebygde Notatblokken i Teamet med samme navn som kanalen.

Du kan nå døpe om navnet på fanen for at det skal reflektere hva du vil bruke Inndelingen til. For eksempel Møtenotater, Prosjektinformasjon, eller kanskje Blogginnlegg.

Du kan gjøre notater direkte her i Teams, eller du kan åpne og arbeide med dem i nettleser, eller i PC/Mac appen. Der vil du se alle Inndelingene som inngår i Notatblokken.

Slik som vist under. Her ser du fra venstre navnet på Notatblokken som inngår i Teamet Kvalitetsteam med Inndelinger for hver kanal. Deretter sideoversikten og så Siden.

Når du åpner notatene i appen kan du også jobbe med dem når du ikke er på nett.

Hva gjør du dersom du har brukt Wiki i dine Team og kanaler?

Jeg vet en del har brukt Wiki-notatene til lenkesamlinger, håndbøker og annen referanseinformasjon. Om du forsøker å åpne en Wiki-fanen nå vil du fremdeles kunne lese innholdet, men ikke redigere det. Så hvordan kan du nå videreutvikle dette i OneNote? Last ned Smart endring guiden Eksporter Wiki-innhold til OneNote i Teams.

OneNote har et potensial for å være langt mer enn å bare være standardappen for notater i Teams. Dersom dere ønsker å ta i bruk OneNote i Teams og OneNote for personlige notater kan dere får en felles forståelse og ferdigheter til å utnytte muligheten i workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Får du ikke med deg kollegene dine på dette kan du også gjennomføre nettkurset med samme innhold. Se alle Smart endring nettkurs på https://nettkurs.smartendring.no

Hvordan kan vi utvikle en effektiv samarbeidskultur?

Virksomheter gjør ofte et omfattende arbeid for å opprette Team og kanaler for alle deler av organisasjonen. Problemet er ofte at de ansatte i liten grad bruker kanalene. De ser gjerne fordelene med å dele dokumenter i teams, men fortsetter å kommunisere på epost, eller bruker Teams chat. Når bør vi bruke kanaler, og når er chat eller epost det riktige valget?

En ny rapport fra SWOOP Analytics der 17 organisasjoner med til sammen 68 000 ansatte deltar viser at i snitt at bare 1 av 4 ansatte bruker kanaler til kommunikasjon. Variasjonene er naturligvis store. Undersøkelsen viser at de som bruker kanalene til kommunikasjon har en ting felles. De inngår en avtale med hverandre om hvordan de skal kommunisere.

Det er ikke nok at kanalene finnes. Når en arbeidsgruppe skal ta i bruk Teams for samarbeid er det som å starte et prosjekt. Jeg har vært med å starte utallige prosjekter da jeg ledet Microsoft Consulting i Norge. Felles for dem alle var at vi hadde et oppstartsmøte der vi ble enige om hvordan vi skulle samarbeide, hvor vi skulle lagre dokumenter og hvordan vi skulle kommunisere.

Hvorfor er Team og kanaler viktig for å lykkes?

Når vi kommuniserer på epost og chat er det person til person. Fra meg til deg, eller til noen utvalgte kolleger. De etterlater seg ikke en historie som er tilgengelig for fremtiden. Bruker vi derimot en Teams-kanal for å kommunisere, blir hele historien tatt vare på, er tilgjengelig og søkbar. Den er en del av virksomhetens historie.

Les mer om dette i Dette går du glipp av om du bare bruker chat i Teams, og ikke Team og kanaler

Eposten blir ikke borte

Selv om Team og kanaler er viktig kan vi heller ikke ignorere de andre samarbeidsformene som inngår i Microsoft 365. I følge SWOOP Analytics undersøkelser spiller hver av fem samarbeidsformer en egen rolle, og de komplementerer hverandre.

Disse er Outlook, Microsoft Teams chat, Teams møter, Teams kanaler, og for noen Viva Engage (tidligere kalt Yammer).

Undersøkelsen viste at Microsoft Teams chat bidrar mest til å styrke personlige- og grupperelasjoner. Outlook gir muligheten til å kommunisere bredt, siden vi bruker epost til å nå ut til, og samarbeide med eksterne personer. Det samme gjelder Teams-møter der vi kan samarbeide med hvem som helst. Så vi kan ikke ignorere noen av disse, men lære oss å utnytte hver av dem til det de er best til.

Skal vi samarbeide effektivt må vi snakke sammen

Bare 5% av de analyserte gruppene hadde etablert klare samarbeidsavtaler og utviklet en felles kultur for dette. De resterende 95 % av arbeidsgruppene hadde medlemmer som brukte M365-samarbeidsverktøyene på svært forskjellige måter. Da blir det vanskelig å kommunisere og samarbeide effektivt.

For å løse dette kan du som eier av et team, en arbeidsgruppe, eller en avdeling utarbeide en teamavtale. Les mer om dette på Har dere laget Team-avtaler for hybridkontoret? . I en slik avtale kan dere også være spesifikke på hva vi bruker kanaler til og hva som er greit å gjøre i en chat, eller i en epost. Og, når bør vi heller snakke sammen i et (Teams)møte.

Trenger dere hjelp til å analysere deres samarbeidsmønstre og bruk av M365, eller til å utarbeide et opplegg for teamavtaler? Ring Bjørn på 90173524, eller send en epost til bjorn@smartendring.no

Kle på deg rustningen og ta i bruk ditt nye våpen

Bildet viser Bjørn O. Hopland i sin “Rustning”

Gjennom de 10 årene jeg har levert workshops og andre tjenester er det en gjenganger. Mange kommer på jobben om morgenen, klar til å ta fatt på dagens oppgaver. Og går hjem med en følelse av, "hvor ble dagen av? Og hvorfor kom jeg ikke mer en halvveis gjennom min oppgaveliste?". Kjenner du deg igjen?

For 10 år siden var det Outlook som ble syndebukken. Det renner inn med forespørsler og informasjon i Innboksen. Jeg blir sittende altfor mye med å svare på epost, og da blir det mindre til igjen til å gjøre egne oppgaver. I tillegg kommer avbrytelser fra kolleger som gjør at arbeidet blir stykket opp.

Og er det blitt bedre på disse 10 årene, og etter at mange har tatt i bruk Teams? Absolutt ikke! Nå er det enda en kanal jeg må følge med på.

Samtidig som Microsoft legger flere verktøy som Teams inn i verktøykassen har de også utviklet en rustning som kan beskytte oss, og nye våpen vi kan bruke for å gjøre våre oppgaver.

Tar du på deg rustningen?

Microsoft Viva Insights er rustningen vi kan ta på oss. Du har tilbudet, men det er du som må ta den på. Å ta på oss klær er vanligvis noe vi lærer gradvis som barn, men skal rustningen være effektiv må du følge monteringsanvisningen. Og hvor finner vi den?

Les også Er det din feil om du leser og svarer på jobbmeldinger i helgen?

Vel, ingen steder. Så jeg har laget en du kan lære å følge sammen med dine kolleger i løpet av en 40 minutters frokost, eller lunsjworkshop om Hvordan kan vi redusere stress og få bedre livsbalanse med Microsoft Viva Insight. Ved bruk av Viva som personlig veileder kan du enklere balansere din tid, redusere avbrytelser og stress, og bruke møtene til din fordel.

Tar du i bruk det nye våpenet du har fått?

Du kan ikke ha unngått å lese om kunstig intelligens og ChatGPT i de siste månedene. Men, tenker du, er det noe for meg? Det blir omtalt som alt fra et strategisk verktøy for virksomheten til noe du kan bruke for å skrive en konfirmasjonstale.

Men hva er nytteverdien for meg, hvordan får jeg det, og hva kan jeg bruke det til i jobben? Den gode nyheten er at du allerede har flere KI-verktøy du bruker i dag uten å tenke på det, og at du nettopp har fått nye slike verktøy av Microsoft uten at du er klar over det.

Les også Nå kan du spare mye tid. Bruk KI når du skal finne og sammenstille informasjon!

Dette kan du og dine kolleger lære mer om i frokost/lunsj-workshopen Smart bruk av kunstig intelligens-KI for oss kontorarbeidere – nå! Lær å bruke de innebygde KI-mulighetene i Office. Skill myter fra fakta, og spar tid med å søke informasjon og lage tekstforslag med ChatGPT og Bing Chat/tekstgenerering.

Les mer om de Smarte frokost / lunsjmøtene der dere kan få innføring i, inspirasjon til, og repetisjon innen 10 utvalgte områder, inklusive de jeg har beskrevet her. Last gjerne ned detaljert beskrivelse av alle i PDF-format.

Går jeg glipp av noe om jeg ikke bruker Microsoft OneNote?

Jeg har vært ivrig bruker av OneNote siden det ble inkludert i Office i 2003. Det var før vi lagret i skyen. Personlige notater ble lagret lokalt på PC, og vi kunne dele Notater på Fellesområder og SharePoint. I dag er OneNote en del av Microsoft 365 og nå lagrer vi personlige notater på OneDrive og delte notater på SharePoint online, eller i Teams.

I utgangspunktet var OneNote et Windows-program i likhet med de andre Office-programmene. Nå er OneNote tilgjengelig på PC, Mac, i Teams, nettleser, og på alle mobile enheter.

Det er fremdeles mange som ikke har oppdaget OneNote, og holder seg til Word, Excel og PowerPoint. Noen har oppdaget det fordi barna bruker det på skolen, og noen blir introdusert til OneNote av en kollega. Nesten alle som bruker OneNote misjonerer gjerne om programmets muligheter til andre. Når du først har tatt det i bruk vil du helst ikke måtte klare deg uten.

Jeg kaller OneNote "The Swiss army knife" Nyttig til det meste, men skal du skjære opp steken er det bedre med en kokkekniv. Lommekniven har du alltid tilgjengelig, men Word, Excel og PowerPoint er knivsettet du bruker til spesialoppgaver.

Les mer om mulighetene i OneNote her:

• Hva kan OneNote gjøre for meg? — Smart endring AS

• Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok? — Smart endring AS

Skriv ut møtenotatene dine fra lydopptak

Selv om OneNote er tilgjengelig på alle enheter, ligger Windowsversjonen vanligvis hakket foran i nye muligheter. Senest er det muligheten til transkribere lydopptak i et møte. Den skiller til og med de ulike møtedeltakerne fra hverandre. Ja, dette har du også i Teamsmøtene, men dette vil fungere også i et vanlig møteromsmøte.

00:00:01 Taler 1 Hvis jeg nå åpner møtet, og så sier jeg et eller annet, så hva sier du da?
00:00:08 Taler 2 Da sier jeg takk også. Og så spør hva vi skal snakke om.
00:00:16 Taler 1 Ja så da kan jeg overta igjen, så kan vi se om det blir resultat av dette.

Hva skjer med OneNote for Windows?

En ting som er bra med OneNote for Mac og mobile enheter er at det finnes bare en versjon. Når jeg holder kurs og workshops for deltakere med PC, oppdager jeg hver gang at noen bruker Office versjonen av OneNote, og noen bruker gratisversjonen av OneNote som ble introdusert sammen med Windows 10. Det kan være forvirrende. Heldigvis er denne borte for de som har en ny PC med Windows 11. Da er det versjonen som følger med Microsoft 365 de har, og det er den som utvikles videre. Bruker du Windows 10-versjonen kan du åpne alle notatblokker i M365-versjonen som bare heter OneNote. Når du har gjort det kan du bare slutte å bruke Windows 10 versjonen.

Bruk OneNote til egne- og felles møtenotater

Noe jeg har brukt OneNote til i mange år er som felles møtebok. Det sparer mye tid, og masse unødvendig epost og Teams-kommunikasjon for å forberede, gjennomføre og følge opp møter. Du kan bruke den innebygde OneNote notatblokken i Teams, og synkronisere denne med PC og Mac for lokal behandling. Det gir flere muligheter og du kan bruke den også når du ikke er på nett.

For å legge til OneNote i Teams, les De to mest verdifulle Teams-tilleggene mange tar i bruk — Smart endring AS

Vil du komme i gang med OneNote, eller er du OneNote bruker og vil lære å bruke mulighetene bedre kan jeg foreslå workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams sammen med kollegene dine, eller ta nettkurset på egenhånd i eget tempo.

Tre muligheter Teams-, og Excel-brukere vil like

Er det lenge siden du så etter nye muligheter i Teams-møtene? Blir du irritert når noen endrer filter og sortering i Excel-arket ditt?

De fleste har ikke tid til, og interesse av å lete rundt i alle menyer for å finne ut nye muligheter i Teams, eller andre verktøy. Her er tre tips som vil glede de som skal samarbeide om kalkyler, budsjetter og annet man bruker Excel til.

1 - Vis og rediger budsjettet sammen i Teams-møtet

Du har invitert prosjektteamet til et møte for å gjennomgå, og evt. justere prosjektbudsjettet. For å sikre at vi gjør ting riktig har vi også invitert Tina fra økonomiavdelingen til å hjelpe oss. Hun er ikke med i prosjekt-Teamet, men skal bare være med på dette møtet. I møtet deler jeg budsjett-regnearket med Excel live. Da får alle se, og anledning til å arbeide i regnearket. Også Tina som ikke er med i Teamet.

2 - Filtrer og sorter i privat visning

Tina har behov for å sortere og filtrere budsjettposter for å få bra innsyn i prosjektøkonomien. Men hun ønsker ikke å endre "vår" visning. Derfor velger hun privat visning. Da kan hun gjøre dette uten at det påvirker det vi ser.

Du kan lagre ulike private arkvisninger slik at du lett kan gjenbruke dem, og du kan når som helst raskt gå tilbake til presentatørens visning.

3 - Be om filer fra eksterne uten at de er med i Teamet

I forbindelse med prosjektet får vi økonomistatus fra ulike eksterne partnere en gang i uken på en mal vi har gitt dem. Vi ønsker å ha disse samlet på ett sted, men vi ønsker ikke at de skal se hverandres dokumenter. Da har vi mulighet til å benytte oss av å "Be om Filer" i SharePoint og OneDrive.

Da kan hver partner laste opp sin økonomioppdatering dit vi vil ha den, uten at de ser filområdet.

Jeg lager et konsolideringsregneark med lenker til de opplastede filene som oppdateres automatisk når nye filer lastes opp.

Sjekk om du har denne muligheten. Det er ikke alle virksomheter som tillater dette. Ta evt. kontakt med IT om det ikke virker og gi dem denne lenken. Jeg har for eksempel mulighet til å gjøre dette på OneDrive, men ikke Teams/SharePoint filområder.

Du og dere kan lære flere tips og triks om samarbeid i Teams-møter i den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett og bli eksperter på dokumentbehandling i workshopen Smart dokumentbehandling i Teams

Slik får du kontroll over endringer i Teams dokumentene

Mange synes det er helt topp at flere kan redigere dokumenter samtidig i Teams og SharePoint. Det er slutt på å få beskjed om at "dokumentet er låst av en annen bruker" når du åpner det fra fellesområdet, eller fra Filer i kanalen.

Men av og til kunne det være greit å ha dokumentet for meg selv slik at bare jeg kan redigere det. La oss si at jeg vil forsøke litt ulike tabelloppsett i Word, eller jeg skal lage noen formeloppsett i Excel. Da vil det være veldig upraktisk at andre redigerer dokumentet mens jeg endrer på struktur og oppsett.

Jobber du i filutforsker? Vær OBS på dette!

Et annet problem jeg hører fra flere er det som kan skje når man har synkronisert filområdet til egen PC for å kunne arbeide med dokumenter fra Filutforskeren. Da er det lett å glemme å tenke på at man av og til ikke er på nett fordi du har tilgang til, og kan redigere dokumentet uansett. Da går det galt før eller siden. Når du kommer på nett igjen blir dine endringer slått sammen med dokumentet i Teams eller SharePoint. Da kan det oppstå konflikter mellom endringer som er gjort i dokumentet fordi noen har redigert det mens de ikke er på nett, og så gjør andre endringer i dokumentet samtidig.

Sjekk ut dokumentet for å sikre at bare du kan redigere det.

En skjult mulighet mange ikke oppdager er muligheten til å sjekke ut dokumentet i Teams eller SharePoint når du trenger å ha kontroll på det. Da kan bare du redigere det. Andre kan kun åpne det for lesing.

Husk å sjekke inn dokumentet igjen når du er ferdig med det du skal gjøre. Ellers blir du ikke mye populær hos kollegene dine. Dersom du finner ut at du likevel ikke vil beholde endringene du har gjort mens dokumentet er sjekket ut kan du angre, og forkaste endringene.

Slå av automatisk lagring når du vil teste alternativer

Når du jobber med dokumenter rett i Teams eller i nettleser vil all endringer bli lagret automatisk. Det er veldig trygt, og fordi du alltid kan komme tilbake til dokumentet slik det var på et tidligere tidspunkt, er det liten fare for at noe går feil. Dersom du oppdager at du, eller andre har gjort uønskede endringer kan du finne en tidligere versjon i loggen og gjøre denne til gjeldende versjon. Dette gjelder også om du redigerer i Office-programmene. Se i øvre venstre hjørne av dokumentet så vil du se at Automatisk lagring er slått på.

Men om du vil simulere ulike effekter av en prisendring i et Excel regneark bare for deg selv ønsker du vanligvis ikke å lagre dette. Du vil kanskje teste ut 3-4 scenarier før du velger ett du vil lagre. I et slikt tilfelle kan du slå av automatisk lagring mens du tester ut ulike endringer. Når du er fornøyd med resultatet kan du slå på automatisk lagring igjen. Dersom dette er et dokument flere ofte jobber i er det lurt å sjekke ut dokumentet før du gjør dette så du ikke risikere å få konflikt mellom endringene.

Tipsene over er en liten del av workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive. Et annet utdrag finner du i Hvordan får vi den gamle fellesdisken opp i skyen?

Vil dere ha bedre kontroll på hvordan dere organiserer og har kontroll på dokumenter workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive være nyttig.

Må et årshjul være rundt?

De fleste virksomheter har behov for å legge en årsplan for hendelser som opptrer gjennom året og gjerne år etter år. Det kan være frister for rapportering, gjentakende oppgaver og møter. Det er normalt ikke mye konflikter mellom oppgaver og rapporteringsfrister for ulike deler av organisasjonen. Møter og arranger derimot …

Det er jo veldig dumt om det månedlige ledermøtet og avdelingsmøtene kollidere. Det samme gjelder allmøter, kundearrangementer, og markedskampanjer.

Derfor har mange behov oversikt som viser det som skjer i løpet av året og som bør koordineres. En oversikt over alt dette kalles ofte for et årshjul.

Men må det være et hjul?

Kan det være en felles kalender, eller en oversikt i Excel eller OneNote?

Her har jeg søkt opp en av de mange kalender-malene i Excel og brukt den som utgangspunkt for å lage en oversiktsplan for møter i 2023. Excel-boken ligger i en Teams-kanal vi bruker for planlegging, og som alle har tilgang til. Det finnes flere spesialprogrammer for å lage en slik årsoversikt, men fordelen med å bruke Teams og de vanlige Office-programmene er at vi har dem allerede, og de fleste kan nok om dem til at det kan fungere fint å bruke dem når man har satt opp struktur og mal for årsplanen.

Utvide verktøykassen i Teams med tillegg du trenger for en arbeidsprosess eller prosjekt.

Du kan lage faner av både dokumenter, planer og notater mange har bruk for å finne, og oppdatere. Det er en del av å tilpasse verktøykassen for hver kanal etter hva den brukes til. For å legge til tilleggsmoduler fra Microsoft og andre kan du trykke på + ved siden av Filer-fanen. Da får du se de tilleggsmodulene din virksomhet har godkjent.

I eksemplet legger vi til Planner for et prosjekt. Sammen med OneNote er nok det ett av de mest populære tilleggene til Teams, og de er begge inkludert i Microsoft 365 uten ekstra kostnad. Er du nysgjerrig på hva disse brukes til, les workshop-beskrivelsene for Smarte prosjekter med Planner og Teams, og Smart samarbeid med OneNote i Teams.

Lykke til med årsoversikten for 2023

Nå er det enklere å reorganisere dokumenter i Teams

Dere har hatt et godt samarbeide i prosjektet og nå er alt levert og vi kan gå videre til nye oppgaver. Nesten alltid vil mye av prosjektleveransene bestå av dokumenter. Dere er kanskje 5 medlemmer av Teamet dere har benyttet i prosjektet, men prosjektdokumentene skal nå gjøres tilgjengelig for alle i et felles Team, eller på et SharePoint-område. Hvordan gjør vi det enklest?

Tidligere måtte vi åpne Filer-området i SharePoint for å kunne flytte mapper og flere dokumenter av gangen. Nå kan du gjøre dette direkte i Teams-programmet.

Velg de mappene og filene du vil arkivere, og kopier dem til et arkiv-område. Dette kan være et annet Team som er tilgjengelig for flere, eller til et SharePoint-bibliotek som mange oppretter for arkivformål. Du får opp begge deler når du skal velge hvor du vil kopiere dokumentene.

Du kan også bruke samme metode om du vil kopiere prosjekt-filer som skal brukes som grunnlag for arbeid i nye prosjekter og når du vil flytte eller kopiere fra en Teams-kanal til ditt personlige dokumentområde på OneDrive. Da velger du Mine Filer i skjermbildet over.

For å flytte eller kopiere fra din OneDrive til en Teams-kanal eller SharePoint-område, velg Filer på menykolonnen i Teams og OneDrive. Derfra kan du flytte eller kopiere dokumenter. Skal du kopiere mapper må du først velge å åpne OneDrive området som vist her. Derfra er fremgangsmåten den samme.

Kan vi slette Teamet når vi har arkivert prosjektdokumentene?

Dette spørsmålet får jeg ofte. Da bruker jeg å spørre om de sletter all epost relatert til et prosjekt når dersom prosjektkommunikasjonen har  foregått på epost. Da svarer de ganske forskrekket nei! Den må vi jo ta vare på og kunne søke i kanskje flere år etter at prosjektet er ferdig dersom noe oppstår, eller vi bare lurer på hva vi kommuniserte om i prosjektet. På samme måte vil vi ta vare på prosjektkommunikasjonen i Teams-kanalen. Når prosjektet er ferdig kan du skjule kanalen, eller hele Teamet. Når du søker i Teams vil du likevel få opp søkeresultatene herfra.

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams. Der vil dere også lære om avansert dokumentkontroll, dokumentmaler i Teams og mye mer.

Bør vi tilpasse Teams så vi kan jobbe som før når vi lagret på H: P: og X:?

Vi er vant til at alle dokumenter bor i Filutforskeren. Når vi dobbeltklikker på et dokument, en presentasjon, eller et regneark åpnes Office-programmet du har installert på PC og du kan redigere.  Dette er vi oppvokst med og jeg vet at når jeg lagrer på Mine dokumenter ligger det lokalt på min PC. Lagrer jeg det på H: ligger det på mitt hjemmeområde på en filserver, og legger vi til P:, X: og flere bokstaver er dette ulike fellesområder.

Hva gjør vi når H:, P: og X: forsvinner?

Mange opplever plutselig å få beskjed om at nå skal serveren bort. Ditt H: område er nå OneDrive, og fellesområdene byttes ut med Teams og SharePoint. Det kan gjøre litt vondt. Fra å lagre på en "boks" vi kan ta og føle på til lagring i "skyen", hvor nå det er.

Ikke bare det, men vårt kjære mappehierarki vi har vent oss til blir erstattet av dokumentbiblioteker i SharePoint og Filer i Teams-kanaler. Les mer om dette i Ikke gjør denne kjempetabben med dokumenter i Teams

Et paradigmeskifte krever nye tankemåter

Dette er mye mer enn at vi får nye steder å lagre dokumenter. Det er et skifte fra en tankegang der PC'en er senteret i universet til at skyen blir senteret og PC er bare en av enhetene vi kan benytte for å behandle dokumentene. Nå kan vi også behandle dem på mobil og nettbrett, på Jobb-PC'en og på hjemme-Mac'en.

Det kan være lurt å forstå mulighetene som ligger i å kunne jobbe med dokumenter direkte i Teams eller på mobil, men noe kan være mer effektivt å gjøre gjennom Filutforsker likevel. For å lette overgangen for oss Office-brukere har Microsoft laget broer mellom PC-sentrisk og sky-sentrisk dokumentbehandling ved å gi oss mulighet til å behandle dokumentene fra Filutforskeren på PC og Finder på Mac. Det gjør vi ved å synkronisere vårt personlige dokumentområde OneDrive med Filutforskeren, og tilsvarende, utvalgte dokumentområder i Teams og SharePoint.

For mange er koblingen mellom OneDrive og Filutforsker/Finder allerede gjort for oss. Er det ikke det kan vi aktivere denne selv. Se blogginnlegget 5 gode grunner til å alltid lagre dine dokumenter i skyen for hvordan.

Synkronisere eller lage snarvei?

Når det gjelder kobling mellom områder i Teams eller SharePoint er de to muligheter som gir mer eller mindre det samme resultatet.  Jeg foretrekker den ene, men andre velger kanskje den metoden Microsoft promoterer ved å peke på den for brukere med symboler og bilder når du går inn i Filer.

Alternativ 1: Synkroniser Filer-området i en kanal, eller velg en mappe i Filer du ønsker å synkronisere. Dokumenter i Filer vil synes under "Kontorbygningen"  i Filutforsker så det er tydelig at de er fellesdokumenter som ligger i Teams eller SharePoint. For å synkronisere bare en mappe, Gå inn i mappen du ønsker å synkronisere.

Alternativ 2: Velg Legg til snarvei til OneDrive enten for hele Filer-området, eller for en valgt mappe. For mappe, velg lenkesymbolet utenfor mappenavnet. Områdene du synkroniserer ser ut som en mappe i din OneDrive med et lite lenkesymbol på.

Det kan være greit å være klar over at du bare kan velge en av metodene for et bestemt Team, eller dokumentbibiliotek i SharePoint.

Advarsel!

Ved å synkronisere, eller legge til en snarvei i filutforskeren risikerer dere at noen redigerer et dokument uten å være på nett. Da synkroniseres det når nettet er tilgjengelig igjen. Dersom andre da har redigert dokumentet på nettet kan det oppstå problemer med å kombinere innholdet, og i verste fall kan det føre til tap av data. For å være sikker på at dette ikke skjer kan du sjekke ut dokumentet før du arbeider uten nett. Og så sjekke det inn igjen når du er ferdig. I mellomtiden kan ingen andre redigere dokumentet.

Vil dere lære mer om  organisering i sky-sentrisk dokumentbehandling ? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Skriver du fremdeles notater i din Moleskinbok?

Mange synes det er vanskelig å forlate sin papir-notatbok med en digital. For meg som skriver så utydelig at jeg har problemer med å tyde min egen håndskrift, er det enkelt. Jeg har erstattet notatboken med OneNote for mange år siden. Men jeg bruker den av og til for skisser, tankekart og møtenotater der det ikke passer å klapre på tastaturet. Da skriver jeg blokkbokstaver :-) Jeg bruker enten en Microsoft Surface, eller en iPad med penn til dette.

Hvorfor skrive på papir?

Jeg vet mange gjerne skulle blitt heldigitale og droppet notatboken, men synes det er vanskelig fordi de ser en verdi i å skrive for hånd, gjøre kjappe skisser og ha noe separat å notere på når Pcen er "opptatt" til å delta i nettmøte. Eller at det ikke passer å sitte med PC-skjermen mellom seg og andre møtedeltakere. Notatboken i papir har heller ingen oppstartstid og er lett å ha med seg.

Hva er begrensningene med papirnotater?

Ulempene er at det er begrenset plass, så det blir snart flere bøker, og du kan ikke dra med deg alle. Historikken fra et år tilbake blir lett borte. Den har ingen søkefunksjon så det kan være vanskelig å finne igjen ting, og informasjon kan ikke deles med andre uten at du må skrive inn dine notater på nytt på PC. Og til slutt, den kan bare være ett sted, så om du ikke har den med deg når du skal skrive noe, ender det med at du finner løse ark og gule lapper. Og de blir fort borte.

Hvor bør jeg gjøre mine digitale notater?

Så hva er alternativene dersom du vil kunne skrive forhånd, og likevel jobbe digitalt? Her vil jeg skille mellom løsninger som er knyttet til Microsoft økosystem og separate notatsystemer, samt om du kan bruke en iPad eller Android nettbrett, eller om du bruker en spesialenhet.

Digitale notater som kan gjøres på et nettbrett du kanskje har fra før

De mest utbredte appene for nettbrett er nok EverNote og OneNote. For at nettbrettet skal kunne konkurrere med skrivefølelsen du får på papir er de ikke gode nok i seg selv. Du må ha en spesialpenn som er koblet til enheten for at det blir nøyaktig nok, for at skriften ikke skal henge etter, og for å kunne få ulik strek avhengig av hvor hardt du trykker med pennen. For iPad gjelder en Apple pencil, og for et Samsung nettbrett, en S-penn.

Det andre er at skjermen på nettbrett kan oppleves for glatt, og gir ikke skrivemotstand. Der finnes det skjermbeskyttere som har tekstur som er ganske lik papir, for eksempel Paperlike for iPad. Alternativt kan pennen ha en spiss som gir skrivemotstand.

Evernote er et separat system der du kan synkronisere notatene dine i Evernote-skyen mellom enheter, mens OneNote er en del av Office og er integrert i Microsoft 365. Har du allerede dette kan det være et bedre valg.

Hva om jeg ikke synes vanlige nettbrett er godt nok?

Vektlegger du å få den aller beste håndskriftfølelsen kan det være verd å vurdere en spesialenhet som er så lik papiret du kan komme. Da bør du se på ReMarkable. Ulempen for noen er det den i likhet med EverNote ikke er integrert med Microsoft 365, og noen vil nok finne det begrensende å bare kunne skrive og tegne med penn og ikke kunne skrive noe på tastatur. Du kan utveksle sider og dokumenter med din PC, men kun i PDF-format.

Fungerer ikke dette heller for deg? Da finnes det en kolombi egg-løsning. Fortsett med papirnotater, og digitaliser dem rett inn i OneNote med mobilen. Se også Få hukommelse som en elefant med lommeskanner på telefonen - finn kvitteringer og foto av flipoveren ved søk i tekst

Kan jeg konvertere håndskrift til tekst?

Alle løsningene har muligheter for å konvertere håndskrift til tekst, men ha litt ulike måter å gjøre det på. Evernote har direkte tekstkonvertering mens du skriver. I OneNote på nettbrett må du gjøre tekstkonverteringen i ettertid på en PC eller Mac, og på ReMarkable må du markere teksten og sende den til en ekstern tjeneste på nett for å gjøre konverteringen. I alle tilfelle må du skrive relativt tydelig for å unngå mye manuelt etterarbeid for å korrigere feil.

Har du noen erfaringer du vil dele? Del gjerne i kommentarfeltet.

Vil du komme i gang med OneNote? Sjekk ut workshopen Smart samarbeid med OneNote i Teams. Der vil dere lære om både felles notater og egne notater som bare du har tilgang til. Det samme innholdet finner du i Smart endring nettkurs du kan ta på egen hånd og i eget tempo.

Stadig flere får beskjed om at Teams er deres nye fellesområde og at de må flytte fra H: til OneDrive

Da jeg jobbet i Microsoft på Lysaker hadde jeg en kollega som kjørte motorsykkel fra Drammen hver morgen til jobb. En dag da hun kom frem manglet PC-bagen. Etter en del leting langs veien fant hun den igjen, med knust PC. Der var det ingenting som kunne reddes. Heldigvis hadde hun sine dokumenter på OneDrive. Hun fikk tak i en låne-PC og gikk rett i kundemøte der hun holdt presentasjonen hun hadde forberedt hjemme.

PC etter å ha blitt overkjørt av lastebil på Lysaker

Det finnes fremdeles mange som lagrer sine dokumenter på skrivebordet, på H: og andre bokstaver, også etter at virksomheten har tatt i bruk Microsoft 365.

Å ta i bruk lagring i skyen har fordeler både for hver enkelt av oss og for virksomheten. For meg er den viktigste grunnen til å ta i bruk min OneDrive på jobben at alle endringer lagres automatisk, jeg mister ingenting om PCen skulle kræsje og jeg har alltid med meg alle mine dokumenter i lomma på mobilen. Når alle har tatt i bruk OneDrive kan virksomheten avvikle gamle filservere som er dyre i drift.

Jeg har hørt at Teams-dokumenter blir lagret i SharePoint. Men hva er forskjellen på denne SharePointen og den vi kaller SharePoint?

Det er riktig av alle Teams-dokumenter lagres i SharePoint. Det ligger dine OneDrive dokumenter også. SharePoint er en lagringsteknologi, men brukes også av mange for å referere felles dokumentområder.

Når du lagrer i OneDrive er det navnet på ditt personlige SharePoint-område, og hvert Team har sitt eget SharePoint lagringsområde. Forskjellene ligge i hvem som styrer rettighetene. Du styrer rettigheter til din OneDrive, Teameier styrer rettigheter for et Team ved å invitere og fjerne medlemmer i Teamet, og IT-avdelingen styrer vanligvis tilgang til SharePoint fellesområder. Fremdeles forvirret? Kanskje figuren under kan hjelpe på forståelsen av hva vi lagrer hvor.

Fordelen med at alle dokumentene er lagret på samme type teknologi er at vi kan behandle, flytte, og kopiere dem mellom områdene på samme måte.

Vil du forbedre din forståelse for og oppdage nye muligheter på tvers av alle dokumentområder kan du sjekke ut den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling med Teams, SharePoint og OneDrive

Spill inn en PowerPoint-presentasjon på 1-2-3 fra din PC

Skal du gjennomføre opplæring, dele viktig informasjon, eller lage en orientering til nyansatte? Spill inn PowerPoint-presentasjonen din på 1-2-3 uten ekstra programvare. Da kan andre høre hva du har å si, og se deg på skjermen sammen med din presentasjon.

1 - Forbered opptak

Du har kanskje allerede fått et tips når du åpnet PowerPoint slik jeg gjorde?

Om ikke, se etter Spill inn i menyen og prøv selv. Du trenger ikke noe ekstra utstyr. Bare bruk PC’ens Web-kamera og mikrofon.

På forhånd kan du gjerne skrive ned hva du vil si på hvert lysbilde i notatfeltet. Når du starter innspillingen vil teksten bli vist øverst, så du kan lese teksten samtidig som det ser ut som du ser inn i kameraet. Jeg anbefaler å lage en kopi av presentasjonen din før du starter fordi Video og lyd blir lagret i PowerPoint-filen du bruker.

2 - Slik gjør du opptaket

Velg Record-knappen, eller velg Spill inn-menyen. Når du starter opptaket kan du velge mellom tre forskjellige visninger som vist på bildet. Dersom du ikke er fornøyd med presentasjonen av ett av lysbildene kan du gjøre opptak på nytt bare for dette. Du trenger ikke å begynne fra start igjen.

Du kan bruke "laserpeker" eller tegne på lysbildet for å fremheve noe, og selvfølgelig også bruke animasjoner.

3 - Produser og del opptak

Når du er ferdig eksporterer du resultatet til en MP4-fil som kan deles, og spilles av på alle enheter.

Her kan du se hvordan resultatet kan bli.

Bruk mye mindre tid på å lage gode presentasjoner

En undersøkelse fra GFK Research viser at 40% av tiden vi bruker på å lage presentasjoner går til formattering og finpussing av lysbildene. Ved å bruke maler riktig og de innebygde justeringsfunksjonene kan vi redusere tiden dramatisk.

Vil du lage effektive PowerPoint-presentasjoner og bruke mindre tid på finpuss og formattering? Sjekk ut den bedriftsinterne workshopen Smart bruk av PowerPoint for effektive presentasjoner

Presenterer du PowerPoint i Teammøter?

Se også Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Du er ikke låst til å gjøre alt Teams-arbeid i ett vindu

Du har sikkert sett at når du starter et Teamsmøte åpnes møtet i et nytt Teams-vindu. På den måten kan du arbeide i Teams samtidig med at du deltar i møtet. Ville det ikke vært fint om du kunne gjøre det med andre Teams-funksjoner også?

Rediger Teams-dokumenter på tre måter

Hva gjør du om du ønsker å redigere flere Teams-dokumenter på en gang? Eller du ønsker å redigere et Teams-dokument samtidig som du fører en Teams-samtale i en kanal?

Som standard vil et Teams-dokument åpnes innenfor rammen av Teams om du klikker på det under Filer. Men du kan også velg å åpne det i et separat nettleservindu, eller i skrivebordsprogrammet (Åpne i app).

Mange synes det er greit å redigere dem innenfor Teams, men dersom du finner ut at du vil endre standard for hvordan du ønsker å redigere dokumenter kan du bytte dette når som helst.

Vil dere lære beste praksis for organisering og arbeid med dokumenter i Teams, SharePoint og OneDrive?  Sjekk ut workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive

Chat med flere samtidig som du arbeider med noe annet i Teams

Mange har gjerne en eller flere personlige- eller en gruppechatter i Teams gående gjennom arbeidsdagen. Da er det upraktisk å bytte fra det du arbeider med i Teams til Chat hver gang du skal chatte. Splitt ut chatter i egne vinduer så slipper du det. Hold markøren over den aktuelle chatten og velg Løsne. Du kan også dobbeltklikke på chatten. Merk at du ikke kan løsne møtechatten.

Skill ut prosjektplanen og møteboka i egne vinduer

Ville det ikke være fint å kunne ha hele oversikten i prosjektet tilgjengelig på stor skjerm mens du arbeider med ulike oppgaver i Teams? Ved å åpne faner i kanalen i egne vinduer får du mer fleksibilitet og bedre oversikt.

Mange benytter OneNote som felles møtebok for ledermøter, avdelingsmøter og prosjektmøter. Da er det veldig praktisk å kunne skrive møtenotater i denne samtidig som man har Team og kanaler tilgjengelig i møtet. Prøv det selv og sjekk hva mer du kan bruke OneNote til og hva du kan oppnå.

Ta i bruk skjulte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams

De aller fleste finner det mye enklere å arbeide med dokumenter i Teams fremfor SharePoint. Men av og til kan utvidede muligheter gjøre det enda enklere og bedre å arbeide med dokumenter i Teams.

Hva om jeg ikke vil opprette et nytt blankt dokument, men fra en Word- eller PowerPoint mal? Eller flytte en hel mappe fra ett Team til et annet? Eller samarbeide om dokumenter med noen som ikke er medlem i Teamet?

Åpne Teams-Filer i SharePoint for avansert dokumentbehandling

Alle trenger ikke å kunne avanserte dokumentbehandlingsmuligheter i Teams. Det kan være nok at ett Teams-medlem har denne kompetansen, eller man kan få hjelp av noen til å gjøre endringer i oppsettet for å få nye muligheter til å arbeide med dokumenter i Teams.

Legge til dokumentmaler og redigere Ny-menyen

Her skal jeg vise deg hvordan du kan legge til, eller erstatte dokument-typer i Ny-menyen du bruker for å opprette nye dokumenter i en kanal. Først må du gå til Filer i en Teams-kanal.

Å bruke avanserte maler med makroer og automatisk innsetting av data er ikke målet for det jeg skal vise deg nå. Det de fleste har behov for er imidlertid vanligvis ikke dette, men å kunne lage en presentasjon basert på virksomhetens standardmal. Det kan også være et brev- elle rapportoppsett man stadig har behov for å bruke. Da trenger du ikke en mal, men et standardoppsett for dokumentet.

Dersom du vil prøve dette nå, finn frem en presentasjon eller et standard-dokument du vil bruke i et Team. I en av kanalene bytter du til Filer, og velger Åpne i SharePoint. Velg Ny fra menyen og deretter Legg til mal. Nå kan du finne ett eller flere standarddokumenter du vil kunne opprette fra Ny-menyen. Disse legges nå til de valgene som allerede er der.

Gå tilbake til Teams og prøv Ny i filer igjen. Der vil du nå kunne velge dine standard-dokumenter. Du blir bedt om å gi dokumentet et navn som vanlig og så kan du lage din presentasjon eller dokument. Dette vil nå være tilgjengelig fra alle kanaler i dette Teamet. Dersom du vil ha denne muligheten også i andre Team må du gjenta denne prosessen der.

Hva mer kan jeg gjøre om jeg åpner Filer i SharePoint?

Her er hva jeg har funnet ut så langt:

• Legg til standarddokument som mal i Ny-menyen (som over)

• Flytte mapper fra ett Teams/kanal til en annen

• Legge inn lenker til Filer fra andre lagringssteder

• Dele mapper i Teams med noen som ikke er medlem av Teamet,

• Legge til flere kolonner i Fil-oversikten, både standard og egne

• Aktivere dokumentkontrollfunksjoner med godkjenning av endringer og revisjoner

Dersom de vil lære mer om disse kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smart dokumentbehandling i Teams, SharePoint og OneDrive.

Har du flere tips? Send dem gjerne til meg på bjorn@smartendring.no eller kommenter her i bloggen.

Trykk på Presenter i Teams neste gang du viser PowerPoint i et Teams-møte

Har du fått en ny knapp i PowerPoint nylig? Det er ikke sikkert du har lagt merke til den, men den knappen gir deg en helt ny, og bedre måte å presentere lysbilder i Teams-møtet. Du kjenner kanskje igjen situasjonen; Du henter opp en PowerPoint på skjermen. Så deler du skjerm, og starter presentasjonen. Nå ser du bare din eget lysbilde. Du ser ikke deltakerne i møtet, og når du presenterer lurer du av og til på hva neste lysbilde er, og kanskje savner du presentasjonsnotatene dine. Du merker du har for dårlig tid til å vise alle lysbildene og blar fort over 2-3 bilder. Nå lurer møtedeltakerne hva de gikk glipp av.

Slutt å dele skjerm når du skal presentere

Neste gang du skal vise PowerPoint og har fått den opp på skjermen, ikke del skjerm! Trykk på Presenter i Teams-knappen. Presentasjonen din lastes opp til Teamsmøtet og vises i presentasjonsmodus for deltakerne. Selv ser du presentasjonsvisningen med hvilket lysbilde du viser, og de neste lysbildene. Får du dårlig tid hopper du bare over noen lysbilder uten at møtedeltakerne merker det. Du ser også dine presentasjonsnotater, og noe av det beste, du ser møtedeltakerne også. Det er ikke lenge som å snakke til veggen, men har kontakt med deltakerne i møtet.

Oppdater PowerPoint på din PC

Ser du ikke Presenter i Teams-knappen? Da kan det hende du ikke har siste versjon av Office installert. Du kan ofte selv sjekke om det finnes oppdateringer. Velg Fil -> Konto og trykk på knappen Oppdateringsalternativer. Velg Oppdater nå. Sjekk om du har fått muligheten i PowerPoint nå. Ikke alle IT-avdelinger lar deg gjøre dette, og da må du bare vente, men en dag vil den nye knappen være der.

Flere måter å bruke PowerPoint live

Måten å presentere på er ikke ny. Den kaller PowerPoint live og har vært der lenge. Men mange har ikke oppdaget den. Dersom du ikke har Presenter i Teams-knappen i PowerPoint kan du likevel oppnå det samme resultatet ved å velge denne presentasjonsmuligheten i Teams-møtet.

Les mer om dette og enda flere muligheter dette gir deg i Presenter som en proff sammen med en kollega på Teams

Lær å organisere og presentere i Teams-møter

Vil de opptre som en proff i Teams-møtene, ha stålkontroll på deltakerne og sikre godt engasjement med ulike verktøy kan dere vurdere den bedriftsinterne workshopen Smarte møter med Teams i møterom- hybrid og på nett. Er det bare deg kan du sjekke ut nettkurset på https://nettkurs.smartendring.no som du kan ta på egenhånd og i eget tempo.

3 skjulte skatter i Teams som kan gjøre samarbeidet mer effektivt

Teams er ikke bare et verktøy for arbeid og samarbeid. Det er et helt økosystem av verktøy der du kan supplere de innebygde funksjonene med nye muligheter og programtillegg. Du kan legge til oppgaveliste som samler alle dine lister i en. Du kan få godkjenning på en sak raskt med å legge til Godkjenninger-appen, og mye mer. 

Få oversikt over alle dine oppgaver i Tasks levert av Planner og To do

På venstre side i Teams-appen finner du symboler for Teams, Chat og kalender. Her kan du legge til flere nyttige muligheter som kan hjelpe deg. Ved å legge til Tasks levert av Planner og To do, får du en oppgaveside i Teams der du kan se oppgaver som oppstår i ulike programmer som Outlook, OneNote og Planner på ett sted og vise alt i en liste med forfallsdato. Det gjør at du har en komplett oversikt og kan enklere prioritere hva du må gjøre når. Legg til siden og fest den til kolonnen så kan du bytte til denne like raskt som å bytte mellom Teams og Chat.

Se også Hva gjør vi når forespørslene kommer inn i Teams og ikke i Outlook?

Vil du ha godkjenning fra flere på et dokument? Opprett er Godkjenner-forespørsel

Du har laget et forslag i et dokument, et utkast til budsjett, eller en plan vil ha aksept på fra flere personer. Må vi ha et møte på det? Sende en melding eler epost til alle og be dem svare?

Dette kan være tidkrevende og komplisert å samordne. Dersom du bruker den innebygde Godkjenner-appen i Teams kan du automatisere dette, spare tid og gjøre det enklere for alle.

Nå kan alle godkjennere åpne dokumentet, sjekke det og godkjenne eller avvise med en kommentar

Du kan bruke appen for å godkjenne et dokument i en Teams-kanal, i en gruppechat, eller som en godkjenning i et møte.

Gjør en spørreundersøkelse, luft et forslag, og gjennomfør en avstemning med Forms

Du vil ha påmeldinger til julebordet og vite hva slags allergier noen kan ha. Eller som jeg gjorde nettopp, en undersøkelse om arbeidsvaner. Da kan en undersøkelse i Forms være tingen.

Du kan også bruke Forms til undersøkelser og Quiz i et Teamsmøte, slik som her der jeg har opprettet ordsky.

Dette er skatter det vanligvis ikke er plass til i Smart endring workshops. Der får du grunnleggende forståelse av hvordan du kan arbeide og samarbeid på nye måter. Her i bloggen får du “krydderet” på toppen av dette :-)

Samarbeid i Teams gruppechat når du ikke har et Team som passer

Du har fått i oppdrag å lage et tilbud til en kunde, eller et innspill til en digital kompetanseplan til neste avdelingsmøte som er i neste uke.

For å gjøre dette trenger du hjelp fra kolleger ulike steder i organisasjonen. Hva gjør du for å opprette en samarbeidsplass der dere kan kommunisere og skrive inn innspill i et dokument du skal legge frem i møtet, eller sende som tilbud til en kunde?

Dette høres jo ut som en oppgave for Teams, men skal vi opprette et Team for noen dagers samarbeid? Det trenger du  ikke. Du kan bruke Chat-funksjonen i Teams til å opprette en samarbeidsplass.

Dette gjør du

Inviter de du vil ha innspill fra til en gruppechat. Forklar hva du trenger av hjelp og innspill fra dem. Forhåpentligvis svarer alle positivt på din henvendelse og chat-gruppen er opprettet.

Den har ikke fått noe navn ennå, så den vil bli beskrevet ved navnene på de som deltar. Dette blir gjerne litt uoversiktlig, så det første jeg gjør er å gi gruppechaten et navn. Klikk på blyanten ved siden av navnene på deltakere i chaten og gi den et meningsfylt navn.

Samarbeid på et dokument i gruppechat

Vet du at du også kan opprette personlige dokumenter i Teams? Det gjør du under Filer i kolonnemenyen og der finner du ditt personlige lagringsområde, OneDrive.

Opprett dokument bare du har tilgang til

Opprett et Word-dokument i din OneDrive som du vil bruke til å beskrive kompetanseplanen. Dette dokumentet er nå bare tilgjengelig for deg i likhet med andre dokumenter du lagrer i OneDrive.

Del ditt dokument med andre

Del dokumentet i møtechatten ved å legge det til i et innlegg. Bruk binders, velg OneDrive og finn dokumentet du vil dele. Alle deltakere i chaten vil nå kunne samskrive på dokumentet.

Dokumentene du legger til på denne måten vil du finne under Filer-fanen akkurat som i en Teams-kanal. Vil du gjøre det veldig enkelt for andre å finne, og redigere dokumentet, kan du legge det til som en egen fane.

Snakk sammen mens dere redigerer dokumentet

Mens vi samarbeider om dokumentet kan vi samtidig snakke sammen i chaten  og samordne arbeidet.

Vil du lære mer om samarbeid i Teams, sjekk den bedriftsinterne workshopen Smart samarbeid med Teams. Der lærer du alt om å samarbeide i Teams og kanaler for arbeidsprosesser og prosjekter. Eller gjennomfør et Smart endring nettkurs på egenhånd og i eget tempo.

Ikke klar til å gi slipp på DropBox for fildeling ennå?

Er dokumentene deres på reise i jungelen av fildelingstjenester?

Har dere oversikt og kontroll med hvilke dokumenter, bilder og annet som er delt med hvem utenfor virksomheten?

Gjennom år har mange vært vant til å finne løsninger på praktiske samarbeidsutfordringer når ikke virksomhetens IT-plattform har tilbudt de nødvendige mulighetene. En av disse utfordringene har vært å utveksle store filer med eksterne samarbeidspartnere. Det kan være markedsavdelingen som trenger å utveksle reklamemateriell, eiendomsselskapet som må utveksle tegninger med arkitekten, og videofiler for ulike formål. Felles for disse er at de normalt ikke kan sendes på epost.

Bruker dere DropBox eller andre eksterne fildelingstjener når dere også har Teams?

Da bruker hver medarbeider ofte sin private Google drive, eller DropBox-konto til dette og det oppstår "skygge-IT" der virksomheten ikke har kontroll på sikkerhet, og viktig informasjon lagres utenfor den godkjente IT-plattformen. Men mange virksomheter oppretter også godkjente IT-løsninger for å løse dette.

Ikke alle er klar over at de allerede har slike delingsmuligheter bygget inn i sin Microsoft 365 plattform fordi ingen har fortalt dem det. Gjennom de siste 10 år har du kunnet dele filer trygt med eksterne fra din OneDrive, eller fra SharePoint. Det er forståelig at mange som har en annen løsning som fungerer ikke har ønsket å endre på dette. "If it's not broken, don't fix it" sier noen :-)

Du kan dele mapper og filer med eksterne i Teams

I dag har mange virksomheter tatt i bruk Teams for samarbeid i arbeidsprosesser og prosjekter. Teams integrerer kommunikasjon, dokumentbehandling og planer i kanaler som gjør at alt relatert til for eks. et prosjekt ligger samlet. Hva gjør du nå om du ønsker å dele en stor fil med en ekstern samarbeidspartner? Du kan dele en enkeltfil eller mappe med eksterne uten at de får tilgang til Teamet.

Slik deler du mapper og filer med eksterne i Teams

Når du deler en mappe, eller en fil med eksterne bør du bruke en delingsrettighet som sikrer at ingen andre enn den du deler med har tilgang til området. Den du inviterer til å dele dokumentene får en epost der de kan gå til dokumentene ved å klikke på en lenke. Men om de videresender denne eposten vil ikke andre kunne bruke den samme lenken. Det sikrer du ved å bruke "Bestemte personer". Dersom mottakeren har Microsoft 365, eller en Microsoft-konto (Outlook.com, Hotmail mm.) vil de kunne autentisere seg med denne. Har de Gmail eller lignende vil de kunne autentisere seg med en engangskode.

Del mapper og filer i DropBox med eksterne i Teams

Dersom IT-ansvarlig har slått på muligheten til å legge til ekstern skylagring kan du integrere både DropBox, Google drive og andre lagringssteder i Teams. Om du er administrator, eller du vil informere deres Teams-administrator om denne muligheten finnes den i Teams administrasjonssenter under Teams-innstillinger (se illustrasjon).

Dersom DropBox er dagens delingsløsning, bruk denne sammen med Teams!

Dersom det allerede er etablert et slikt delingsområde som er i bruk, kan det være en god løsning å integrere dette i Teams. Da får dere fordelen av å arbeide i Teams, og kan behandle dokumenter, bilder og video i Teams. Du kan enkelt flytte, eller kopiere disse til en DropBox-mappe delt med en samarbeidspartner. Merk at delingsrettigheter i dette tilfelle må administreres i DropBox i motsetning til direkte deling fra Teams der rettigheter tildeles gjennom Microsoft-plattformen.

Lykke til med deling, enten du fortsetter med å dele på eksterne tjenester, eller du deler filer direkte fra Teams.

PS: Dersom du deler Teams-dokumenter med andre, informer de andre Team-medlemmene slik at de vet hvem som kan se felles Teams-dokumenter.